Planeación de proyectos

Planeación de Proyectos : Un proyecto es el conjunto de actividades que están interrelacionadas en una secuencia lógica en el sentido que algunas de ellas no pueden comenzar hasta que otras se hayan terminado. Una actividad en un proyecto, es un trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminación. En general, un proyecto es un esfuerzo de un solo periodo; o sea, la misma sucesión de actividades puede no repetirse en el futuro. Se entiende por planeación la formulación de un curso de acción que sirva de guía para la realización del proyecto. Se debe elaborar un plan de trabajo escrito en el que se identifique los recursos y factores externos del proyecto. El control de una obra es un proceso continuo que consiste en medir el avance de ésta, registrarlo y compararlo continuamente con lo estimado en la programación del proyecto, que permite prever los posibles cambios en cuanto a la magnitud de la obra, posibles problemas y por ende cambios en su costo y tiempo de terminación.

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Técnicas de programación de proyectos

Existen diversos tipos de técnicas de programación, unas son muy sencillas en su elaboración y fáciles de interpretar, pero tienen ciertas limitaciones. Otras son bastantes útiles pero complejas en su elaboración. Entre las más comunes tenemos:

• Diagramas de barras
• Método de la Ruta crítica (Critical Path Method, CPM)
• PERT (Program Evaluation Review Technique)

Diagrama de barras

Este diagrama lo desarrolló Henry L. Gantt, un pionero en la aplicación del método científico en la producción industrial. Este es un método gráfico y muy fácil de entender.

Consiste en la representación de una actividad en forma de una barra cuya longitud representa la duración estimada para dicha actividad. Esta misma barra puede usarse también para graficar el avance real de la actividad a través del tiempo. De esta manera funciona como un modelo de planeación y de control al mismo tiempo. La longitud de la barra tiene dos significados, una es la duración estimada de la actividad, y por otro lado el progreso real de cada actividad. Como en toda técnica de programación se descompone el trabajo en diversos componentes.

En la elaboración de un diagrama de barras se coloca en la columna uno el nombre de la actividad, en la siguiente columna se coloca la duración de cada actividad, normalmente en días, y a continuación se dibujan los diagramas de barras dentro de una escala de tiempo.

Método CPM

Dentro del método de la ruta crítica tenemos:

• Diagrama de flechas.
• Redes de precedencia.

Ambos nos sirven para determinar la ruta crítica de un proyecto.

Diagrama de flechas

En este método una flecha representa una actividad y la punta indica el sentido de avance del proyecto. La relación de precedencia entre las actividades se especifica utilizando eventos. Un evento representa un punto en el tiempo y significa la terminación de algunas actividades y el comienzo de otras. Los puntos inicial y final de una actividad, por consiguiente están descritos por dos eventos usualmente conocidos como evento de inicio o inicial y evento de terminación o terminal. Las actividades que originan un cierto evento no pueden comenzar hasta que las actividades que concluyen en el mismo evento hayan terminado. En la terminología de la teoría de las redes cada actividad esta representada por un arco orientado y cada evento simbolizado por un nodo o vértice. La longitud del arco no necesita ser proporcional a la duración de la actividad ni tiene que dibujarse como una línea recta.

Principales reglas para el proceso de construcción de un diagrama de flechas

• Cada actividad debe estar representada en la red por una y solo una flecha.
• Dos actividades diferentes no pueden identificarse por los mismos eventos terminal y de inicio.
• Deben responderse las siguientes preguntas para asegurar una relación de precedencia correcta en el diagrama de flechas en el momento de situar cada actividad en la red;
• a) ¿Cuales actividades deben terminarse inmediatamente antes de que esta actividad pueda comenzar?
• b) ¿Cuales actividades deben estar a continuación de esta actividad?
• c) ¿Cuales actividades deben y pueden efectuarse simultáneamente con esta actividad?

Redes de precedencia

En un proyecto puede haber actividades que no necesariamente deben empezar hasta que termine la actividad que le precede, sino que puede empezar mientras que la primera esta todavía en proceso, o hay actividades que pueden realizarse al mismo tiempo. Las actividades se representan en los nodos, y las flechas sirven únicamente para conectar las actividades, así como especificar el tipo de relación entre una y otra. La red procede de izquierda a derecha, y las relaciones pueden ser inicio-inicio, (inicio de la actividad que sucede después de la que precede); término-término (término de la actividad que sucede después del término de la que precede); término-inicio (inicio de la actividad que sucede después del término de la que precede). Existe también la inicio-término, (término de la que sucede después del inicio de la que precede). Este tipo de diagrama es muy explícito puesto que en una red de precedencia las flechas no sólo indican la secuencia de las actividades, sino también indican los tiempos de adelanto y demora para el inicio y término de cada actividad.

Cálculo de la Ruta Crítica

Una vez desarrollada la red completa, se desea determinar la ruta crítica del proyecto. La ruta crítica es aquella que limita el tiempo de terminación del mismo. Para el cálculo de la ruta crítica se utiliza siguiente formulación:

Se parte de una red orientada. En el vértice inicial se supone que f(ti) = f(t1) = 0, es decir se parte de que el tiempo en el vértice inicial es cero. En realidad se puede partir de cualquier valor arbitrario, pero para comodidad en los cálculos se toma el valor cero.

Para calcular la fecha más temprana de ocurrencia de cada uno de los eventos siguientes se utiliza la fórmula:

              f(tj) = max (f(ti) + tij) ;jϵ2:n ; ijϵX    

donde X es el subconjunto de los arcos que llegan al vértice j; f(ti) es la fecha de ocurrencia más temprana del evento i y tij la duración de la actividad i,j. Esta fórmula indica que se tomará como la fecha más temprana de ocurrencia del evento j, el máximo de los tiempos resultantes de sumar las fechas de ocurrencia de cada uno de los eventos iniciales de los arcos que llegan a j más sus correspondientes duraciones.

Método PERT

Las actividades en una red tipo PERT son expresadas por eventos. Las flechas indican la dirección de la secuencia de las operaciones, y el tiempo para realizar el evento que le sucede. PERT permite un cálculo probabilístico de la duración de las actividades implementando tres posibles duraciones (duración óptima, duración media, duración pesimista) de cada actividad. Estas duraciones probables se obtienen en base a los registros de proyectos similares realizados con anterioridad, las cuales dependen de si las circunstancias fueron favorables o no. Para elaborar la red se toma la media de estos tres valores utilizando la fórmula siguiente:

       te = (do + 4dm + dp)/6

       donde
            do: Duración óptima.
            dm: Duración media.
            dp: Duración pesimista.

te será la duración media calculada de cada actividad, la cual se usará para la elaboración de la red.

Esta técnica nos permite calcular la probabilidad de que se concluya el proyecto en el tiempo estimado por el cliente. Para realizar dicho cálculo probabilístico se utiliza la varianza total del proyecto, que es la suma de las varianzas de las actividades pertenecientes a la ruta crítica. Para el cálculo de la varianza se utiliza la siguiente fórmula:

       varianza = ((dp – do)/6)2      

Para calcular la probabilidad de terminar el proyecto en el tiempo estimado se utiliza la desviación estándar del proyecto, (la cual es la raíz de la varianza total del proyecto), y las tablas de distribución normal estándar.

       Z = (duración estimada – duración calculada)/desviación estándar

donde Z es un valor numérico que nos indica, utilizando las tablas de distribución normal, la probabilidad de que el proyecto se termine en la duración estimada.

Fuentes

• Libro de Investigación de Operaciones, un enfoque empresarial para la toma de decisiones |Josué E. Imbert Tamayo

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