Microsoft Access

Revisión del 17:38 5 jul 2019 de Javiermartin jc (discusión | contribuciones) (Texto reemplazado: «<div align="justify">» por «»)
(dif) ← Revisión anterior | Revisión actual (dif) | Revisión siguiente → (dif)
Microsoft Access
Información sobre la plantilla
Access.jpeg
Sistema de Administración de Base de Datos Relacionados para Microsoft Windows.
CreadorMicrosoft Windows.
DesarrolladorMicrosoft Windows.
Fecha de Creación1992
Versiones10
Sistemas Operativos compatiblesWindows y todas sus versiones.
IdiomaInglés (Posee versiones en varios idiomas)
LicenciaComercial
Sitio web
Sitio oficial

Microsoft Access. Sistema de Administración deBases de Datos para Microsoft Windows el cual pone a su alcance la capacidad de organizar, buscar y presentar información, aprovechando al máximo la potencia gráfica de Windows ofreciendo métodos visuales de acceso a sus datos y proporcionando maneras simples y directas de presentar y trabajar con su información.

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular. Los registros de los empleados, las listas de posibles clientes y suministradores constituyen una base de datos.

Un Sistema de Administración de Bases de Datos (DBMS) es un sistema que almacena y recupera información en una base de datos. Este programa de se puede usar para almacenar y recuperar datos en su computadora.

Microsoft Access es un Sistema de Administración de Base de Datos Relacionados que almacena y recupera la información de acuerdo con relaciones que usted define en la Base de Datos relacional de Microsoft Access. Cada dato se almacena en un solo lugar, lo que ahorra espacio en disco al eliminar la duplicidad de registros.

La actualización de la información es mas rápida y precisa, ya que los cambios se hacen en un solo lugar. Reestructurar una tabla pequeña en DBMS es más fácil que reestructurar una tabla extensa en una base de datos no relacionar y puede agregar tablas para nuevos temas de información sin cambiar las tablas existentes.

Concepto y términos básicos

Tablas

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema particular. Los datos de la tabla se representan en columnas (campos) y filas (registros), toda la información de la tabla describe el tema de esta. Por ejemplo una tabla puede almacenar datos sobre los productos que vende una empresa, otra puede contener información de los clientes y una tercera podría incluir datos de los suministradores.

En una tabla un campo es una categoría o tipo de información, pueden ser nombres de empresas, precios de productos, direcciones de clientes, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Puede ser toda la información de un producto, una transacción o un proveedor.

Cada registro de una tabla contiene el mismo registro de campos y cada campo contiene el mismo tipo de información para cada registro. Los valores de los campos pueden usarse para filtrar la información que se desee ver.

Un campo puede tener 64 caracteres como máximo (letras o números), incluyendo espacios en blanco, pero esta facilidad a pesar de ser más descriptiva puede dificultar su uso en expresiones, instrucciones SQL y Access Basic por lo que se recomiendan nombres cortos y fáciles de recordar.

Al elegir el tipo de datos que almacenará el campo, está decidiendo lo siguiente:

  • Los valores permitidos en el campo.
  • La cantidad de espacio que Access reservará para el campo, por ejemplo: el tipo de moneda utiliza 8 Bytes.
  • Los tipos de operaciones que puede realizar sobre los valores del campo.
  • Si podrá Access indexar u ordenar los valores del campo, por ej. esto no es posible para campos memo u objeto Ole.
Tipo de datos Almacena
Tamaño
Texto
Caracteres alfanuméricos
Hasta 255 Bytes 1 bytes x caracteres
Memo
caracteres alfanuméricos
normalmente frases o párrafos

Hasta
64000 bytes

Numéricos
entornos a fraccionarios
1,2, 4,8 Bytes
Fecha/Hora
Fechas y Horas
8 Bytes
Moneda
Moneda
8 Bytes
Contador
Valor numérico automat. Que Access genera de forma única por cada registro nuevo
4 Bytes
SI/NO
Valores Booleanos
1 Bytes
Objeto OLE
Objetos OLE ,Gráficos u otros Datos Binarios

Hasta 1GB (limitado por el espacio en disco)

Propiedades de los campos

Tamaño del Campo

Establece el tamaño máximo de datos que se pueden almacenar en un campo. Para datos tipo texto hasta 255 caracteres, para numéricos puede ser Byte, entero, entero largo, simple, doble.

