EcuRed - Contribuciones del colaborador [es]

Irma Echeverría Elisat

2013-05-14T18:13:55Z

Arlheyartjc: /* Alfabetización */

{{Ficha Persona
|nombre = Irma
|nombre completo = Irma Echeverría Elisat
|otros nombres =
|imagen = irmaEchevarria.jpg
|tamaño = 260px
|descripción = Miembro del grupo que luchó contra el analfabetismo.
|fecha de nacimiento = [14 de mayo]] de [[1939]]
|lugar de nacimiento = [[San Cristóbal]], [[Artemisa]], [[Cuba]]
|fecha de fallecimiento = [[31 de agosto]] de [[1962 ]]
|lugar de fallecimiento = [[La Habana]]
|causa muerte =
|residencia =
|nacionalidad = {{bandera2|Cuba}}
|ciudadania = Cubana
|educación =
|alma máter =
|ocupación = Maestra
|conocido =
|titulo =
|termino =
|predecesor =
|sucesor =
|partido político =
|cónyuge =
|hijos =
|padres =
|familiares =
|obras =
|premios =
|titulos =
|récords =
|plusmarcas =
|web =
|notas =
}}
<div align="justify">
'''Irma Echeverría Elisat'''. Fué Maestra. Participó en la [[Campaña de Alfabetización|campaña de alfabetización]]. La labor realizada por ella fue excelente, cumpliendo a cabalidad todas las orientaciones recibidas, demostrando un espíritu de sacrificio admirado, una integración revolucionaria sin límites y un amor a la revolución y al trabajo extraordinario.

== Infancia ==
Nació en la mañana del [[14 de mayo]] de [[1939]], hija de Ismael e Ismaela en la Finca "Dos Hermanas", [[Aspiro (San Cristóbal)|Aspiro]], en el Municipio de [[San Cristóbal]], Provincia [[Pinar del Río]]. Su infancia fue feliz en medio de una zona hermosa que le permitió el contacto directo con la naturaleza, en una acogedora y amplia casa de campo bien cuidada. En toda su infancia se aprecia una niña muy vivaracha e inteligente a la cual apodaban la "abogada de los desamparados", pues trataba de ayudar a los vecinos de la zona. <br>Cursó sus primeros estudios hasta 4to grado en la Escuela Única # 3 de Aspiro, hoy "Julito Días". De ahí pasó al colegio de [[San Cristóbal]] donde obtuvo el certificado de 6to grado en el año [[1951]]. Durante esta etapa participó en la banda municipal.<br>

== Juventud ==
[[Image:IrmaE juventud.jpg|thumb|left|Irma Echevarría su juventud]]Se traslada a [[Marianao]], para la casa de su abuela paterna Matilde Río con el fin de cursar el 7mo y 8vo grado en la Escuela Superior de ese municipio.

Mas tarde Irma se presentó en la escuela normal para hacer el examen de ingreso, primero en [[Artemisa]], después en [[Guanajay]] y por último para [[La Habana]]. Estos cambios los realizo por insistencia de la madre que pensó que si Batista caía del poder, la hija podría perder sus años de estudios pues las primeras dos instituciones no eran reconocidas legalmente.

Durante sus estudios estaba al tanto de las acciones del [[Ejército Rebelde|Ejército Rebelde]] y leía cualquier noticia, en espera de unos días luminosos.

El [[Triunfo de la Revolución Cubana|triunfo revolucionario]] la sorprende en [[Aspiro (San Cristóbal)|Aspiro]] y la alegría de tan deseado hecho hace movilizar a todo el vecindario para festejar el logro de la libertad.

En esta ocasión van al camino y ondean la [[Bandera cubana|Bandera Cubana]] y la del 26 cantando himnos, dando vivas y tomándose fotografías. Las navidades de [[1959]] tuvieron una significación especial en la vida de la joven cubana. El árbol de navidad fue un símbolo que expresaba su amor a la patria su consideración y respeto, su fe en la [[Revolución]].

El árbol de navidad fue construido por ella misma con la ayuda del padre que facilitó un árbol de yaya y unas guiras que fueron pintadas de diversos colores y adornadas con los nombres de los dirigentes de la revolución; [[Fidel]], [[Raúl]], [[Juan Almeida Bosque|Almeida]], [[Camilo]], [[Che]], etc.

Culmina sus estudios en la escuela normal graduándose en junio de [[1959]] con brillantes calificaciones.

Inmediatamente matricula en la [[Universidad de la Habana]] donde alcanza tercer año de pedagogía.

== Alfabetización ==
[[Image:IrmaE farollAlf.jpg|thumb|left|Farol utilizado por Irma en la lucha contra el Analfabetismo]]Junto a los estudios de Pedagogía ejercía su profesión como maestra en la academia Rico del [[Vedado]] hasta que se produjo la nacionalización de la enseñanza privada en [[Cuba]], percatándose de la necesidad de maestros en las montañas se presentó en el Departamento Municipal de Educación en [[San Cristóbal]], en el que se le asignó el trabajo de sustituta en la escuela Leopardo Reyes y [[13 de marzo]] que no tenían maestros. Se inicia la campaña de alfabetización y al llamado de nuestro máximo líder responde “Presente”, integrándose a la gloriosas brigadas “[[Conrado Benítez]]” que tuvieron la responsabilidad junto a los trabajadores y al pueblo de [[Cuba]] de declarar a este territorio libre de analfabetismo.

Se le situó como responsable técnica de las extensas zonas de [[Aspiro (San Cristóbal)|Aspiro]] que abarca las lomas de Cuabinachey y Rancho Benítez, muy en contra de su voluntad ya que sus deseos eran prestar servicios en los lugares más intrincados de las montañas. En esta tarea puesta se destacó extraordinariamente, demostrando sus excelentes cualidades revolucionarias, pues hasta que finalizó la campaña no tuvo un solo momento de descanso ya que atendía técnica y política a todos los brigadistas [[Conrado Benítez]], constantemente estaba recorriendo la extensa zona en que estaba bajo su dirección, saliendo temprano de su casa y regresando al caer la noche.

A pesar de este trabajo intenso y abnegado, estaba siempre dispuesta a sacrificarse más cada día a esforzarse al máximo, a contribuir con todas sus fuerzas a esta magna obra, pues sentía gran orgullo en vestir el uniforme de las brigadas, que llevaba el nombre del glorioso maestro, asesinado en el [[Escambray]] por las bandas organizadoras por el Imperialismo yanqui [[Conrado Benítez]].

La labor realizada por ella fue excelente, cumpliendo a cabalidad todas las orientaciones recibidas, demostrando un espíritu de sacrificio admirado, una integración revolucionaria sin límites y un amor a la revolución y al trabajo extraordinario, lo que se puso de manifiesto cuando el [[19 de diciembre|19 Diciembre]]  fue declarada su difícil zona territorio libre de analfabetismo, hecho que le alegró grandemente junto a las compañeras que tuvieron el orgullo de trabajar con ella en esta hermosa tarea.

[[Image:IrmaE Escuela Hermanos Barcón c.jpg|thumb|left|Escuela Hermanos Barcón donde Irma impartío clase en la Analfabetizacion]]En [[Enero]] de [[1962]] desempeña sus funciones como maestra en la escuela Hermanos Barcón, ubicada en la finca Rancho Benítez en las lomas del Rangel, término de [[San Cristóbal]], donde llevó a cabo una labor docente, política y social sin precedente, con una matrícula de 35 alumnos de primero a quinto grado, obtuvo una promoción alta y de calidad digna de destacar. Esta escuela la tomó en pésimas condiciones y en coordinación con las organizaciones de la zona, le arregló y pintó, engalanado su aula con palomas, banderitas cubanas y cuadros de mártires.

En gestiones con la Central de Trabajadores de Cuba resolvió que su escuela fuera apadrinada por un centro de trabajo de [[La Habana]] cuyos trabajadores les entregaron personalmente a los alumnos zapatos, uniformes así como la merienda diaria consistente en confituras, dulces y galletas.

Llevaba cada fin de semanas a dos alumnos a pasear a [[La Habana]] y después de hacerlo por distintos lugares, los conducía a la escuela Odontología de la [[Universidad de la Habana]] para que fueran atendidos por su hermana Elena. Hablaba con frecuencia con los padres y vecinos del lugar para explicarles el proceso revolucionario, así como las medidas y leyes dictadas por la misma, ya que la zona presentaba problemas políticos.

Al crease el SINTEC fue electa en asamblea Secretaria General de la sección sindical [[Ciro Redondo]] de [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz de Los Pinos]], donde desarrolló un meritorio trabajo, al igual que fue la secretaria general de la [[Federación de Mujeres Cubanas]] de [[Aspiro (San Cristóbal)|Aspiro]] que hoy lleva su nombre al frente de la educación de las [[Milicias Nacionales Revolucionarias|Milicias]] femeninas.<br>

== Muerte ==
El [[31 de agosto]] [[1962]] muere a la edad de 21 años en la entonces Quinta de la Independencia en [[La Habana]] a causa de una Leucemia fulminante.

No olvidó Irma en sus últimos momentos de vida su aula y sus niños. En su agonía daba una clase y sus posteras palabras fueron dedicadas a sus padres:

:“….. Nunca dejen de ser Revolucionarios, no dejen de amar a la Revolución…”

Al extinguirse su vida nos deja tras de sí, un vacío muy hondo entre sus compañeros y familiares y en todos los que la conocieron; pero también todos teníamos la profunda convicción de que su dedicación, su ejemplo, su amor a la [[Revolución]] vive en cada aula, en cada niño, en cada mujer de nuestra [[Cuba]].

Por el carácter y la abnegación de Irma podemos decir que no ha muerto, que vive en el corazón de todos sus compañeros, que les alienta en el trabajo y en el sacrificio ante cualquier dificultad, con su ejemplo nos servirá de acicate para trabajar más y mejor.<br>

== Curiosidades ==
*Los dos padres con igual nombre: ( Ismael - Ismaela )
*El árbol de navidad de [[1959]] fue construido por Irma con una Yaya y con guiras pintadas de colores con los nombres de los principales líderes de la Revolución.
*Fue maestra de Reinol Mendiluza, (quien ocupo el cargo de Director Municipal de Educación y más tarde Director Provincial de Educación).
[[Image:IrmaE banderaAna.jpg|thumb|left]]Ella misma izó la [[Bandera cubana|Bandera]] de “Territorio Libre de Analfabetismo”.
*Su escuelita Hermanos Barcón estaba situada en la cima de una montaña en Rancho Benítez, [[Rangel (San Cristóbal)|Rangel]].
*El caballo en que se trasladaba se llamaba “Lucero”.
*La bandera de la escuela la elaboró Ismaela, su madre.
*Era muy femenina y creía que toda mujer debía llevar algún detalle por pequeño que fuera. El de ella era una flor: clavel u orquídea.
*Le decían: “ La Maestra de la Flor ”.
*Sus trabajos estaban firmados con un conejito, que era su animal preferido y remataba con un ¡Patria o Muerte!
*Fue testigo del descubrimiento del cadáver de [[Modesto Serrano]], a los 45 días de asesinado y del sepelio.
*Tuvo dos novios: Felito, de [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)]] y Pedrito, un militar de [[La Habana]].
*Gustos: Vestirse de color beig, negro y carmelita. Comer harina y huevo frito.

== Fuentes ==

* Equipo de Investigadores del Museo Municipal de San Cristóbal.
* Archivos históricos de Museo del municipio de San Cristóbal.

[[Category:Alfabetización]] [[Category:Pedagogo cubano]]

Archivo:IrmaE farollAlf.jpg

2013-05-14T18:11:22Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

José Martí (San Cristóbal)

2013-05-09T20:18:13Z

Arlheyartjc:

{{Otros usos|este=José Martí|José Martí (desambiguación)}}
<div align="justify">
{{Ficha de entidad subnacional
|nombre = José Martí
|nombre completo = José Martí
|país = Cuba
|unidad = Consejo Popular
|tipo_superior_1 = Provincia
|superior_1 = [[Artemisa]]
|tipo_superior_2 = Municipio
|superior_2 = [[San Cristóbal]]
|bandera =
|escudo =
|mapa = Cp_josemarti.jpeg
|tamaño_mapa =
|pie_mapa =
|imagen =
|capital =
|coor =
|subdivisión =
|dirigentes_títulos=
|dirigentes_nombres=
|superficie =
|superficie_puesto =
|superficie_post =
|superficie_tierra =
|superficie_agua =
|población = 5 273
|población_puesto =
|población_año =
|población_urb =
|población_met =
|población_post =
|densidad =
|densidad_post =
|tipo_superior_X =
|superior_X =
|imageninferior = Parque_josemarti.png
|imageninferior_tamaño =
|imageninferior_pie=
|página web =
}}'''José Martí.''' Es uno de los doce Consejos Populares del municipio de [[San Cristóbal]]. Su nombre se debe al [[Central José Martí]], industria azucarera alrededor de la cual se desarrolló el principal núcleo poblacional de este consejo.

== Historia ==

La historia solo recoge la existencia de los Feudos del Sabana la Mar, Puercos Gordos y el Hato de Mayarí. En [[1918]] se construye el central [[San Cristóbal|San Cristóbal]], propiedad de la Sugar Company, empresa norteamericana y alrededor de este un pequeño batey que al triunfo de la Revolución en [[1959]] conntaba con 200 casas, el cual se amplió con el auge y desarrollo azucarero. En [[1962]] al ser intervenido por el Gobierno revolucionario, dejó de llamarse Central San Cristóbal y se le puso el nombre de nuestro Apóstol [[José Martí]].

== Ubicación Geográfica ==

El Consejo Popular José Martí está ubicado a 5 Km de [[San Cristóbal]], la cabecera municipal, y limita al norte con el Consejo Popular [[San Cristóbal 1 (San Cristóbal)|San Cristóbal 1 ]], al este con el Arroyo Los Colorados que le divide con el municipio [[Candelaria]] y al sur con el [[Mar Caribe]] , mientras que al oeste, limita con el terraplén de Trujillo a laguna Dos Hermanas, que lo separan del Consejo Popular [[López Peña (San Cristóbal)|López Peña ]] y terraplenes de La Majagua y La India del Consejo Popular [[Los Pinos (San Cristóbal)|Los Pinos ]] .

== Características Socioeconómicas ==

Cuenta con una población ascendente a 5 273 habitantes, distribuidos en un núcleo urbano [[Comunidad José Martí (San Cristóbal)|José Martí]] y 5 asentamientos, [[Batey Viejo (San Cristóbal)|Batey Viejo ]] , [[Santa Ana (San Cristóbal)|Santa Ana ]], [[Mayarí (San Cristóbal)|Mayarí ]], [[Cucuyo (San Cristóbal)|Cucuyo ]] y [[El Fajardo (San Cristóbal)|El Fajardo ]] . Se sustenta principalmente en la agricultura cañera producto del legado de la industria azucarera que existió hasta [[2006]], luego que la refinería remanente del central homónimo fuera trasladada para el central [[30 de Noviembre]]. Además, se desarrolla la ganadería.

=== Recursos naturales ===

El principal recurso natural de este Consejo es el recurso suelo siendo su principal tenente la Unidad Básica de Producción Cooperativa [[José Martí]] eminentemente cañera.

