Gestión documental - Historial de revisiones

Rosalina cult.cmg en 15:51 20 feb 2014

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Magalis cdip.cf en 17:00 16 oct 2013

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Yalexy idict: /* Referencia */

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‎Referencia

Yalexy idict: /* Ciclo de vida de los documentos */

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‎Ciclo de vida de los documentos

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‎Historia

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‎Historia

Yalexy idict: /* Ciclo de vida de los documentos */

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‎Ciclo de vida de los documentos

Yalexy idict: /* Historia */

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‎Historia

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 |concepto=Se basa la en concepción de records management, no considera al archivo histórico en la fase final de la vida del documento
 |imagen=Fig.2Estructura del sistema archivístico.JPG
-|concepto=Fig.2Abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva.
+|concepto= Abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva.
-}}'''Gestión documental'''. Engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, el mantenimiento, uso y destino final de losdocumentos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepción en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivo
+}}'''Gestión documental'''. Engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, el mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepción en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivo
-== Historia ==
+==Historia==
-La [[Archivística]] de la Antigüedad y la [[Edad Media]] tenía un marcado carácter patrimonial y administrativo. Por otra parte, solo consideraba la participación de los archiveros en la gestión de los documentos cuando han perdido su valor administrativo y pasan a los archivos históricos. A finales del [[siglo XVIII]], durante todo el [[Siglo XIX|XIX]] y buena parte del [[Siglo XX|XX]] se volcó al servicio de la investigación histórica. A finezs de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del ''records manager'' (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término ''Record Management'' (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura.
+La [[Archivística]] de la Antigüedad y la [[Edad Media]] tenía un marcado carácter patrimonial y administrativo. Por otra parte, solo consideraba la participación de los archiveros en la gestión de los documentos cuando han perdido su valor administrativo y pasan a los archivos históricos. A finales del [[siglo XVIII]], durante todo el [[Siglo XIX|XIX]] y buena parte del [[Siglo XX|XX]] se volcó al servicio de la investigación histórica. A fines de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del ''records manager'' (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término ''Record Management'' (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura.
 En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros.<ref>Gauchi Risso V. Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento. Revista Española de Documentación Científica [seriada en Internet]. 2012; 35(4): Disponible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/download/762/844. Consultada el 2 de agosto del 2013.</ref>
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 Por otra parte, en el mundo anglosajón se ha desarrollado fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación (archives administration), y los archivos al servicio de las administraciones productoras de los documentos (records management).
-== Gestión del Conocimiento y Gestión Documental==
+==Gestión del Conocimiento y Gestión Documental==
 Sin dudas, desde la Antigüedad las personas han registrado sus ideas, comportamientos, actividades a través de documentos en diferentes soportes. De esta manera se han establecido diferentes medios para transmitir información. Sin embargo los soportes en que se registra esa
 información se han diversificado y han evolucionado hasta el presente. Cada vez se hace más necesario conservar la documentación valiosa que permita a individuos y organizaciones desempeñarse cada vez mejor y enfrentar los incesantes cambios del entorno.
 El conocimiento se ha convertido entonces en un recurso intangible de gran valor para el desarrollo de las organizaciones, las que se enfrentan a una fuerte competencia condicionada por cambios tecnológicos y de la sociedad. Su gestión es un proceso que presenta paricularidades que lo distinguen de la gestión de recursos tangibles, dado por el hecho de
-que el conocimiento, por su naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los procesos de información y comunicación. Para la implantación de un sistema de gestión del conocimiento se requiere desarrollar una adecuada gestión de las teconologías, de los recursos
+que el conocimiento, por su naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los procesos de información y comunicación. Para la implantación de un sistema de gestión del conocimiento se requiere desarrollar una adecuada gestión de las tecnologías, de los recursos
 humanos y de la información registrada en soportes documentales; de manera que ese conocimiento le permita a la organización captar los cambios del entorno y adaptarse a ellos.
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 Todo documento de [[archivo]] representa un contenido, un contexto y una estructura especifica. La representación del contenido informativo de los documentos de archivo no es completa si no se ofrece, también, información relacionada con el contexto específico en que estos fueron generados, y con su tipología documental.
-Por consiguiente, es imprescindible considerar estos elementos a la hora de diseñar sistemas de gestión de documentos de archivo. Estas particularidades ya habían sido identificadas por los archiveros franceses desde mediados del[[siglo XIX]], lo que les permitió la elaboración teórica del Principio de Origen y Procedencia, según el cual "cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen". La elaboración teórica posterior entorno a este principio ha permitido definir su doble valor y, por ende, la necesidad de respetar sus dos niveles de aplicación.
+Por consiguiente, es imprescindible considerar estos elementos a la hora de diseñar sistemas de gestión de documentos de archivo. Estas particularidades ya habían sido identificadas por los archiveros franceses desde mediados del [[siglo XIX]], lo que les permitió la elaboración teórica del Principio de Origen y Procedencia, según el cual "cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen". La elaboración teórica posterior entorno a este principio ha permitido definir su doble valor y, por ende, la necesidad de respetar sus dos niveles de aplicación.
 El respeto a la estructura del fondo y al orden natural de los [[documentos]] en el interior del mismo es el respeto a la estructura que dicha institución dio en origen a los documentos que integran dichos fondos. Es por ello que para respetar el doble valor emanado de las características particulares de la génesis del documento de archivo, el archivero debe comenzar el tratamiento de la documentación por lo que se ha denominado fase de identificación. Esta fase consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o sea, se debe identificar con claridad tanto al sujeto productor de los documentos o formador del fondo (sus estructuras, funciones, competencias, facultades) y las categorías en las que se agrupan los documentos que conforman dicho fondo (los tipos y las series documentales)
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 == Fuentes  ==
 * Andreu, R.; J. Ricart y J. Valor ([[1996]]). Estrategia y sistemas de información. 2 ed. MC Graw-Hill.
-*[http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/download/762/844 Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión deinformación y gestión del conocimiento]
+*[http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/download/762/844 Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento]
 *[http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASH0143/11940a55.dir/doc.pdf La gestión del conocimiento: un imperativo más para la gestión documental en las organizaciones cubanas]
 [[Category:Bibliotecología]] [[Category:Archivos]] [[Category:Archivística]][[Category:Gestión de información]]

