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Ciclo de conversion de efectivo

Ciclo de conversión de efectivo
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Ciclo de conversión de efectivo. El Ciclo de Conversión del Efectivo que puede ser homologado con el término de ciclo de efectivo o de caja, es primordial para la administración del capital de trabajo. Es el plazo de tiempo que transcurre desde el pago por la compra de la materia prima hasta la cobranza de las cuentas por cobrar generadas por la venta del producto final.

Antecedentes

Los activos circulantes, comúnmente llamados capital de trabajo, representan la porción de la inversión que circula de una u de otra forma en el conducto ordinario de los negocios. Esta idea comprende la transición recurrente del efectivo a inventario, a cuenta por cobrar y nuevamente a efectivo. La falta de sincronización de entradas y salidas de dinero, da lugar a la necesidad de capital de trabajo, aspecto relacionado con los tiempos de duración del ciclo de conversión de efectivo.

Teoría del ciclo

Entre las cuestiones más importantes de una adecuada gestión financiera operativa en las empresas está sin lugar a dudas el manejo de la actividad circulante. El giro del circulante depende de las características estructurales de la empresa y de la variabilidad de las condiciones generales del sistema económico. Este período medio tenderá a permanecer constante siempre que dichas condiciones no varíen.
El tiempo que dura el ciclo debe ser financiado por la empresa, a mayor duración mayor cantidad de fondos se precisa para mantener la operación de la entidad.
Un ciclo de conversión de efectivo positivo, significa que la empresa debe utilizar pasivos negociables (como los prestamos bancarios) para mantener sus activos operativos, por ello es fundamental acortar los días del ciclo siempre que las condiciones lo permitan con vista a requerir menos fondos externos.
Este vacío se puede reducir mediante diversas acciones:

  • Accediendo a préstamos bancarios.
  • Reduciendo los períodos de inventarios.
  • Acelerando los cobros.
  • Obteniendo mayores plazos de créditos por parte de los suministradores.

Estos principios de actuación son los que precisamente coadyuvan a mantener niveles aceptables en las cuentas corrientes, sin afectar la liquidez de la empresa.

Ciclos componentes

El ciclo de efectivo (CE) se determina mediante tres factores básicos de liquidez:

  • El periodo de conversión de inventarios (CI)
  • El de conversión de cuentas por cobrar (CC)
  • El de diferimiento de las cuentas por pagar (CP)

Los dos primeros, denominado ciclo operativo, indican el tiempo durante el cual se congelan los activos circulantes de la empresa; esto es el plazo necesario para que el efectivo sea transformado en inventario, el cual a su vez se transforma en cuentas por cobrar, que a su vez se vuelven a transformar en efectivo.
El tercero indica el tiempo durante el cual la empresa tendrá el uso de fondos de los proveedores antes de que ellos requieran el pago.
La fórmula para su cálculo es:
CE = CI + CC - CP

Estrategias

Existen varias estrategías para minimizar el ciclo de efectivo a través de sus ciclos componentes

Ciclo de inventario

El ciclo de inventario básicamente es el tiempo que tardan en convertirse en productos terminados las materias primas y materiales disponibles para el proceso productivo o de prestación de servicio. Las estrategias o medidas que podrían tomarse en cuenta para su disminución estarán encaminadas principalmente a:

  • Emplear el sistema ABC para el proceso de control y selección de inventario siguiendo el principio de Pareto. Esta técnica permitirá la ubicación de los renglones de inventarios por zonas de importancia en dependencia de la contribución a las ventas.
  • Aplicar técnicas de modelación óptima de inventario para la determinación de la cantidad requerida buscando los costos mínimos. Esta técnica puede ser aplicada para los renglones que clasifiquen en la zona A .
  • Revisar todo el proceso de abastecimiento enfocado en los precios de adquisición, los términos de crédito comercial ofrecidos por los proveedores y la evaluación de las rebajas de los precios.
  • Lograr contratos estables con los proveedores que ofrecen las mejores condiciones de crédito. En este punto la entidad debe obtener y conservar sus proveedores estrellas, aquellos que aseguran las materias primas fundamentales y que deben recibir un tratamiento especial.
  • Contemplar el estado de conservación del inventario para evitar pérdidas en ventas, inventarios ociosos y de lenta rotación.
  • Conocer a profundidad la operatividad de la empresa que permita establecer un promedio de rotación de todos los renglones.
  • Mantener un sistema de distribución eficiente.
  • Potenciar la calidad en las producciones y los servicios que aseguren la rotación de los inventarios la eficiencia, la eficacia y la efectividad de la empresa.