=== Educación ===

Cuenta el Consejo Popular con el Círculo Infantil "Los Pinitos", el [[ Escuela Abel Santamaría Cuadrado (San Cristóbal)|Seminternado "Abel Santamaría"]] para la enseñanza primaria, la Secundaria Básica "[[José Martí]]" y el Centro Unificado "[[Eduardo Machado]]" que imparte tanto la enseñaza preuniversitaria como la técnica-profesional.
=== Principales servicios a la población ===

[[Image:Jc marti.jpg|thumb|right|145x183px|Joven Club de Computación]]

Joven Club de Computación

Oficina para el correo

[[Image:B marti.jpg|thumb|right|145x183px|Biblioteca Pública ]]

Farmacia

Casa del Azucarero

Posta médica [[José Martí]]

[[Image:Pm jmarti.jpg|thumb|right|145x183px|Posta Médica]]

Combinado de Servicios técnicos y personales

Central telefónica

Consultorios médicos

=== Principales centros de producción ===

Unidad Básica de Producción Cooperativa [[José Martí]] (Cañera)

Unidad Básica de Producción Agropecuaria [[Celia Sánchez]] (Cultivos varios)

Unidad Agropecuaria Militar [[Manuel Fajardo]] (Ganadera)

Fábrica de Bombones

Panadería

Cafetería La Gloria

<br>

=== Tradiciones ===

La fiesta de fin de zafra durante décadas formó parte de la vida del poblador del Batey y sus asentamientos aleñados, pues era la zafra el principal sustento de la mayoría de la población. Además, se celebran guateques campesinos como parte de la tradición del campesino no cañero. <br>

== Enlaces relacionados ==

'''Lugares:'''

*[[Central José Martí]]
*[[Movimiento 26 - 7 en el central José Martí]]

<br>

== Fuentes ==

Comisión de Historia [[Central José Martí|CAI José Martí]]

Asamblea Municipal del Poder Popular [[San Cristóbal|San Cristóbal]]

== Enlaces externos ==
</div>
[[Category:Localidades_de_Cuba]]

San Cristóbal

2013-05-09T18:08:43Z

Arlheyartjc:

{{Ficha de entidad subnacional
|nombre = San Cristóbal
|nombre completo = Municipio San Cristóbal
|apodo =
|país = Cuba
|unidad = Municipio
|tipo_superior_1 = Provincia
|superior_1 = [[Artemisa]]
|mapa = SanCristobal.jpg
|pie_mapa = Ubicación del Municipio San Cristóbal
|superficie = 936
|población = 70 940
|densidad = 75,8
|gentilicio =
|imageninferior = parque1.jpg
|imageninferior_pie=
|fundación = [[1830]] (Como poblado)
|nota1 =
}}
<div align="justify">El municipio '''San Cristóbal''' está ubicado en la parte más occidental de la provincia [[Artemisa]]. Fue fundado como pueblo en [[1830]]. Sus primeros pobladores fueron españoles de [[Islas Canarias]] y [[Cádiz]]; hacendados pertenecientes a la naciente burguesía criolla, y vegueros. El lugar donde posteriormente se fomentó el poblado de San Cristóbal era conocido como Sitio Herrera.<br> El Territorio está dividido en 12 Consejos Populares, 122 Circunscripciones y 11 Zonas de Defensas. La población estimada en el año [[2007]] fue de 71 286 habitantes, que representa el 9,76% del total de la provincia. La densidad poblacional es de 72 habitantes/Km<sup>2</sup> , la esperanza de vida al nacer es de 76,1 años, la fuerza ocupacional es de 43 188 para un 60,58% de la población. </div>
== Ubicación ==
<div align="justify">San Cristóbal se encuentra ubicado en la parte [[sur]] [[este]] de la provincia [[Artemisa]], limitando geográficamente al [[norte]] con los municipios [[La Palma]] y [[Bahía Honda]], al sur con el [[Mar Caribe]] y al este con el municipio de [[Candelaria]]. Posee una extensión territorial de 936 Km<sup>2</sup>. El 31% de la superficie es montañosa, la [[temperatura]] media anual es de 25 grados Celsius, la [[humedad]] es de 81%, las lluvias adquieren un valor promedio de 1100 a 1300 mm<sup>3</sup> anuales.</div>
== Historia ==

[[Image:Iglesia_SC.jpg|thumb|left|283x213px]]
<div align="justify">La historia del corral San Cristóbal se inició el [[6 de agosto]] de [[1664]] con la mercedación otorgada a Don José Antonio Herrera (de origen español) el cual se llamó indistintamente Sitio Herrera o corral San Cristóbal. Según reales cédulas aparece en [[1680]] como dueña Doña Leonor Calvo. Sitio Herrera tenía 421 caballerías, 79 años más tarde estas tierras pasaron a engrosar Hato Quemado propiedad de Don [[Alejandro Martínez|Alejandro Martínez]] (de origen español) quién en [[1743]] dona o cede varios solares próximos al [[Río Cauto]] o Cautó a cuatro familias que edificaron sus viviendas a orillas del [[Camino Real|Camino Real]] de [[Vuelta Abajo|Vuelta Abajo]]. Es este el núcleo poblacional del cual se originó el pueblo de San Cristóbal.
Para llegar a la fundación del pueblo el asentamiento tuvo que pasar por todo un proceso histórico evolutivo para cumplir los requisitos que según las Leyes de Indias eran necesarios.
No es hasta [[1830]] que culmina ese proceso y se procede a la fundación (tenía gobierno pedáneo cura, iglesia, cementerio, plaza pública, trazado urbanístico previéndose la ubicación de todas las instituciones oficiales, etc.)</div>
=== '''Desarrollo del Territorio'''<br> ===
<div align="justify">El extenso hato Mayarí se fue parcelando en corrales más pequeños Durante los siglos XVII y XVIII se fueron formando pequeños corrales como: Pinar de Barreto, Río Hondo (1820), Puerco Gordos ([[1650]]), El Salado ([[1671]]), Sitio Herrera ([[1664]]) entre otros.<br>Es de destacar que hacia [[1688]] ya había sido fundada una iglesia en [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz de los Pinos]](San Cristóbal) por el obispo Compostela, convirtiéndose el pequeño caserío en cabecera eclesiástica debido a que era el lugar donde confluían dos vías públicas importantes: una al norte, el Camino Real a San Diego y otra al sur: el Camino Real a [[Vuelta Abajo]], además el camino a las lomas. Esta facilidad vial permitió que algunos pobladores se establecieran en el lugar por constituir punto de acceso a otras zonas del interior. <br>En [[1759]] la iglesia de [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz de los Pinos]] fue destruida por un incendio. Algunas imágenes y el archivo fueron trasladados a la Ermita de San Pedro en el sitio denominado hacienda [[Los Pinos (San Cristóbal)|Los Pinos]] propiedad de doña María de la Luz y Valdés. En [[1818]] fue ubicada la iglesia en San Cristóbal en el lugar que ocupa actualmente. <br>El corral San Cristóbal aparece como propiedad de Don Miguel Herrera y Gabriel en pleno [[Siglo XVIII]] quien cedió en [[1743]] parte de sus terrenos a cuatro familias, una de las cuales fabricó su vivienda cerca del cruce del Camino Real a [[Vuelta Abajo]] y el Río San Cristóbal; su propietario Manuel García Guzmán, llamó a su vega "El Paso". <br>A esta casa se le fueron sumando otras hasta un total de 24 pero en la margen occidental del río, a orillas del camino y buscando zonas más altas para huir de las posibles inundaciones. En [[1813]] había 39 Vegas de [[Tabaco]], casi todas cercanas al río.</div>
<br> '''Consejos Populares del Municipio:'''<br>

#[[Niceto Pérez (San Cristóbal)|Niceto Pérez]].
#[[Ciro Redondo(San Cristóbal)|Ciro Redondo]].
#[[Fierro (San Cristóbal)|Fierro]].
#[[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz de los Pinos]].
#[[Los Pinos (San Cristóbal)|Los Pinos]].
#[[Mango Jobo (San Cristóbal)|Mango Jobo]].
#[[San Cristóbal 2 (San Cristóbal)|San Cristóbal 2]].
#[[Río Hondo (San Cristóbal)|Río Hondo]].
#[[José Martí (San Cristóbal)|José Martí (San Cristóbal) ]]<br>
#[[San Cristóbal 1 (San Cristóbal)|San Cristóbal 1]].
#[[López Peña (San Cristóbal)|López Peña]].
#[[Taco Taco (San Cristóbal)|Taco Taco]].

=== Luchas de Liberación <br> ===
<div align="justify">Durante la [[Guerra de los Diez Años]], hubo llamas de rebeldía en la región al margen de los hechos que se sucedían en [[Cuba|Cuba]]. Se dio el hecho de que 27 personas fueron hechos prisioneros por ser auxiliares o simpatizantes de las causas emancipadoras.
Entre el [[22 de mayo]] de [[1879]] y el [[17 de septiembre]] del mismo año visitó [[José Martí]] en gestiones conspirativas para la [[Guerra Chiquita]] la finca Balestena, propiedad del revolucionario [[Carlos Sauvalle Blain]] gran amigo de Martí y activo conspirador en [[La Habana]] durante la guerra de [[1868]].
La lucha que se reinicia en [[1895]] tuvo cooperación de un amplio grupo de vecinos con arraigado espíritu patrio. Estos conspiradores que se reunían en la botica ubicada en la calle Maceo frente al actual Hotel "Sierra del Rosario" se incorporaron al [[Ejército Libertador]] y alcanzaron grados militares de importancia: </div>
*[[Enrique Ayo|Enrique Ayo]], alcanzó el grado de [[Teniente Coronel]].
*[[José Reyes Trujillo|José Reyes Trujillo]] se unió a las tropas de Maceo y alcanzó el grado de capitán. [[Image:Jose_Reyes_Trujillo.jpg|thumb|right|122x152px]]
*[[Ignacio Humara|Ignacio Humara]] se sumó a las tropas mambisas y alcanzó el grado de teniente.
*[[Eduardo García Vigra|Eduardo García Vigra]] alcanzó el grado de general de división combatiendo en la provincia de [[Matanzas|Matanzas]].
*[[Francisco Vigoa|Francisco Vigoa]] fue nombrado prefecto de [[El Brujo|El Brujo]] por [[Antonio Maceo]]. Fue mucho lo que la historia recoge, ayudaran como confidentes auxiliares se incorporaron como soldados a las fuerzas mambisas.
<div align="justify">De la [[Guerra del 95]] en el territorio es bueno recordar la presencia de Maceo en San Cristóbal los días 4 y [[5 de febrero]] de [[1896]], en las cuáles convivió con sus pobladores, realizó visitas y asistió a actividades públicas.
Después del asedio a [[Candelaria|Candelaria]] el [[6 de febrero]] se trasladó al cafetal de Frías y de ahí el [[7 de febrero]] enterado del movimiento de una columna española de 600 hombres hacia San Cristóbal la interceptó en las cercanías del puente de Yaguasas. El combate que duró 3 horas fue trasladándose hasta las cercanías de la casilla de obras públicas que había sido previamente incendiada por los mambises para evitar que los españoles se parapetaran en ella. Hubo una violenta carga sobre la calzada del camino real que aún se conserva un pequeño tramo en las inmediaciones de [[Río Hondo]]. El combate fue sangriento, en él se inmolaron hombres bisoños incorporados a la fuerza del pinareño Coronel [[Pedro Delgado|Pedro Delgado]], hubo 85 bajas mambisas y 17 muertos por la parte española, las cuáles se retiraron derrotados, pasó a la historia pues muchos sin armas apenas se lanzaron a la carga.

Durante la campaña de [[Occidente]] este territorio fue escenario de las acciones, campamentos, rutas utilizadas por Antonio Maceo y sus fuerzas mambisas.

El [[15 de abril]] de [[1896]] por orden de [[Antonio Maceo]] y [[Quintín Banderas]] con unos 100 mambises atacó la plaza de San Cristóbal, base de aprovisionamiento del enemigo y centro de sus operaciones. Esta operación fue exitosa, Banderas devastó las zonas de cultivo y se apoderó de una gran cantidad de mercancías. En las diferentes campañas militares, Maceo estuvo en la Loma del Toro en diferentes oportunidades: ([[1 de abril]] de 1896), hubo tiroteo.

El [[20 de mayo]] de 1896 en tránsito hacia el sur de la provincia acampó en [[Sabanilla]] y el [[21 de mayo]] está de nuevo en Loma del Toro, Pinar de [[Rangel (San Cristóbal)|Rangel]].

El [[25 de agosto]] durante la sexta campaña vuelve a pasar por la Loma del Toro y ordenó destruir el poblado.

En la zona de [[La Muralla (San Cristóbal)|La Muralla]] tuvo campamento [[Antonio Maceo|Antonio Maceo]] entre los días 1 y [[25 de agosto]] en que desarrolló las acciones militares contra el tren militar de [[Pinar del Río|Pinar del Río]]. El día [[2 de agosto]] cuando se dirigía a atacar el convoy militar hizo campamento al sur de Santa Teresa a medio kilómetro de la [[vía férrea]].

La [[Reconcentración de Weyler]] hizo muchísimos estragos en la población rural del territorio. Se estima que hubo alrededor de 3500 reconcentrados en dos barracones en la finca “La Candelaria“ a un Kilómetro al oeste del poblado.

Al concluir la guerra de 1895 e iniciarse el período de ocupación militar la población había disminuido considerablemente la economía estaba paralizada, había alta cifra de desempleo y proliferaban las enfermedades. Las medidas que se tomaron fueron las mismas aplicadas a nivel nacional para crear las condiciones propicias en el país, para la dominación imperialista.
La primera delegación de Veteranos de la Guerra de Independencia|Veteranos de la Guerra de Independencia]] se creó en la primera década de la neocolonia [[1902]], funcionó en la calle Martí “214 y su primer presidente fue [[José Reyes Trujillo|José Reyes Trujillo (Capitán Reyes)]] agrupando a los veteranos de San Cristóbal y Candelaria (de 80 a 100 miembros). Celebraban con desfile de caballería el “[[24 de febrero]]”. </div>

=== Otros datos de interés de la etapa "Neocolonial" hasta 1952 ===

*En 1902 se creó el primer correo.<br> * El teléfono comenzó a funcionar en los primeros años de la década del 20.<br> * La primera planta eléctrica comenzó a funcionar en 1916.<br> * El banco se fundó en 1916 y quebró en 1922.<br> * En 1907 habían 305 fincas y el área era de 750 Km2.<br> * La población según el censo de 1907 era de 20 388 habitantes.<br> * Según el censo de 1919 solo el 28,4 % de la población recibía instrucción.<br> * El 1er médico con consulta fija se estableció en San Cristóbal en 1907.<br> * Desde fines del Siglo XIX circulaba en este territorio diferentes publicaciones locales. (Periódicos).<br> * La fiesta religiosa popular más connotada era el 2 de enero dedicadas al patrón del pueblo: El niño Jesús de los Pinos.<br> * La pelota como deporte se practicaba desde fines del siglo XIX.<br> * El primer campo rústico de pelota estaba frente al ferrocarril.<br> * En 1901 se fundaron en San Cristóbal los partidos políticos burgueses tradicionales al igual que en todo el país.<br> * Desde la década del 20 el transporte, además del ferrocarril era a través de un grupo de guaguas de Artemisa a Taco Taco propiedad de un señor llamado “El Catalán”.<br> * Se inició la tradición por el Teatro a partir de 1915 con grupos que venían de [[La Habana]] y daban sus funciones en la sociedad “La Tertulia” fundada en 1904.<br> * La sociedad para negros “Luz de Occidente" fue fundada en 1920.<br> * El 1er cine se creó en la década del 20.<br> * A partir de 1917 se inició el boxeo.<br> * El 1er gremio de tabaqueros se fundó en 1918.<br> * El 1ergremio de obreros en el central se constituyó en 1924 con 300 afiliados.<br> * El 1er sindicato en el central se creó en 1933.<br> * La primera casa de socorros del pueblo fue fundada en 1922 y era pequeña y de escasos recursos; fue ampliada en 1942.<br> * En 1929 se construyó la [[Carretera central]].

=== Período 1952 al 1958 (Neocolonia) ===
<div align="justify">En [[1956]] se fundó el molino arrocero “La Paloma” con una capacidad de 25 quintales por hora, con una plantilla de 13 obreros que solo trabajaban los tres meses de la zafra arrocera. Ya en esta fecha las tierras del central abarcaban 1300 caballerías, las mayores zafras fueron la de [[1952]] con una producción de 248 576 sacos de 325 libras y la de 1958 de 261 615 sacos. En 1952 habían unas 362 fincas dedicadas al cultivo del tabaco. La producción en 1954 fue 431 000 tercios del tabaco que se vendía a [[La Habana]] para las grandes fabricas.
Habían una decenas de escogidas donde trabajaban fundamentalmente mujeres con salarios de 3 a 4 pesos semanales las más largas. Se mantiene San Cristóbal en esta década como 1er productor de café de la provincia. En 1956 se produjo 10 890 quintales. Se mantenían los cultivos de viandas, frutos menores. Habían 9 envasaderos de tomate y de piña fundamentalmente.
La economía en esta década al igual que en anteriores era agraria extensiva, latífundiaría, el renglón fundamental, el [[Cultivo de la caña de azúcar]] y la carencía de condiciones técnicas, maquinarias y regadío. La tierra estaba concentrada en manos de una veintena de latifundistas que en su mayoría la tenían improductiva mientras que miles de campesinos carecían de una pequeña parcela propia para cultivar. Los dos mayores [[Latifundios]]: El central con 1300 caballerías y Rancho Mundito con 1100 caballerías. En [[1952]] se abrió una oficina bancaria.

== Características ==

==== Físico- Geográficas ====
<div align="justify">En su relieve se distingue tres zonas perfectamente diferenciadas, la montañosa, la llanura aluvial del sur y la [[Ciénaga]] litoral del sur. El sistema montañoso correspondiente a la [[Sierra del Rosario]], se divide en tres subzonas:<br>Las zonas magóticas, que se encuentran al norte y oeste de [[Niceto Pérez]] (San Cristóbal), cuyo punto más elevado es el [[Pan de Guajaibón]] (límite norte) y la [[Sierra Chiquita]], esta es una zona de transición hacia la Sierra de los Órganos.

La Sierra que ocupa el sur de Niceto Pérez y todo el macizo de [[Ciro Redondo]] (San Cristóbal) donde existen importantes elevaciones tales como el Toro con 678 m, [[Sierra de Rangel]] con 665 m, los Tumbos con 503 m, entre otros.

La tercera subzona, se encuentra precisamente entre estas Sierras ya que forman depresiones o sistemas pequeños de valles interiores, algunos de ellos con características cársicas, entre los que se destaca Ojo de Agua, Hoyo de Rosario, Hoyo de Cinco Pesos, Hoyo de San Francisco, Hoyo La Soledad, Hoyo de Sabanilla, Hoyo de Niceto Pérez, por mencionar algunos.

