Conservación de documentos

Conservación de documentos Concepto: Protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los daños y el abandono.

Conservación de documentos. Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los daños y el abandono, incluye los métodos y técnicas desarrollados por el personal especializado.

Evolución histórica

La historia del libro casi coincide y tiene como punto de partida el inicio de la escritura humana, hecho que marcó para el hombre, según lo expresado por Engels, el paso de la barbarie a la civilización. Desde la antigüedad es conocida la voluntad del hombre de reunir objetos valiosos. Esta agrupación de objetos, al convertirse en colecciones requirió de grandes y apropiados espacios para su conservación y agrupación, y de la existencia de personas que preparaban, trataban, conservaban y administraban la documentación en las instituciones.

Se ha leído que en Grecia se conservaban los documentos en el Archeiun, en Roma en el Tabularium, donde los responsables de las diferentes administraciones depositaban allí sus documentos. En la Edad Media tras la caída de Roma, los archivos se caracterizaban por la itinerancia. Los gobernadores trasladan consigo sus documentos, sólo en ocasiones excepcionales la documentación se depositaba en monasterios o iglesia debido a que se temía por su conservación. Este tipo de práctica provocó la desaparición de un gran número de documentos, los antiguos papiros se colocaban en casilleros, los manuscritos de la Edad Media en cofres, más tarde se dispusieron los volúmenes grandes in folio en pupitres y allí se unían con cadenas. Luego los libros, devueltos a su libertad se colocaron en armarios a lo largo de las paredes, después se formaron recámaras y plantas enteras.

Los almacenes se separaron de la sala de lectura cuyas proporciones cada vez son mayores. Más recientemente, se han multiplicado las salas de lectura que se especializan y se coloca cerca de los almacenes especiales. A partir de la Revolución Francesa se elige un archivero nacional, que ha llegado hasta la actualidad como responsable de la política archivística. Sin embargo, es a los pueblos grecolatinos a quienes debemos el interés y la conciencia acerca de la importancia que tiene conservar la documentación para su manejo en el estudio sobre la humanidad.

Términos y definiciones

Acervo: Es una colección o conjunto de colecciones de un individuo o institución, o un fondo o un grupo de registros o un conjunto de ellos que forman un archivo. Las instituciones con acervos son las bibliotecas, archivos, instituciones educativas, históricas, religiosas, museos, órganos de gobierno y centros culturales. Colección: Es un conjunto de documentos seleccionados individualmente. Conservación curativa: Puede definirse como una acción sobre los efectos de la degradación. La intervención es directa y obligatoria sobre una colección o el objeto de la colección cuya integridad está amenazada.

Documento: Se utiliza genéricamente para designar todas las formas de libros, manuscritos, registros y otras clases de materiales que contienen información, u otro material con contenido intelectual, sin importar el medio o formato empleado. Fondo: Es un cuerpo de registros generados orgánica y naturalmente por medio de las acciones y transacciones de su creador, es decir, que tienen un origen y procedencia histórica común.

Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en ellos. En otras palabras, organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la conservación de las colecciones en el sentido más amplio.

Restauración: Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal especializado, responsable de reparar los daños causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de archivos y bibliotecas.

Planificación y establecimiento de prioridades

Es el proceso mediante el que se determinan las prioridades para el cuidado de las colecciones. Para esto, se establece un programa de preservación, que asegure la supervivencia de los fondos de las bibliotecas para el futuro. Las metas y las prioridades de un programa de preservación deben estar en concordancia con la misión de la institución. Un plan de preservación de largo alcance contiene las necesidades de preservación de la institución y una línea de conducta para resolverlas. Es una herramienta de trabajo. Contiene una evaluación de las necesidades, que identifica peligros del edificio, del almacenamiento, así como las condiciones de seguridad y acceso a las colecciones, entre otros aspectos, redactada con un lenguaje claro y sencillo.

