Libro mayor

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Libro Mayor
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Concepto:Refleja, a través de las distintas Cuentas que lo integran, los resultados de las transacciones contables efectuadas en él.

Libro Mayor. En este Libro, siguiendo el orden establecido en la Normativa Contable del País, deben aparecer inscritas todas las Cuentas que llevará la Entidad, en el orden genérico establecido: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos, durante un ejercicio económico determinado, generalmente de un año.

La Cuenta

Es un dispositivo matemático que sirve para anotar los aumentos y disminuciones en los Activos, los Pasivos o el Capital.

La Cuenta no es más que el registro sistemático de todos los cambios positivos y negativos (aumentos y disminuciones), que afectan a los activos, pasivos]], el capital, los ingresos y los gastos de una entidad determinada. Este registro individual es de una utilidad indiscutible, pues a través de él la dirección de la entidad de que se trate, puede seguir fácilmente todos los cambios ocurridos y la tendencia que muestran los distintos elementos de la ecuación básica contable.

Forma de la Cuenta

Existen distintas formas para las cuentas, cada una con sus ventajas y limitaciones, aparte de la Cuenta “T”, en la cual se representan los activos, pasivos, capital, ingresos y gastos de forma esquemática.

El método de la partida doble

La Contabilidad moderna se basa en el método de la partida doble para registrar las transacciones.

El nombre del método tiende a inducir a error, pues tal parece que sugiere una “doble anotación”, pero no es así. En toda transacción existe un intercambio de valores: la entrega de un valor y la recepción de otro valor equivalente. Es necesario anotar ambos valores para que el método de anotación sea completo y, sobre todo, para mantener el equilibrio o balance de la ecuación contabilística, fundamento matemático de la contabilidad.

Terminología

En este punto, es necesario definir una serie de términos usados en contabilidad para descubrir las anotaciones que se hacen en las cuentas.

Débitos y Créditos

El lado izquierdo de la cuenta es el lado del Débito. El lado derecho es el lado del Crédito. La palabra débito se abrevia con frecuencia a Dr. y la de crédito a Cr. Estos lados también se conocen como el Debe y el Haber, respectivamente.

Cuando una transacción se anota en el lado izquierdo, se dice que es un “débito” y que la cuenta ha sido debitada o cargada. Cuando se anota en el lado derecho, es un “crédito” y la cuenta ha sido acreditada o abonada.La acción de anotar en el lado izquierdo es debitar o cargar.La acción de anotar en el lado derecho, es acreditar o abonar.

Naturaleza de los saldos

El[saldo de la cuenta se determina hallando la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber. Si la suma del Debe es mayor, la cuenta tendrá una diferencia a favor del Debe, o sea, un saldo deudo. Normalmente las cuentas de activo tienen un saldo deudor y las de pasivo y capital, acreedor.

Las cuentas de gastos tienen el lado positivo en el Debe, y, por tanto tienen normalmente un saldo deudor; como los gastos disminuyen el capital, los aumentos en éstos, se debitan. El lado positivo de las cuentas de ingreso es el lado del Haber y, por tanto, tendrán normalmente un saldo acreedor.

Aplicación de la teoría del Débito y el Crédito

La teoría del Débito y el Crédito tiene que ser bien comprendida, pues constituye la base para efectuar un análisis correcto de las transacciones y poder y poder realizar el registro de las mismas en las cuentas correspondientes.

El sistema de cuentas

La clave para el control de la dirección sobre las operaciones de las entidades, reside en la acumulación de la información financiera que proporcionan las cuentas, pero lo más importante, es que toda la información financiera que aparece en el Balance General, ha sido tomada de las cuentas. El número de cuentas y su clasificación para una entidad determinada, están condicionados por la información financiera detallada que necesite la dirección.

Cuentas de activos

Antes de proseguir, es necesario precisar la definición de las Cuentas de Activo más comunes.