Las Sierras tienen una dirección este-oeste y constituyen estructuras paralelas, hacia la zona de Niceto Pérez, se levantan verticalmente desde la llanura, como cortadas a nivel hasta una altura de 600 m, por su ladera sur, como la falla de [[Pinar del Río]], esta falla deprimió los bosques al sur en más de 6 Km. y el relleno sedimentario que durante años se acumuló por procesos erosivos de deposición, sobre todo de aluviones alcanzó un volumen de miles de kilómetros cuadrados, este proceso telúrico hace que San Cristóbal esté comprendido entre las zonas sísmicas de [[Cuba]]. En los años [[1852]] y [[1880]] se produjeron dos microsismos aquí, el último seguido por numerosas réplicas, el cual dañó severamente las construcciones.

La llanura aluvial del sur también presenta dos zonas bien definidas, una franja de pie de monte de más de 6 Km. de ancho que corre de este a todo lo largo del flanco sur de las sierras, esta es una llanura fluvial, alta, diseccionada y erosiva.

Una flanja de llanura costera de unos 20 ó 25 Km. de ancho que también se extiende de este a oeste.<br>El manglar, es realmente una llanura marina, caracterizada con la presencia de estuarios de marismas y lagunas costeras de agua dulce y salada, siendo las mayores, “La Deseada” y “La Víbora”, con unos 2.5km<sup>2</sup> de superficie cada una.

==== Suelos ====
<div align="justify">En las montañas con excepción de algunos hoyos y valles, hay suelos de montañas escabrosos y de uso agrícola limitado, formado por esquistos, areniscas y calizas. En la llanura hay suelos rojos y amarillos, pero las más extendidas son los pardos claros todos se caracterizan por ser arcillosos o granillosos de fertilidad media o pobre en categoría 3 – 4 que no tienen óptima productividad y requieren de una atención cultural y fertilización. El 11 % de los suelos son pobres en drenaje y el 31 % no son aptos para la caña de azúcar.

==== Hidrografía ====

[[Image:PuenteHierroSC.jpg|thumb|right]] <div align="justify">Los ríos y arroyos son numerosos, corren generalmente de norte a sur, a excepción de San Miguel que lo hace de oeste a este.

Los principales ríos son San Cristóbal, [[Río Hondo (San Cristóbal)|Río Hondo]], [[San Francisco]], [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz de los Pinos]], Taco Taco, Santo Domingo y Bacunagua. Presentan valles, llanos y anchos. En la zona de [[Niceto Pérez]] hay abundancia de ríos subterráneos, debido a la topografía cársica de la zona.

El municipio cuenta con cuatro presas, algunas micro presas las que garantizan el desarrollo de la agricultura, siendo catalogado el territorio como el de mayor potencial hidráulico.

==== Climatología ====
<div align="justify">Las temperaturas anuales oscilan entre 24.6<sup>0</sup>c y 25.5<sup>0</sup>c, solo en la cadena montañosa descienden entre unos 22<sup>0</sup>c y 23<sup>0</sup>c como promedio anual. Agosto es el mes caluroso y febrero el más frió. Los vientos soplan generalmente del noreste y este con fuerza 12 – 13 Km./ h, en el 17 % del tiempo hay calmas. En los meses de abril y mayo se sienten los sures calientes que afectan las cosechas de frutos. Las precipitaciones anuales son menos uniformes, siendo el eje montañoso el más lluvioso y las zonas costeras las de menos precipitaciones. El régimen de lluvia se caracteriza por dos estaciones: El de lluvia: de mayo a octubre, siendo junio el más lluvioso. El menos lluvioso noviembre abril (abril el más seco).

==== Flora y Fauna ====
<div align="justify">Predomina en la zona costera la [[Vegetación]] de manglar y de sabana; en la llanura abundan la palma real, cana, así como matorrales secundarios (marabú), cultivos: caña, huertos entre otros. En la zona montañosa hay bosques donde predominan: el almácigo, pinales, varía, ocuje, majagua, pomarrosa, yagruma, yaba, ayúa y jagüey; por su importancia histórica y biológica se destacan los helechos arborescentes en [[Niceto Pérez]] y [[Sabanilla]] (San cristóbal). Hay presencia natural de la palma corcho, endémica de la provincia y una de las especies más antiguas del mundo. La fauna es pobre por la desaparición de grandes extensiones de bosques; constituyen especies vedadas: venados, jutías, cocodrilos, la yaguasa etc. Abundan aves, reptiles (lagartos), peces, cangrejos, murciélagos, entre otros. En resumen la típica de toda la provincia. Las áreas protegidas son: con interés botánico, con interés físico geográfico: El cañón del río [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz de los Pinos]] y el sistema cavernario de Rancho Mundito; con interés para la caza (cotos): Deseada, El Novillo y la Víbora.

== Desarrollo económico ==
<div align="justify">Una de las actividades económicas de este territorio en sus inicios fue la ganadería, seguido de la producción de tabaco; ya hacia [[1745]] aparecían 7 haciendas ganaderas y 79 vegas de tabaco el cual era considerado de “extrema calidad” pero áspero y fuerte. A partir de [[1815]] llegaron a las montañas de la zona, inmigrantes franceses canarios, dominicanos, que iniciaron el cultivo del café con trabajo esclavo. A estos inmigrantes se unen también criollos y la [[Sierra del Rosario]] comienza a ser una de las zonas cafetaleras más florecientes de [[Cuba|Cuba]]. En las primeras dos décadas de la [[República Neocolonial]] en San Cristóbal se mantiene como uno de los principales productores de café del país ( de 6000 a 7000 quintales) Otros cultivos por la subsistencia y comercio interno fueron el arroz, tomate, maíz, yuca, boniato, plátano, etc. El tabaco llegó a ser producto de relativa importancia aunque hacia [[1917]] se redujo su producción. A raíz del triunfo de la Revolución han surgido nuevos cambios y se han desarrollado nuevas construcciones en el ámbito económico.</div>
<br> Prueba de este desarrollo lo constituyen centros como:<br>

*Central Azucarero 30 de noviembre. [[Image:CAI_30_de_Noviembre_SC.jpg|thumb|right]]
*Fábricas de Hielos.
*Un centro de procesamiento de pescado.
*Plantas de asfalto.
*Presa “La Paila”.
*Fábrica de Vinos Fantinel.
*Centro provincial de inseminación artificial en Santa Teresa.
*Granja de Cría Avícola.
*Combinado de Productos Lácteos. [[Image:Coopelia_SC.jpg|thumb|right]]
*FAME
*CAI arrocero.
*Prefabricado.
*Empresa de cría de pescado.
*Fábrica de procesamiento de áridos.
*Fábrica de Helados.
*entre otros.<br><br>

== Desarrollo social ==

=== Educación ===
<div align="justify">En 1980 existía un total de 90 escuelas primarias, de ellas tenían la condición de seminternados las de las nuevas comunidades: [[Image:PortadaFacultadMedica SanCristobal.jpg|thumb|right]](López Peña y Los Pinos,) así como en los núcleos poblacionales del: central José Martí, Santa Cruz, y 3 en el pueblo de San Cristóbal. En 1991 la matrícula de esta enseñanza era de 6151 estudiantes de 1ero a 6to grado y 761 de preescolar. En la Enseñanza Media el número de centros se elevó entre 1965 y 1991 a 6: (2 en San Cristóbal, 1 en Santa Cruz, Central José Martí, López Peña y Sabanilla) (ESBEC) La matrícula se elevó en este período a 2 847 atendidos por 304 profesores.<br>Teniendo en cuenta las características agroindustriales del municipio se construyeron dos centros politécnicos: El IPI ”[[Eduardo Machado Gómez]]”, vinculado al Central [[José Martí]] (San Cristóbal), que se inició en el curso escolar 1976-1977 con una matrícula de 489 estudiantes y el IPA “[[Batalla del Rubí]]”, vinculado al central “30 de Noviembre”, con 488 estudiantes, a partir del curso 1980-1981. Estos centros han contribuido a la formación de obreros calificados y técnicos medios en especialidades relacionadas con la agricultura y la industria azucarera además se ha abierto cursos para la formación de técnicos medios en Economía. Al cierre de 1991 la enseñanza politécnica tenía una matrícula de 2395 alumnos, de los cuales 232 corresponden al politécnico de Economía [[Gabino Labrador]]. <br>En la década del 80 la Educación de Adultos experimentó un notable ascenso, pues se abren nuevas aulas de SOC, regulares y por encuentros, con el objetivo de dar cumplimiento a uno de los acuerdos del II Congreso del PCC, que trazaba la meta de alcanzar el 9no grado, por parte de la masa de trabajadores y amas de casa. Ya en el curso 1990-1991 este objetivo se había alcanzado y se mantuvieron 3 centros de SOC-FOC, (que incluían Secundaria y Facultad), una SOC, (Secundaria Obrero-Campesina) y 6 Aulas de Educación Obrero – Campesina (EOC), una Escuela de Idiomas, además del Politécnico de Economía (nocturno para trabajadores). <br>Al cierre de 1991 la mujer trabajadora contaba en el municipio con el servicio de 6 instalaciones de Círculos Infantiles, uno de ellos “Los Rancheritos”, ubicado en las montañas de Niceto Pérez .<br>También se construyó, en la década de los 80, una moderna instalación al norte del poblado, la que funcionó como Escuela Formadora de Maestros Primarios La Escuela Pedagógica “[[José Licourt Domínguez]]” tenía un carácter territorial pues recibía estudiantes de los municipios de la zona oriental de la provincia, así como estudiantes de los hermanos países africanos. Para la práctica docente de los futuros maestros se habilitó un Seminternado primario del mismo nombre (Escuela Anexa). Se inició el Plan de Estudios Dirigidos de pre-licenciatura en Educación Primaria. <br> Antes de 1959 el municipio tenía solamente 6 compañeros graduados del nivel superior. En 1991 se contaba con 595 Licenciados y 374 docentes que cursaban estudios superiores para graduarse como Licenciados en Educación. En la década del 80 se inauguró la primera Escuela Especial en San Cristóbal la cual funcionó primero en Santa Cruz de los Pinos ya partir de 1991 se trasladó para el local de la ESBEC Provisional en La Inesita. Además se inaugura la facultad de Ciencias Médicas, la que actualmente cuenta con una matrícula de mas de 100 estudiantes de países hermanos. </div>
=== Cultura ===
<div align="justify">Se desarrolló el movimiento de aficionados en las diferentes manifestaciones culturales tanto en centros de trabajo como de estudio,[[Image:Museo SanCristobal.jpg|thumb|right]] con instructores de teatro, artes plásticas, música, literatura, danza, atendidos desde la Casa de la Cultura. Se organizaron Festivales, Conciertos de Aficionados, Coros Talleres Literarios y Círculos de Interés. El 24 de febrero de 1978 se abrió la Casa de la Cultura [[Celestino García]], célula cultural principal de la comunidad. <br>El movimiento cultural de San Cristóbal alcanzó logros significativos en este período así como masividad a través del movimiento de aficionados los cuales realizaron un total de12 043 actividades, lograron integrar 150 grupos en las diferentes manifestaciones y contaron con 1900 integrantes: obreros, campesinos y estudiantes, 25 grupos sancristobalenses participaron en Festivales Provinciales y 15 en Festivales Nacionales. De este movimiento se formó, desde edad temprana, la solista sancristobalense, María Elena Lazo, la cual participó en Festivales Nacionales y obtuvo importantes lauros en el XVIII Festival Nacional [[Image:CineGuayacan SanCristobal.jpg|thumb|right]]de Aficionados. El movimiento de artistas profesionales contaba en 1979 con 5 grupos de música, los que después de 1980 formaron parte de la Empresa Provincial de Artistas con excepción del Conjunto Sol Naciente (de música tradicional campesina) y el combo [[Soroa]] que se vinculó permanentemente al centro turístico “Soroa”.La figura de más arraigo popular fue [[José “Cheo” Páez]], quien fundó varios conjuntos musicales: “Ases del 40”, Combo “J 9” y otros. Fue un gran promotor cultural en el movimiento de la trova tradicional y de los compositores locales. <br>En 1984, se habían fundado 10 instituciones básicas: casa de la cultura, el museo, biblioteca pública, red de cines, galería de arte, un club juvenil, grupo de teatro, entre otros.<br></div><div align="justify"><br></div>
=== Deporte<br> ===

Como principales actividades deportivas se pude mencionar que la pelota se practicó en San Cristóbal en los finales del siglo XIX. En los inicios del nuevo siglo hubo varios equipos de pelota: los japoneses, los ¨Chicagos, que jugaban en el terreno del ferrocarril. <br>Este deporte tuvo en la década del 30 una etapa de florecimiento, hubo un estadium en el reparto Castro Quintana. En el jugaba la novena la Elegante que competía con equipos de otros municipios y provincias. Este deporte también se practicó en Santa Cruz de los Pinos. Entre los peloteros destacados que llegaron formar parte de equipos profesionales sobresalen Guido Hernández y Cayetano Páez.<br>Otro deporte que llegó a tener arraigo popular fue el Boxeo, promovido a partir de 1917 por César La Madrid quien lo organizó oficialmente en 1926, instalando el cuadrilátero en el Hotel el Globo: Allí peleaban jóvenes del pueblo y otros que venían de Candelaria y de la Habana. <br>A partir de 1943 se reorganizó de nuevo el boxeo en San Cristóbal destacándose figuras como Florentino González, Miguel Díaz conocido como la Diabla, Félix Garay, Ursulino Peralta y Leopoldo Reyes (El niño). El entrenador fue Julio Belauzarán. <br>

Actualmente los deportes de más trascendencia en el municipio son el beisbol y el fútbol. Existe un estadio de Fútbol, en el que participan diferentes equipos de todo el pais.<br><br>

=== El teléfono ===
<div align="justify">Comenzó a funcionar en los primeros años de la década del 20 instalado por la compañía Cuban Teléfonos Company con dos operadoras que debían ser solteras y una jefa de centro. Se encontraba ubicado en la calle Maceo #35. Devengaba un salario de $15.00 mensuales y tenían que trabajar dos turnos de 8 horas, existió una caseta para el público y 28 teléfonos particulares. La pizarra era de 80 chapas; contaba con una línea para comunicar con la [[Habana]], [[Artemisa]], [[Pinar del Río|Pinar del Río]], [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz de los Pinos]], [[Candelaria]] y [[Los Palacios|Los Palacios]] así como una línea privada del Central San Cristóbal. Los servicios telefónicos ampliaron sus ofertas. La pizarra de magnetos para teléfonos llego alcanzar 300 chapas con líneas a Taco Taco y Fierro y se cobrara a cada usuario $ 3.65 mensuales. Actualmente existe un centro telefónico y se ha digitalizado el municipio en su totalidad.</div>
=== El correo ===
<div align="justify">El servicio de correos se instaló en San Cristóbal desde 1902 y radicó en la Calle Nicolás Blanco (hoy Patricio Lumumba # 23) hasta el año 1928. Su administrador fue José de Jesús Pérez Pérez y el telegrafista José Maria Reyes González. Contó con un mensajero y un cartero.  El correo ocupó varios locales hasta ser ubicado en la carretera central (local actual).</div>
=== Los cuerpos represivos ===
<div align="justify">Desde los inicios de la República Neocolonial existió el cuartel de la Guardia Rural el cual fue trasladado en 1908 para la calle [[Ignacio Humara]] # 43. En 1930 fue reconstruido en el mismo lugar y en 1934 se llamo escuadrón B de la Guardia Rural con tenencia y capitanía desde Candelaria hasta San Diego, tenía una guarnición de 100 soldados y otras categorías desde cabo a Capitán. Junto a la policía municipal la Guardia Rural constituyó un elemento de represión de los gobiernos de turno así como para la aplicación de los desalojos campesinos ocurridos en el período. Estos cuerpos aumentaron su violencia y terror a partir de 1952. </div>
=== El banco ===
<div align="justify">El primer banco se fundó en 1918 y estaba ubicado en la calle Maceo 83, se denominó Banco Comercial de Cuba y tenía como [[Image:BancoPopularDeAhorro SanCristobal_1.jpg|thumb|right]]administrador a Jesús Portocarrero, Juan Gutiérrez como cajero y Camilo Crespo era el contador. Funcionó hasta 1922 pues quebró durante esta etapa de crisis económica perjudicándose los comerciantes y población que habían depositado su dinero en la entidad; ello limitó el desarrollo de esta actividad en el municipio .Las operaciones bancarias de los dueños del central la realizaban en [[Artemisa]].</div>
<br>

=== El servicio eléctrico ===
<div align="justify">En 1919 fue montada una pequeña planta por particulares: Basilio Portugal y Horacio de Destofanil. El primero aportó el dinero y el segundo la tecnología; se hicieron las instalaciones de los tendidos y bajantes a las viviendas. No existían los metros contadores por lo que se cobraba a los clientes según el voltaje de los bombillos instalados. El servicio tenia el siguiente horario: En verano de 6: 30 p.m. a 2: 00 a.m. En invierno de 5.30 p.m. a 1.10 a.m. Se inicio el servicio con 300 consumidores, siendo el primer cliente el hotel El Globo. La planta generaba 200 voltios y la línea principal se extendió hasta [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz]] y [[Taco Taco (San Cristóbal)|Taco-Taco]]. En 1926 este servicio pasó a la mal llamada “Compañía Cubana de Electricidad” </div>
=== La Construcción de la Carretera Central y otras Obras ===
<div align="justify">Constituyó la obra de mayor envergadura emprendida por el dictador Gerardo Machado, su paso por el pueblo fue en 1929, construida por la Cia. Norteamericana Warreng Brother, la que hizo varias calles y aceras así como el parque, que fue inaugurado el 23 de marzo de 1930, con un acto en el que habló el alcalde Feliciano de la Madrid Vega y actuó la banda municipal. El creador de obra pública fue el ingeniero Raúl Blanco; la instalación eléctrica la realizó Aníbal Fernández. En 1930 se construyó el puente actual sobre el río San Cristóbal.</div>
=== La Salud<br> ===
<div align="justify">Ha sido extraordinario los avances en el sector de la salud después del triunfo de la Revolución, en [[1959]] había: una pequeña casa de socorros, una clínica particular y 10 médicos con consultas privadas. A los policlínicos integrales de San Cristóbal y Santa Cruz, las 5 postas médicas de las comunidades se añaden en la etapa los consultorios del médico de la familia y el Hospital General Docente “Comandante Pinares”, obra inaugurada el [[17 de mayo]] de [[1982]] por nuestro Comandante Fidel, a un costo de 14 millones de pesos. El equipamiento está diseñado con los últimos adelantos de la ciencia para dar un servicio eficaz. En [[1982]] los indicadores de atención eran: 1 médico por cada 626 habitantes, una cama por cada 400 habitantes una enfermera por cada 239 habitantes, un [[Sillón estomatológico|sillón dental]] por 2850 habitantes, un operador de estomatología por cada 2192 habitantes. En [[1983]] el hospital fue declarado docente convirtiéndose[[Image:Hospital_SC.jpg|thumb|right]] en formador de futuras generaciones de médicos, especialistas, personal de enfermería y técnicos.

