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Monitoreo y Control de Proyecto

Monitoreo y Control de Proyecto
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Concepto:El monitoreo y control es un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto va marchando según lo planificado.

El Monitoreo y Control de Proyecto es un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto va marchando según lo planificado. Con la evolución de la ciencia y las tecnologías el desarrollo de la informática ha ido incrementando considerablemente. Como resultado de este avance los proyectos de desarrollo de software se han ido acrecentando a gran escala. Para lograr el éxito de estos proyectos, con la calidad requerida por los clientes, es necesario vigilar el correcto desarrollo de las actividades y tareas establecidas en el proyecto, así como el seguimiento y control de de los recursos humanos y materiales que se disponen en el desarrollo del mismo.

Monitoreo y Control

Para lograr el resultado deseado en un proyecto y la satisfacción del cliente se debe efectuar un seguimiento durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un control de las actividades que se realizan en el proyecto, de los recursos necesarios para llevar a cabo su ejecución, así como todos los componentes necesarios para que el proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desvíe del cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente. Como consecuencia de este control será posible conocer en todo momento qué problemas se producen a fin de resolverlos o aminorarlos de manera inmediata.

Se requiere además de una adecuada planificación para que las tareas, hitos o metas a cumplir se desarrollen en tiempo. El monitoreo y control es un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto va marchando según lo planificado. Controla el avance del proyecto en su ejecución, compara el desempeño y mide los resultados reales contra lo planeado, y revisa el comportamiento de los indicadores de desempeño.

El monitoreo y control es una necesidad de cada proyecto para lograr resultados exitosos. Debe hacerse de forma regular y consistente, y debe monitorear la diferencia entre lo planificado y lo real. Es una actividad que muestra cuándo y dónde existieron desviaciones al plan y pone en marcha las acciones correctivas para que el proyecto retorne a su camino normal. Para realizar un control efectivo se deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales: la función del control debe centrarse más en prevenir los problemas que en arreglarlos y debe relacionarse tanto con la calidad del producto, como con su cantidad y oportunidad.

El seguimiento de las actividades del proyecto es una de las razones del 95% de su progreso, pues permite medir la verdadera situación del proyecto, y por consiguiente, el avance real del mismo. La supervisión de las actividades incluye la recopilación, medición y difusión de información sobre el rendimiento, así como la evaluación de las mediciones y tendencias para llevar a cabo las mejoras del proceso. Esta supervisión continua le proporciona al equipo de dirección del proyecto una idea acerca del estado del proyecto e identifica cualquier área que necesite más atención.

Mediante el monitoreo y control se puede comprobar la gestión del alcance, la gestión del tiempo y la gestión del costo, o sea, que el alcance del proyecto se haya establecido correctamente, se examina la programación del proyecto, se revisa la línea base y se controla que se hayan estimado los recursos, en calidad, cantidad y oportunidad. El monitoreo y control es la acción de verificar que se realicen adecuadamente los reportes previstos para el control del cumplimiento del proyecto, y se valoren los resultados operativos que va teniendo el proyecto durante todo su desarrollo.

Estos tres factores deben quedar plasmados en el Reporte de Estado del proyecto, para que éste, como parte del monitoreo y control del proyecto, gestione toda la información necesaria con el objetivo de comunicarle al receptor cómo se va desarrollando el proyecto según lo planeado y por qué.

Reporte

Como resultado del seguimiento y control de las actividades de un proyecto se realizarán reportes en el mismo, donde quedará plasmada la situación del proyecto con el objetivo de que los responsables puedan evaluar su desarrollo. Un Reporte es un informe que se formula o se presenta por una persona, entidad o sistema. Crear reportes es un proceso crítico para tareas y proyectos de investigación. Siempre que se piense en elaborar reportes, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes:

  • Definición del reporte: el autor del reporte precisa los datos y la manera de presentación de los mismos. Se definen las conexiones a los diferentes orígenes de datos para obtener los resultados que debe reflejar el reporte.
  • Administración del reporte: puesto que en las organizaciones actuales existen varias categorías de usuarios, como los gerentes, los usuarios de servicio al cliente, etc.; es importante que se definan los usuarios del reporte, para ello es necesario publicar los reportes.
  • Entrega del reporte: normalmente en las organizaciones los reportes se entregan de manera periódica. Para que los reportes lleguen a los usuarios requeridos se pueden aprovechar varios servicios como el de mensajería.

