Estado de situación (contabilidad)
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Estado de situación. También llamado Balance general es uno de los estados principales de la Contabilidad. Es un estado de naturaleza contable que nos muestra una visión general del patrimonio de la Empresa. El Estado de Situación ofrece como se encuentra la estructura económico–financiera de la entidad en un momento determinado.
Sumario
Estructura Económica
La estructura económica se materializa en los Activos los cuales se clasifican en cinco grandes grupos que aparecen en el balance ordenados de acuerdo a su grado de disponibilidad como sigue
- - Activo Circulante
- - Activo a Largo Plazo
- - Activo Fijo
- - Activo Diferido
- - Otros Activos
Dentro del grupo de Activo Circulante las cuentas que lo conforma también se ordenan atendiendo a su grado de disponibilidad. En primer lugar se ubicarán las distintas cuentas de Efectivo, a continuación las Cuentas y Efectivos por Cobrar y finalmente las de Inventario.
También el Activo Fijo tiene determinada forma de presentación. Primeramente se ubicarán los Activo Fijos Tangibles con sus correspondientes valores de depreciación a continuación los Activos Fijos Intangibles con sus correspondientes valores de amortización y finalmente los Activo Fijo Financiero.
La estructura financiera se plasma mediante el Patrimonio y los Pasivo, este último a su vez se clasifica en cuatro grandes grupos que se presentan en el Balance de acuerdo a su grado de exigibilidad. Por lo tanto la apertura y ordenamiento de la estructura financiera es como sigue:
- - Pasivo Circulante
- - Pasivo a Largo Plazo o Fijo
- - Pasivo Diferido
- - Otros Pasivos
- - Patrimonio
También dentro del Pasivo Circulante las cuentas que en él intervienen se ordenarán atendiendo a su grado de exigibilidad. Primeramente aparecerán las Cuentas y Efectos por Pagar, a continuación las Obligaciones de carácter externo, después las de carácter interno y finalmente las distintas provisiones que se crean por la empresa con el fin de garantizar dichos recursos para cualquier situación de contingencia.
El Estado de Situación no es más que la desagregación de la expresión que rige el principio de la partida doble y sobre la cual se fundamenta toda la contabilidad, es decir, la ecuación A = P + C (Activo = Pasivo + Capital).
Bajo este principio a través del Estado de Situación se representan los saldos de todas las cuentas reales en el momento en que se confeccione. Esta función del Estado de Situación es a la vez una limitante de éste debido a que el saldo de una cuenta en un momento determinado no nos permite conocer cual ha sido la dinámica de la empresa durante el periodo que se analiza.
A modo de ejemplo en el balance aparecerán los saldos del Efectivo de las Cuentas por Cobrar y por Pagar y otras muchas más sin embargo no muestra todo el movimiento del efectivo, el volumen de facturas emitidas los compromisos contraídos, el volumen de todos los cobros y pagos efectuados durante el periodo, etc.
Por tales razones podemos decir que el Estado de Situación es un estado “estático”. Sin embargo la propia Contabilidad ha creado los métodos que permiten soslayar esta limitante.
Con la simple comparación de dos estados estáticos consecutivos podemos obtener las variaciones que han ocurrido entre esos dos Estados de Situación durante ese periodo. Esta comparación no ofrecerá información acerca de cómo han variado los saldos de estas cuentas pero aun no es capaz de materializar todo los movimientos que han ocurrido en dichas cuentas, e decir cuales han sido los monto de sus débitos y créditos.
Sin embargo para solventar esta dificultad la contabilidad también ha elaborado un conjunto de técnicas a través de las cuales nos permiten analizar y conocer cuales han sido dichos comportamientos. Esta información la podemos obtener a través de un conjunto de estados tales como el Estado de Resultado; mediante el cual conoceremos como han sido los movimientos de las operaciones de la empresa para la obtención del Beneficio del Periodo; y los estados complementarios como el Estado de Origen y Aplicación de Fondos que nos permitirá conocer cuales han sido las fuentes de recursos y en que han sido utilizadas o aplicadas, y el Estado de Flujo de Caja o Cash – Flow que nos mostrará como han sido los flujos o corrientes de efectivo como resultado de las operaciones de la empresa.