Caja o Efectivo en Caja

Incluye las monedas, billetes, giros postales, cheques de viajero y otras partidas que pueden convertirse rápidamente en efectivo. El efectivo puede estar en una Caja de Seguridad en la propia entidad o puede estar depositado en el Banco. En este último caso se denomina “Efectivo en Banco”. En ocasiones este activo se presenta consolidado bajo el título de “Efectivo en Caja y Banco”, en algunos Balances Generales publicados.

Efectos por Cobrar

Esta cuenta también se conoce con el nombre de “Documentos por Cobrar”, este activo incluye las promesas de pagar en efectivo incondicionalmente cierta suma de dinero en una fecha futura determinada. Estas promesas de pago tienen fuerza legal para requerir al deudor a pagar en la fecha de vencimiento; y de no hacerlo, el tenedor del efecto o documento establece una demanda ante los tribunales para que el deudor sea condenado a pagar el documento con sus bienes o activos.

Cuentas por Cobrar

Cuando un cliente compra servicios o mercancías al crédito o a cuenta, respaldado por una promesa oral de pagar por esos servicios o mercancías en una fecha posterior, la promesa se considera como una Cuenta por Cobrar. Normalmente, estas cuentas se abren basados en las referencias que se tiene del cliente, de su solvencia y costumbre de pago. Las cuentas con cada cliente, cuando éstos son numerosos, se mantienen en un Registro aparte en donde se anota cronológicamente a cada cliente sus compras y sus pagos. El conjunto de cuentas pendientes es lo que se presenta en el Balance General bajo el título de “Cuentas por Cobrar”.

Inventarios

En una empresa comercial o fabril se incluyen en la cuenta de Inventario de Mercancías, aquellos productos que se espera vender en el futuro. El carácter de inventario estará determinado por el tipo de empresa. Una empresa comercial tendrá solamente mercancías listas para el que las compre, mientras que una empresa fabril tendrá no solo mercancías para vender (productos terminados), sino también productos en proceso de fabricación, así como materias primas que se utilizarán en el proceso fabril. El término “Inventario”, se puede aplicar al tipo de propiedad como inventario de herramientas o de suministros, pero en la práctica, cuando se relacionan los activos de la empresa, estos tipos de inventarios no se incluyen en el inventario de mercancías para la venta.

Suministros

Bajo este título se incluye toda una gama de materiales usados en la empresa, como: papel impreso, papeles en blanco, cintas para máquinas de calcular, cintas para impresoras, lápices, bolígrafos, etc. Estos materiales se consumen periódicamente en las operaciones, pero la parte no consumida representa un activo lo mismo que el efectivo, porque si la empresa no tuviera esos materiales en existencia en determinado momento, tendría que desembolsar efectivo para comprarlos. A veces existen suministros tales como combustibles, detergentes, etc., por ello es conveniente mantener un Registro para cada tipo de suministro.

Muebles y Enseres

Aquí se agrupan activos tales como escritorios, sillas, gabinetes de archivo, computadoras, etc. que son usados en las oficinas de las empresas, también se utilizan los nombres de Equipos de Oficina, Muebles y Equipos de Oficina, etc. Estos activos no se compran para venderlos, sino que se usan hasta que se desgastan o se sustituyen. Debe distinguirse entre los muebles, enseres y los suministros. Estos últimos se emplean con relativa rapidez y no pueden usarse de nuevo. Pero entre los primeros tenemos los gabinetes de archivo, computadoras y otros muebles o equipos, que pueden durar 10, 15 ó 20 años o más.

Edificios

El nombre de esta cuenta indica claramente los activos que incluye. Son los edificios y locales que usa la entidad para llevar a cabo sus operaciones. El terreno donde está ubicado el edificio o la construcción de que se trate, se lleva en cuenta aparte, pues tiene un [[tratamiento algo diferente en contabilidad al del edificio.

Hay otros títulos de cuentas de activos, bastante numerosos, que se explican por si mismos, como por ejemplo: autos, camión de reparto, etc.

