Cuadro de clasificación

Cuadro de Clasificación Concepto: Representación gráfica o esquemática del accionar de una entidad u organización dada. Representa la estructura jerárquica resultante de la aplicación de un sistema de clasificación a los documentos de la institución, clasificándolos de lo general a lo concreto (desde el fondo documental a la serie documental), respetando el Principio de Procedencia. El fondo se subdivide en grupos o secciones (o clases) que representan las acciones o funciones de la entidad y a su vez se relacionan jerárquicamente entre sí.

Cuadro de Clasificación, o Esquema de Clasificación en correspondencia con la traducción al español del término en inglés “classification scheme”, constituye el elemento clave de cualquier Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). Es la agregación estructurada de expedientes, de acuerdo con buenas prácticas, que reflejan las funciones de la actividad en cuestión de una entidad u organización. Define el modo en que los documentos electrónicos de archivo se organizarán en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes.

Definición

Michael Roberge define el cuadro de clasificación como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos.

Principios

La elaboración del cuadro de clasificación se basa en cuatro principios básicos:

• Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica. Delimitado así el fondo, queda fuera cualquier otro de procedencia ajena.
• Unicidad: los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.
• Estabilidad: el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.
• Simplificación: la simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

Modelos

En correspondencia ciertos Sistemas de Clasificación bien definidos, para la elaboración de un cuadro de clasificación se pueden establecer cuatro diversos modelos, dependiendo de la necesidad preexistente en cada institución y/o archivo a tratar:

• Cuadro de clasificación orgánico: tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada organización (organigramas) en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, cambiantes estructuralmente de acuerdo con sus propias necesidades, de esta forma permite la modificación y/o actualización constante del cuadro de clasificación.
• Cuadro de clasificación funcional: este modelo se encuentra ligado con las funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico partiendo de lo misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario y terminando en las actividades propias encomendadas a cada unidad administrativa. Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos. En cuanto a su elaboración este modelo tiene una debilidad bastante clara, parte de las funciones actuales o para cada momento del desarrollo institucional de la organización, estableciendo cronologías e impidiendo la relación de la documentación activa, semi-activa e histórica y restringiendo el diseño de un modelo común o tratamiento estándar para todas las fases de archivo, dando lugar a que su aplicabilidad por lo regular sea para fondos acumulados sin querer decir que este modelo no funcione en otro tipo de fondo.
• Cuadro de clasificación orgánico-funcional: este modelo ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, como la opción más válida al interactuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y sub-series) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en dos puntos fundamentales: el primero, es que sólo registra las series que le corresponden a cada oficina de acuerdo a unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series que no se encuentren registradas en el propio cuadro y segundo, su actualización y/o modificación es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra.
• Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos: este último modelo se caracteriza por ser una variación del cuadro funcional, cuya flexibilidad permite la interacción de todas las unidades administrativas al ser un único cuadro, presenta el consolidado de series (generales y específicas). Posee una visión global (secciones y subsecciones), permite compartir información (procedimiento y trámites comunes), hablar el mismo idioma (conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar modificaciones ante la eventualidad de cambios organizacionales, garantizando estabilidad en el tiempo. Su aplicabilidad puede ser para fondos abiertos, cerrados o acumulados al integrar la totalidad de la documentación, sea esta administrativa o histórica e independiente de su fecha de producción y cronología. En cuanto a la debilidad del modelo se encuentra en su implantación la cual es un poco lenta, al requerir verificación constante y formación permanente en su aplicación para todo el personal directivo, asesor, profesional, técnico y auxiliar.

Estructura

El cuadro de clasificación, según MoReq se compone de tres elementos o clases y las unidades documentales en la clases más baja en la jerarquía del cuadro.

• Fondo: es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
• Sección: es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
• Serie: es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento. Se refieren a un tema específico.
• Unidad Documental: elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento (simple) o por varios que formen un expediente (compuesta).

• Unidad Documental Compuesta (Expediente): unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

• Unidad Documental Simple (Documento): es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.

Elaboración

El cuadro de clasificación debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgánico-funcionales de los sujetos productores.

Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, se deben tomar en consideración:

• Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad.
• Los esquemas de clasificación existentes.
• Los recursos con se cuenta para ello.

Para la correcta formulación de un cuadro de clasificación, como actividad clave dentro la gestión de documentos, se divide el proceso en dos etapas:

• Primera etapa: se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.

• Identificación: consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento debe contemplarse:

• Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la organización en cuestión.

• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.

En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.

• Jerarquización: consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación o “relación”, el cual ha de distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes, para ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.

• Codificación: la utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.

• Segunda etapa: consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del Cuadro General de Clasificación Archivística:

Validación: se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para el cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.

• Formalización: atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva formalización, difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.

• Supervisión y asesoría: es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del cuadro general de clasificación archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten.

• Capacitación: se refiere a las necesidades de especialización en la capacitación, aplicación de operaciones y procedimientos del cuadro general de clasificación archivística.

Aplicación del Cuadro de Clasificación

Contando con un cuadro de clasificación bien estructurado de acuerdo a las correspondientes normas descriptivas y de procedimientos, la institución tiene a su merced una poderosa herramienta que le posibilita organizar los documentos de archivo que gestiona dentro del espacio físico de conservación, temporal o definitiva, le permitirá agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio. Facilita la localización conceptual de la documentación, o lo que es lo mismo el acceso a la información contenida en el acervo documental a la vez que también facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

En los Sistemas de Gestión Documental existe cierta flexibilidad respecto a la utilización o no de un cuadro de clasificación. Tal es así que quienes desarrollan estos sistemas dejan el tema a consideración de la institución que decida utilizar sus servicios, o sea, esta posibilidad se deja “abierta” al criterio de la organización en cuestión. Es válido destacar que la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, si no son de gestión de documentos de archivo, casi nunca legan a utilizar un cuadro de clasificación.

El correcto funcionamiento de una entidad u organización determinada en gran medida depende de una adecuada gestión de la documentación, mientras que esta última debe seguir ciertos requisitos dentro de los cuales se destaca el requisito de "acceso y disponibilidad de los documentos, el cual obliga al sistema a que los documentos que gestiona puedan ser recuperados, presentados e interpretados cuando se requiera. Para dar cumplimiento a esto se precisa de una eficiente descripción (Norma ISAD(G)) y clasificación (Cuadro de clasificación) de dichos documentos", teniendo entonces al Cuadro de clasificación como instrumento clave dentro del proceso de gestión de documentos.

Fuentes

• Comunidades Europeas. Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq. Cornwell Affiliates plc, 2001.[1]
• Cruz Mundet, José Ramón, Manual de archivística. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 28027, Madrid, 2nd Edition, Julio 1996. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, ISBN 8.1-86168-94-5. Ediciones Pirámide, ISBN 83-368-0860-6.
• Mena Mugica, Mayra. Gestión Documental y Organización de Archivos, volume I. Editorial Félix Varela, 1st Edition, 2005. ISBN 959-258-950-X.
• Heredia Herrera, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. Diputación Provincial de Sevilla, 5th Edition, 1991. ISBN 84-7798-056-X.
• Sierra Escobar, Luis Fernando. Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificación Documental (CCD). Revista Códice, Universidad La Salle, Colombia, 2(002):83-96, Julio 2006. ISSN 1794-9815.[2]
• Archivo General de la Nación de México. Cuadro general de clasificación archivística. Instructivo para su elaboración, 2004.