El Estado de Situación es un estado cuya emisión y utilización es de uso tanto interno como externo.
La elaboración de este estado varía en el caso de la presentación o no de determinadas cuentas en dependencia del momento en que el mismo se confecciona.
Las cuentas:
- - Pago a Cuenta de las Utilidades.
- - Recursos Recibidos para Inversiones Materiales
- - Donaciones Recibidas
- - Utilidad del Periodo
- - Pérdida del Periodo
Solo aparecerán en los estados anteriores al cierre del periodo. La Cuenta:
- - Utilidades Retenidas
Solo aparecerá al final del periodo si existen utilidades pendientes de distribuir.
Las Cuentas de Inventarios deberán aparecer analizadas por:
- - Materia Prima
- - Inventarios para Insumo
- - Mercancías para la Venta
- - Producción Terminada
- - Etc.
Estado de Origen y Aplicación de Fondos
El Estado de Origen y Aplicación de Fondos es una herramienta más del Análisis Económico Financiero a través del cual se obtienen las variaciones que han ocurrido en las masas patrimoniales de una empresa mediante la comparación de las mismas entre dos ejercicios contables con el fin de determinar cuales han sido las fuentes que se han generado en dicho periodo de tiempo como resultado del ciclo de explotación de la empresa y en que han sido aplicadas o usadas las mismas.
Dicho en otras palabras cuales han sido los fondos o los recursos económicos - financieros que ha generado la empresa producto de su gestión y en que han sido aplicados o utilizados los mismos. De ahí su importancia para conocer si nuestra actividad ha sido desarrollada con la eficiencia esperada y que los resultados económicos obtenidos respondan a los objetivos y estrategias económico – financiera que se haya trazado la empresa.
Una gran mayoría de autores califican a este estado como estado de origen y aplicación del fondo de rotación. Este planteamiento se basa en el hecho de que todas las variaciones de las masas patrimoniales se van a ver materializadas en el corto plazo, es decir, en el Circulante de la empresa o lo que es lo mismo en su Fondo de Rotación o Capital de Trabajo hasta tal punto que las variaciones que ocurren en éste quedan explicadas tanto por las propias variaciones de los elementos del propio circulante como de las restantes masas que componen la estructura económica financiera de la empresa.
El Patrimonio de forma global puede ser representado a través de la ecuación fundamental de la contabilidad A = P + C que a su vez es la forma en que se materializa el método de la Partida Doble sobre el cual se basa el registro de cualquier operación contable. Por lo tanto toda transacción contable se verá materializada en esta ecuación a través de variaciones de forma compensatoria entre las masas que la componen.
Con el objetivo de hacer más comprensible lo expresado en el párrafo anterior, podemos descomponer esta ecuación en las principales masas en que se desagregan el Activo y el Pasivo. Consideraremos pues para el Activo las sumazas de Circulante y Fijo y para el Pasivo las de Circulante y Fijo o a Largo Plazo. De esta forma la ecuación fundamental puede descomponerse como sigue:
AC + AF = PC + PF + C
Para poder explicar el basamento teórico de este Estado partiremos de la anterior ecuación y evaluemos la misma para un determinado periodo contable cualquiera como el punto de partida o punto cero (0). Por lo que el valor de esta ecuación en dicho punto sería como sigue:
AC(0) + AF(0) = PC(0) + PF(0) + C(0)) (a)
Transcurrido un periodo de tiempo cualquiera, es decir un año el nuevo valor de dicha ecuación en estos momentos sería como sigue:
AC(1) + AF(1) = PC(1) + PF(1) + C(1) (b)
Entre el periodo (0) inicial y el periodo (1) final cada uno de los componentes de la anterior expresión pudieron sufrir variaciones es decir incrementos o disminuciones como consecuencias de las diferentes operaciones contables ocurridas durante ese periodo de tiempo.