A partir de [[1984]] comenzó el programa del ¨Médico de la Familia¨. En la década del 90 había 29 consultorios y 969 médicos. De ellos 9 estaban situados en el Plan Turquino. El primer consultorio de este tipo fue creado en la zona montañosa de Arroyo Seco y hoy se encuentran diseminados en casi todos los núcleos poblacionales desarrollando un importante trabajo en la atención primaria a la población. También fueron ubicados en centros de trabajo y estudio, por lo que la cifra de consultorios se elevó en 31 en el año [[1991]].

También a partir de [[1984]] se realizaron importantes construcciones para ampliar los servicios de salud en todo el municipio:
* Al policlínico de [[López Peña]] se le incrementó un área de estomatología y de Rayos X, entre otros servicios dejando de ser posta médica.
* Al laboratorio de microbiología se le adicionó el equipamiento necesario para detectar el virus de VIH Sida.
* Al centro municipal de higiene se la aumentó un aula.<br>• Se inauguró la institución ¨Casa de los Abuelos¨.
* A la posta médica del CAI [[José Martí]] se le ubicó un laboratorio clínico.
* Junto con el hospital comenzó a funcionar el politécnico de la salud, el cual fue construido en la zona aledaña. Esta institución ha graduado de [[1982]]-[[1991]] a 1066 técnicos en diferentes especialidades.
* En [[1991]] existían 12 farmacias distribuidas en las diferentes comunidades con 20 técnicas y una en la cabecera municipal dedicada a la elaboración y venta de productos farmacéuticos elaborados sobre la base de medicina verde.
* Como otros aspectos del desarrollo social tenemos la ampliación con numerosos edificios de la zona de la Micro Brigada la cual se constituyó en [[1991]] como el reparto [[Noel Camaño]]. Debido a la construcción de las presas

=== La urbanística y la arquitectura ===
<div align="justify">El núcleo poblacional del centro urbano presentó una imagen muy similar a la de la Colonia durante décadas del nuevo siglo; se construyó a lo largo de la calle real y el estilo siguió siendo colonial con casas de una sola planta de puntal alto, grandes patios interiores y portal al frente, de maderas, de ladrillos, con tejas criollas en techos de dos y cuatro aguas. La diferenciación social a medida que avanzaba el siglo se reflejó en algunas edificaciones biplantas, símbolos de un mayor poder adquisitivo de sus moradores. El panorama urbanístico fue variando a medida que se incrementaban los barrios marginales donde abundaban construcciones de maderas y techos de tejas y guano.</div>
== Población ==

[[Image:CalleReal SC.jpg|thumb|210x136px]]
<div align="justify">En cuanto a la población tenemos que en sus orígenes fueron de procedencia española en su mayoría a fines del [[Siglo XVIII]] se conoce que había unos 68 habitantes: 16 [[Asturias|asturianos]], 15 Navarra, 10 de [[Islas Canarias | Canarias]] 8 de [[La Habana|La Habana]], el resto de otros lugares de [[España]].
En [[1819]] entre [[Santa Cruz de los Pinos (San Cristóbal)|Santa Cruz de los Pinos]], [[Candelaria]] y San Cristóbal habían 2308 habitantes.

La población va aumentando durante el [[Siglo XIX]]. En [[1887]] según censo habían 4508 habitantes. Después de la [[Guerra del 95|Guerra del 95]] la población disminuyó.
En el censo del año [[2009]] la [[Oficina Nacional de Estadísticas]] ([[ONE]]) registró en el territorio un total de 71 286 habitantes. </div>

== Fuentes ==

*Colectivo de autores. Historia de San Cristóbal. Año [[1994|1994]]. En Archivo de Historia del PCC, San Cristóbal.
*Lic. Miriam B. Santos Castillo, Lic. Luis Formigo Espinosa, Lic. Alexis Perna Hernández. Diciembre [[2009|2009]]. Síntesis de la Historia de San Cristóbal.Miembros de la UNHIC.<br>
*Miró Argenter, José: Crónicas de la Guerra T 2.

== Enlaces Externos<br> ==

*[http://www.pri.jovenclub.cu/jc/sc/ Sitio Web de San Cristóbal.]<br>
*[http://www.directoriocultural.cult.cu/publico/recurso.php?id=244 Directorio Cultural ]Consultado el [[17 de marzo|17 de marzo]] de [[2010|2010]]. <br>

[[Category:Municipios_de_Cuba]] [[Category:Historia_del_municipio]]

Archivo:SanCristobal.jpg

2013-05-09T18:08:16Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Archivo:CP-SanCristobal1.jpg

2013-05-09T18:03:07Z

Arlheyartjc: subió una nueva versión de «Archivo:CP-SanCristobal1.jpg»: Revertido a la versión subida el 27 sep 2010 a las 22:09

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

San Cristóbal 2 (San Cristóbal)

2013-05-09T18:00:39Z

Arlheyartjc:

<div align="justify">
{{Ficha de entidad subnacional
|nombre = San Cristóbal 2
|nombre completo = San Cristóbal 2
|país = Cuba
|unidad = Consejo Popular
|tipo_superior_1 = Provincia
|superior_1 = [[Artemisa]]
|tipo_superior_2 = Municipio
|superior_2 = [[San Cristóbal]]
|bandera =
|escudo =
|mapa = CP-SanCristobal21.jpg
|tamaño_mapa =
|pie_mapa =
|imagen =
|capital =
|coor =
|subdivisión =
|dirigentes_títulos=
|dirigentes_nombres=
|superficie =
|superficie_puesto =
|superficie_post =
|superficie_tierra =
|superficie_agua =
|población = 9 909
|población_puesto =
|población_año =
|población_urb =
|población_met =
|población_post =
|densidad =
|densidad_post =
|tipo_superior_X =
|superior_X =
|imageninferior = ParqueSCrist.jpg
|imageninferior_tamaño =
|imageninferior_pie=
|página web =
}}'''San Cristóbal 2.''' Es uno de los doce Consejos Populares del municipio de [[San Cristóbal]]. Su nombre se debe al nombre del municipio por encontrarse a la cabecera del mismo.

== Historia ==

[[Image:ParqueSCrist.jpg|thumb|left|Parque de San Cristóbal]]
<div align="justify">Como dato importante sobre este Consejo Popular es que es la zona poblada más antigua de la región y fue a partir del asentamiento poblacional ubicado en estos lares lo que da lugar al municipio. Según cuenta la Historia Local el corral de [[San Cristóbal]] se conocía ya en [[1664]] (siglo XVII) con el nombre de Sitio Herrera de Don José Antonio Herrera y tenía 421 caballerías, 79 años más tarde estas tierras pasaron a engrosar Hato Quemado propiedad de Don Alejandro Martínez (de origen español) quien en [[1743]] dona o cede varios solares próximos al río Cauto o Cautó a cuatro familias que edificaron sus viviendas a orillas del Camino Real de Vuelta bajo. Es este el núcleo de población del cual se originó el pueblo de [[San Cristóbal]].</div>
== Ubicación Geográfica ==
<div align="justify">En Consejo Popular San Cristóbal 2 está ubicado en el mismo centro del municipio, limita al norte con el Consejo Popular [[San Cristóbal 1 (San Cristóbal)]], al este con Consejo Popular [[Río Hondo (San Cristóbal)]], al sur con el Consejo Popular [[José Martí (San Cristóbal)]] mientras que al oeste con el Consejo Popular [[Los Pinos (San Cristóbal)]].</div>
<br>

== Características Socioeconómicas ==

Cuenta con una población ascendente a 9 909 habitantes, en su mayoría urbanos.

=== Recursos naturales ===
<div align="justify">El principal recurso natural de este consejo es el recurso suelo siendo sus principales tenentes la CPA [[José Martí]] ubicada en el Consejo Popular, las áreas agrícolas de la Empresa Comercializadora del MINAZ, y las pertenecientes a los cooperativistas de la CCS [[Camilo Cienfuegos]] y otros propietarios.</div>
=== Educación ===
<div align="justify">El Consejo Popular cuenta con 2 escuelas para la Enseñanza primaria, 1 Escuela para la Enseñanza Secundaria, 1 Escuela para la Enseñanza Preuniversitaria y además se imparte la Enseñanza Superior como parte del programa de Universalización de la enseñanza.</div>
=== Principales servicios a la población. ===

[[Image:ElSoda.JPG|thumb|right|Cafetería "El Soda"]]
<div align="justify"></div><div align="justify">Este Consejo popular cuenta con el servicio de Bodega, Consultorios del médico de la familia, Carnicería, Agromercado, Cafetería, Expoferia entre otros.</div>
=== ===

=== Principales centros de Producción ===

Una panadería<br> Cuatro cafeterías<br> Una oficina para el correo<br> La Dirección de la Industria Alimentaria<br> Una farmacia<br> Unidades Básicas de Producción Agropecuaria y de Créditos y servicios<br> Tres bodegas<br> Un Hogar materno<br> Un Combinado de Servicios técnicos y personales<br> Óptica<br>

=== Tradiciones ===

Entre las principales tradiciones está el catolicismo, Artesanos, Tapiceros, el Folclore Campesino y las lidias de gallos.

== Cultura ==
<div align="justify">En la esfera cultural existen instituciones, proyectos y grupos artísticos de diferentes manifestaciones que ayudan a consolidar una cultura más integral, resaltando, como expresión de la cultura local, la fiesta del sancristobalence ausente o del día de [[San Cristóbal]].</div>
<br>

== Enlaces relacionados ==

'''Lugares:'''

*Casa de Cultura
*Museo de San Cristóbal
*Cine de San Cristóbal
*Biblioteca
*Sala Teatro Ariel

'''Sitios de interés de San Cristóbal:'''

*[[30_de_Noviembre|CAI 30 de Noviembre]]
*CAI "[[Apuntes_históricos_sobre_el_Central_José_Martí|José Martí]]"

<br> '''Personalidades'''

*[[José Reyes Trujillo]]
*[[José (Cheo) Páez]]

<br>

== Fuentes ==

*Historiadores del municipio San Cristóbal. Investigación de la historia del municipio.
*http://www.pri.jovenclub.cu/jc/sc/index.php?option=com_content&view=article&id=5&Itemid=2

== Enlaces externos ==

*http://www.pri.jovenclub.cu/jc/sc/index.php?option=com_content&view=article&id=5&Itemid=2

[[Category:Localidades_de_Cuba]]

Archivo:ElSoda.JPG

2013-05-09T17:59:15Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Archivo:DocClassification.jpg

2013-05-02T17:07:42Z

Arlheyartjc: subió una nueva versión de «Archivo:DocClassification.jpg»

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Archivo:Iso15489.jpg

2013-05-02T15:51:33Z

Arlheyartjc: subió una nueva versión de «Archivo:Iso15489.jpg»

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Archivo:EXcriba.jpg

2013-05-02T15:48:16Z

Arlheyartjc: subió una nueva versión de «Archivo:EXcriba.jpg»: Revertido a la versión subida el 1 oct 2011 a las 15:48

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Archivo:DIRKS Method.jpg

2013-05-02T15:36:03Z

Arlheyartjc: subió una nueva versión de «Archivo:DIRKS Method.jpg»

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Archivo:DIRKS.jpg

2013-05-02T15:30:32Z

Arlheyartjc: subió una nueva versión de «Archivo:DIRKS.jpg»

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Archivo:Arlhey 03.jpg

2013-05-02T15:27:08Z

Arlheyartjc: subió una nueva versión de «Archivo:Arlhey 03.jpg»

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

DIRKS

2011-11-25T03:08:08Z

Arlheyartjc: Página creada con '{{Definición |nombre=DIRKS |imagen=DIRKS.jpg |tamaño= |concepto= Proceso bien estructurado para el diseño e implementación de sistemas de registro o sistemas de archivo. }}<...'

{{Definición
|nombre=DIRKS
|imagen=DIRKS.jpg
|tamaño=
|concepto= Proceso bien estructurado para el diseño e implementación de sistemas de registro o sistemas de archivo.
}}<div aling="justify">
'''DIRKS''' es un acrónimo para '''''Designing and Implementing Recordkeeping Systems''''', en español '''''"Diseñar e Implementar Sistemas de Registros"''''', o '''''Sistemas de Gestión de Archivo''''' como se puede apreciar en varias bibliografías referentes a la [[archivística]].

La metodología '''DIRKS''' se basa en la construcción de prácticas de negocio más eficiente y responsable a través del diseño y fomento de una buena conservación de registros o archivos en una organización determinada. La misma ofrece un enfoque integral para el diseño de un sistema para el desarrollo de sistemas con una adecuada tratamiento de los archivos tanto así como su preservación, en correspondencia con las necesidades empresariales particulares.

==Surgimiento==
'''DIRKS''' no es una metodología nueva. Se basa metodologías tradicionales de diseño de sistemas, pero ha sido adaptada para cumplir los objetivos de la gestión de registros o archivos. La misma proporciona una estructura para muchas de las operaciones tradicionales que las organizaciones siempre han llevado a cabo. No es un enfoque nuevo y enorme - es una metodología basada en principios tradicionales que se ha diseñado para ayudar a las instituciones a lograr resultados significativos y aplicables.

En [[1996]] ve la luz la primera norma nacional para la gestión de registros electrónicos en [[Australia]] ('''AS-4390'''). La norma recomienda una metodología para el diseño o rediseño de un sistema para la gestión de registros que incluya esquemas para el control de registros ('''registro, clasificación, indización y flujos de uso'''), decisiones de valoración para aquellos registros a capturar por el sistema, determinación de su valor a largo plazo para obtener programas de disposición y necesidades de almacenamiento para uso operativo y mantenimiento a largo plazo. Por parte de la [[ISO]] (International Standards Organization) se realizaron esfuerzos para desarrollar una norma internacional en este sentido. Los '''Australian National Archives''' adoptaron explícitamente la metodología recomendada por la '''AS-4390''' (AS4390, [[1996]]) en su política para la gestión de registros electrónicos.

Como resultado se desarrolló el manual '''''Designing and Implementing Recordkeeping Systems''''', lo que se conoce como la metodología [[DIRKS]]. Esta se describe en la norma australiana '''AS ISO 15489-2002''', '''''Gestión de registros'''''.

==Sobre la metodología==
DIRKS es un proceso en ocho pasos que pueden usar las agencias para diseñar e implementar sistemas de recordkeeping que cumplan con la norma '''AS 4390'''. Dicha metodología ayuda a las agencias a:
* comprender el contexto social, normativo y de negocio en el que operan (paso '''A''');
* identificar sus necesidades para crear, controlar, recuperar y disponer de registros (es decir, sus necesidades de recordkeeping) mediante un análisis de sus actividades de negocio y factores medioambientales (pasos '''B''' y '''C''');
* evaluar hasta que punto las estrategias organizativas existentes (como políticas, procedimientos y prácticas) satisfacen sus necesidades de recordkeeping (paso '''D''');
* rediseñar las estrategias existentes o diseñar nuevas estrategias para tratar necesidades insatisfechas (pasos '''E''' y '''F'''); e
* implementar, mantener y revisar estas estrategias (pasos '''G''' y '''H''').

[[Image:DIRKS_Method.jpg|center|506px340px]]

La metodología da lugar a varias herramientas prácticas que sostienen una eficaz gestión:
* [[cuadro de clasificación]] de competencias;
* tesauro de funciones;
* cuadros de disposición de registros basados en las funciones (específicos y generales);
* normas metadatos para el control y la recuperación de registros; y
* productos software para la gestión de registros.