Nota: use el tipo de datos moneda, si resultan muchos en un campo de hasta 4 cifras decimales. Los campos simple y doble operan en punto flotante y los de moneda en punto fijo que es más rápido y evita errores al redondear.

Formato

Presenta ficheros y números en un formato determinado como fecha larga o moneda #, ##0, - #, ##0, “cero” si el valor es cero, “desconocido”, valor nulo, valores positivos.

Lugares decimales

Determina el número de cifras decimales que Access usa para mostrar números.

Máscara de entrada

Presentar caracteres de formato en un campo para que no sea necesario escribirlos y asegurarse de que los datos entrados se ajustan a la máscara.

Título

Especifica el texto de las etiquetas adjuntas a los controles que se crearon arrastrando un campo de la lista de campos en los nuevos formularios e informes. También sirve como encabezado de la columna cuando la tabla o consulta asociada a una tabla está en el modo de presentación "hoja de datos"; de omitirse, se toma el nombre del campo.

Valor predeterminado

Rellena automáticamente un campo con un determinado valor en los nuevos registros que agrega a la tabla. No es válida en campos cuyo tipo de datos sea contador u objeto OLE.

Regla validación

Limita los datos introducidos en un campo a los valores que cumplan con una condición (expresión) determinada.

Texto de validación

Especifica el texto del mensaje que aparece si un campo de la tabla no cumple con las condiciones enumeradas en la regla de validación.

Requerido

Exige la introducción de datos en un campo.

Indexado

Acelera la búsqueda en los campos donde se busca con mayor frecuencia.

Configuración
Descripción
NO
Sin índice (implícito)
Si (Con Duplicados)
El índice permite duplicados
Si (sin duplicados)
El índice no permite duplicados

Nota: Los campos tipo Memo, SI/NO, OLE, no se pueden indexar. Para crear índices de múltiples campos se debe usar la ventana índices.

En las tablas adjuntas solo es posible establecer las propiedades formato, lugares decimales, máscara de entrada y título. Las propiedades restantes no son aplicables, sin embargo, si ha adjuntado tablas de otra base de datos Access, podrá establecer todas las propiedades en la base de datos original.

Consultas

Una consulta es una pregunta que usted plantea acerca de la información contenida en su base de datos, ejemplo: ¿qué productos tienen los suministradores australianos?.

Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una sola tabla o de varias, o incluso de otra consulta. La consulta reúne la información solicitada, el conjunto de registros que responde a la consulta se denomina: “Hoja de Respuestas Dinámicas”.

Una hoja de respuestas dinámicas es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

Al crear una consulta que describe el conjunto de registros que se desean lograr, se obtienen automáticamente los datos actualizados de las tablas. Si se modifican los datos mostrados en una hoja de respuesta dinámica, Access los actualiza en las tablas subyacentes en un entorno multiusuario, para ver inmediatamente en una hoja de respuesta dinámica los cambios que otras personas hacen en los registros.

Puesto que los datos de una hoja de respuestas dinámicas siempre están actualizados, puede usar consultas y sus correspondientes hojas de respuestas dinámicas con la seguridad que los datos presentados están actualizados y que los cambios que usted haga se guardan adecuadamente en cuanto al acceso de los datos.

Podrá comprobar que no hay mucha diferencia entre la manera en que se usan las tablas y la forma en que se usan las hojas de respuestas dinámicas. La principal diferencia entre ellas es que la información se almacena realmente en las tablas y no en las hojas dinámicas.

La potencia real de una base de datos reside en su capacidad para mostrar los datos que usted desea y en el orden en que los necesita. Con las cosultas podrá plantear preguntas sobre los datos almacenados en las tablas.

Los datos de una consulta pueden proceder de una o varias tablas o incluso consultas. Las consultas podrá utilizarlas como base para un formulario, informe, gráfico u otra consulta.