Si a los posibles incrementos los denotamos por el símbolo y las disminuciones por el símbolo la expresión de cada uno de los elementos de la expresión (b) pudiera plantearse de la siguiente forma:
AC(1) = AC(0) + AC - AC
AF(1) = AF(0) + AF - AF
PC(1) = PC(0) + PC - PC(c)
PF(1) = PF(0) + PF - PF
C(1) = C(0) + C - C
Sustituyendo las expresiones (c) en (b) dicha la nueva ecuación resultante (d) sería como sigue:
AC(0) + AC - AC + AF(0) + AF - AF = PC(0) + PC - PC +
PF(0) + PF - PF + C(0) + C - C
Esta última ecuación corresponde a la misma expresión (b) es decir la situación contable de dicha empresa al final del periodo. Si a esta expresión se le resta la situación contable al inicio que quedó expresada mediante la ecuación (a) el resultado sería como sigue:
AC - AC + AF - AF = PC - PC + PF - PF + C - C
Si a la ecuación anterior se le efectúan las correspondientes transposiciones de términos con el objetivo de que toda la ecuación quede con signos positivos la nueva ecuación resultante quedaría de la siguiente forma:
AC + FC + PC + PF + C = AC + AF + PC + PF + C
Si se observa esta última expresión nos podíamos dar perfectamente cuenta que en el término de la izquierda aparecen las fuentes u orígenes mediante los cuales se crean o se incrementan los fondos de la empresa, es decir:
C = incremento del Capital o Patrimonio
PF = incremento del Pasivo Fijo
PC = incremento del Pasivo Circulante
AF = disminución del Activo Fijo
AC = disminución del Activo Circulante
Mientras que en el término de la derecha por lo tanto aparecerá las aplicaciones o destinos que han tenido los correspondientes orígenes que son:
AC = incrementos del Activo Circulante.
FC= incrementos del Activo Fijo
PC = disminución del Pasivo Circulante
PF = disminución del Pasivo Fijo
C = disminución del Capital
De esta forma queda explicado como en una empresa se origina y como se aplican los fondos que producto de su gestión se van creando y aplicando con el fin de garantizar el proceso productivo de la misma.
Es por ello la importancia que tiene para en el análisis económico – financiero la información que nos suministra el Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
A continuación se muestra una forma de elaborar el Estado de Origen y Aplicación de Fondos a través de una hoja de trabajo y posteriormente aparece el esquema que se plantea en la Resolución 10 /97 del Ministerio de Finanzas y Precios.
Estado de Costo de Producción de la Mercancía Vendida
Este Estado tiene como objetivo mostrar como se ha determinado el monto del costo de la producción elaborada, de los servicios prestados o de las operaciones comerciales de un ejercicio económico. Es también un Estado de naturaleza contable. La información que brinda comprende el total de gastos así como las variaciones correspondientes a las cuentas que intervienen en las diferentes etapas del proceso productivo. De ahí también su carácter dinámico.
Para la confección de este estado se parte primeramente del total de Gastos incurridos por los diferentes elementos de uso obligatorio establecido por la Resolución Conjunta JUCEPLAN – CEF – CEP de 18-02-89 y después modificada por la Resolución No, 25 de 23-6-97 del Ministerio de Finanzas y Precios, por lo que la agregación de los distintos tipos de gastos se efectuará en los siguientes elementos:
- - Materias Primas y Materiales
- - Combustibles
- - Energía
- - Salarios (todas las remuneraciones a partir del fondo de salarios)
- - Otros Gastos de la Fuerza de Trabajo (Subsidios, Contribución a la Seguridad Social e Impuesto Fuerza de Trabajo).
- - Depreciación y Amortización
- - Otros Gastos Monetarios
Estos elementos se analizaran por las siguientes Cuentas:
- - Producción en Proceso
- - Gastos Indirectos de Producción
- - Gastos Generales y de Administración
- Gastos Diferidos a Corto Plazo
- - Gastos Diferidos a Largo Plazo (excepto los procedentes de inversiones materiales).
- - Gastos de Distribución y Ventas
- - Gastos de Operaciones
- - Otros Gastos
Esta información es aconsejable presentarla en anexo a este estado en forma de tabla donde las filas correspondan con los elementos del Gasto y las columnas con las diferentes cuentas.
