Gestión de proyecto

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Concepto:La Gestión de proyectos es una disciplina que permite la planificación y dirección de proyectos

Gestión de proyectos. Con el creciente desarrollo de la ciencia y las tecnologías en los últimos tiempos, la informática ha ido evolucionando notablemente, de tal forma que ha logrado convertirse en un ente fundamental en casi todos los sectores de la sociedad.

Este desarrollo tecnológico combinado con el gran avance de las ciencias informáticas, ha propiciado que la complejidad de los proyectos de desarrollo de software haya incrementado considerablemente. Para lograr el éxito de estos proyectos, con la calidad requerida por los clientes, es necesario que se gestionen correctamente los mismos.

Descripción

Gestión de proyectos es una disciplina que permite la planificación y dirección de proyectos. La misma debe garantizar que los proyectos se desarrollen convenientemente y se obtengan óptimos resultados. Debe permitir el control de la evolución del proyecto y poder explicarlo de forma satisfactoria al equipo de trabajo y al cliente.

Para lograr el resultado deseado en un proyecto y la satisfacción del cliente se debe efectuar un seguimiento durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un control de las actividades que se realizan en el proyecto, de los recursos necesarios para llevar a cabo su ejecución, así como todos los componentes necesarios para que el proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desvíe del cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente.

Se requiere además de una adecuada planificación para que las tareas, hitos o metas a cumplir se desarrollen en tiempo. Es por ello que todo líder de proyecto debe conocer el triángulo de la gestión de proyectos, o sea, debe tener bien claro cuál es el alcance del proyecto, el tiempo que se requiere para su desarrollo y el presupuesto necesario para completarlo.

Gestión del alcance

El alcance del proyecto permite a los interesados conocer si el proyecto se va desarrollando según lo planeado o si han surgido afectaciones sobre el alcance del proyecto.

La Gestión del alcance incluye las actividades necesarias que garanticen que el proyecto desarrollará sólo el trabajo requerido para completarlo satisfactoriamente. Su principal objetivo es proteger la viabilidad del proyecto.

El alcance de un proyecto define las fronteras del mismo, limita hasta dónde debe llegar el proyecto en cuanto a sus objetivos, costo, tiempo, funcionalidad, etc.

Existen un grupo de procesos dentro de la Gestión del alcance que generalmente se definen como parte del ciclo de vida del proyecto y se documentan en el plan de gestión del alcance del proyecto:

  • Planificación del alcance: se crea un plan de gestión del alcance del proyecto que proporcione la información sobre cómo el equipo de dirección del proyecto va a definir, documentar, verificar, gestionar y controlar el alcance del proyecto.
  • Definición del alcance: se desarrolla un enunciado del alcance del proyecto bien detallado, que especifique claramente que trabajo se realizará y que trabajo quedará excluido, que proporcione además un buen entendimiento del alcance del proyecto entre los usuarios y precise los principales objetivos del proyecto.
  • Crear documento: desglosa el trabajo del proyecto en fracciones más pequeñas y cómodas de manejar. Organiza y define el alcance total del proyecto.
  • Verificación del alcance: se formaliza la aceptación del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados.
  • Control del alcance: controla los cambios en el alcance del proyecto y su impacto.

El cumplimiento del alcance del proyecto se evalúa en comparación con el plan de gestión del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto y toda su documentación. Una buena gestión del alcance es indispensable para evitar retrasos en el proyecto y garantizar el cumplimiento de los requisitos funcionales. En el libro Controlling Software Projects, Tom DeMarco expresa: “aquellos gerentes que hayan tenido éxito en congelar el alcance de sus proyectos, tendrán oportunidad de conversar sobre ello, cuando se encuentren en las filas de desempleados”.

Es importante destacar que el “principio” de la gestión del alcance no es precisamente “rechazar cualquier cambio”, sino que “si se tenía un compromiso y la situación cambió, el compromiso que se tenía debe ser revisado y actualizado”.