En definitiva, la metodología [[DIRKS]] permite a las agencias productoras contribuir al diseño e implementación de sistemas mediante la concreción de las necesidades funcionales a incorporar a tales sistemas a través de un conjunto metadatos regulados por la ''''''Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies''''' (versión 1.0).

===Pasos de DIRKS===
{| class="wikitable" border="1"
|-
! Paso/Etapa
! Actividades
|-
| '''A: Investigación preliminar'''.
| '''Objetivo:''' proporcionar la comprensión del contexto en el que la organización desarrolla su actividad, con el fin de identificar los factores que influyen en la necesidad de crear y mantener documentos (administrativos, legales, de negocio y sociales), y conocer las fortalezas y debilidades con respecto a la gestión de documentos.
'''Resultados:''' examen de la misión, visión y valores de la organización, de su política y estrategia, de sus objetivos, de su estructura organizativa, de las regulaciones específicas a las cuales están sometidas sus actividades y de los factores de éxito relacionados con la gestión de los documentos.
|-
| '''B: Análisis de las actividades de la organización'''.
| '''Objetivo:''' desarrollar un modelo conceptual de qué hace la organización y de cómo lo hace, examinando como interactúan los documentos con los procesos y las actividades de la empresa.
Se puede proceder a identificar y analizar los procesos y actividades de la organización y examinar los circuitos documentales que se siguen para llevar a cabo estos procesos.
Es útil conocer:
* los tipos documentales que produce y utiliza cada unidad;
* las atribuciones de cada unidad sobre cada tipo documental (elaboración, revisión, aprobación, control, archivo, etc.);
* las aplicaciones informáticas utilizadas para crear y gestionar los documentos;
* su soporte y su localización;
* sus valores documentales y sus plazos de conservación.
'''Resultados:''' se puede elaborar una primera versión del [[cuadro de clasificación]] con el fin de mostrar las funciones, actividades y operaciones que generan documentos. También es útil efectuar un análisis secuencial que describa mediante diagramas de flujo los procesos clave de la empresa (por ejemplo, en el caso de una empresa de edificación y obra civil el proceso que se sigue desde el estudio de la oferta hasta la finalización del periodo de garantía de la obra, pasando por las fases de elaboración del proyecto constructivo, licitación, contratación y ejecución de la obra): los diagramas de proceso permiten visualizar qué documentos se producen en cada parte del proceso, como se transmite la información de una unidad a otra, y quién es responsable en cada momento del manejo y custodia de los documentos.
|-
| '''C: Identificación de los requisitos'''.
| '''Objetivo:''' determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener documentos que evidencien las actividades de la organización. Estos requisitos se identifican mediante un análisis sistemático de las necesidades de la organización, las obligaciones legales y normativas y la rendición de cuentas, tanto con respecto a partes interesadas internas (dirección, personal) como externas (clientes, accionistas, proveedores, contratistas, administración pública).
'''Resultados:''' se puede redactar una primera versión del calendario de conservación (que determina los plazos durante los cuales se tiene que preservar la documentación) y de la tabla de acceso y seguridad (que establece las condiciones de acceso a los documentos).
|-
| '''D: Evaluación de los sistemas existentes'''.
| '''Objetivo:''' paralelamente a la etapa A, B y C, se analizan el sistema de gestión de documentos y otros sistemas de información relacionados, con el fin de valorar si incorporan y mantienen los documentos necesarios de una manera fiable, íntegra, exhaustiva, sistemática y conforme a los requisitos identificados en la etapa anterior.
'''Resultados:''' como resultado se puede hacer un inventario de los sistemas existentes que evalúe el cumplimiento de los requisitos documentales.
|-
| '''E: Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos'''.
| '''Objetivo:''' determinar qué políticas, normas y procedimientos se adoptarán y qué herramientas, tanto informáticas como documentales, hace falta diseñar e implementar con el fin de asegurar la creación y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la organización.
En este sentido, estas estrategias pueden incluir:
* el establecimiento de políticas, normas o códigos de buenas prácticas de gestión;
* la asignación de responsabilidades y competencias;
* la elaboración de procedimientos e instrucciones de trabajo;
* el diseño, implementación y administración de nuevos componentes de los sistemas o de nuevos sistemas;
* la integración de la gestión de documentos en los procesos y sistemas de la organización.
'''Resultados:''' puede ser conveniente presentar un informe, junto con un resumen ejecutivo, dirigido a la dirección en el cual se planteen las posibles estrategias de actuación y los beneficios que se esperan obtener.
|-
| '''F: Diseño del sistema de gestión de documentos'''
| '''Objetivo:''' traducir las estrategias adoptadas en la etapa anterior en un plan de actuación que cumpla con los requisitos identificados en la etapa C y que solucione las deficiencias detectadas en la etapa D. Este plan aporta una visión de conjunto en que se integran los diferentes elementos del sistema.
'''Resultados:''' se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
* elaborar los instrumentos del sistema de gestión de documentos: [[cuadro de clasificación]], calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad;
* definir los requisitos funcionales o diseñar y desarrollar las posibles aplicaciones informáticas;
* redactar las primeras versiones de la documentación del sistema de gestión de documentos: manual, procedimientos e instrucciones de trabajo;
* establecer una metodología de evaluación del rendimiento del sistema de gestión de documentos y los mecanismos de supervisión y control;
* elaborar un calendario de trabajo en el que se programarán las tareas previstas para implementar el sistema.
|-
| '''G: Implementación del sistema de gestión de documentos'''
| '''Objetivo:''' aplicar el conjunto de estrategias adoptadas poniendo en marcha el plan de actuación diseñado en la etapa anterior, con una alteración mínima de las actividades diarias.
'''Resultados:''' se pueden llevar a cabo las siguientes actuaciones:
* revisión y aprobación de los instrumentos del sistema de gestión de documentos;
* puesta en marcha, en fase de prueba, de las aplicaciones informáticas;
* revisión, aprobación y publicación del manual, los procedimientos y las instrucciones de trabajo;
* formación del personal;
* reorganización del depósito de archivo.
|-
| '''H: Revisión posterior a la implementación'''.
| '''Objetivo:''' evaluar y medir la eficacia del sistema de gestión de documentos con el fin de corregir las deficiencias detectadas.
'''Resultados:''' se puede entregar a la dirección un informe de revisión en el que se detallarán las discrepancias observadas y se propondrán las acciones adecuadas para corregir las disconformidades que se hayan encontrado y adoptar las oportunidades de mejora que no se hayan previsto en las etapas anteriores.
|}

==El manual de DIRKS==
El '''Manual de DIRKS''' es un producto desarrollado por los Registros de Estado para explicar en una cantidad considerable de detalles cómo las oficinas públicas puede poner en práctica la metodología, con el fin de mejorar sus prácticas de mantenimiento de los registros. En el mismo cada uno de los ocho pasos que se indican en la metodología de DIRKS se explican en detalle, y se exploran las formas en que pueden ser empleados para mejorar la conservación de registros.

La metodología [[DIRKS]] es una declaración clara y sencilla contenida en la norma australiana sobre la gestión de registros, '''AS ISO 15489-2002, ''Records Management'''''.

==Dirigido a==
'''DIRKS''' esta dirigida fundamentalmente a los responsables de información, los administradores de tecnologías de la información, los administradores de registros, los gerentes de empresas y cualquier otro personal de la organización que desean asegurarse de que los asuntos o negocios gubernamentales de los que son responsables estén debidamente documentados y conservados por tanto tiempo como sea necesario para cumplir con las necesidades del negocio.

==Fuentes==
* National Archives of Australia [http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx]
* State Records New South Wales [http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual/print-versions]
</div>

[[Category:Archivística]]

Archivo:DIRKS Method.jpg

2011-11-25T03:05:14Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-25T03:01:03Z

Arlheyartjc:

{{Ficha_Usuario_(avanzada)
|imagen=Arlhey_03.jpg
|apellidos=Herrera Mendoza
|nombre=Arlhey
|nivel=Universitario
|título=Ingeniero en Ciencias Informáticas
|temas=[[Informática]], [[Archivística]]
|institución=Joven Club de Computación y Electrónica San Cristóbal I
|municipio=[[San Cristóbal]]
|provincia=[[Artemisa]]
|país=Cuba
}}
<br/> '''Colaborador: sancristobal1_jc'''

== Trabajando actualmente en ==
*[[Michael_Roberge|Michael Roberge]]<br/>
*[[Theodore_Roosevelt_Schellenberg|Theodore Roosevelt Schellenberg]]<br/>

== Mis contribuciones ==

==Páginas Nuevas==
*[[DIRKS|DIRKS]]<br/>
*[[MoReq|MoReq]]<br/>
*[[ISO_15489|ISO 15489]]<br/>
*[[Norma_ISAD(G)|Norma ISAD(G)]]<br/>
*[[Cuadro_de_clasificación|Cuadro de clasificación]]<br/>
*[[Clasificación_documental|Clasificación_documental]]<br/>
*[[Gestor_de_Documentos_Administrativos_eXcriba|Gestor de Documentos Administrativos eXcriba]]<br/>

== Ayudas ==
*[[Lo que EcuRed no es|Lo que EcuRed no es‎]]
*[[Para comenzar|Para comenzar]]<br>
*[[Manual de Estilo|Ecured: Manual de estilos]]<br>

[[Category:Ayuda]]

Archivo:DIRKS.jpg

2011-11-24T20:19:34Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

MoReq

2011-11-23T19:46:29Z

Arlheyartjc:

{{Definición
|nombre=MoReq
|imagen=MoReq.gif
|tamaño=
|concepto=Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
}}<div aling="justify">
La Especificación '''MoReq''' o '''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo''' (del inglés '''''Model Requirements for the Management of Electronic Records'''''), describe y define los requisitos a tomar en consideración para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, así como también incide especialmente en los requisitos funcionales para tal gestión mediante un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA).
<br/>

==Propuesta==
El foro DLM ('''''Données Lisibles par Machine''''' en francés, en español '''''Datos de Lectura Automática'''''), el cual tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de [[junio]] de [[1994]], sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03), abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en [[1996]], en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Con posterioridad, la DG Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de especificación como parte del programa de [[Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA)]].

Tras la celebración de una licitación abierta en [[1999]], en [[2000]] comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de [[2001]], en [[marzo]]. De su desarrollo se ocupó un pequeño equipo de consultores especialistas de la empresa [[Cornwell Affiliates plc]], que contó con el apoyo y la orientación de un grupo de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado.

===Desarrollo de la especificación===
La [[Comisión Europea]] encargó el desarrollo de la Especificación '''MoReq''' a [[Cornwell Affiliates plc]], una empresa de consultoría con sede en el [[Reino Unido]]. El equipo encargado del proyecto contaba con consultores especializados, quienes fueron los autores de dicha especificación, y con un grupo de expertos en gestión de documentos de archivo procedentes de diversos países.

Para más información sobre los autores y los colaboradores, véase la parte 1 del Anexo 4.

El proyecto comenzó con la celebración de una reunión en [[Londres]] en la que participó todo el equipo. En ella se fijaron los protocolos de trabajo y demás principios así como también se identificaron ciertas referencias clave. Ésta fue la única vez que se reunieron todos los componentes del equipo. Durante el resto del proyecto, la gestión se llevó a cabo casi exclusivamente por correo electrónico. La siguiente fase se dedicó a la investigación teórica y a la búsqueda y obtención de las correspondientes obras de referencia. Los consultores examinaron tales referencias y elaboraron la lista de las publicaciones utilizadas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Ref.'''
| '''Nombre, propietario o fuente'''
| '''URL o datos de publicación'''
|-
| 1
| Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description
| http://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htm, http://mirrored.ukoln.ac.uk/dc/
|-
| 2
| Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (GB Public Record Office)
| http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm
|-
| 3
| Functional Requirements for Evidence in Record Keeping (US University of Pittsburgh)
| http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/
|-
| 4
| Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Committee on Electronic Records, International Committee On Archives, ICA Study 8)
| http://data1.archives.ca/ica/cer/guide_0.html
|-
| 5
| Code of Practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically (British Standards Institution)
| Publicado por la British Standards Institution (www.bsi-global.com) como BSI DISC PD 0008
|-
| 6
| Guidelines on best practices for using electronic information (DLM Forum)
| http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/guidelines.html
|-
| 7
| [[Norma ISAD(G)]]: General International Standard Archival Description, Second Edition (Committee on Descriptive Standards, International Council on Archives)
| http://www.ica.org/cgi-bin/ica.pl?04_e
|-
| 8
| The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project)(University of British Columbia)
| http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/
|-
| 9
| Records Management, [[ISO 15489]] (International Organization for Standardization)
| Pendiente de publicación por la Organización Internacional de Normalización; durante la elaboración del informe de la especificación '''MoReq''', la norma se encontraba en la fase de proyecto de norma internacional.
|-
| 10
| Records/Document/Information Management: Integrated Document Management System for the Government of Canada - Request for Proposal - Requirements (RDIM)(National Archives of Canada)
| En un principio publicado en [[1996]] en la dirección de Internet http://www.archives.ca/06/4rdims.pdf; En la actualidad puede no estar disponible. Véase también http://www.rdims.gc.ca/
|-
| 11
| Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications” (US Department of Defense)
| http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/
|}

Posteriormente se efectuó el análisis de la estructura y el contenido de las referencias seleccionadas. Tras compararlas se elaboró un primer esquema basado en la estructura que se deducía de los índices de dichas referencias. A partir de ese momento, los consultores empezaron a redactar el borrador de la especificación utilizando como base ese esquema inicial. Revisaron todas las referencias, casi siempre línea por línea, cerciorándose de que todos los requisitos, implícitos o explícitos, quedaban incluidos en '''MoReq'''. Esta primera elaboración supuso una leve evolución del esquema inicial que continuó a lo largo de todo el proyecto, a medida que se descubrían criterios más lógicos de agrupación de requisitos.

A continuación, el primer borrador se sometió a la primera de varias revisiones, como inicio de un ciclo tradicional de repaso y revisión. Dicho ciclo comprendía cinco tipos de revisiones:
* Intercambios, de forma que cada consultor revisase el trabajo de otro.
* Revisiones realizadas por un experto semi-independiente en gestión de documentos de archivo completamente ajeno al debate. En especial, este experto se encargó de conciliar los borradores iniciales con las publicaciones de referencia.
* Revisiones realizadas por un grupo de expertos internacionales.
* Revisiones realizadas por el funcionario de la Comisión responsable del proyecto.
* Revisiones para garantía de calidad realizadas por el director del proyecto en [[Cornwell Affiliates plc]].

Durante todo este ciclo se produjo un intercambio constante de ideas, comentarios, etc. entre los expertos y los consultores.

Una vez concluida la práctica en su totalidad, a punto de concluirse la especificación, comenzó el proceso formal de validación. Se elaboró un cuestionario que, junto con el borrador de especificación, se remitió a proveedores de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y a responsables de la gestión de documentos de archivo de las distintas organizaciones que habían ofrecido su colaboración desinteresada. Todos ellos revisaron el producto para adaptarlo a los productos existentes y potenciar su facilidad de uso en el contexto de su organización.

==Objetivos y alcance==
'''MoReq''' se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA), como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera.

También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA.

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificación se refiere a los requisitos '''«tipo»''', se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

==Casos en que se aplica==
'''MoReq''' se ha concebido para que la utilicen:
* '''Los posibles usuarios del SGDEA''', como punto de partida en la preparación de una licitación.
* '''Los usuarios de SGDEA''', en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
* '''Las organizaciones dedicadas a la formación''', como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
* '''Las instituciones académicas''', como instrumento docente.
* '''Los proveedores y creadores de SGDEA''', como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
* '''Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo''', como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
* '''Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo''', como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

La especificación insiste en la facilidad de uso del sistema. Así, el principio director de todo el proyecto ha sido la creación de una especificación que resulte útil en la práctica.

==Puntos fuertes y limitaciones==
La especificación '''MoReq''' se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumento práctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de su actividad de gestión de documentos de archivo, tanto electrónicos como tradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la [[archivística]] y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos. Por consiguiente, en la elaboración del modelo de requisitos se han tenido presentes las necesidades de la gestión de documentos de archivo, tanto tradicionales como electrónicos.

Si los requisitos incluidos en esta especificación '''MoReq''' llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo. Algunos ejemplos de este enfoque pragmático comprenden la incorporación de requisitos sobre gestión de documentos, flujos de tareas, metadatos y otras tecnologías similares.

'''MoReq''' pretende abarcar una amplia gama de requisitos para distintos países, en diferentes sectores de actividad y con distintos tipos de documentos de archivo. La amplitud del enfoque es deliberada, pero conlleva una limitación importante: una única especificación no puede aportar unos requisitos que coincidan con los ya existentes de forma exacta, sin necesidad de modificación. En cada país existen tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestión de documentos de archivo. En ciertos casos, habrá que tomar estas cuestiones en consideración a la hora de aplicar esta especificación de requisitos modelo, sobre todo cuando se utilice en el desarrollo de un nuevo sistema.