Según el esquema que plantea la Resolución 10-97, la primera información que aparece en este Estado es el Total de Gastos por Elementos.
A este total se le deducirán un conjunto de gastos que por su naturaleza no forman parte directa del proceso productivo entre los que se encuentran:
- - Otros Gastos
- - Gastos Diferidos a Corto y a Largo Plazo
- - Gastos de Distribución y Ventas
- - Gastos Generales y de Administración
Estas deducciones se efectúan con el fin de que solo formen parte del Costo aquellas partidas directamente vinculadas a la actividad principal de la empresa.
El primer paso de todo proceso productivo radica en la entrada a Proceso de todos los recursos que intervendrán en la producción o en la prestación de servicios. Contablemente esta operación consiste en cargar a la Cuenta Producción en Proceso bien sea Principal o Auxiliar, todos los gastos que se van incurriendo según la agregación por elementos anteriormente planteada.
Una vez concluida la producción todos los valores creados se traspasarán contablemente a la Cuenta de Producción o Servicios Terminados. Sin embargo puede que al concluir un ejercicio contable supongamos al cierre del mes no toda la producción en proceso este concluida, y por lo tanto, solo pueda pasar a Producción Terminada la que haya concluido todo su proceso. También como resultado del proceso productivo puede que se originen lo que suele llamarse Producciones Intermedias.
Estas producciones intermedias podrán tener dos formas de tratamiento contables:
- - Mantener estas producciones intermedia terminadas en centros de Costo específicos de la cuenta Producción en Proceso.
- - Registrar la producción intermedia terminada en una cuenta especifica de inventario.
Según sea el método adoptado así será el tratamiento que se le da en el Estado de Costo.
Siguiendo este mismo procedimiento, en el Estado de Costo se irán efectuando aumentos y disminuciones tomando en cuenta el movimiento de la producción para las entidades dedicadas a las actividades de elaboración de productos o prestación de servicios.
Primeramente aparecerán los movimientos de las Producciones Intermedias tanto las que se destinen al insumo o al autoconsumo como las que tengan otros destinos distintos a cargos por costo o créditos de producción. En este punto aparece un primer elemento de costo denominado Costo de la Producción Total.
El siguiente paso corresponde por el orden lógico a las variaciones de los saldos de las cuentas de Producciones en Proceso tanto las Principales como las Auxiliares destinadas al insumo o al autoconsumo. A continuación se detallarán los aumentos o disminuciones producidas por otros conceptos distintos a cargos por costo o créditos por producción. Estas variaciones se deducen del Costo de la Producción Total para obtener el Costo de la Producción Mercantil.
Finalmente a este costo se le deducirán las variaciones de los saldos de las cuentas de Inventario de la Producción Terminada y seguidamente las referidas por aquellos conceptos distintos a cargos por producción y créditos por entregas para obtener el Costo de la Producción Vendida.
Las entidades que se dediquen a las Actividades Comerciales les corresponde confeccionar el Estado de Costo de las Mercancías Vendidas. Este estado parte de la información de las Compras de Mercancías para la Venta deduciéndole las variaciones de los saldos de las cuentas de Inventario correspondientes a las Mercancías para la Venta y también por los conceptos distintos a cargos por compras y créditos por entregas. También se deducirán los Descuentos Comerciales e Impuestos obteniendo finalmente el importe del Costo de la Mercancía Vendida.
Estado de Movimiento de la Inversión Estatal
El Patrimonio o Capital es mas que los Recursos Propios con que cuenta una empresa para emprender o desarrollar un negocio.
Por tales motivos el análisis de esta masa patrimonial constituye uno de los principales aspectos a tener en cuenta en el Análisis Económico – Financiero de la empresa.
El objetivo fundamental de cualquier empresa esta encaminado en hacer crecer su Capital o Patrimonio y con vistas a ello la empresa se esfuerza y trabaja para lograr tales incrementos.
