Códigos en los sistemas de información
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Codificación . Asignación de símbolos, mediante un plan sistemático, para identificar determinados elementos y expresar su relación u ordenamiento con otros elementos de igual o similar naturaleza.
Sumario
Utilidad
Los estilos de códigos se utilizan en todos los elementos del sistema: desde los formularios con la información primaria, hasta los reportes de salida, incluyendo las bases de datos y archivos.
En los sistemas de información y conocimientos, es frecuente la utilización de estilos de códigos diversos. Varios objetivos se relacionan con el empleo de códigos, desde el ahorro de espacio, hasta el logro de la precisión y la confiabilidad en Ia información al sistema.
Características fundamentales
La estilos de códigos codificación de fenómenos, cosas, sucesos, objetos y personas; surge de la necesidad de identificar breve e inequívocamente, a los mismos. Por lo general, al codificar a alguno de esos elementos, se procede también a clasificarlos, dentro de un determinado conjunto.
La codificación es necesaria, para identificar en una forma breve e inequívoca los determinados elementos que presentan interés informativo para los sistemas de información y conocimientos. Por ejemplo, el nombre y los apellidos de un trabajador pueden coincidir con los de otro, pero su número de identidad nacional (“Carnet de identidad”) nunca, además de ser una identificación mas corta en espacio, aunque menos personal e informativa.
Al codificar también se puede ordenar,- clasificar, agrupar, y facilitar el registro y procesamiento físico de los elementos codificados. En ciertas ocasiones también se persigue enmascarar u ocultar la verdadera identidad o significado de dichos elementos (sistemas de codificación criptográficos).
La invención y desarrollo de equipos de procesamiento mecanizado y posteriormente informatizado de la información, requirieron codificar los datos que debían procesarse, debido a la necesidad de utilizar la mínima cantidad de memoria posible y de realizar en la forma más rápida y segura posible, el procesamiento físico de los datos.
Construcción de un sistema de codificación
La elaboración de un sistema de codificación es una actividad que se enmarca dentro del ciclo de vida de los sistemas de información y conocimiento. Se desarrolla en la etapa Diseño del nuevo sistema (la tercera etapa, acorde al ciclo propuesto), aunque las informaciones para elaborarlo se obtienen en las etapas anteriores, Investigación preliminar y Análisis detallado de la situación existente, pero sobre todo en esta última. Al tener todas las informaciones relacionadas sobre la problemática a codificar, los diseñadores podrán realizar su trabajo sobre una sólida.
Es una actividad compleja y no debe ser tomada a la ligera. Cuando se conocen todos los factores que influyen e inciden en la problemática a codificar, deben evaluarse todas las alternativas de posibles tipos de códigos a utilizar, va1orando la posibilidad de combinar algunos de ellos a fin de obtener una mejor solución.
Factores que inciden en la elaboración de un sistema de codificación
- Características de la información a utilizar.
- Utilización del código a diseñar en diferentes momentos del procesamiento físico de la información: preparación de la información primaria, captación de esta información, transmisión de la misma.
- Posibilidad de ahorrar tiempo y aumentar la seguridad de la información en la utilización, verificación y manipulación de los datos codificados.
- Empleo del código por todas las personas relacionadas a la información codificada.
Una adecuada codificación es un factor de vital importancia para el funcionamiento eficaz de un sistema de información y conocimiento, pues habitualmente muchos de los datos que se emplean en esos sistemas deben ser codificados. Es indispensable, pues, diseñar el código que mejor se adapte a cada uno de dichos datos.
Véase también
Enlace externo
Ciclo de vida de un sistema informático
Fuente
- Blanco, Encinosa, Lázaro J. (2008). Sistema de información para el economista y el contador.