Por otra parte, este proyecto no aborda los aspectos prácticos de la gestión de documentos de archivo. Se ha optado por que la especificación trate únicamente las capacidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante programas informáticos, eludiendo la discusión de temas como la filosofía de la gestión de documentos de archivo, las teorías archivísticas, la toma de decisiones o el control de la gestión. Por citar un ejemplo concreto, la especificación menciona en varias ocasiones que ciertas funciones se han de reservar a un administrador. Ello no significa que los administradores hayan de adoptar decisiones sobre la política de gestión, sino que deben ser los únicos usuarios a los que la organización conceda la facultad de llevarlas a la práctica por medio del SGDEA.

Por último, en un esfuerzo por centrar la especificación en el usuario, se utiliza, en la medida de lo posible, la terminología habitual entre quienes trabajan con documentos electrónicos de archivo. Así, en aras de una mejor comprensión, la especificación describe los expedientes electrónicos como '''«contenedores»''' de documentos de archivo, si bien en sentido estricto tales expedientes no contienen ningún elemento.

==Uso de la especificación==
Los requisitos detallados en esta especificación se han concebido para ser tomados como modelo. No son preceptivos en todas las aplicaciones posibles de SGDEA, pues en ciertos entornos algunos de ellos no resultan pertinentes. Los distintos sectores empresariales, entornos o tipos de organización, entre otros elementos, impondrán también sus requisitos específicos adicionales. Por consiguiente, antes de proceder a su uso, debe personalizarse la especificación.

==Estructura de la especificación==
La especificación se ha organizado en capítulos que a su vez se dividen en secciones.

En el capítulo 1 se ofrece una descripción general de algunos de los requisitos más importantes, comenzando con la terminología clave. Los capítulos del 3 al 11 estudian con detenimiento los requisitos del SGDEA. Cada uno de ellos, reúne un conjunto lógico de requisitos funcionales. No obstante, dada la naturaleza de la materia, ha sido imposible evitar cierto solapamiento entre capítulos.

En el capítulo 12 se identifican los elementos de metadatos necesarios para satisfacer tales requisitos, exponiéndolos en relación con éstos.

En el capítulo 13 se expone un modelo formal de referencia de SGDEA tal y como se concibe en la presente especificación. Dicho modelo se puede utilizar para entender cuestiones clave de la especificación, como las definiciones formales de los términos (por ejemplo, expediente, volumen, nivel) y las relaciones existentes entre ellos (por ejemplo, '''''“¿qué puede almacenarse en un expediente electrónico?”''''').

En los anexos se pueden consultar detalles sobre documentos de referencia, desarrollo de la especificación y otros datos útiles.
==Agradecimientos del equipo de proyecto==

===Autores de la especificación===
* Marc Fresko
* Martin Waldron

===Revisores y especialistas===
* Francisco Barbedo, Arquivo distrital do Porto ([[Portugal]]).
* Keith Batchelor, consultor independiente ([[Reino Unido]]).
* Nils Brübach, Archivschule Marburg ([[Alemania]]).
* Miguel Camacho, SADIEL S.A. ([[España]]).
* Luciana Duranti, School of library, archival and information studies, University of British Columbia ([[Canadá]]).
* Mariella Guercio, Universita degli studi di Urbino, Istituto di Studi per la Tutela dei Beni Archivistici e Librari ([[Italia]]).
* Peter Horsman, Archiefschool -Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek- ([[Países Bajos]]).
* Jean-Pierre Teil, Archives Nationales ([[Francia]]).

De la dirección del proyecto se han encargado Keith Cornwell, Director General de [[Cornwell Affiliates plc]], y Paul E. Murphy, funcionario de la DG Empresa, responsable del proyecto en el marco del programa IDA de la [[Comisión Europea]]. Además se agradece a Sue Wallis, Jane Burnand y Neil Grosse, de [[Cornwell Affiliates plc]], su apoyo administrativo.

===Organizaciones de validación===
El equipo encargado del proyecto agradece a las siguientes organizaciones su amable colaboración en el proceso de validación:
{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Empresa'''
| '''Tipo de Organización'''
| '''País'''
|-
| Pfizer
| Fabricante farmacéutico
| [[Reino Unido]]
|-
| DERA
| Organismo de defensa
| [[Reino Unido]]
|-
| HM Treasury
| Gobierno central
| [[Reino Unido]]
|-
| Tower Technology
| Proveedor de SGDEA
| [[Reino Unido]]
|-
| Technostock
| Consultoría
| [[España]]
|-
| Ministerio de Justicia
| Gobierno central
| [[Italia]]
|}

===Marcas registradas===
Todas las marcas registradas citadas en la especificación '''MoReq''' pertenecen a sus respectivos propietarios. Los productos se mencionan únicamente a título ilustrativo y su inclusión no supone recomendación alguna, del mismo modo que la exclusión de otros productos no implica crítica alguna.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* http://www.europa.eu.int/ispo/ida
* http://www.dlmforum.eu.org
</div>

[[Category:Archivística]]
[[Category:Normativas]]
[[Category:Gestor_de_contenidos]]

MoReq

2011-11-23T17:21:31Z

Arlheyartjc:

{{Normalizar}}
{{Definición
|nombre=MoReq
|imagen=MoReq.gif
|tamaño=
|concepto=Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
}}La Especificación '''MoReq''' o '''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo''' (del inglés '''''Model Requirements for the Management of Electronic Records'''''), describe y define los requisitos a tomar en consideración para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, así como también incide especialmente en los requisitos funcionales para tal gestión mediante un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA).

<div aling="justify">
==Propuesta==
El foro DLM ('''''Données Lisibles par Machine''''' en francés, en español '''''Datos de Lectura Automática'''''), el cual tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de [[junio]] de [[1994]], sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03), abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en [[1996]], en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Con posterioridad, la DG Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de especificación como parte del programa de [[Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA)]].

Tras la celebración de una licitación abierta en [[1999]], en [[2000]] comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de [[2001]], en [[marzo]]. De su desarrollo se ocupó un pequeño equipo de consultores especialistas de la empresa [[Cornwell Affiliates plc]], que contó con el apoyo y la orientación de un grupo de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado.

===Desarrollo de la especificación===
La [[Comisión Europea]] encargó el desarrollo de la Especificación '''MoReq''' a [[Cornwell Affiliates plc]], una empresa de consultoría con sede en el [[Reino Unido]]. El equipo encargado del proyecto contaba con consultores especializados, quienes fueron los autores de dicha especificación, y con un grupo de expertos en gestión de documentos de archivo procedentes de diversos países.

Para más información sobre los autores y los colaboradores, véase la parte 1 del Anexo 4.

El proyecto comenzó con la celebración de una reunión en [[Londres]] en la que participó todo el equipo. En ella se fijaron los protocolos de trabajo y demás principios así como también se identificaron ciertas referencias clave. Ésta fue la única vez que se reunieron todos los componentes del equipo. Durante el resto del proyecto, la gestión se llevó a cabo casi exclusivamente por correo electrónico. La siguiente fase se dedicó a la investigación teórica y a la búsqueda y obtención de las correspondientes obras de referencia. Los consultores examinaron tales referencias y elaboraron la lista de las publicaciones utilizadas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Ref.'''
| '''Nombre, propietario o fuente'''
| '''URL o datos de publicación'''
|-
| 1
| Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description
| http://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htm, http://mirrored.ukoln.ac.uk/dc/
|-
| 2
| Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (GB Public Record Office)
| http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm
|-
| 3
| Functional Requirements for Evidence in Record Keeping (US University of Pittsburgh)
| http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/
|-
| 4
| Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Committee on Electronic Records, International Committee On Archives, ICA Study 8)
| http://data1.archives.ca/ica/cer/guide_0.html
|-
| 5
| Code of Practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically (British Standards Institution)
| Publicado por la British Standards Institution (www.bsi-global.com) como BSI DISC PD 0008
|-
| 6
| Guidelines on best practices for using electronic information (DLM Forum)
| http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/guidelines.html
|-
| 7
| [[Norma ISAD(G)]]: General International Standard Archival Description, Second Edition (Committee on Descriptive Standards, International Council on Archives)
| http://www.ica.org/cgi-bin/ica.pl?04_e
|-
| 8
| The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project)(University of British Columbia)
| http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/
|-
| 9
| Records Management, [[ISO 15489]] (International Organization for Standardization)
| Pendiente de publicación por la Organización Internacional de Normalización; durante la elaboración del informe de la especificación '''MoReq''', la norma se encontraba en la fase de proyecto de norma internacional.
|-
| 10
| Records/Document/Information Management: Integrated Document Management System for the Government of Canada - Request for Proposal - Requirements (RDIM)(National Archives of Canada)
| En un principio publicado en [[1996]] en la dirección de Internet http://www.archives.ca/06/4rdims.pdf; En la actualidad puede no estar disponible. Véase también http://www.rdims.gc.ca/
|-
| 11
| Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications” (US Department of Defense)
| http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/
|}

Posteriormente se efectuó el análisis de la estructura y el contenido de las referencias seleccionadas. Tras compararlas se elaboró un primer esquema basado en la estructura que se deducía de los índices de dichas referencias. A partir de ese momento, los consultores empezaron a redactar el borrador de la especificación utilizando como base ese esquema inicial. Revisaron todas las referencias, casi siempre línea por línea, cerciorándose de que todos los requisitos, implícitos o explícitos, quedaban incluidos en '''MoReq'''. Esta primera elaboración supuso una leve evolución del esquema inicial que continuó a lo largo de todo el proyecto, a medida que se descubrían criterios más lógicos de agrupación de requisitos.

A continuación, el primer borrador se sometió a la primera de varias revisiones, como inicio de un ciclo tradicional de repaso y revisión. Dicho ciclo comprendía cinco tipos de revisiones:
* Intercambios, de forma que cada consultor revisase el trabajo de otro.
* Revisiones realizadas por un experto semi-independiente en gestión de documentos de archivo completamente ajeno al debate. En especial, este experto se encargó de conciliar los borradores iniciales con las publicaciones de referencia.
* Revisiones realizadas por un grupo de expertos internacionales.
* Revisiones realizadas por el funcionario de la Comisión responsable del proyecto.
* Revisiones para garantía de calidad realizadas por el director del proyecto en [[Cornwell Affiliates plc]].

Durante todo este ciclo se produjo un intercambio constante de ideas, comentarios, etc. entre los expertos y los consultores.

Una vez concluida la práctica en su totalidad, a punto de concluirse la especificación, comenzó el proceso formal de validación. Se elaboró un cuestionario que, junto con el borrador de especificación, se remitió a proveedores de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y a responsables de la gestión de documentos de archivo de las distintas organizaciones que habían ofrecido su colaboración desinteresada. Todos ellos revisaron el producto para adaptarlo a los productos existentes y potenciar su facilidad de uso en el contexto de su organización.

==Objetivos y alcance==
'''MoReq''' se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA), como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera.

También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA.

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificación se refiere a los requisitos '''«tipo»''', se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

==Casos en que se aplica==
'''MoReq''' se ha concebido para que la utilicen:
* '''Los posibles usuarios del SGDEA''', como punto de partida en la preparación de una licitación.
* '''Los usuarios de SGDEA''', en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
* '''Las organizaciones dedicadas a la formación''', como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
* '''Las instituciones académicas''', como instrumento docente.
* '''Los proveedores y creadores de SGDEA''', como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
* '''Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo''', como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
* '''Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo''', como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

La especificación insiste en la facilidad de uso del sistema. Así, el principio director de todo el proyecto ha sido la creación de una especificación que resulte útil en la práctica.

==Puntos fuertes y limitaciones==
La especificación '''MoReq''' se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumento práctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de su actividad de gestión de documentos de archivo, tanto electrónicos como tradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la [[archivística]] y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos. Por consiguiente, en la elaboración del modelo de requisitos se han tenido presentes las necesidades de la gestión de documentos de archivo, tanto tradicionales como electrónicos.

Si los requisitos incluidos en esta especificación '''MoReq''' llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo. Algunos ejemplos de este enfoque pragmático comprenden la incorporación de requisitos sobre gestión de documentos, flujos de tareas, metadatos y otras tecnologías similares.

'''MoReq''' pretende abarcar una amplia gama de requisitos para distintos países, en diferentes sectores de actividad y con distintos tipos de documentos de archivo. La amplitud del enfoque es deliberada, pero conlleva una limitación importante: una única especificación no puede aportar unos requisitos que coincidan con los ya existentes de forma exacta, sin necesidad de modificación. En cada país existen tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestión de documentos de archivo. En ciertos casos, habrá que tomar estas cuestiones en consideración a la hora de aplicar esta especificación de requisitos modelo, sobre todo cuando se utilice en el desarrollo de un nuevo sistema.

Por otra parte, este proyecto no aborda los aspectos prácticos de la gestión de documentos de archivo. Se ha optado por que la especificación trate únicamente las capacidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante programas informáticos, eludiendo la discusión de temas como la filosofía de la gestión de documentos de archivo, las teorías archivísticas, la toma de decisiones o el control de la gestión. Por citar un ejemplo concreto, la especificación menciona en varias ocasiones que ciertas funciones se han de reservar a un administrador. Ello no significa que los administradores hayan de adoptar decisiones sobre la política de gestión, sino que deben ser los únicos usuarios a los que la organización conceda la facultad de llevarlas a la práctica por medio del SGDEA.

Por último, en un esfuerzo por centrar la especificación en el usuario, se utiliza, en la medida de lo posible, la terminología habitual entre quienes trabajan con documentos electrónicos de archivo. Así, en aras de una mejor comprensión, la especificación describe los expedientes electrónicos como '''«contenedores»''' de documentos de archivo, si bien en sentido estricto tales expedientes no contienen ningún elemento.

==Uso de la especificación==
Los requisitos detallados en esta especificación se han concebido para ser tomados como modelo. No son preceptivos en todas las aplicaciones posibles de SGDEA, pues en ciertos entornos algunos de ellos no resultan pertinentes. Los distintos sectores empresariales, entornos o tipos de organización, entre otros elementos, impondrán también sus requisitos específicos adicionales. Por consiguiente, antes de proceder a su uso, debe personalizarse la especificación.

==Estructura de la especificación==
La especificación se ha organizado en capítulos que a su vez se dividen en secciones.

En el capítulo 1 se ofrece una descripción general de algunos de los requisitos más importantes, comenzando con la terminología clave. Los capítulos del 3 al 11 estudian con detenimiento los requisitos del SGDEA. Cada uno de ellos, reúne un conjunto lógico de requisitos funcionales. No obstante, dada la naturaleza de la materia, ha sido imposible evitar cierto solapamiento entre capítulos.

En el capítulo 12 se identifican los elementos de metadatos necesarios para satisfacer tales requisitos, exponiéndolos en relación con éstos.

En el capítulo 13 se expone un modelo formal de referencia de SGDEA tal y como se concibe en la presente especificación. Dicho modelo se puede utilizar para entender cuestiones clave de la especificación, como las definiciones formales de los términos (por ejemplo, expediente, volumen, nivel) y las relaciones existentes entre ellos (por ejemplo, '''''“¿qué puede almacenarse en un expediente electrónico?”''''').

En los anexos se pueden consultar detalles sobre documentos de referencia, desarrollo de la especificación y otros datos útiles.
==Agradecimientos del equipo de proyecto==

===Autores de la especificación===
* Marc Fresko
* Martin Waldron

===Revisores y especialistas===
* Francisco Barbedo, Arquivo distrital do Porto ([[Portugal]]).
* Keith Batchelor, consultor independiente ([[Reino Unido]]).
* Nils Brübach, Archivschule Marburg ([[Alemania]]).
* Miguel Camacho, SADIEL S.A. ([[España]]).
* Luciana Duranti, School of library, archival and information studies, University of British Columbia ([[Canadá]]).
* Mariella Guercio, Universita degli studi di Urbino, Istituto di Studi per la Tutela dei Beni Archivistici e Librari ([[Italia]]).
* Peter Horsman, Archiefschool -Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek- ([[Países Bajos]]).
* Jean-Pierre Teil, Archives Nationales ([[Francia]]).

De la dirección del proyecto se han encargado Keith Cornwell, Director General de [[Cornwell Affiliates plc]], y Paul E. Murphy, funcionario de la DG Empresa, responsable del proyecto en el marco del programa IDA de la [[Comisión Europea]]. Además se agradece a Sue Wallis, Jane Burnand y Neil Grosse, de [[Cornwell Affiliates plc]], su apoyo administrativo.

===Organizaciones de validación===
El equipo encargado del proyecto agradece a las siguientes organizaciones su amable colaboración en el proceso de validación:
{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Empresa'''
| '''Tipo de Organización'''
| '''País'''
|-
| Pfizer
| Fabricante farmacéutico
| [[Reino Unido]]
|-
| DERA
| Organismo de defensa
| [[Reino Unido]]
|-
| HM Treasury
| Gobierno central
| [[Reino Unido]]
|-
| Tower Technology
| Proveedor de SGDEA
| [[Reino Unido]]
|-
| Technostock
| Consultoría
| [[España]]
|-
| Ministerio de Justicia
| Gobierno central
| [[Italia]]
|}

===Marcas registradas===
Todas las marcas registradas citadas en la especificación '''MoReq''' pertenecen a sus respectivos propietarios. Los productos se mencionan únicamente a título ilustrativo y su inclusión no supone recomendación alguna, del mismo modo que la exclusión de otros productos no implica crítica alguna.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* http://www.europa.eu.int/ispo/ida
* http://www.dlmforum.eu.org
</div>

[[Category:Archivística]]
[[Category:Normativas]]
[[Category:Gestor_de_contenidos]]

MoReq

2011-11-23T17:14:49Z

Arlheyartjc:

{{Normalizar}}
{{Definición
|nombre=MoReq
|imagen=MoReq.gif
|tamaño=
|concepto=Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
}}La Especificación '''MoReq''' o '''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo''' (del inglés ''Model Requirements for the Management of Electronic Records''), describe y define los requisitos a tomar en consideración para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, así como también incide especialmente en los requisitos funcionales para tal gestión mediante un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA).