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 *Edad activa: documentos con vigencia administrativa y con un alto grado de uso. Se conservan en los archivos de gestión o de oficina.
 *Edad semiactiva: los que continúan vigentes pero resultan de poca consulta, y se transfieren a un archivo general.
-*Edad inactiva: documentos que han perdido su vigencia administrativa pasan. Tienen dos posibles destinos: el archivo histórico para los documentos con valores permanentes y la destrucción para aquellos que no poseen ninguna valía.
+*Edad inactiva: documentos que han perdido su vigencia administrativa. Tienen dos posibles destinos: el archivo histórico para los documentos con valores permanentes y la destrucción para aquellos que no poseen ninguna valía.
 Esta concepción, que ha alcanzado fuerza en los últimos años, otorga integridad a la archivística, complementando las herramientas de la gestión documental con las del tratamiento tradicional de la documentación, propio de los archivos de documentos permanentes. En [[Cuba]],la gestión documental ha tenido un insuficiente desarrollo. Los diferentes censos, diagnósticos e investigaciones realizados por el [[Archivo Nacional de Cuba]], han mostrado la escasa existencia de archivos en nuestras administraciones y la acumulación de grandes volúmenes documentales sin ningún tipo de tratamiento.

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 información se han diversificado y han evolucionado hasta el presente. Cada vez se hace más necesario conservar la documentación valiosa que permita a individuos y organizaciones desempeñarse cada vez mejor y enfrentar los incesantes cambios del entorno.
-El conocimiento se ha convertido entonces en un recurso intangible de gran valor para el desarrollo de las organizaciones, las que se enfrentan a una fuerte competencia condicionada por cambios tecnológicos y de la sociedad. Su gestión es un proceso que presneta paricularidades que lo distinguen de la gestión de recursos tangibles, dado por el hecho de
+El conocimiento se ha convertido entonces en un recurso intangible de gran valor para el desarrollo de las organizaciones, las que se enfrentan a una fuerte competencia condicionada por cambios tecnológicos y de la sociedad. Su gestión es un proceso que presenta paricularidades que lo distinguen de la gestión de recursos tangibles, dado por el hecho de
 que el conocimiento, por su naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los procesos de información y comunicación. Para la implantación de un sistema de gestión del conocimiento se requiere desarrollar una adecuada gestión de las teconologías, de los recursos
 humanos y de la información registrada en soportes documentales; de manera que ese conocimiento le permita a la organización captar los cambios del entorno y adaptarse a ellos.

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 El respeto a la estructura del fondo y al orden natural de los [[documentos]] en el interior del mismo es el respeto a la estructura que dicha institución dio en origen a los documentos que integran dichos fondos. Es por ello que para respetar el doble valor emanado de las características particulares de la génesis del documento de archivo, el archivero debe comenzar el tratamiento de la documentación por lo que se ha denominado fase de identificación. Esta fase consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o sea, se debe identificar con claridad tanto al sujeto productor de los documentos o formador del fondo (sus estructuras, funciones, competencias, facultades) y las categorías en las que se agrupan los documentos que conforman dicho fondo (los tipos y las series documentales)
-== Referencia ==
+== Referencias ==
 *<references />