Ciclo de cobro

El ciclo de cobro no es más que el tiempo que tarda la empresa en colectar sus cuentas por cobrar después de realizar sus ventas a crédito. El proceso de cobranza es la parte que asegura las entradas de efectivo provenientes de las operaciones fundamentales.
El análisis de las cuentas por cobrar depende de la política de crédito comercial que aplique cada entidad con vista a incrementar o reducir sus ventas. Esta política se sustenta en variables que serán controladas para esos propósitos y estará sumamente ligada a las condiciones financieras y a la disciplina de pago de los clientes en el cumplimiento de los términos contractuales. Además puede basarse en un estudio de los cobros promedio a clientes por edades, estos a su vez determinan los patrones de cobranzas que contemplará la empresa en la confección de su presupuesto de efectivo.
Las medidas fundamentales para reducir el ciclo de cobro estarían encaminadas a:

  • Diferenciar los clientes de acuerdo a la edad de sus cuentas. En este punto se debe trabajar de cerca con el reporte de antigüedad de las cuentas por edades.
  • Ser más riguroso en la selección de los clientes.
  • Hacer énfasis en la variable normas de crédito que es donde se evalúa la calidad del crédito.
  • Establecer descuentos en efectivo a los clientes para fomentar el pronto pago.
  • Realizar las conciliaciones antes del vencimiento de las facturas para que los clientes asuman la totalidad del monto de sus deudas.
  • Ejecutar una gestión de cobro rápida (30 días) con los mejores clientes, y dar tratamiento especial a los que se califican como más morosos. Sin perder mercado en técnicas de alta presión.
  • Aplicar los recargos por mora establecidos en los contratos de crédito comercial.
  • Utilizar los instrumentos establecidos por el Banco Central de Cuba para agilizar el proceso de cobro.

Ciclo de pago

El ciclo de pago será el tiempo que tarda la empresa en pagar sus cuentas por pagar después de haber realizado el pago de sus materias primas y mano de obra. Los ciclos de pago extendidos aseguran ciclos de efectivo menores, esta condición es favorable para las empresas siempre y cuando el diferimiento de sus compromisos a corto plazo no interrumpa la cadena de suministros, y por consiguiente la falta de inventario no impidan los programas de producción y servicio a clientes.
Las medidas encaminadas a revertir esta situación de pago son las siguientes:

  • Diferenciar las cuentas por pagar por edades de acuerdo al reporte de antigüedad de los saldos.
  • Pagar los saldos envejecidos evitando las sanciones por mora y la pérdida de la imagen comercial.
  • Incrementar los pagos que sean permisible a los diferentes proveedores en documentos de cambio hasta 60 días.
  • Realizar las conciliaciones establecidas.
  • Evaluar los descuentos por pronto pago que ofrecen los proveedores y compararlos con el de las fuentes alternativas de financiación.
  • Aprovechar los descuentos siempre que sea económicamente factible.

Fuentes

  • Brealey, Richard A. Y Myers, Stewart C. "Fundamentos de Financiación Empresarial" Cuarta edición. Editorial Mc Graw Hill Interamericana de España S.A. Año 1995.
  • Colectivos de autores: Demestre Ángela, Castells Cesar, Gonzáles Antonio: "Decisiones Financieras, una necesidad empresarial." Segunda Edición Ampliada.
  • Gitman Lawrence: "Fundamentos de la Administración Financiera", Editorial Harle México 2003, 10ma Edición.
  • Pisón Fernández, Irene: "Dirección y gestión de la empresa." Ediciones Pirámide, grupo Anaya, S. A, 2001.
  • Weston, J. Fred y Brigham, Eugene F. "Fundamentos de Administración Financiera". Décima edición. Mc Graw Hill  Interamericana de México. S.A. de C.V. Año 1994.

Ver también