Política de colecciones y preservación

La política de desarrollo de colecciones organiza y dirige los procesos de adquisición de materiales, administra su crecimiento y mantenimiento, señala la conveniencia del descarte; se basa en la misión institucional, define el alcance de las colecciones actuales e indica las colecciones a desarrollar. La primera decisión se toma en la selección, al decidir si agregar o no un título a la colección, la decisión dependerá de cada biblioteca y de sus objetivos. En la segunda, se decide cuánto tiempo conservar los documentos y ella debe tomarse con conciencia y responsabilidad sobre sus consecuencias.

Historia del papel como soporte de información

Su invención se le atribuye a los chinos en el año 105 d. n. e.  A diferencia de los portadores que le antecedieron, el papel es el resultado de un auténtico proceso de fabricación. En sus inicios se fabricaba de forma completamente manual y se utilizaba como materia prima cortezas, redes de pescar, cáñamo y trapos. También es conocido que los indios mayas y los aztecas fabricaron de forma independiente su propio papel con corteza de higo y otros árboles.

La materia prima fundamental para la fabricación del papel son las fibras celulósicas vegetales, la celulosa es el componente principal de las paredes de las células de las plantas mayores y comprende una tercera parte de la materia vegetal. Las telas de lino y algodón, rasgadas y maceradas, fueron las principales materias primas para la manufactura del papel por más de seis siglos. Estas fibras son consideradas nobles, pues constituyen celulosa casi pura y su densidad garantiza la resistencia del papel por la formación y el entrelazamiento de numerosas cadenas de hidrógeno.

Con el crecimiento de la demanda del papel, las materias primas llegaron a escasear, de manera que ya en el siglo XVIII se comenzaron a investigar otras fibras vegetales. No obstante, el lino y el algodón fueron las materias primas predilectas hasta mediados del siglo XIX, cuando se desarrolló la técnica para la obtención de celulosa, partiendo de fibras de madera. La fabricación de grandes cantidades de papel, utilizando la madera como materia prima fundamental, ha incidido en el detrimento de su calidad como portador de información. Los documentos de siglos pasados han durado hasta nuestros días por la calidad de la materia prima utilizada y un proceso de fabricación poco agresivo.

Los primeros intentos para obtener papeles estables, datan de fechas muy cercanas a la invención del papel. Los papeles comúnmente conocidos como papeles de calidad de archivo o estables tienen propiedades de alta permanencia y durabilidad. La permanencia es la propiedad de ser resistentes a la acción de agentes químicos de deterioro por las impurezas residuales del proceso de fabricación o agentes externos, y la durabilidad es la resistencia a la manipulación incorrecta.

Soportes utilizados por el hombre

El hombre en sus inicios confió su pensamiento a la memoria, más tarde, aprendió a recordar sus hechos e ideas, plasmándolas en arena, tierra y troncos de árboles, como paso inicial para grabarlos después en materiales más permanentes y hacerlos más duraderos, entonces comenzó a grabar sus ideas en diferentes soportes, utilizando para ellos diversos materiales, de origen mineral, animal, vegetal y diferentes técnicas, en correspondencia con el nivel de desarrollo alcanzado, entre dichos soportes utilizó:

• Piedra: Fue utilizada para hacer las primeras representaciones gráficas.

• Arcilla o barro: Fue utilizada en Mesopotamia a partir del año 2500 a.n.e. con el barro de arcilla húmeda se moldeaban tabletas rectangulares de tamaño que variaban de 2,5 hasta 40 cm., aunque la mayoría median solo la mitad en lo que se grababan los caracteres con ayuda de un punzón. Este tipo de documentos se conservaban envolviendo el contrato o carta con una delgadísima hoja de arcilla, se guardaban en cajas con una etiqueta señalando el contenido, tipo y cantidad de documentos.

• Madera: Fue usada de la misma forma que las tabletas de barro, pero con la novedad de recubrirlas con una capa de cera, lo que permitía grabar los caracteres con un estilte y borrar después lo escrito.

