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Software de administración de proyectos

Software de administración de proyectos
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Concepto:Software que permite organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

El software de administración de proyectos. Es un concepto que describe varios tipos de software, incluyendo programación, asignación de recursos, software de colaboración, comunicación y sistemas de documentación, utilizados para ayudar a organizar un Proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

Técnicas del software de administración de proyectos

  • Programación: Una de las tareas más comunes en la Administración es la de programar y hacer seguimiento a una serie de acontecimientos; la complejidad de esta tarea puede variar considerablemente, dependiendo de las necesidades de la organización de que se trate, de el/los usuario/s y de cómo se utiliza la herramienta. Algunos desafíos comunes incluyen acontecimientos que dependen el uno del otro de diversas maneras:
  1. Recursos humanos disponibles para trabajar en las diversas tareas.
  2. Incertidumbres en las estimaciones de la duración de cada tarea.
  3. Ordenación de las tareas para satisfacer los plazos.
  4. Interferencia entre múltiples proyectos, para satisfacer distintos requerimientos simultáneos.
  5. Interferencia de datos bidireccionales.
  • Cálculo de la Ruta Crítica: En muchos proyectos complejos, habrá una trayectoria crítica o serie de acontecimientos que dependan uno del otro y que sus duraciones determinen directamente la longitud del proyecto entero. Algunos usos del software pueden destacar estas tareas, que son las que concentrarán el esfuerzo de seguimiento y optimización.
  • Abastecimiento de la información: El software de planeamiento de proyectos necesita proporcionar mucha información a diversas personas, para justificar el tiempo que se lleva usándolo. Los requisitos típicos podrían incluir:
  1. Listas de tareas para la gente, y la programación de la asignación de los recursos.
  2. Información descriptiva acerca de cuánto tiempo tomarán las tareas para terminarse.
  3. Detección temprana de riesgos del proyecto.
  4. Información sobre carga de trabajo, por la planeación de días festivos.
  5. Información histórica sobre cómo han progresado los proyectos, y en particular, cómo se relaciona el desempeño planeado con el actual.

Aproximaciones al software de administración de proyectos

  • Escritorio

El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Esto da, tradicionalmente, el más sensible y gráfico estilo de interfaz. Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central. Los primeros, pueden funcionar en un ambiente heterogéneo de sistemas operativos múltiples, aunque es inusual. Muchos de estos programas funcionan solamente en un sistema operativo, típicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.

  • Basado en el Web

El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de un Intranet o de un Extranet usando un web browser. Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web: • Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software. • Facilidad del control de acceso. • Naturalmente multiusuario. • Solamente una instalación/versión de software para mantener. • Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio. • Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorio.

  • Personal

Una aplicación personal de la administración de proyectos es la usada en los hogares para manejar una forma de vida o proyectos caseros. Existe un traslapo considerable con los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos implica interfaces más simples.

  • Solo un usuario

Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto inmediatamente. Esto se puede utilizar en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en el planeamiento desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.

  • De colaboración

Un sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que modifican diversas secciones del plan inmediatamente, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas estimaciones quedan integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta categoría, pero tienen la limitación de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.

  • Multi-Usuarios o corporativos

Existen también, software o herramientas informáticas que centralizan la información sobre los proyectos que realiza la empresa, es en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO) pero virtual, en ella que los ejecutivos que deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, proactiva y sin mayores costos para la organización ya que existe modelos.

  • Integrado

Un sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt tienen seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, la lista de los clientes del proyecto se convierte en un módulo de la administración de la relación del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajería asociados a sus proyectos.

Críticas al software de la administración de proyectos

Un cierto software no se puede derivar de un método sano de administración de proyectos. Por ejemplo, exhibiendo la opinión de gráficas de Gantt por defecto anima a los usuarios a que se centren en la tarea de programar demasiado temprano, en lugar de identificar objetivos y distribuciones.

Lo anterior se resuelve con las nuevas tecnologías y herramientas de control, gestión y seguimiento de proyectos que permiten la toma de decisiones proactivas logrando hacer los ajustes necesarios minimizando los costos y sobretiempos. La estandarización, la transferencia tecnológica a través del la consideración de las mejores prácticas ingresadas a la herramienta, logran mejores resultados corporativos.

Algunas personas pueden alcanzar resultados mejores usando una técnica más simple, (Ej. pluma y papel), pero no consideran ... y se complican con los grandes números. Similar a PowerPoint, el software de administración de proyectos puede proteger al administrador del contacto interpersonal importante. Los nuevos tipos de software están desafiando la definición tradicional de administración de proyectos.

Con frecuencia, los usuarios del software de administración de proyectos no están manejando realmente un proyecto discreto. Por ejemplo, el manejo de la comercialización en curso para un producto ya lanzado no es un "proyecto" en el sentido tradicional del término; no implica la gerencia de los recursos discretos que trabajan en algo con un inicio/fin discreto.

Cuando hay muchos proyectos grandes, el software de la gerencia de proyecto puede ser muy útil. Sin embargo, probablemente usted no debe utilizar software de la gerencia si lleva un solo proyecto pequeño, pues el software de la gerencia tomará demasiado tiempo.

Ejemplos de Software para la administración de proyectos

  1. Innate
  2. Kronos
  3. Materialice
  4. Fact.Work
  5. File Maker
  6. Gantter

Fuente

  1. http://www.directindustry.es/cat/informatica-softwares-comunicaciones/softwares-de-gestion-de-proyectos-ayuda-a-la-decision-H-244.html
  2. http://www.softonic.com/windows/gestion-de-proyectos
  3. http://www.herramientasparapymes.com/software-para-la-gestion-de-proyectos-gantter