Secretaria Ejecutiva

Imagen de la secretaria ejecutiva

Imagen de la secretaria ejecutiva. Las secretarias son las personas que atienden al público, colaboran como auxiliares en el desarrollo de una empresa, ayudan a los ejecutivos en su trabajo diario, actúan como recepcionistas, hacen cartas, concretan citas, desempeñan funciones de archivo, ente otras actividades. Por estas razones es vital el cuidado de su imagen y comportamiento.

Imagen personal

• Debe preocuparse por su apariencia física. Estar siempre impecable, con el cabello y las uñas perfectamente arregladas, con la piel limpia, luciendo un maquillaje discreto, con un perfume, una loción o una crema de manos con aroma delicado.

• Debe cuidar su figura y sobrepeso. N o tiene que lucir como una modelo, pero si debe dar la apariencia de estar sana, y su físico debe ser agradable a la vista. Para lograrlo, una buena alimentación y un poco de ejercicio son suficientes.

• Debe lucir bien siempre. Ello se logra vistiéndose adecuadamente, sin extravagancias, ni exageraciones, sin llevar el último grito de la moda, pero sin parecer del siglo pasado. Cuando usa uniforme, éste debe llevarse tal y como lo indica la empresa. Los accesorios deben ser discretos.

El estilo personal que genera mayor confianza, es aquel que se caracteriza por la pulcritud, la sobriedad, la discreción y la sencillez.

Factores

La imagen personal está basada, principalmente, en un conjunto de factores que influyen de forma positiva o negativa en la vida:
• Los gestos,
• La forma de vestir,
• La forma de conducirse; es decir, los modales,
• El vocabulario,
• El aseo y higiene personal,
• El tono y volumen de la voz.

Modos de actuar

• Debe asumir la postura de los payasos. No importa cual sea su problema, no importa lo mal que esté, ni lo desesperada que se encuentre, siempre debe lucir una sonrisa fresca y natural, siempre debe ser agradable, simpática sin ser melosa. Nadie es culpable de sus problemas y ella debe mostrar su mejor cara.

• Debe tener a flor de piel el mejor vocabulario, cortés, amable, delicado. En su trabajo las palabras, “gordito, gordita, papi, mami, negrito”, no existen. “Sí señor, con mucho gusto señora, enseguida la comunico, buenos días, muchas gracias por su visita, estamos para atenderlos, luce usted muy bien, con mucho gusto” son las frases que más repite durante su jornada de trabajo, las llamadas “Frases Mágicas”.

• Debe preocuparse por su actualización, y no sólo en técnicas relacionadas directamente con su trabajo, sino en cultura general, en lo que ocurre a diario en el país, para así poder sostener una conversación con cualquiera de los clientes de la empresa. Esto no quiere decir que deba sentar cátedra en todo.

• Debe hablar pausadamente. Los gritos, y los tonos altos de voz están fuera del contexto de una secretaria que quiera ser ejecutiva. Y mucho más las risas a todo pulmón, las carcajadas.

• Nunca debe hablar demasiado largo por teléfono. Ella entiende más que nadie que éste es un instrumento de trabajo que sólo se utiliza para casos necesarios, no para conferencias.

• Siempre debe de tener su puesto de trabajo perfectamente organizado. Si se lo permiten, puede dar un toque de feminidad, por ejemplo, un pequeño florero, un portarretrato con una imagen familiar, un discreto adorno.

• Debe ser discreta, sin parecer tonta. Tiene que mantenerse alerta, sin parecer una espía; tiene que ser colaboradora sin parecer lambona.

• Debe de dar más de lo que se le exige y más de lo que se espera de ella. Las que no hacen más de lo que estrictamente les toca, las que no se quedan un minuto más del tiempo en la oficina, las que no colaboran porque “eso no me toca”, no pueden llamarse ejecutivas.

• Debe ser una persona con capacidad de decisión sobre muchas cosas.

• Debe de tener la sabiduría de un viejo, la madurez de una persona adulta, la alegría de un joven. Estar bien consigo misma, y brindar a quienes la rodean paz y alegría.

• Debe ser la verdadera mano derecha del jefe. Ella es parte de la imagen de la empresa, es el verdadero puente entre los que están y los que llegan, entre los empleados y el patrón, entre los ejecutivos y los clientes.

Fuentes

• www.imagenexcellence.com/.../secretaria-ejecutiva.html
• www.imagenexcellence.com/.../secretaria-ejecutiva