• Tabletas enceradas: Constituyó uno de los materiales empleados en la antigüedad por griegos y romanos. Se confeccionaban utilizando un rectángulo de madera con un marco, alrededor del mismo, sobre este se escribía con un estilo afilado. Para proteger una información de mucha importancia en lugar de cera, se solía echar yeso, ya que la información que le resultaba inservible las quemaba.

• Metales: Algunos metales como oro, plata, hierro, bronce, plomo y cobre, fueron muy utilizados para grabar en ellos textos litúrgicos y jurídicos, a los que se quería dar una larga vida, debido a su resistencia.

• Papiro: De origen egipcio. Se producía a partir del junco que crece abundantemente en los márgenes del Río Nilo. El junco se cortaba en finas láminas llamadas Kollema, que una vez secas y alisadas se unían entre sí, formando el soporte para la Escritura Kollemata. Por sus excelentes cualidades como Materia escriptórica, constituyó un importante vehículo para la difusión del pensamiento. Su celebridad fue debido al éxito con que sirvió para elaborar el primer material parecido al papel. Para conservarse se guardaban en estuches de madera o cuero, vasijas, etc.

• Pergamino: Su uso está documentado en el Egipto de la V dinastía, por lo que convivía con el papiro. Se obtiene a partir de las pieles de los animales, se sometían a diferentes tratamientos antes de considerarlos aptos para recibir la escritura. Por sus excelentes cualidades como materia prima escriptórica desplazo al papiro. Este nuevo soporte constituyó un importante vehículo para la difusión del pensamiento. Dotó de una mejor conservación al Libro manuscrito por ser muy resistente.

• Papel: Es el soporte de la mayor parte del material cultural de la humanidad, ya que resultaba de más fácil obtención, se obtenía de una Materia prima de desecho. Se calcula que el 94 % de la Información almacenada por el hombre, esta escrita sobre el papel, en sus inicios en forma de manuscrito, luego los Libros xilográficos y finalmente los impresos. Su calidad contribuye significativamente a la perdurabilidad del mismo. Su utilización como soporte gráfico tuvo su origen en China, a principios de nuestra era, y fue introducido en Europa por los árabes. En el siglo XI es el Soporte escriturano]] más utilizado, aunque el pergamino siguió siendo el material preferido cuando se trataba de documentos de mayor solemnidad.

Nuevos soportes

Con la invención de la imprenta aumentó considerablemente la producción de libros, lo que trajo la aparición de un nuevo soporte de información, el cual ofrece la posibilidad de almacenamiento de mayor cantidad de información en un menor espacio, así se habla de las Microfichas, Microfilm y Microformas.

• Microforma: Es básicamente una técnica fotográfica aplicada a la Reducción de los documentos. Ventajas de este soporte: Ahorro de espacio. Ahorro de elementos de archivo: armarios, estanterías, carpetas. Establece mecanismos de seguridad contra la pérdida de la información Facilita la duplicación y permite una distribución homogénea. Almacena información a gran velocidad. Es material resistente al paso del tiempo (100 años o más) en condiciones de almacenamientos ideales. Acceso rápido y consulta ágil. Facilidad de distribución.

• Microfilm: Es una lámina de emulsión gelatinosa sobre un soporte transparente y flexible que sustenta micronométricas partículas de Nitrato de plata, protegida por una fina lámina permeable de material transparente. Se presenta en forma de Película. Este formato se utiliza para conservar originales difíciles o de gran tamaño, como periódicos, manuscritos antiguos, planos. Es el formato más usual en archivos y hemerotecas.

• Microficha: Es una lámina de película de dimensiones normalizadas, en donde se imprimen, por medio de una cámara microfilmadora adecuada, las imágenes de los documentos. Entre sus ventajas está: reducción del espacio, servicio rápido para el usuario, posibilidad de crear copias, permite la reproducción rápida en papel, entre otras.