<div aling="justify">
==Propuesta==
El foro DLM ('''''Données Lisibles par Machine''''' en francés, en español '''''Datos de Lectura Automática'''''), el cual tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de [[junio]] de [[1994]], sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03), abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en [[1996]], en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Con posterioridad, la DG Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de especificación como parte del programa de [[Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA)]].

Tras la celebración de una licitación abierta en [[1999]], en [[2000]] comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de [[2001]], en [[marzo]]. De su desarrollo se ocupó un pequeño equipo de consultores especialistas de la empresa [[Cornwell Affiliates plc]], que contó con el apoyo y la orientación de un grupo de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado.

===Desarrollo de la especificación===
La [[Comisión Europea]] encargó el desarrollo de la Especificación '''MoReq''' a [[Cornwell Affiliates plc]], una empresa de consultoría con sede en el [[Reino Unido]]. El equipo encargado del proyecto contaba con consultores especializados, quienes fueron los autores de dicha especificación, y con un grupo de expertos en gestión de documentos de archivo procedentes de diversos países.

Para más información sobre los autores y los colaboradores, véase la parte 1 del Anexo 4.

El proyecto comenzó con la celebración de una reunión en [[Londres]] en la que participó todo el equipo. En ella se fijaron los protocolos de trabajo y demás principios así como también se identificaron ciertas referencias clave. Ésta fue la única vez que se reunieron todos los componentes del equipo. Durante el resto del proyecto, la gestión se llevó a cabo casi exclusivamente por correo electrónico. La siguiente fase se dedicó a la investigación teórica y a la búsqueda y obtención de las correspondientes obras de referencia. Los consultores examinaron tales referencias y elaboraron la lista de las publicaciones utilizadas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Ref.'''
| '''Nombre, propietario o fuente'''
| '''URL o datos de publicación'''
|-
| 1
| Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description
| http://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htm, http://mirrored.ukoln.ac.uk/dc/
|-
| 2
| Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (GB Public Record Office)
| http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm
|-
| 3
| Functional Requirements for Evidence in Record Keeping (US University of Pittsburgh)
| http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/
|-
| 4
| Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Committee on Electronic Records, International Committee On Archives, ICA Study 8)
| http://data1.archives.ca/ica/cer/guide_0.html
|-
| 5
| Code of Practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically (British Standards Institution)
| Publicado por la British Standards Institution (www.bsi-global.com) como BSI DISC PD 0008
|-
| 6
| Guidelines on best practices for using electronic information (DLM Forum)
| http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/guidelines.html
|-
| 7
| [[Norma ISAD(G)]]: General International Standard Archival Description, Second Edition (Committee on Descriptive Standards, International Council on Archives)
| http://www.ica.org/cgi-bin/ica.pl?04_e
|-
| 8
| The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project)(University of British Columbia)
| http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/
|-
| 9
| Records Management, [[ISO 15489]] (International Organization for Standardization)
| Pendiente de publicación por la Organización Internacional de Normalización; durante la elaboración del informe de la especificación '''MoReq''', la norma se encontraba en la fase de proyecto de norma internacional.
|-
| 10
| Records/Document/Information Management: Integrated Document Management System for the Government of Canada - Request for Proposal - Requirements (RDIM)(National Archives of Canada)
| En un principio publicado en [[1996]] en la dirección de Internet http://www.archives.ca/06/4rdims.pdf; En la actualidad puede no estar disponible. Véase también http://www.rdims.gc.ca/
|-
| 11
| Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications” (US Department of Defense)
| http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/
|}

Posteriormente se efectuó el análisis de la estructura y el contenido de las referencias seleccionadas. Tras compararlas se elaboró un primer esquema basado en la estructura que se deducía de los índices de dichas referencias. A partir de ese momento, los consultores empezaron a redactar el borrador de la especificación utilizando como base ese esquema inicial. Revisaron todas las referencias, casi siempre línea por línea, cerciorándose de que todos los requisitos, implícitos o explícitos, quedaban incluidos en '''MoReq'''. Esta primera elaboración supuso una leve evolución del esquema inicial que continuó a lo largo de todo el proyecto, a medida que se descubrían criterios más lógicos de agrupación de requisitos.

A continuación, el primer borrador se sometió a la primera de varias revisiones, como inicio de un ciclo tradicional de repaso y revisión. Dicho ciclo comprendía cinco tipos de revisiones:
* Intercambios, de forma que cada consultor revisase el trabajo de otro.
* Revisiones realizadas por un experto semi-independiente en gestión de documentos de archivo completamente ajeno al debate. En especial, este experto se encargó de conciliar los borradores iniciales con las publicaciones de referencia.
* Revisiones realizadas por un grupo de expertos internacionales.
* Revisiones realizadas por el funcionario de la Comisión responsable del proyecto.
* Revisiones para garantía de calidad realizadas por el director del proyecto en [[Cornwell Affiliates plc]].

Durante todo este ciclo se produjo un intercambio constante de ideas, comentarios, etc. entre los expertos y los consultores.

Una vez concluida la práctica en su totalidad, a punto de concluirse la especificación, comenzó el proceso formal de validación. Se elaboró un cuestionario que, junto con el borrador de especificación, se remitió a proveedores de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y a responsables de la gestión de documentos de archivo de las distintas organizaciones que habían ofrecido su colaboración desinteresada. Todos ellos revisaron el producto para adaptarlo a los productos existentes y potenciar su facilidad de uso en el contexto de su organización.

==Objetivos y alcance==
'''MoReq''' se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA), como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera.

También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA.

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificación se refiere a los requisitos '''«tipo»''', se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

==Casos en que se aplica==
'''MoReq''' se ha concebido para que la utilicen:
* '''Los posibles usuarios del SGDEA''', como punto de partida en la preparación de una licitación.
* '''Los usuarios de SGDEA''', en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
* '''Las organizaciones dedicadas a la formación''', como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
* '''Las instituciones académicas''', como instrumento docente.
* '''Los proveedores y creadores de SGDEA''', como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
* '''Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo''', como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
* '''Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo''', como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

La especificación insiste en la facilidad de uso del sistema. Así, el principio director de todo el proyecto ha sido la creación de una especificación que resulte útil en la práctica.

==Puntos fuertes y limitaciones==
La especificación '''MoReq''' se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumento práctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de su actividad de gestión de documentos de archivo, tanto electrónicos como tradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la [[archivística]] y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos. Por consiguiente, en la elaboración del modelo de requisitos se han tenido presentes las necesidades de la gestión de documentos de archivo, tanto tradicionales como electrónicos.

Si los requisitos incluidos en esta especificación '''MoReq''' llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo. Algunos ejemplos de este enfoque pragmático comprenden la incorporación de requisitos sobre gestión de documentos, flujos de tareas, metadatos y otras tecnologías similares.

'''MoReq''' pretende abarcar una amplia gama de requisitos para distintos países, en diferentes sectores de actividad y con distintos tipos de documentos de archivo. La amplitud del enfoque es deliberada, pero conlleva una limitación importante: una única especificación no puede aportar unos requisitos que coincidan con los ya existentes de forma exacta, sin necesidad de modificación. En cada país existen tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestión de documentos de archivo. En ciertos casos, habrá que tomar estas cuestiones en consideración a la hora de aplicar esta especificación de requisitos modelo, sobre todo cuando se utilice en el desarrollo de un nuevo sistema.

Por otra parte, este proyecto no aborda los aspectos prácticos de la gestión de documentos de archivo. Se ha optado por que la especificación trate únicamente las capacidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante programas informáticos, eludiendo la discusión de temas como la filosofía de la gestión de documentos de archivo, las teorías archivísticas, la toma de decisiones o el control de la gestión. Por citar un ejemplo concreto, la especificación menciona en varias ocasiones que ciertas funciones se han de reservar a un administrador. Ello no significa que los administradores hayan de adoptar decisiones sobre la política de gestión, sino que deben ser los únicos usuarios a los que la organización conceda la facultad de llevarlas a la práctica por medio del SGDEA.

Por último, en un esfuerzo por centrar la especificación en el usuario, se utiliza, en la medida de lo posible, la terminología habitual entre quienes trabajan con documentos electrónicos de archivo. Así, en aras de una mejor comprensión, la especificación describe los expedientes electrónicos como '''«contenedores»''' de documentos de archivo, si bien en sentido estricto tales expedientes no contienen ningún elemento.

==Uso de la especificación==
Los requisitos detallados en esta especificación se han concebido para ser tomados como modelo. No son preceptivos en todas las aplicaciones posibles de SGDEA, pues en ciertos entornos algunos de ellos no resultan pertinentes. Los distintos sectores empresariales, entornos o tipos de organización, entre otros elementos, impondrán también sus requisitos específicos adicionales. Por consiguiente, antes de proceder a su uso, debe personalizarse la especificación.

==Estructura de la especificación==
La especificación se ha organizado en capítulos que a su vez se dividen en secciones.

En el capítulo 1 se ofrece una descripción general de algunos de los requisitos más importantes, comenzando con la terminología clave. Los capítulos del 3 al 11 estudian con detenimiento los requisitos del SGDEA. Cada uno de ellos, reúne un conjunto lógico de requisitos funcionales. No obstante, dada la naturaleza de la materia, ha sido imposible evitar cierto solapamiento entre capítulos.

En el capítulo 12 se identifican los elementos de metadatos necesarios para satisfacer tales requisitos, exponiéndolos en relación con éstos.

En el capítulo 13 se expone un modelo formal de referencia de SGDEA tal y como se concibe en la presente especificación. Dicho modelo se puede utilizar para entender cuestiones clave de la especificación, como las definiciones formales de los términos (por ejemplo, expediente, volumen, nivel) y las relaciones existentes entre ellos (por ejemplo, '''''“¿qué puede almacenarse en un expediente electrónico?”''''').

En los anexos se pueden consultar detalles sobre documentos de referencia, desarrollo de la especificación y otros datos útiles.
==Agradecimientos del equipo de proyecto==

===Autores de la especificación===
* Marc Fresko
* Martin Waldron

===Revisores y especialistas===
* Francisco Barbedo, Arquivo distrital do Porto ([[Portugal]]).
* Keith Batchelor, consultor independiente ([[Reino Unido]]).
* Nils Brübach, Archivschule Marburg ([[Alemania]]).
* Miguel Camacho, SADIEL S.A. ([[España]]).
* Luciana Duranti, School of library, archival and information studies, University of British Columbia ([[Canadá]]).
* Mariella Guercio, Universita degli studi di Urbino, Istituto di Studi per la Tutela dei Beni Archivistici e Librari ([[Italia]]).
* Peter Horsman, Archiefschool -Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek- ([[Países Bajos]]).
* Jean-Pierre Teil, Archives Nationales ([[Francia]]).

De la dirección del proyecto se han encargado Keith Cornwell, Director General de [[Cornwell Affiliates plc]], y Paul E. Murphy, funcionario de la DG Empresa, responsable del proyecto en el marco del programa IDA de la [[Comisión Europea]]. Además se agradece a Sue Wallis, Jane Burnand y Neil Grosse, de [[Cornwell Affiliates plc]], su apoyo administrativo.

===Organizaciones de validación===
El equipo encargado del proyecto agradece a las siguientes organizaciones su amable colaboración en el proceso de validación:
{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Empresa'''
| '''Tipo de Organización'''
| '''País'''
|-
| Pfizer
| Fabricante farmacéutico
| [[Reino Unido]]
|-
| DERA
| Organismo de defensa
| [[Reino Unido]]
|-
| HM Treasury
| Gobierno central
| [[Reino Unido]]
|-
| Tower Technology
| Proveedor de SGDEA
| [[Reino Unido]]
|-
| Technostock
| Consultoría
| [[España]]
|-
| Ministerio de Justicia
| Gobierno central
| [[Italia]]
|}

===Marcas registradas===
Todas las marcas registradas citadas en la especificación '''MoReq''' pertenecen a sus respectivos propietarios. Los productos se mencionan únicamente a título ilustrativo y su inclusión no supone recomendación alguna, del mismo modo que la exclusión de otros productos no implica crítica alguna.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* http://www.europa.eu.int/ispo/ida
* http://www.dlmforum.eu.org
</div>

[[Category:Archivística]]
[[Category:Normativas]]
[[Category:Gestor_de_contenidos]]

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-23T16:58:27Z

Arlheyartjc: /* Trabajando actualmente en */

{{Ficha_Usuario_(avanzada)
|imagen=Arlhey_03.jpg
|apellidos=Herrera Mendoza
|nombre=Arlhey
|nivel=Universitario
|título=Ingeniero en Ciencias Informáticas
|temas=[[Informática]], [[Archivística]]
|institución=Joven Club de Computación y Electrónica San Cristóbal I
|municipio=[[San Cristóbal]]
|provincia=[[Artemisa]]
|país=Cuba
}}
<br/> '''Colaborador: sancristobal1_jc'''

== Trabajando actualmente en ==
*[[DIRKS|DIRKS]]<br/>
*[[Michael_Roberge|Michael Roberge]]<br/>
*[[Theodore_Roosevelt_Schellenberg|Theodore Roosevelt Schellenberg]]<br/>

== Mis contribuciones ==

==Páginas Nuevas==
*[[MoReq|MoReq]]<br/>
*[[ISO_15489|ISO 15489]]<br/>
*[[GDA_eXcriba|GDA eXcriba]]<br/>
*[[Norma_ISAD(G)|Norma ISAD(G)]]<br/>
*[[Cuadro_de_clasificación|Cuadro de clasificación]]<br/>
*[[Clasificación_documental|Clasificación_documental]]<br/>

== Ayudas ==
*[[Lo que EcuRed no es|Lo que EcuRed no es‎]]
*[[Para comenzar|Para comenzar]]<br>
*[[Manual de Estilo|Ecured: Manual de estilos]]<br>

[[Category:Ayuda]]

Gestor de Documentos Administrativos eXcriba

2011-11-23T16:57:34Z

Arlheyartjc:

{{Ficha Software
|nombre=Gestor de Documentos Administrativos eXcriba
|familia=
|imagen=EXcriba.jpg|200px
|tamaño=222 X 141 px
|descripción=Sistema de Gestión Documental
|imagen2=
|tamaño2=
|descripción2=
|creador=[[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI)
|desarrollador=UCI
|diseñador=
|modelo de desarrollo=
|lanzamiento inicial=[[marzo]] de [[2010]]
|versiones=2.0 (última versión)
|última versión estable=eXcriba v2.0
|género=
|sistemas operativos=[[Multiplataforma]]
|idioma=Español
|licencia=
|premios=
|web=
}}<div align="justify">
El '''GDA eXcriba''' o '''Gestor de Documentos Administrativos eXcriba''', es un sistema basado en el ECM [[Alfresco]], que lleva su contenido a lo largo de su ciclo de vida, permitiendo la gestión de los múltiples documentos de trabajo, ya sean documentos de archivo o administrativos. El GDA eXcriba rige su funcionamiento por normas tales como la Norma [[ISO 15489]] y la [[Norma ISAD(G)]], así como el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos ([[MoReq]]). Es un producto informático genérico, que se ha propuesto desde su comienzo el cumplimiento cabal de normas, desde su concepción hasta la personalización y despliegue del producto mediante soluciones a la medida en distintas organizaciones.
<br/>

==Antecedentes==
Desde la década del [[1990]] las empresas e instituciones, así como el hombre en el plano personal, se han preocupado por el constante incremento de la información que se maneja a diario en la sociedad sin importar su procedencia o destino. Las entidades de la administración pública son las que fundamentalmente se ven en el centro de este fenómeno que es el aumento indiscriminado de la producción documental, al cual los archiveros y profesionales de la tecnología han dado solución, en alguna medida, con el desarrollo de [[Sistemas de Gestión Documental]] que permitan un control y tratamiento uniforme de la documentación administrativa.

Si bien ha proliferado la producción documental, ha cobrado también un auge extraordinario el desarrollo de sistemas para la gestión de documentos, sin embargo, no todos cumplen con las exigencias de las modernas administraciones. La tendencia actual es al desarrollo de sistemas híbridos que gestionen los documentos soportados tanto en papel como en formato electrónico y que su gestión comience desde el propio acto de creación hasta su disposición final o permanente en un [[Archivo histórico]]. Esta situación ha dado lugar al surgimiento de los llamados Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos que en la actualidad cumplen con estrictos requisitos para otorgar el grado de confiabilidad necesario que requieren los nuevos soportes documentales. La [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI), partiendo de sus objetivos, recursos humanos, tecnológicos y la importancia que le confiere a la gestión documental, se propuso el desarrollo de un software para la gestión de los documentos administrativos llamado '''eXcriba'''.