Con las Consultas se puede:

  1. Elegir campos: no es necesario incluir en una consulta todos los datos de una tabla.
  2. Elegir registros: se pueden especificar criterios que deben cumplir los registros.
  3. Ordenar registros: se pueden ver los registros en un orden determinado, ejemplo: ordenar alfabéticamente los nombres de los clientes. Formular preguntas sobre datos de varias tablas).
  4. Responder a una pregunta sobre datos procedentes de más de una tabla y ver los datos en una sola hoja de datos, incluso se puede preguntar sobre los datos de otras bases de datos como Microsoft FOXPRO, PARADOX, DBASE, BTRIEVE, así como SQL SERVER de Microsoft o SYBASE.
  5. Realizar cálculos: Se pueden crear nuevos campos, llamados campos calculados que contengan el resultado de un cálculo.
  6. Usar una consulta como origen de los datos para un formulario, informe y otras consultas.
  7. Para seleccionar sólo los datos que deben aparecer en un formulario o informe. Se puede crear una consulta de selección y utilizarla como origen de los datos del formulario o informe que puede incluir datos de varias tablas y establecer criterios para mostrar solo un conjunto limitado de datos. Cada vez que abra el formulario o imprima el informe, la consulta recuperará, información actualizada de las tablas.
  8. Introducir nuevos datos o modificar los existentes directamente en la hoja de datos de la consulta o bien en un formulario que esté basado en esta consulta.
  9. Modificar los datos de las tablas
  10. Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros simultáneamente o también puede crear una nueva tabla que contenga registros de otras tablas.

Tipos de consultas

Consultas de selección

Son las de más frecuente uso. Con ellas podrá ver datos de las tablas, analizarlos e incluso hacer cambios en ellos. Access recopila los datos solicitados en una Hoja de Respuestas Dinámicas que se comporta como una tabla y tiene la misma apariencia pero no lo es. A través de estas Hojas de Respuestas Dinámicas se modifican los datos que afectan a las tablas subyacentes.

Consultas de tabla de referencia cruzada

Presenta los datos con títulos en las filas y columnas, como en una hoja de cálculo. Este tipo de consulta puede resumir gran cantidad de información en un formato de fácil lectura.

Consulta de acciones

Modifica muchos registros en una sola operación. Se utiliza para crear una nueva tabla, eliminar registros, añadirlos o modificarlos en una tabla.

Consulta de unión

Combina campos coincidentes de dos o más tablas en las que las tablas que participan tienen que devolver el mismo número de campos y en el mismo orden; el resultado es una instantánea "Snapshout", que es un tipo de conjuntos de registros no actualizables.

Consulta de paso a través

Envía comandos a una base de datos SQL, como SQL SERVER de Microsoft o SYBASE.

Consulta de definicion de datos

Crear, modificar o eliminar tablas de una base de datos Access utilizando instrucciones SQL.

Consultas para usuarios avanzados

Consultas de Parámetros

Si ejecuta con frecuencia una misma consulta de selección pero cambia los criterios cada vez que la ejecuta, ahorrará tiempo si crea una consulta de parámetros.
Para los parámetros puede seleccionar un tipo de datos y estos pueden ser criterios definidos en un formulario.

Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas

Puede crear estas consultas para resumir los datos en un formato compacto tipo hoja de cálculo; resulta útil como base para un informe.
Crear una Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas sin un asistente es similar a crear Consultas con Totales.

Debe especificar que campo usará para encabezados de fila, que campo se usará para encabezado de columna y que campo suministrará los valores. Cuando se ejecute esta devolverá una instantánea que es un conjunto de registros no actualizable.

Especificar encabezados de columnas

Cuando ejecute una consulta de tabla de referencias cruzadas, quizás desee tener un mayor control sobre la apariencia de los encabezados de columnas del conjunto de registros. De forma predeterminada están ordenados en orden alfabético o numérico.

Puede definir las propiedades títulos de columna para:

  • Especificar el orden de los encabezados de columna (Ej.: Si estos encabezados son nombres de países quizás desee verlos en un determinado orden. Estos deben de coincidir exactamente con los nombres de las columnas)
  • Mejorar el rendimiento (Si la consulta se ejecuta con mucha frecuencia o si la utiliza como base para un formulario o informe, puede acelerar su ejecución especificando encabezados de columnas fijos.
  • Especificar qué columnas se deben mostrar en el caso de que quiera mostrar información incluso si la consulta no devolviera información para alguna columna.

