Tratamiento archivístico
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El tratamiento archivístico consiste en un conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene por objeto su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles y útiles. El objeto de estudio se ha dirigido desde los archivos a los acervos orgánicos de la documentación; y desde sus procesos en la fase final de la vida, es decir, en los archivos históricos.
Sumario
Fases de los archivos
Las fases de archivo por las que pasan los documentos generados por un organismo o institución constituyen un bloque unitario desde que nacen en la oficina hasta que, al final, ingresan en un archivo histórico. Estas son:
- Archivo central
- Archivo intermedio
- Archivo histórico
Estas cuatro fases forman parte de un mismo proceso archivístico y, en cada una de ellas varían el valor de los documentos, el tratamiento que reciben y el servicio que prestan.
El flujo constante de documentos entre una y otra fases constituye un sistema archivístico. Los plazos de transferencia deben respetarse dentro de lo posible con el fin de evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, a las que hay que descargar de aquellos que no son de uso frecuente por parte del gestor.
El funcionamiento de las dos primeras fases, Oficina y Central, influye en las otras dos de manera decisiva, ya que, si los documentos están correctamente creados, clasificados y transferidos desde las oficinas, el trabajo de los archiveros en el resto de las fases de archivo se podrás dedicar más al análisis y valoración de series, al expurgo –en su caso- y a la conservación de los documentos.
Objetivo del tratamiento archivístico
El propósito del análisis de la ciencia archivística, sus objetivos y desempeño, como sistema libre, se definen progresivamente. El objeto de estudio se ha dirigido desde los archivos a los acervos orgánicos de la documentación; y desde sus procesos en la fase final de la vida, es decir, en los archivos históricos, a la participación archivística desde el instante de la creación de los documentos.
Funciones en el tratamiento archivístico
- Identificación, que conduce al conocimiento del órgano y las unidades administrativas que han producido los documentos, además de los tipos documentales producidos.
- Clasificación, mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se separan, formando conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina.
- Ordenación, que consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido. Los tipos de ordenación son: la cronológica, la alfabética y la numérica.
- Descripción, donde se reflejan los resultados de las operaciones anteriores en los instrumentos de control e información. Conviene realizar la descripción mediante inventario, que consiste en describir la documentación mediante ciertos elementos, con la finalidad de conocer su contenido y su localización física.
Elementos que forman parte de la ficha
- Las fechas límite del expediente (año de su inicio y año de su finalización)
- Una entrada descriptiva breve y concisa, que sirva para conocer el contenido de cada expediente
- Los dígitos correspondientes al cuadro de clasificación y denominación de la serie.
- La signatura del archivo, es decir, el número de la caja donde se archiva el documento y el número de dicho documento dentro de la caja.
Este sistema posee considerables ventajas, como la rapidez de búsqueda de documentos, que están colocados en un orden lógico y la reducción al mínimo de las posibilidades de error cuando se busca y se devuelve un expediente a su lugar correspondiente.
