Libro Diario

De EcuRed
Libro Diario
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Concepto:Registro cronológico de las operaciones que realiza cualquier entidad económica.

Libro Diario, también conocido como un Libro de “entrada original”, es donde se anotan por primera vez, las transacciones económicas que realiza la entidad, a diferencia del Mayor, que es un libro de “entrada final”.

Contenido

El Diario

En cada anotación o asiento que se efectúe en el Diario, se registra el análisis de la transacción: cuentas afectadas en los débitos y créditos y una breve explicación de la operación, lo que permite observar y evaluar el volumen y carácter de las actividades en una fecha dada o durante un período determinado.

Reglas para las anotaciones en el Diario

En los asientos de diario tiene que cumplirse la regla de la partida doble: la suma de los importes de los débitos debe ser igual a la suma de los importes de los créditos.

Formas del Diario

La forma del Diario está condicionada por la información que debe recoger al anotar cada transacción:

  • Fecha de la transacción.
  • Cuenta a debitar y su importe.
  • Cuenta a acreditar y su importe.
  • Una explicación breve de la transacción realizada.

Registro de las transacciones en el Diario

Lo primero y más fundamental de las operaciones contabilística es el análisis de las transacciones para determinar sus elementos de débito y crédito. A esta operación de análisis, sigue la del registro o anotación en el Diario. En este proceso de análisis debe tenerse cuidado de que en cada transacción, el importe de los débitos debe ser igual al de los créditos. La regla práctica de la partida doble, expresa el principio matemático de los asientos de diario. Para estar seguro de esta igualdad, se suman las dos columnas de importes del Diario al final de cada folio. Estos totales, con una raya sencilla encima y doble raya debajo de ellos, deben ser anotados al pie del folio con la leyenda “Al folio siguiente” y a continuación debe ser escrito en el otro folio, sin rayado especial, con la leyenda “Del folio” (También se puede escribir “Al folio x” y Del folio x).

Asientos compuestos de diario

El asiento de diario que tiene solamente un débito y un crédito, o sea, que afecta solamente a dos cuentas, es un asiento simple de diario. Sin embargo, las transacciones afectan generalmente a tres o más cuentas. El asiento para tales transacciones es un asiento compuesto. Los asientos compuestos tienen dos o más débitos y dos o más créditos.

La regla práctica de la partida doble se aplica lo mismo a los asientos simples como a los compuestos y el total de los débitos de un asiento compuesto debe ser igual al total de los créditos.

Pases al Mayor

Después que las transacciones de la empresa han sido analizadas y registradas en el Diario, se puede afirmar que se ha recogido toda la información que sobre esas transacciones necesita la dirección de la empresa. Sin embargo, no se encuentra disponible de la mejor forma. La información contenida en el Diario ha de ser transferida al Mayor, con la excepción de las explicaciones de los asientos, para ser clasificada en las cuentas afectadas.

A esta operación de transferir los asientos del Diario, libro de entrada original, al Mayor, libro de entrada final, se le conoce con el nombre de “pases al Mayor”. Constituye una operación mecánica, pero ofrece al Contador la oportunidad de revisar el análisis efectuado y registrado de la transacción.

Aunque los pases al Mayor pueden hacerse en cualquier momento, se recomienda fijar la oportunidad en que habrán de hacerse. Lo mejor es dedicar a esta labor las primeras horas de cada día o las últimas antes de abandonar la oficina. Los pases deben hacerse diariamente para mantener el Mayor actualizado.

Balance de Comprobación

El Balance de Comprobación no es más que una lista de todas las cuentas del Mayor en una hoja de papel columnar. Se habilitan dos columnas a la derecha para los importes de las cuentas del Mayor. Si la cuenta tiene saldo deudor, el importe del saldo deudor se escribe en la primera columna, o columna del “Debe”; si la cuenta tiene saldo acreedor, el importe de su saldo se escribirá en la segunda columna, o columna del “Haber”los totales de ambas columnas deben coincidir, siempre y cuando el trabajo de análisis y registro de las transacciones se ha efectuado correctamente, desde el punto de vista matemático.

Sin embargo, el Balance de Comprobación prueba solo la exactitud aritmética entre los débitos y los créditos. No prueba que todo el trabajo de anotación esté correcto. Por ejemplo, puede haberse anotado un débito en una cuenta que no es la correcta y el Balance de Comprobación no descubre ese error. El Balance de Comprobación prueba solamente, que el total de los saldos deudores del Mayor es igual al total de los saldos acreedores.

Objetivos principales del Balance de Comprobación

El Balance de Comprobación prueba los siguientes objetivos:

  • Si el Balance de Comprobación al final de un mes muestra esta igualdad, el error que existe queda circunscrito a ese mes y, por tanto, no hay que realizar la búsqueda del mismo en las anotaciones de meses anteriores. Esto es cierto, siempre que se hayan confeccionado Balances de Comprobación en todos los meses y hayan mostrado esa igualdad entre los saldos deudores y acreedores.
  • Determinación de los saldos de cada cuenta. Estos saldos son necesarios para confeccionar los estados financieros de la empresa.

Todos los Balances de Comprobación que siguen al del primer mes del período económico, contienen los saldos de las cuentas calculados sobre una base acumulativa. El Balance de Comprobación al final del mes de febrero, por ejemplo, contendrá los importes acumulativos para enero y febrero; el del final de marzo contendrá los importes acumulativos de enero, febrero y marzo, así sucesivamente, hasta llegar al final de diciembre, que contendrá los importes acumulativos de todas las cuentas por el año.

Procedimiento para tomar el Balance de Comprobación

Después que la última transacción del período ha sido registrada, debe calcularse el saldo de cada cuenta del Mayor.

El próximo paso es hacer el listado de todas las cuentas del Mayor con sus saldos. A fin de reducir el riesgo de omitir una cuenta, es conveniente hacer el listado en el mismo orden en que aparecen las cuentas en el Mayor. El último paso es determinar los totales de las dos columnas y comprobar la igualdad de los débitos y créditos.

Fuentes

  • Contabilidad General. Oscar Torras de la Luz, Cuba, 2004