Estas tres acciones conforman lo que se denomina "El Ciclo de Vida de un reporte".

Reporte de Estado

Un Reporte de Estado es un documento que informa el estado actual de un proyecto. Su principal propósito es comunicar al receptor si el proyecto se va desarrollando según lo planeado y por qué, o si no se va desarrollando según lo planeado, también por qué. Este reporte no es producido para registrar qué trabajo hizo o hará el equipo del proyecto, sino que su intención es describir los desvíos del plan y cómo serán corregidos. En dicho informe deben constar, al menos, un resumen que describa si el proyecto se está desarrollando según lo planeado, si está cumpliendo con las fechas estimadas de los hitos y fechas de entrega de los entregables, si surgieron riesgos nuevos, o aumentó la probabilidad o el impacto de riesgos conocidos. También debe tener una breve descripción de aquellas partes del proyecto que no se desarrollan según lo planeado y qué se está haciendo para corregir este problema, detallar los hitos principales alcanzados y por alcanzar en el corto plazo, el porcentaje de avance en los entregables más importantes y el costo actual del proyecto

Reporte Postmortem

Un Reporte Postmortem se realiza cuando concluye un proyecto o cuando el líder de un proyecto culmina su labor en el mismo.

¿Por qué se hace necesario un reporte Postmortem?

  • Mejoramiento continuo de un proyecto: un nuevo proyecto tiene la posibilidad de mejorar aprendiendo de las experiencias anteriores.
  • A partir de las oportunidades de mejoramiento se puede definir cómo variar las prácticas en función de un nuevo ciclo o un nuevo proyecto.
  • Permite evaluar el producto producido, el esfuerzo empleado y el proceso que se siguió para hacerlo.
  • Facilita el conocimiento de los problemas y las causas acontecidas hasta el momento y a partir de ahí puedes identificar las medidas de prevención.
  • La clave para el mejoramiento exitoso son los pequeños cambios, los cuales son fáciles de olvidar.
  • Es necesario anotar las ideas de mejoramiento y poderlas ordenar en el postmortem.

En el Reporte Postmortem deben describirse todos los datos de un proyecto durante su desarrollo especificados por área, o sea, todo lo referente a los objetivos, la calidad, el cronograma, la gestión del proyecto, etc. De esta forma, se puede comparar lo planeado con lo real, mirar los tiempos gastados en cada una de las fases indicando el porcentaje respecto al total, evaluar las metas de lanzamiento y mirar si se cumplieron o no; así como las metas de cada uno de los roles y si fueron cumplidas o no, describir todo el proceso de mejora, qué problemas hubo y qué solución se le puede dar. En un Reporte Postmortem deben quedar plasmados todos los detalles de un proyecto desde su inicio hasta su culminación.

Ver además

Fuentes

  • ESTERKIN, JOSÉ. 2008. IAAP. Qué es y cómo se hace un reporte de estado del proyecto. [En línea] 2008.
  • GÓMEZ SÁNCHEZ S, RUBÉN. 2007. Necesidad de lograr proyectos exitosos. 2007.
  • HIDALGO, M. 2001. SQL MAX Connections. SQL MAX Connections. [En línea] 2001.
  • HUMPHREY, W. S. 1999. Introduction to the team software process(sm). s.l. : Addison-Wesley, 1999.
  • LLORENS FABREGAS, JUAN. 2005. Gerencia de proyectos de tecnología de información: Cómo organizar, planificar, estimar, evaluar y controlar exitosamente proyectos de tecnología de información.

Nociones y criterios fundamentales para la gestión de riesgos, alcance y calidad. s.l. : El Nacional, 2005. 9803881868.