Formularios

Un formulario es a menudo el mejor diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se presentan los datos. Al abrir un formulario Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño, ya sea en la plantilla o en formato impreso. En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que puede elegir, usar colores para resaltar los datos importantes, y presentar mensajes para validar si ha captado un valor incorrecto, además puede hacer que Access incluya datos automáticamente y presente los resultados de cálculos. Se utiliza para introducir, modificar y ver los datos utilizando el formulario propiamente dicho.

Los formularios proporcionan una forma sencilla de ver los datos. Puede ver todos los valores de un registro en el modo de presentación de formulario o bien puede cambiar al modo de presentación de hoja de datos para ver todos los registros del formulario.
El uso de Formulario también es un modo eficiente de introducir los datos y para ello cuenta con diversos elementos de diseño (texto, datos, imágenes, líneas y color) como para también verlos y modificarlos.

Los formularios son útiles para:

  • Presentar los datos en un formato atractivo, con fuentes especiales y otros efectos gráficos, tales como colores y sombreado.
  • Ofrecer una apariencia similar a los formularios en papel que ya conoce.
  • Calcular totales
  • Mostrar datos de varias tablas
  • Automatizar tareas que realiza habitualmente.

La forma más rápida de entender el funcionamiento de un formulario es observarlo y ver el origen de datos. Parte de la información de un formulario puede proceder de una tabla o consulta aunque también puede ser independiente, como por ejemplo: un Logotipo.

La apariencia de un formulario se almacena en el diseño del mismo. Toda la información de un formulario está contenida en “controles”. Estos muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Algunos controles dependen de campos existentes en la tabla o consulta subyacente, y le permite introducir datos en los campos, modificarlos o verlos. Por ejemplo: puede introducir y mostrar nombres y números utilizando cuadros de texto, mientras que para ver imágenes se utilizan marcos de objetos.

¿Cómo crear un formulario?

Los formularios se pueden crear con o sin la ayuda de asistentes.

Los asistentes aceleran el proceso de creación ya que realizan automáticamente todo el trabajo básico.

Con la ayuda del asistente puede crear:

  • Formulario Automático: La forma más rápida de crear un Formulario. Este asistente no le pide información creando inmediatamente uno de columna simple, presentando todos los campos existentes en la tabla o consulta subyacente.
  • Formulario de columna simple: muestra los valores de los registros en una sola columna, incluye cada valor en una línea distinta y presenta un registro cada vez.
  • Formulario tabular: muestra los valores de los registros utilizando un formato de filas y columnas. Este formulario muestra varios registros a la vez.
  • Formulario principal / subformulario: muestra una relación de “uno a varios” entre los datos de formulario principal y los datos del subformulario. Presenta en una sola columna los datos del formulario principal (extremo “uno”) y muestra los datos del subformulario (extremo “varios”) en formato de hoja de datos.
  • Gráfico: un formulario gráfico muestra los datos en formato gráfico como gráficos de barra, columnas, pae, etc.

Informes

Un conjunto de información que se organiza según determinados criterios y donde se aplica un formato de acuerdo con sus especificaciones, de forma que represente información significativa que se pueda usar y distribuir. Para ello pueden utilizarse numerosos elementos de diseño como: texto, imágenes, líneas, cuadros y gráficos.

Un informe se utiliza para presentar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo conjunto de registros con una calidad apta para su publicación y con un esfuerzo mínimo.

Crear un informe es un método muy eficaz de presentar los datos en forma de documento impreso. Si bien también es posible imprimir los formularios y las hojas de datos, los informes brindan mayor control sobre como se presentarán los datos, así se logra mayor flexibilidad a la hora de presentar una información de resumen. Por Ej: en un informe que muestre las ventas por categoría de productos, podría sumar el total correspondiente a cada categoría y calcular el porcentaje que representa cada categoría respecto a la suma total.

Funcionamiento de los informes

La forma más rápida de entender el funcionamiento de un informe es observar un modelo impreso y examinar su diseño. Parte de la información de un informe impreso puede proceder de una tabla o consulta subyacente (origen de los datos del informe) también hay información del informe que se almacena como parte de su diseño.