• Cintas de Video: El videotape es un medio todo electrónico, a diferencia de la película, que está formada por una serie de fotografías fijas que son evidentes a la visión, el videotape no revela nada al ojo humano. El mismo hay que rastrearlo electrónicamente y traducir su señal en sombras de luz y oscuridad en una pantalla de televisión.

• Disco Óptico: Se trata de un medio eficiente para almacenar información de tipo digital, que consiste en un disco metálico sobre cuya superficie se puede grabar y leer puntos, utilizando para ello un Rayo láser. Con el objeto de proteger esta superficie se utiliza una capa plástica transparente y en algunos casos, una cubierta tipo cartucho. Existen varias variantes como:

• Discos Compactos: Conocido también por CD- ROM, permiten presentar en un único soporte, información textual y no textual (imagen) y (sonido) gracias a la técnica de la digitalización. Está especialmente indicado para publicaciones bien estructuradas, como son las Bases de datos, Bibliografías y Obras de consulta y referencia. Actualmente es un soporte muy utilizado por las grandes bibliotecas para almacenar su información en las que se registran sus propias bases de datos.

• Word Write Once Read Many: son discos vírgenes sobre los cuales es posible grabar información una sola vez, pero pueden ser leídos muchas veces. Se encuentra en tamaños de 3,5", 51/4" y 11", con capacidad de almacenamiento entre 125 MB y 4,7 GB según su diseño y si utiliza o no las dos caras del disco.

• Regrabables: Son discos cuya operación es similar a los Diskettes magnéticos, es decir que el usuario puede grabarlos, leerlos y borrarlos cuantas veces desee.

• Digital Virtual Disc DVD: Esta tecnología aspira a ocupar el puesto de las anteriores e inclusive incursiona en otros campos como el almacenamiento de video y de sonido, su ventaja frente a los anteriores formatos de disco óptico radica en que funciona con un rayo láser de alta frecuencia, con una mayor cantidad de surcos por disco lo que aumenta en unas 5 veces la capacidad de los Cd-Rom.

Medio ambiente y almacenamiento

El Medio ambiente y los métodos de almacenamiento ejercen una gran influencia en la preservación de documentos. Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento, producen daños a las colecciones, por lo que el control ambiental y las buenas condiciones de almacenamiento constituyen la primera de todas las medidas preventivas.

La primera medida, cuando los documentos se reciben en el área de admisión y registro, es revisarlos, para comprobar su estado físico -buen estado o en estado de contaminación y deterioro.

En caso que los documentos se encuentren en buen estado, se procede al procesamiento analítico sintético de la información (PAS), por el personal del área de procesamiento. Si los documentos están en mal estado, se debe analizar el tipo de daño que muestran. Los daños pueden producirse por la acción de:

• Humedad
• Insectos
• Hongos
• Roedores
• Microorganismos
• Bacterias
• La incorrecta manipulación

Las condiciones de temperatura y humedad relativas a los depósitos, a largo plazo, ejercen un impacto significativo y perdurable en los materiales bibliográficos. Por lo tanto, es preciso que estas dos variables, que son interdependientes, alcancen niveles satisfactorios, tanto en los depósitos como en las zonas de lectura. El depósito al que se trasladan los documentos una vez procesados.

Factores externos

Entre los factores externos que afectan frecuentemente a los documentos se encuentran:

Temperatura La temperatura es la medida de una propiedad física que, en sí misma, no puede causar daños directos a los materiales. El daño a los objetos se produce por la exposición a temperaturas incorrectas, que pueden clasificarse en tres categorías diferentes:

• Temperatura demasiado alta: produce tasas aceleradas de deterioro en compuestos químicamente inestables.
• Temperatura baja: puede hacer que ciertos materiales se tornen quebradizos.
• Temperatura que fluctúa: puede hacer que ciertos materiales se fracturen o se delaminen.

La temperatura puede ser un factor determinante en la extensión de la vida útil de los objetos inestables como películas fotográficas o papeles ácidos. Mientras más alta es la temperatura, más rápido es el deterioro de las colecciones, "cuanto más baja la temperatura, más larga es la vida". Cada paso que se dé para mejorar el ambiente beneficiará, a la colección.

