Sistema ofimático
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Sistema ofimático. Equipamiento hardware y software usado para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos.
Sumario
Evolución
La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina, y con este objetivo, aparecieron las primeras máquinas de escribir y calculadoras. Este concepto, hoy en día es completamente obsoleto, fue transformándose gracias a la entrada de los ordenadores personales en la oficina. Actualmente cualquier puesto de trabajo en una oficina suele utilizar los sistemas ofimáticos.
Se distinguen las siguientes fases en la evolución de la ofimática:
La ofimática se componía de elementos aislados, no tenia interrelación entre sí. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos (mainframes)
Aparecen conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. El inconveniente era tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y la formación costosa. En los últimos años 80 se abaratan los costes y aumentan las prestaciones de forma espectacular.
La ofimática esta apoyada por ordenadores personales con monitores en color y soporte lógico desarrollado. La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por todos los miembros de un grupo de trabajo que no tiene que estar necesariamente en un mismo edificio “la oficina sin papel”.
- Cuarta fase (a partir del 2000)
La utilización de la tecnología Internet comienza a generalizarse. Los sistemas ofimáticos permiten que las Intranet sean utilizadas como espacios de trabajo bidireccionales, donde los usuarios pueden publicar, compartir, colaborar y administrar documentos en un solo lugar. El beneficio más importante es que ese contenido de un fichero ofimático puede ser visualizado universalmente por cualquier persona que tenga un buscador. Aparecen nuevas versiones diseñadas para hacer más fácil y simple su utilización con las tareas de rutina y asistencia mejorada para el usuario.
Actividades
Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos
existentes.
Usos
Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina.Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.
Herramientas y procedimientos ofimáticos
- Procesamiento de textos
- Hojas de cálculo
- Herramientas de presentación multimedia
- Base de datos
- Utilidades: agendas, calculadoras, engrapadora, Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.
- Herramientas de reconocimiento de voz.
- Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft Office, OpenOffice.
Beneficios
La implatación de un sistema ofimático en una oficina va a reportar notables beneficios, entre los que se encuentran los siguientes:
- Se automatizan las tareas de carácter rutinario y repetitivo.
- Se facilita,acorta y asegura la realización de tareas complejas y muy laboriosas.
- Se da la posibilidad de realizar trabajos que de otra forma sería muy complejo,costoso o imposible de realizar.
- Permite compartir recursos informáticos hardware o software(equipos,programas e informacón).
- Permite el acceso a la información común(evita la duplicidad)