Gestión del tiempo

La Gestión del tiempo es una disciplina que juega un papel importante en el desarrollo de un proyecto. En este documento debe quedar bien definido el tiempo de cada una de las tareas durante todo el período que abarca el reporte, pues mediante este documento se podrá conocer si el proyecto va marchando correctamente según el tiempo programado.

La Gestión del tiempo organiza el tiempo de forma tal que se pueda gestionar todo lo que se maneja, surge o interfiere en el trabajo a realizar.

La Gestión del tiempo del proyecto encierra un grupo de procesos necesarios para que el proyecto termine en el tiempo requerido:

  • Definición de las Actividades: se identifica y documenta todo el trabajo que se planifica realizar, o sea, todas aquellas actividades que se deben realizar para producir los diferentes productos entregables del proyecto.
  • Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: implica la identificación y documentación de todas las dependencias entre las actividades del cronograma.
  • Estimación de Recursos de las Actividades: determina qué tipo de recurso se utilizará, la cantidad disponible y cuándo se puede utilizar para realizar cada actividad del proyecto.
  • Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de esfuerzo de trabajo necesario, la cantidad prevista de recursos a ser aplicados y determina la cantidad de períodos laborables necesarios para completar las actividades del cronograma.
  • Desarrollo del Cronograma: determina las fechas de inicio y fin para cada actividad proyecto.
  • Control del Cronograma: controla los cambios en las actividades del proyecto.

Gestión del costo

Es importante que en un proyecto se incluya el estado financiero del mismo, de tal forma que se pueda conocer la varianza entre el presupuesto planeado y el costo actual del proyecto. Es necesario que el costo del proyecto se gestione correctamente, pues no es factible que el presupuesto gastado sea mayor que el presupuesto asignado.

La Gestión del costo de un proyecto se encarga de gestionar el costo de los recursos que se utilizarán en las actividades desarrolladas en el proyecto. La Gestión del costo incluye todos aquellos procesos implicados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos de manera tal que el proyecto se pueda realizar con el presupuesto admitido. Estos procesos incluyen las siguientes tareas:

  • Estimación de Costos: se desarrolla una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma.
  • Preparación del Presupuesto de Costos: se ocupa de sumar los costos estimados de las actividades del proyecto o paquetes de trabajo, con el fin de establecer una línea base de costo y poder medir el rendimiento del proyecto.
  • Control de Costos: investiga sobre los factores que influyen en las variaciones del costo y controla los cambios en el presupuesto del proyecto.

Ver además

Fuentes

  • ESTEBAN ALBERDI, CRISTINA, y otros. 2007. Gestión del tiempo y evolución en los usos del tiempo. s.l. : Vision Libros, 2007. 8498215897
  • LLORENS FABREGAS, JUAN. 2005. Gerencia de proyectos de tecnología de información: Cómo organizar, planificar, estimar, evaluar y controlar exitosamente proyectos de tecnología de información. Nociones y criterios fundamentales para la gestión de riesgos, alcance y calidad. s.l. : El Nacional, 2005. 9803881868.
  • PMI. 2004. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®). s.l. : Project Management Institute, Inc, 2004.
  • RODRÍGUEZ, JOSÉ RAMÓN, GARCÍA MÍNGUEZ, JORDI y LAMARCA OROZCO, IGNACIO. 2007. Gestion de proyectos INFORMATICOS/ Information Project Management: Metodos, herramientas y casos/ Methods, Tools And Cases. s.l. : Editorial UOC, 2007.
  • SERER FIGUEROA, MARCOS. 2001. Gestión integrada de proyectos. s.l. : Edicions UPC, 2001. 848301453X.
  • TURNER, JOHN RODNEY. 1993. The Handbook of Project-based Management: Improving the Processes for Achieving Strategic Objectives. s.l. : Illustrated, 1993. 0077076567.