Humedad La humedad se clasifica en absoluta y relativa:

• Humedad absoluta: es la cantidad de agua sostenida como vapor en el aire. Se expresa como el peso de agua en un volumen determinado de aire.
• Humedad relativa (HR): se define como la cantidad de humedad que el aire sostiene a una temperatura determinada, en comparación con la que podría sostener.

Manipulación Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento producen rápidamente daños evitables a las colecciones. La manipulación normal de algún modo causa siempre daños inevitables, pero una manipulación incorrecta conduce pronto a daños serios e irreparables. Los libros se deben tratar con delicadeza. Es inevitable cierto deterioro en los libros por el uso: las tensiones que se producen con cada abrir y cerrar aflojan las costuras y los adhesivos, además de causar abrasión en los hilos, papeles y cueros que constituyen su cuerpo y sus tapas. Pero el usuario es el responsable de que este proceso sea más o menos acelerado. El lector puede provocar daños o evitarlos, en dependencia del cuidado con que manipule el libro durante su lectura.

Las bibliotecas crecen y muchas veces falta el espacio para los nuevos libros. Si éstos son forzados a entrar en las estanterías, se les comprime. Cada vez que se saque alguno del estante, varios sufrirán algún tipo de deterioro. Los documentos no deben retirarse del estante por el lomo, porque ello provoca que la encuadernación se desprenda. Los documentos que se encuentran a ambos lados del volumen deseado se deben empujar para retirar suavemente este último, tomándolo por ambos lados con el pulgar y los demás dedos. Al sacar el documento objeto de interés, se deben reajustar los restantes y colocar soporte en caso necesario. Al situarlo de nuevo, se procederá a aflojar el soporte y reinsertarlo con cuidado. Una vez concluida esta acción, se reajustarán los soportes. Al extraer del estante un documento de gran formato, almacenado horizontalmente, los volúmenes de encima se deben transferir a un tramo vacío o a un carrito para libros. Los documentos no se deben trasladar o cargar en pilas demasiado altas, para reducir al mínimo las posibilidades de que se caigan.

En caso de utilizar carritos para libros, estos deben ser fáciles de maniobrar, los libros pequeños estructuralmente fuertes deben colocarse en posición vertical.

Agentes biológicos Los agentes biológicos (hongos, insectos, roedores, etc.) pueden causar serios y, a veces, irreparables daños a los materiales bibliográficos (y a las instalaciones de las bibliotecas)

Es importante aprender a identificar las causas biológicas que originan la infestación, así como tomar medidas para prevenir y controlar los problemas antes de que lleguen a ser extensos.

Seguridad de las colecciones

No sólo el robo y el vandalismo afectan las bibliotecas sino también, fenómenos naturales, que pueden llegar a convertirse en desastres, así como otros daños que provocan una deficiente manipulación o la existencia de condiciones ambientales no favorables. La seguridad interna del edificio es importante, tanto durante como después de las horas de trabajo, por lo que se debe mantener un control estricto de las personas responsables, de las llaves del edificio y las llaves de entrada a las áreas donde se guarden materiales especialmente valiosos. Es necesario tener una lista de los que poseen llaves de estos espacios.

El acceso al depósito es limitado. Si algún personal de la biblioteca, necesita trabajar con las colecciones, se deberá anotar, en el libro de registro del personal que no está autorizado a permanecer en el depósito. Los datos más relevantes que debe recoger el libro son: nombre de la persona, día, hora de entrada y de salida.

En las bibliotecas, se recomienda instalar sistemas de detección y alarmas contra intrusos.

Los miembros del personal de la biblioteca deberán ir identificados, llevarán pases de seguridad en todo momento (solapines); además, es necesario llevar un registro control de la asistencia de usuarios, que se debe mantener al día. Los materiales bibliográficos deberán marcarse de forma que indiquen que son propiedad de la biblioteca. Para mayor seguridad, los usuarios dejarán sus carteras, carpetas, en la recepción. La sala de lectura requiere de un personal supervisor, que se encargue de controlar cuidadosamente la consulta de los materiales, para evitar que los mutilen, roben, marquen, etcétera.