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 El concepto de ciclo de vida de los documentos, se basa en la concepción de ''records management'', no considera al archivo histórico en la fase final de la vida del documento, ni la hace coincidir con el esquema de la estructura orgánica del sistema archivístico. Este enfoque ha generado, en los últimos años una nueva concepción denominada archivística integrada o archivos totales que abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de vida, el análisis de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un calendario de conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos esenciales, la organización y el tratamiento de los documentos, su eliminación o transferencia a los archivos definitivos.
-De manera general se considera que el documento de archivo transita por tres edades:
+De manera general se considera que el documento de archivo transita por tres edades:<ref>Ibídem </ref>
 *Edad activa: documentos con vigencia administrativa y con un alto grado de uso. Se conservan en los archivos de gestión o de oficina.
 *Edad semiactiva: los que continúan vigentes pero resultan de poca consulta, y se transfieren a un archivo general.

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 == Historia ==
-La [[Archivística]] de la Antigüedad y la [[Edad Media]] tenía un marcado carácter patrimonial y administrativo; a finales del [[siglo XVIII]], durante todo el [[Siglo XIX|XIX]] y buena parte del [[Siglo XX|XX]] se volcó al servicio de la investigación histórica. A finales de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del recordsmanager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término Record Management (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura.
+La [[Archivística]] de la Antigüedad y la [[Edad Media]] tenía un marcado carácter patrimonial y administrativo. Por otra parte, solo consideraba la participación de los archiveros en la gestión de los documentos cuando han perdido su valor administrativo y pasan a los archivos históricos. A finales del [[siglo XVIII]], durante todo el [[Siglo XIX|XIX]] y buena parte del [[Siglo XX|XX]] se volcó al servicio de la investigación histórica. A finezs de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del ''records manager'' (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término ''Record Management'' (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura.
-En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los profesionales que trabajaban con losdocumentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros.<ref>Gauchi Risso V. Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento. Revista Española de Documentación Científica [seriada en Internet]. 2012; 35(4): Disponible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/download/762/844. Consultada el 2 de agosto del 2013.</ref>
+En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros.<ref>Gauchi Risso V. Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento. Revista Española de Documentación Científica [seriada en Internet]. 2012; 35(4): Disponible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/download/762/844. Consultada el 2 de agosto del 2013.</ref>
-Desde entonces los gestores documentales han enfocado su actividad en facilitar el acceso a la información de los usuarios.
+Por otra parte, en el mundo anglosajón se ha desarrollado fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación (archives administration), y los archivos al servicio de las administraciones productoras de los documentos (records management).
 == Ciclo de vida de los documentos ==

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 == Historia ==
-La evolución de la [[Archivística]], antiguamente hasta nuestros días, ha estado caracterizada por su orientación profesional. En un primer momento la Antigüedad y la [[Edad Media]] estuvo al servicio de los grandes señores y su poder, con un marcado carácter patrimonial y administrativo. A partir de las décadas finales del [[siglo XVIII]], durante todo el [[Siglo XIX|XIX]] y buena parte del [[Siglo XX|XX]] se volcó al servicio de la investigación histórica. Finalmente, desde la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a prestar atención a las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, alcanzándose un cierto equilibrio, en tanto su actividad ha estado tanto al servicio de las necesidades de gestión como de la investigación, la historia y la cultura.
+La [[Archivística]] de la Antigüedad y la [[Edad Media]] tenía un marcado carácter patrimonial y administrativo; a finales del [[siglo XVIII]], durante todo el [[Siglo XIX|XIX]] y buena parte del [[Siglo XX|XX]] se volcó al servicio de la investigación histórica. A finales de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del recordsmanager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación deltérmino Record Management (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura. En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos comogestores documentales,
-Cada una de estas etapas, con sus características particulares fueron aportando un cuerpo teórico a la disciplina, al mismo tiempo que sus profesionales se enfrentaban a su tarea fundamental: facilitar el acceso a la información de los usuarios. A finales de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del records manager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término Record Management (Gestión de Documentos). En 1956  Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros.
+Desde entonces los gestores documentales han enfocado su actividad en facilitar el acceso a la información de los usuarios.
-Los cambios que han ocurrido en la archivística han estado condicionados por un extraordinario aumento de la actividad de las administraciones, la aparición de las más disímiles técnicas de producción y reproducción de documentos y, por consiguiente, la generación de enormes volúmenes documentales que han resultado muy difíciles de manejar e imposibles de conservar permanentemente. Como se ha apuntado, este estado de cosas condicionó el desarrollo, en el mundo anglosajón fundamentalmente, de dos grandes áreas de atención, muy delimitadas, en el campo de la archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación (archives administration), y los archivos al servicio de las administraciones productoras de los documentos (records management).
+En el mundo se ha desarrollado fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación (archives administration), y los archivos al servicio de las administraciones productoras de los documentos (records management).
 === Archivística clásica y Archivística actual ===