Organización de eventos
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Organización de eventos. La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
Sumario
Tareas
Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son la presupuestación, el armado de cronogramas, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.
Problemática central
Las principales inquietudes y problemas que pueden presentarse en la organización de un evento son:
- ¿Qué productos ofrecer?
- ¿Quiénes asistirán?
- ¿Qué estrategia presentar?
- ¿Cómo satisfacer al público?
- ¿Qué se va a obtener a cambio?
Estas no resultan las únicas preguntas posibles, pero si engloban los aspectos más generales que pueden surgir al acometer la organización de un evento determinado.
Tiempos y actividades
El tiempo activo y el tiempo libre dentro del evento están estrechamente relacionados, propiciando un correcto balance de las actividades diarias y estableciendo una cantidad de actividades colaterales de acuerdo a la relevancia del público potencialmente presente en ellas.
El tiempo de los acompañantes también es un factor esencial, pues aunque no participen directamente en todas las acciones del evento, son parte del mismo, por ello es aconsejable entregarles con suficiente antelación el programa de actividades previstas.
El empleo eficaz y eficiente de los tiempos habla de la profesionalidad y el rigor con que trabaja un comité organizador. Una acertada planificación, balance y distribución de las actividades, concebidas de acuerdo al número y perfil de los participantes, es muchas veces un sello de garantía en la calidad.
La visión de cualquier evento puede centrarse en garantizar un impacto global positivo, acorde a la planeación seguida, y asumiendo cada evento como un espacio de comunicación integral, donde se conjugan diversas técnicas, métodos, estilos y herramientas puestas en función de establecer una satisfactoria comunicación entre los participantes, donde éstos puedan expresar confortablemente su aporte y a su vez reciban de la mejor manera posible el legado de los restantes participantes.
En estrecha relación con este aspecto, en algunos casos es conveniente realizar una evaluación de expectativas en los participantes, puntualizando la visión, fines y grado de satisfacción que han alcanzado; lo cual se contrarresta en base a los propósitos trazados y brindarán de conjunto una excelente posibilidad de introducir cambios teóricamente favorables en futuras ediciones del mismo evento o incluso, extrapolar las que sea posible a otros en los que se esté involucrado.
Etapas de los eventos
Todo evento tiene tres momentos claves bien diferentes en términos de las tácticas y metodologías a emplear en aras de su éxito:
- Antes
- Durante
- Después
Al mismo tiempo, el comité organizador de un evento deberá formularse nueve preguntas básicas para un conseguir una apropiada estructuración del mismo:
- ¿Por qué? (razones y objetivos)
- ¿Cuál? (tipo de evento)
- ¿Qué? (nombre, temas y programa)
- ¿Quiénes? (comité organizador y asistentes)
- ¿Cómo? (logística)
- ¿Dónde? (sede o sedes)
- ¿Cuánto? (presupuesto, tiempo, actividades, entre otros)
- ¿Cuándo? (momento ideal)
- ¿Para qué? (visión y propósitos)
La gestión eficaz de los tres tiempos antes expuestos, así como un real esclarecimiento respecto a las nueve preguntas antes mencionadas ofrecen un soporte de confianza y seguridad para la consecución de un evento exitoso, sin que ello signifique que haya que soslayar elementos tácticos particulares y situaciones más o menos imprevisibles que surgen casi con toda seguridad en cualquiera de los tres tiempos de la logística general del evento.
Principios básicos del planeamiento
- Principio de precisión: Toda planeación debe ser precisa, detallada y aparecer descrita en acciones concretas.
- Principio de flexibilidad: Toda planeación debe dejar margen de flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos y fuera de lugar.
- Principio de unidad: Se debe diseñar una planeación para cada acción, y lograr coordinar todas entre sí.
Imagen del evento
Es la imagen un aspecto catalogable dentro de los elementos más importantes de todo producto y/o servicio, y en particular, de un evento que, resulta siempre una combinación de ambas condiciones.
La imagen de un evento no es única ni es homogénea, pues resulta de la percepción que realiza cada persona en relación al mismo. No obstante, todo organizador aspira a que cada participante alcance y conserve una imagen positiva y duradera del evento, lo cual se podrá revertir en potenciales dividendos futuros.
Acciones
Acciones desarrolladas para obtener una imagen positiva:
Comité organizador
- Tiene que estar entrenado para mostrar y transmitir una imagen de unidad, organización, y control.
- Debe mostrar con hechos que saben hacer las cosas bien. Es altamente probable que existan pugnas o diversidad de opinión entre algunos de sus miembros, pero estas no deben estar por encima del interés colectivo y tampoco deben manifestarse en momentos y lugares no apropiados.
- Saber manifestarse como un verdadero equipo es probidad y ejemplo en cualquier comité organizador.
De comunicación
- Conversaciones entre dos o más personas
- Llamadas telefónicas
- Correo electrónico
- Presentaciones en foros o reuniones
- Radio
- Televisión (espacio promocional o entrevista)
- Charlas intra e interinstitucionales
- Conferencias de prensa.
Aún en el contexto más informal, los organizadores de eventos tiene presente:
- Quiénes están facultados y hasta dónde para tomar y/o comunicar decisiones
- Fechas importantes del evento
- Receptores de resúmenes
- Listados y otros datos
- Contactos claves
- Logística general del evento
Herramientas comunicacionales
- Comunicación gráfica
- Comunicación escrita:
- Brochure
- Suelto promocional
- Carta oficial
- Pegatina
- Inserción publicitaria
- Valla
- Gigantografía
- Cartel para la presidencia
En ellos debe primar una identidad armónica y congruente con el evento y sus objetivos, tanto en términos de tipografía, logotipo, manejo del color y contenidos.
Causas del fracaso
Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento puede dar al traste con los objetivos esperados por sus organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones:
- Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas.
- Sobrecarga informativa (saturación fisiológica de los sistemas sensoriales en el público receptor).
- Inexistente o pobre planificación con un enfoque práctico.
- Asistencia disminuida con relación a lo planificado.
- Baja motivación de organizadores y asistentes.
- Objetivos difusos desde un inicio.
- Mala preparación y atención del personal.
- Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y espacios.
- Coexistencia de barreras que limitan la efectividad de la comunicación y desajustes reiterados por parte de los organizadores.
Importancia
Se debe hacer énfasis en que todo evento, cualquiera que sea, es un suceso único. Es siempre positivo trazarse una estrategia de realce hacia los elementos que hacen del evento en cuestión un fenómeno irrepetible, portador de atractivos e intereses para los que tengan la oportunidad de asistir a él. Incluso en los casos de eventos con participación virtual, resultan una mezcla de productos y servicios, en el sentido del marketing, y como tal deben ser tratados según sus leyes.
Es significativo señalar que la planificación de un evento no termina hasta después que el mismo ha sido oficialmente clausurado, pues durante la celebración del mismo e incluso en fechas posteriores a éste, permanecen tareas que se deberán cumplir con eficiencia, eficacia y calidad, las cuales deben ser planificadas y adecuadas tanto como sea posible.
Fuentes
- Nodal, Leticia. Relaciones Públicas: La Organización de Eventos. Revista Espacio, enero-abril, 2001.
- Rivero, Magda. Marketing Ferial. Instituto de Comercio Exterior, 2005.
- Organización de eventos