Para consultar los materiales, las solicitudes se realizarán por escrito, mediante el llenado de los datos de la boleta; se recomienda retener una identificación del usuario hasta que termine de consultar los documentos. Es preciso que el personal técnico cuente los documentos y los revise con cuidado, antes y después del préstamo, para detectar evidencias de hurto, vandalismo o mutilación. Es necesario que exista un control de personas, tanto para los trabajadores como para los usuarios que asisten a la biblioteca a la salida de ella, donde se encuentra el custodio de la institución. Por ultimo, se realizarán recuentos anuales para detectar aparentes pérdidas, así como para comprobar que los documentos fueron correctamente colocados.

La seguridad de las colecciones, incluye medidas para combatir los daños por fuego, agua, guerras, fenómenos naturales y robos.

Durante mucho tiempo y en muchos casos, los Programas de conservación estuvieron enfocados hacia el estudio de las obras de arte exclusivas, así como a la arqueología y los monumentos. Inicialmente no se prestó la atención necesaria a los archivos impresos, libros, fotografías y películas, por lo que esas colecciones quedaron relegadas en importancia, lo que acarreó el deterioro y hasta pérdida de muchas de ellas. Las nuevas tecnologías y el desarrollo podrían finalmente preservar la inmensa cantidad de materiales, objetos y colecciones. Por otra parte, cada tipo de procedimiento acarrea sus propias particularidades, aumentando la responsabilidad de salvaguardar el Patrimonio cultural de la humanidad.

Numerosas son las definiciones dadas respecto a: la conservación, preservación, restauración, conservación preventiva, y curativa, a las cuales se hace necesario recurrir en esta investigación:

• Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en los mismos.

• Conservación: Comprende los planes y prácticas especificas, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los daños y el abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el personal técnico.

• Reparación: Comprende la ejecución de medidas sencillas de primeros auxilios. Las actividades a realizar son: limpieza, reencuadernación, restitución de pastas, restitución de hojas.

• Preservación: Organización y programación de todos los aspectos y actividades que afecten la conservación de colecciones en el sentido más amplio. El objetivo de esta actividad es prevenir el deterioro del documento. Las actividades a realizar son controlar el clima, la contaminación, la higiene. Según la ALA, citada por Ogden, 1998, se refiere a las actividades asociadas con el mantenimiento de materiales de bibliotecas, archivos o museos para su uso, en la forma física original o algún otro formato.

La conservación de los documentos en Cuba

En Cuba se han desarrollado actividades específicas encaminadas a tratar la conservación, una de ellas fue el Taller de Reparación de Libros desarrollado en el 2001 en el Instituto de Información Científica y Tecnológica IDICT, del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente , y por restauradores norteamericanos con la dirección de Jeanne Drewes, directora asistente para Acceso y Preservación de la Biblioteca de la Universidad del estado de Michigan, Estados Unidos.

Actualmente la Biblioteca Nacional José Martí desarrolla una política de digitalización de las colecciones, a través del fotografiado y escaneo de diversos documentos atesorados por la institución, rescatando y organizando de esta forma estos materiales.

Enlace externo

• Conservación documental

Bibliografía

• Fernández de Zamora RM. Acceso al patrimonio bibliográfico de México. México D.F: CONACULTA, 1998.

• Dereau JM, Clements DWG. Principios para la preservación y conservación de los materiales bibliográficos 1986. Madrid. Dirección General del Libro y Bibliotecas; 1988.

• Brandt A. Conservación preventiva: principales orientaciones, estrategias y métodos. IFLA J 1994; 20(3): 276-83.

Fuentes

• Archivos de la conservadora Lidia Cuba, trabajadora de la Biblioteca Municipal en Moa.
• Revistas, Infomed
• Decanato