Hoja de trabajo

La Hoja de Trabajo.

La Hoja de Trabajo. Es un instrumento de que se vale en la contabilidad, borrador extracontable, donde se resume la información antes de operar en los Libros y es de gran ayuda para formular losEstados Financieros.

Consideraciones de las Hojas de Trabajo.

• Este borrador facilita la agrupación, el análisis y el ordenamiento de todas las cuentas que conformaran la Contabilidad, así como también permite formular los Asientos de Ajustes y los de Cierre antes de asentarlos en el Libro Diario, además representa una guía que permite al Contador la elaboración de los Estados Financieros.
• Esta Hoja de Trabajo no es obligatorio llevarla, pero la mayoría de las empresas la utilizan debido al gran beneficio que representa; generalmente está formado por 12 columnas .

Forma y Contenido.

• La estructura de la Hoja de Trabajo es la siguiente: El espacio grande (a la izquierda) permite anotar el nombre de las cuentas, luego le siguen una serie de columnas (12 en total) que las utilizaremos destinando 2 columnas para cada uno de los siguientes conceptos:

1. -Balance de Comprobación
2. -Ajustes
3. –Balance de Comprobación Ajustado
4. –Costo de Venta
5. –Ganancias y Pérdidas
6. –Balance General.

Mecanismo para su elaboración

Balance de Comprobación

• Las dos primeras columnas las utilizaremos para formular el Balance de Comprobación con los saldos que muestran las Cuentas del Mayor General a la fecha de cierre; este Balance es conocido como Balance de Comprobación No Ajustado, ya que algunas cuentas no muestran el saldo correcto que deben tener a esta fecha, y por lo tanto deben formularse los asientos de ajuste pertinentes.

Ajustes

• A los ajustes se les destinan dos columnas, una para el Debe y otra para el Haber; aquí pasaremos los ajustes que consideremos necesarios.
• El Balance de Comprobación anterior nos ayuda bastante en la formulación de estos ajustes; al analizar las cuentas podemos determinar cuáles de ellas necesitan ajustarse; claro está, debemos buscar otra información que no nos lo va a suministrar este Balance; por ejemplo: si aparece la Cuenta Seguro Pagado por Anticipado, tenemos que determinar en qué fecha fue adquirida la Póliza de Seguro para poder calcular cuál es el [Gasto de Seguro]] del Ejercicio y proceder a formular el ajuste.
• Si aparecen Cuentas de Activo Fijo Edificio, Mobiliario, Vehículos, tenemos que conocer por cuál método se está depreciando y determinar cuál es el Gasto de Depreciación de cada uno de ellos que corresponde al Ejercicio, para poder formular los ajustes necesarios.
• Cuando procedemos a pasar estos ajustes a la Hoja de Trabajo, tenemos que estar pendiente de si las cuentas que se cargan o que se abonan aparecen o no en el Balance de Comprobación. Si las cuentas que se cargan y las cuentas que se abonan aparecen en el Balance de Comprobación, anotaremos en las líneas respectivas las cantidades que le corresponden en la columna de los ajustes; si no aparecen, las agregamos en la parte de abajo y le formulamos los cargos o los abonos que le corresponden.
• Una vez formulados todos los ajustes sumamos las columnas del Debe y del Haber y éstas deben ser iguales, ya que en cada Asiento de Ajuste debe existir el equilibrio entre cargos y abonos.
• Una sana práctica es colocar un número pequeño a cada cuenta que se vaya ajustando, señalando el número de ajuste al que corresponde; esto nos ayuda a precisar en cualquier momento algún error cometido.

Balance de Comprobación Ajustado

• Aquí irán las cuentas: las que ameritaron ajuste con el saldo ajustado que le corresponde, y las que no hubo necesidad de ajustarlas con el saldo que traen. Sumamos las columnas del Debe y del Haber y debe existir el equilibrio entre ellas. Este Balance de Comprobación Ajustado será el que nos servirá de base para formular los Estados Financieros.

Costo de Venta

• Utilizaremos 2 columnas para la determinación del Costo de Venta y aquí irán única y exclusivamente las cuentas necesarias para su determinación.

• Las Cuentas Deudoras las colocaremos en el Debe y las Acreedoras las colocaremos en el Haber, incluyendo aquí el Inventario Final de Mercancías necesario para la determinación del Costo de Venta. El Costo de Ventas resulta por la diferencia entre los totales de los cargos menos el total de los abonos. El Costo de Venta siempre será de naturaleza deudor y lo colocaremos en la columna del Haber para balancear las columnas y proceder a cerrarlas.

Ganancias y Perdidas

• Aquí colocamos todas las Cuentas de Egresos: tanto de Gasto como el Costo de Venta determinado en las columnas anteriores, éstas irán por el Debe y todas las Cuentas de Ingresos las colocaremos por el Haber. Sumamos la columna de Debe y la columna del Haber y la diferencia entre ellos nos dará la utilidad o pérdida del Ejercicio:

• Una vez determinada la Utilidad o Pérdida del Ejercicio colocamos esta cantidad en sentido inverso, simplemente para cuadrar las columnas y proceder a cerrarlas; ejemplo si nos da la Utilidad (los Ingresos superan a los Egresos), esta Utilidad la colocaremos por el Debe para cuadrar las columnas.

Balance General

• Aquí les corresponde a todas las Cuentas de Activo (Debe), Pasivo y Capital (Haber) y a todas las Cuentas de Valoración y de Orden. Debemos estar pendiente de incluir el Inventario Final de Mercancías que constituye un Activo Circulante a esta fecha y la Utilidad o Pérdida del Ejercicio que irá a aumentar o disminuir el Capital; si es Utilidad aumenta el Capital por lo tanto irá por el Haber, y si es Pérdida disminuye el Capital, por lo tanto irá por el Debe. Sumamos la columna del Debe y la del Haber y éstas deben ser iguales.
• Finalizada esta Hoja de Trabajo, corregida y analizada, quedando seguros de la eficacia del trabajo, este borrador nos permite realizar correctamente los Asientos de Ajuste y de Cierre en el Diario General y luego formularemos los Estados Financieros Clasificados, sirviéndonos este borrador de guía.

Fuentes

1. Estudio de la contabilidad General , Editorial Felix Varela. la Habana, 2006,p. 184.