Cuentas de pasivos

Los pasivos, igual que los activos, tienen que ser identificados adecuadamente para que muestren, no solo el total de las deudas, sino también la naturaleza de cada una.

Cuentas por Pagar

Como se puede inferir de la definición de las Cuentas por Cobrar, las Cuentas por Pagar son aquellas que surgen de la obligación de la empresa de pagar por los servicios o mercancías que compra a otras empresas o entidades. Así, una cuenta por cobrar en una empresa es una cuenta por pagar para otra que recibió de la primera los servicios o mercancías. Aquellas personas o empresas a quien se les debe por compras de servicio o mercancías, son acreedores de la empresa.

Efectos por Pagar

Los efectos por pagar, también conocidos como documentos por pagar, son promesas formales de pago escritas entregadas a los acreedores de la empresa. Incluye los pagarés, las letras de cambio y otras. Existen otras cuentas de Pasivos que incluyen las deudas a largo plazo.

Cuentas de Capital

Las cuentas de capital muestran los aumentos, disminuciones y el saldo final del capital invertido por el propietario. Los aumentos y disminuciones se acumulan durante el período en las cuentas de Ingresos y Gastos, respectivamente y el resultado final, al resumirlos, se suma al Capital si es una ganancia neta, o se resta, si es una pérdida. Es usual que se lleve una cuenta aparte de la de Capital, para recoger el resultado neto del período y las extracciones que hace el propietario para sus gastos personales. Esta cuenta se titula “Cuenta de Extracciones”, o “Cuenta Personal” o “Cuenta Particular”. El saldo de esta cuenta se cierra contra la de Capital para determinar el saldo final de ella.

Cuentas personales con clientes y acreedores

Las cuentas con los clientes o deudores y con los proveedores o acreedores se encuentran reunidas bajo un título común de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Cobrar, respectivamente. Pero la dirección de la entidad necesita conocer quiénes le deben y a quiénes ella debe. Esa necesidad ha conducido a llevar cuentas personales a los clientes y acreedores. Estas cuentas por tener como título un nombre, no muestran como las demás su naturaleza, es decir, si son de activo o de pasivo.

¿Cómo identificarlas?

Es relativamente fácil: si las cuentas por cobrar son activos, tendrán saldo deudor; y si son cuentas por pagar son pasivos, tendrán saldo acreedor.

El Mayor

El Mayor es el libro que contiene las cuentas. Usualmente, en las empresas modernas, existen varios mayores, pero hay uno que es el principal, que contiene todas las transacciones clasificadas adecuadamente en las cuentas y que se conoce como el Mayor General. Este Mayor General “gobierna” a otros mayores que contienen a las cuentas relativas a determinados conceptos que a la dirección le interesa analizar. Así tenemos el Mayor de Gastos, o el Mayor de Fábrica, o los Mayores de Clientes y de Proveedores. Estos mayores se conocen generalmente como Submayores o mayores auxiliares. El Mayor General está siempre en la oficina central de la empresa.

Formas del Mayor

La forma del Mayor variará de acuerdo con las necesidades de la empresa y de los métodos de anotación. Puede ser un libro cosido y encuadernado con una cuenta en cada página, o un cuaderno de hojas sueltas o un tarjetero. En las últimas décadas, con la aplicación de las computadoras al trabajo de contabilidad, en las grandes empresas, el Mayor está contenido en “ficheros” que se actualizan en segundos.

Inconvenientes del libro cosido y encuadernado

Con este tipo de Libro Mayor, se presentan los siguientes inconvenientes:

  • Tan pronto se llena una página o folio, la cuenta se traslada a otro folio, lo que rompe el ordenamiento de las cuentas en el libro.
  • Por otra parte, cuando una cuenta queda inactiva, es decir, cuando no ocurren más transacciones relacionadas con ella, no puede ser extraída del libro, quedando indefinidamente en el libro.

Fuentes

  • Contabilidad General. Oscar Torras de la Luz, Cuba, 2004