  • Informes Automáticos: la forma más rápida de crear un informe. Este no pedirá información sino que creará un informe inmediatamente. El informe creado ya está preformateado a una sola columna (predeterminando) y muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente.
  • Informes Grupos/Totales: organiza los datos en grupos y los muestra utilizando un formulario tabular (filas y columnas). Puede calcular un total para cada grupo y uno correspondiente a todos los grupos.
  • Informes de etiquetas postales: sirve para imprimir nombres y direcciones en un formato adecuado para su papel de etiquetas.

Controles

Los elementos de un formulario o informe que permite presentar o imprimir los datos se llaman controles. Con un control se pueden presentar los datos de un campo, los resultados de un cálculo, el texto para el título o para un mensaje o bien un gráfico, una imagen u otro objeto, incluso otro formulario u otro informe.

Macros y módulos

Access dispone de una gran variedad de objetos que le permiten mostrar y administrar la información. Su base de datos puede ser una herramienta de productividad aún más poderosa cuando se usan estos objetos en conjunto. Es posible usar Macros y Módulos para cambiar objetos que se adapten a las necesidades de cada usuario.

Macros

Una macro realiza automáticamente una tarea o una serie de tareas. Cada tarea se denomina "acción". Access ofrece una lista de acciones, entre las que usted selecciona una o más para crear una macro. Access realiza las acciones en el mismo orden en que figuran dentro de la Macro, utilizando de los objetos o datos especificados.

Cualquier tarea repetitiva o rutinaria que realice Access es buena candidata para ejecutarse desde una Macro. Automatizando tareas rutinarias conseguirá mayor eficacia y precisión en la base de datos, ya que una macro siempre realiza la tarea de una misma forma.

Las macros permiten:

  • Hacer que sus formularios e informes funcionen conjuntamente, por ej: crear un botón a un formulario para imprimir un informe.
  • Buscar y filtrar registros automáticamente, las macros pueden acelerar el proceso de búsqueda de los registros que desea ver por ej. , en un formulario de empleados puede adjuntar macros a botones de forma que filtren automáticamente los registros para presentarlos en subgrupos

(ver ejemplos formularios proveedores de Neptuno).

  • Establecer valores en controles: las macros le permiten asignar a un control de formulario el valor resultante de un cálculo o un valor procedente de otra tabla.
  • Asegurar la exactitud de los datos: las macros son idóneas para el manejo de datos y para su vinculación en formularios.
  • Establecer propiedades de formularios, informes y controles: las macros se pueden utilizar para establecer la mayor parte de las propiedades de formularios, informes y controles.
  • Automatizar transferencias de datos: puede utilizar una macro para importas o exportar automáticamente sus datos entre distintos formatos de archivos, por ej: a Excel.
  • Crear su propio entorno de trabajo personalizado.
  • Con las macros puede combinar partes individuales de una base de datos para integrarlas en una aplicación.

Incluso sin saber programar, se pueden utilizar macros para automatizar las acciones básicas y lograr que los objetos trabajen en conjunto. Una Mmacro es una lista de acciones que usted desea que Access efectúe de forma automática, por ejemplo abrir un conjunto de formularios o imprimir un reporte. Estas se pueden usar en una variedad de lugares. Por ejemplo podrá adjuntar una macro a un formulario, informe, control, pulsaciones de teclas o comandos de menú.

Módulos

Para obtener el máximo control posible sobre el funcionamiento de sus bases de datos, Access incorpora un poderoso lenguaje de programación de bases de datos llamado Access Basic. Los procedimientos escritos en Access Basic le permiten resolver operaciones que requieren un proceso automatizado más complejo de lo que permiten realizar las macros.

Un módulo es un objeto de Access que contiene los procedimientos de Access Basic que usted escribe.

SUGERENCIA: Puede utilizar un asistente de Access para automatizar los formularios sin necesidad de escribir macros ni módulos. Estos asistentes son expertos en base de datos que le plantean preguntas acerca del objeto que desea crear y lo generan basándose en las respuestas que usted vaya indicando. Usando el asistente para botones denominados Botón de Comando, se le pide al usuario que elija la acción que ejecutará el Botón (por ej: abrir un formulario)

Fuente