Cualquiera para conocer si se ha cumplido este objetivo tomaría los saldos de esta cuenta al inicio y al final del periodo y si se observa incremento afirmaría que el objetivo se ha cumplido. Sin embargo realmente esta simple comparación no es suficiente pues no precisamente una variación positiva en los saldos significa que realmente el Capital o Patrimonio haya crecido. De igual forma ocurriría en caso de una disminución en su saldo.
El saldo de esta cuenta puede variar por muchas razones por lo que para poder afirmar cualquiera de las dos hipótesis anteriores no queda otra alternativa que analizar cuales han sido los movimientos de esta cuenta por sus correspondientes causales, o lo que es lo mismo por que concepto esta cuenta se ha debitado y acreditado durante el período objeto de análisis.
Este es el principio y la importancia de este estado de naturaleza contable y que por las características anteriores nos encontramos ante un estado dinámico de uso tanto interno como externo.
Ante todo debemos detenernos y analizar primeramente cuales son las fuentes que nutren esta cuenta y de que forma se adquieren.
El Capital o Patrimonio de una empresa tiene dos posibles fuentes: una externa y otra interna. Las fuentes externas están constituidas por los recursos asignados por el Estado a las entidades para desarrollar sus actividades o las aportaciones de bienes materiales o de efectivo que efectúan los propietarios o terceros, en forma de subvenciones tanto para el inicio de una nueva empresa o a modo de ampliación, Las fuentes internas corresponden a las retenciones que hace la propia empresa de los excedentes obtenidos de los resultados favorables de su gestión con vistas a garantizar el crecimiento de la misma.
Esta última forma de crecimiento también recibe el nombre de autofinanciación la cual puede también tener dos objetivos específicos.
Una de ellas es la autofinanciación por enriquecimiento que sería la parte de las ganancias que la empresa destina a la creación de Reservas y la otra sería la autofinanciación para mantenimiento que correspondería a la parte de las ganancias que la empresa retiene con el objetivo de crear Provisiones.
La autofinanciación para mantenimiento tiene entre sus fines el de conservar el valor real del Patrimonio o Capital invertido de la entidad, su nivel de competencia y la posibilidad de mantener un adecuado nivel de Beneficios en períodos futuros para la empresa. La determinación de estas provisiones ha de ser antes de determinar el resultado final del ejercicio económico a fin de que muestre efectivamente la Utilidad a repartir sin afectar el futuro desenvolvimiento de la empresa.
Por otra parte, la autofinanciación por enriquecimiento tendrá como objetivo la de crear las condiciones para la expansión de la empresa, para lograr incrementar su eficiencia y su nivel de productividad. Esta autofinanciación por lo general requerirá incrementar en la mayoría de los casos la capacidad de producción así como la gestión de los recursos necesarios para lograr dichos niveles de producción.
También se podrá lograr mediante la sustitución de Recursos Ajenos como fuente de financiamiento por la de Recursos Propios. Por esta vía no se requerirá de incrementos en su estructura económica sino simplemente de un cambio en su estructura financiera que satisfaga los objetivos de crecimiento de la empresa.
La cuenta de Patrimonio por sus propias características y su función dentro de la empresa también esta sujeta a determinados movimientos es decir débitos y créditos como resultado de distintas operaciones en las que ella interviene.
Entre las principales operaciones se tienen:
- - Las altas y bajas de Activos Fijos cualesquiera que sean los motivos que las hayan provocado, así como los ajustes por avalúos o tasaciones o por sobrantes o faltantes.
- - Operaciones relacionadas con el proceso inversionistas de cualquier Activo que conlleven afectaciones al Patrimonio.
- - Traslado de saldos de determinadas cuentas que por sus características son utilizadas en operaciones durante el período contable y que al final de éste sus saldos se traspasan al Patrimonio.
Estas cuentas son:
- - 619 Recursos Recibidos para Inversiones Materiales<
- - 620 – 629 Donaciones Recibidas
- - Ajustes como resultado de reestructuraciones administrativas.
Por tales motivos se aconseja la apertura de subcuentas o análisis que permitan la clasificación de todos estos movimiento a fin de facilitar la confección de éste Estado teniendo en cuenta la existencia de sistemas automatizados para el procesamiento de los Estados Contables.