Hacia [[marzo]] del año [[2010]] un grupo de desarrollo del proyecto eXcriba, perteneciente al Departamento de Gestión Documental y Archivística del Centro de Desarrollo “Gestión de la Información y las Tecnologías Libres” (GEITEL) de la [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI) lanza la primera versión del producto '''eXcriba v1.0'''.

==Solución de Software==
El objetivo principal del producto es automatizar los procesos documentales y archivísticos que se ejecutan dentro de cualquier entidad, desde la elaboración de un documento en su fase de inicio hasta su conservación o expurgo en el [[Archivo de gestión]], incluyendo todas las acciones sobre los documentos tales como: crear, clasificar, describir mediante la [[Norma ISAD(G)]], control de versiones, definir Tipologías Documentales, gestionar flujos documentales, almacenar documentos en diferentes formatos electrónicos, gestionar los trámites de los documentos que se generan o reciben, salvaguardar el patrimonio documental y automatizar el [[Cuadro de clasificación]] entre otras. Este software es la propuesta que se ha optado para implantar el componente tecnológico de un Sistema de Gestión Integral de Documentos y Archivos. El mismo está compuesto por un módulo para la interfaz de usuario (Aplicación Web), el ECM [[Alfresco]] como núcleo del sistema informático y herramientas de apoyo para la administración de la solución como valor añadido. Todos estos componentes enunciados permiten poder llevar a los clientes las bondades que el [[Alfresco]] provee como repositorio documental y a la vez ofrecerles una interfaz amigable para interactuar entre el usuario y el software. Veamos a continuación algunas de las funcionalidades y usuarios potenciales a los que está dirigida la solución de software.

===Definición del término "eXcriba"===
La palabra '''eXcriba''' surge a partir de la palabra '''escriba''', haciendo referencia a los antiguos escribanos, quienes eran los encargados de registrar todos los sucesos de cierta relevancia para constancia de los mismos o posterior consulta y archivo. La sustitución de la '''S''' por la '''X''' se debe al número romano correspondiente al número 10 que identificaba a la antigua '''Facultad 10''' o '''Facultad X''' de la [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI), además de representar la X el uso del [[Sistema Operativo]] [[Linux]], especialidad correspondiente al perfil de formación-producción de dicha facultad.</p>

===eXcriba para la Gestión Documental===
Partiendo de unas de las definiciones de la [[Gestión Documental]] ''“Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”'' ([[Ferriol Marchena]], y otros, [[2008]]). Las personas naturales o jurídicas generan documentos en virtud de sus funciones y reflejan el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación. Es por ello que el software eXcriba, permite realizar la gestión de los documentos que se generan o reciben a partir de sus funciones y responsabilidades dentro de una entidad mediante una interfaz de usuario sencilla, cómoda y flexible. El sistema informático está dirigido a todos los usuarios que generan y reciben documentos.

Entre las funcionalidades que brinda el software para la gestión de los documentos se pueden enunciar:
* Automatización de los flujos documentales
* Gestión de Documentos
* Gestión de Carpetas
* Control de versiones
* Control de acceso y permisos
* Notificaciones

===eXcriba para la Gestión Archivística===
En el prospecto de funcionalidades que tiene incorporado el software, están incluidas las que son propias de la gestión archivística. Mediante un estudio sobre normas y metodologías internacionales para implantar Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos, eXcriba, se sustenta principalmente en las normas siguientes: Norma [[ISO 15489]], [[DIRKS]], [[MoReq]] y [[Norma ISAD(G)]] entre otros. A continuación se enuncian funcionalidades del software, propias de la Archivística:
* Seguimiento de la auditoría sobre los documentos electrónicos.
* Descripción de fondos documentales, tanto físicos como digitales.
* Gestión de los plazos de transferencias para las series documentales de manera automática.
* Capturar los metadatos de los contenidos desde el momento de su creación, hasta su conservación permanente o destrucción.
* Gestión del [[Cuadro de clasificación]] (Funcional).
* Gestión de Expedientes.

==Del software==
===Herramientas de apoyo al software===
El '''GDA eXcriba''' posee un paquete de herramientas de apoyo para administrar y configurar el software logrando mayor portabilidad y usabilidad. Estos módulos están orientados a los administradores de la solución integral, a continuación se mencionan algunas de las herramientas:
* Asistente para la creación de modelos de contenidos (Tipologías Documentales).
* Asistente para el manejo de usuarios y grupos de usuarios.
* Asistente para la salva y restaura periódica del software.

===Características técnicas de la solución===
El sistema se compone de varios módulos, los cuales se enuncian a continuación sus características técnicas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
! Módulo
! Detalles técnicos
! Descripción
|-
| ECM Alfresco
| Desarrollado en Java. Se utilizó la liberación (release) "Community" de la versión 3.0 del Administrador de Contenidos Empresariales [[Alfresco]][http://www.alfresco.com/es/community/].
| Núcleo del producto de software eXcriba, modificado en correspondencia con las necesidades propias del GDA eXcriba.
|-
| Interfaz Web
| Aplicación web desarrollada con [[PHP]] v5.3.0. Se utilizaron los frameworks [[CodeIgniter]] v1.7.2 del lado del servidor y [[JQuery]] v1.3.2 del lado del cliente.
| Interfaz web sencilla de utilizar que permite la interacción de los usuarios correspondientes con el repositorio documental que proporciona el ECM [[Alfresco]].
|-
| Módulo para la Gestión de Usuarios y Grupos de Usuarios
| Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en [[Java]].
| Aplicación de escritorio que facilita la creación y eliminación de usuarios y grupos de usuarios al repositorio documental.
|-
| Módulo para la Gestión de Tipologías Documentales
| Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en [[Java]].
| Aplicación de escritorio que facilita la gestión de las tipologías documentales correspondientes al tipo de información que se maneja en el repositorio documental, para una mejor estructuración y clasificación de los documentos dentro del repositorio.
|}

===Servicios y bondades de eXcriba===
Conjuntamente con el avance del desarrollo del producto se ha necesitado la prestación de servicios en cuanto a Consultoría de Procesos Documentales, lo cual constituye una necesidad primordial para cada uno de los clientes de eXcriba. Para esto el grupo de proyecto se compone de un equipo de trabajo multidisciplinario, conformado por especialistas en ciencias de la información e industriales, lo que garantiza la calidad del servicio en cuestión.

A continuación se enuncian algunos de los servicios que presta el equipo de proyecto:
* Cursos de capacitación para la gestión documental y archivos.
* Diseño de procesos documentales:
:* Diagnóstico.
:* Diseño del [[Cuadro de clasificación]] (Funcional, Orgánico, Orgánico funcional).
:* Diseño de las tablas de acceso y permiso.
:* Transferencia y retención documental.
:* Modelación de los flujos documentales y propuestas de mejoras.

El sistema eXcriba se mejora considerablemente el acceso a los documentos, archivos e información de la entidad correspondiente, así como también permite la reutilización de tales documentos y la información contenida en estos y a su vez proporciona una reducción considerable en el tiempo de comercialización.

De manera general:
* Garantiza la continuidad del negocio las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días de año.
* Permite la colaboración entre los empleados, socios, clientes y en general entre los usuarios que comparten información, de modo que esta puede ser reutilizada, por los demás usuarios.
* Garantiza el cumplimiento legal y regulatorio de los procesos; al menos de los documentos.
* Reduce los costes mediante la racionalización de procesos y la normalización.

==Clientes actuales==
* UCI ([[Universidad de las Ciencias Informáticas]]).
* MIC (Ministerio de Informática y las Comunicaciones).
* ENIA (Empresa Nacional de Investigaciones Aplicadas).
* DCH (Empresa de Diseño de Cuidad de la Habana).
* Aduana General de la República de Cuba.
* ARNAC (Archivo Nacional de la República de Cuba).
* ONEI (Oficina Nacional de Estadísticas e Información )
* AGN (Archivo General de la Nación de Venezuela) (Personalización del Producto, falta el despliegue de la solución).

==Impacto social y económico==
La implantación de un producto de software como '''eXcriba''' trae consigo una serie de ventajas como se muestra a continuación:
* Garantizar la salvaguarda del patrimonio documental presente y futuro, dado que el tratamiento de los documentos en su primera fase de vida incrementa la calidad en su conservación y posterior difusión.
* Permite optimizar sus procesos de gestión documental dentro de las entidades: Acceso, Búsqueda y Manipulación de documentos.
* Considerables resultados de eficacia y rentabilidad administrativa de todas las operaciones.
* Ahorrar y racionalizar los costes económicos en cuanto a gastos por concepto de materiales de oficina.
* Compartir y aprovechar la información como un recurso colectivo.
Un sistema como este conlleva a una serie de ahorros por conceptos de importaciones de soluciones informáticas que en algunos casos se acerca al millón de dólares.

==Equipo de Desarrollo==
El equipo de desarrollo responsable de la creación del software eXcriba se compone de un colectivo de especialistas en ciencias informáticas, ciencias de la información e industriales los cuales figuran como autores en el registro del producto '''eXcriba v1.0''' en el '''Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba''' (CENDA) con número de registro '''2868-2010'''. A continuación se listan los autores:
* Msc. Adrian Cid Almaguer
* Ing. Misael Fonseca Mata
* Ing. Dayelis Blanco Hernández
* Ing. Maxora Rorayma Castro Pérez
* Ing. Evelio Maikel Medina Manrique
* Ing. Marcel Rodolfo Sánchez Góngora
* Ing. Michel David Suarez
* Ing. Jorge Ariel Salomón Rodríguez
* Ing. Osvanys González Ríos
* Ing. Rafael Espinosa Añel
* Ing. Dianelys García Martínez
* Lic. Lizany Ungo López
* Ing. Pedro Rodriguez Samon
* Ing. Reinier Elejalde Chacón
* Ing. Yenisel Valdés Hernández
* Ing. Enrique Diaz Padrón
* Ing. Javier Martin Rojas
* Ing. Arlhey Herrera Mendoza
* Ing. Leonardo Enrique Reyna Castro
* Ing. Danilo Alberto Caballero Rodríguez
* Ing. Julio Cesar Pompa Puente
* Ing. Rolando Rodríguez Junco
* Ing. Frank Rosales Muñoz

==Fuentes==
*Universidad de las Ciencias Informáticas [http://www.uci.cu]
*Comunidades UCI [http://comunidades.uci.cu]
*Archivo Nacional de Cuba [http://www.arnac.cu/]
*Archivo General de la República (AGN) de Venezuela [http://agn.gob.ve]
*Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba (CENDA) [http://www.cenda.cult.cu]
</div>
[[Category:Software_Libre]]

Cuadro de clasificación

2011-11-23T16:56:21Z

Arlheyartjc:

{{Normalizar}}
{{Definición
|nombre=Cuadro de Clasificación
|imagen=ClasificationSchema.png
|tamaño=
|concepto='''''Representación gráfica o esquemática del accionar de una entidad u organización dada. Representa la estructura jerárquica resultante de la aplicación de un sistema de clasificación a los documentos de la institución, clasificándolos de lo general a lo concreto (desde el [[fondo documental]] a la [[serie documental]]), respetando el ''Principio de Procedencia''. El fondo se subdivide en grupos o secciones (o clases) que representan las acciones o funciones de la entidad y a su vez se relacionan jerárquicamente entre sí.'''''
}}<div align="justify">
El '''Cuadro de Clasificación''', o '''''Esquema de Clasificación''''' en correspondencia con la traducción al español del término en inglés “'''''classification scheme'''''”, constituye el elemento clave de cualquier [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA). Es la agregación estructurada de expedientes, de acuerdo con buenas prácticas, que reflejan las funciones de la actividad en cuestión de una entidad u organización. Define el modo en que los documentos electrónicos de archivo se organizarán en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes.
<br/>

==Definición==
[[Michael Roberge]] define el cuadro de clasificación como "'''''una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos'''''".

==Principios==
La elaboración del cuadro de clasificación se basa en cuatro principios básicos:
* '''Delimitación:''' El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica. Delimitado así el fondo, queda fuera cualquier otro de procedencia ajena.
* '''Unicidad:''' los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.
* '''Estabilidad:''' el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.
* '''Simplificación:''' la simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

==Modelos==
En correspondencia ciertos '''Sistemas de Clasificación''' bien definidos, para la elaboración de un cuadro de clasificación se pueden establecer cuatro diversos modelos, dependiendo de la necesidad preexistente en cada institución y/o archivo a tratar:
* '''Cuadro de clasificación orgánico:''' tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada organización (organigramas) en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, cambiantes estructuralmente de acuerdo con sus propias necesidades, de esta forma permite la modificación y/o actualización constante del cuadro de clasificación.
* '''Cuadro de clasificación funcional:''' este modelo se encuentra ligado con las funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico partiendo de lo misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario y terminando en las actividades propias encomendadas a cada unidad administrativa. Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos. En cuanto a su elaboración este modelo tiene una debilidad bastante clara, parte de las funciones actuales o para cada momento del desarrollo institucional de la organización, estableciendo cronologías e impidiendo la relación de la documentación activa, semi-activa e histórica y restringiendo el diseño de un modelo común o tratamiento estándar para todas las fases de archivo, dando lugar a que su aplicabilidad por lo regular sea para fondos acumulados sin querer decir que este modelo no funcione en otro tipo de fondo.
* '''Cuadro de clasificación orgánico-funcional:''' este modelo ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, como la opción más válida al interactuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y sub-series) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en dos puntos fundamentales: el primero, es que sólo registra las series que le corresponden a cada oficina de acuerdo a unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series que no se encuentren registradas en el propio cuadro y segundo, su actualización y/o modificación es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra.
* '''Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos:''' este último modelo se caracteriza por ser una variación del cuadro funcional, cuya flexibilidad permite la interacción de todas las unidades administrativas al ser un único cuadro, presenta el consolidado de series (generales y específicas). Posee una visión global (secciones y subsecciones), permite compartir información (procedimiento y trámites comunes), hablar el mismo idioma (conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar modificaciones ante la eventualidad de cambios organizacionales, garantizando estabilidad en el tiempo. Su aplicabilidad puede ser para fondos abiertos, cerrados o acumulados al integrar la totalidad de la documentación, sea esta administrativa o histórica e independiente de su fecha de producción y cronología. En cuanto a la debilidad del modelo se encuentra en su implantación la cual es un poco lenta, al requerir verificación constante y formación permanente en su aplicación para todo el personal directivo, asesor, profesional, técnico y auxiliar.

==Estructura==
El cuadro de clasificación, según [[MoReq]] se compone de tres elementos o clases y las unidades documentales en la clases más baja en la jerarquía del cuadro.
* '''Fondo:''' es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
* '''Sección:''' es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
* '''Serie:''' es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento. Se refieren a un tema específico.
* '''Unidad Documental:''' elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento (simple) o por varios que formen un expediente (compuesta).
:• '''Unidad Documental Compuesta (Expediente):''' unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
:• '''Unidad Documental Simple (Documento):''' es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.

==Elaboración==
El cuadro de clasificación debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgánico-funcionales de los sujetos productores.

Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, se deben tomar en consideración:
* Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad.
* Los esquemas de clasificación existentes.
* Los recursos con se cuenta para ello.

Para la correcta formulación de un cuadro de clasificación, como actividad clave dentro la gestión de documentos, se divide el proceso en dos etapas:
* '''Primera etapa:''' se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.
:• '''Identificación:''' consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento debe contemplarse:
::• Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la organización en cuestión.
::• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.
:En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.
:• '''Jerarquización:''' consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación o “relación”, el cual ha de distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes, para ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.
:• '''Codificación:''' la utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.
* '''Segunda etapa:''' consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del Cuadro General de Clasificación Archivística:
:'''Validación:''' se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para el cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.
:• '''Formalización:''' atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva formalización, difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
:• '''Supervisión y asesoría:''' es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del cuadro general de clasificación archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten.
:• '''Capacitación:''' se refiere a las necesidades de especialización en la capacitación, aplicación de operaciones y procedimientos del cuadro general de clasificación archivística.

==Aplicación del Cuadro de Clasificación==
Contando con un cuadro de clasificación bien estructurado de acuerdo a las correspondientes normas descriptivas y de procedimientos, la institución tiene a su merced una poderosa herramienta que le posibilita organizar los documentos de archivo que gestiona dentro del espacio físico de conservación, temporal o definitiva, le permitirá agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio. Facilita la localización conceptual de la documentación, o lo que es lo mismo el acceso a la información contenida en el acervo documental a la vez que también facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

En los [[Sistemas de Gestión Documental]] existe cierta flexibilidad respecto a la utilización o no de un cuadro de clasificación. Tal es así que quienes desarrollan estos sistemas dejan el tema a consideración de la institución que decida utilizar sus servicios, o sea, esta posibilidad se deja “abierta” al criterio de la organización en cuestión. Es válido destacar que la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, si no son de gestión de documentos de archivo, casi nunca legan a utilizar un cuadro de clasificación.

El correcto funcionamiento de una entidad u organización determinada en gran medida depende de una adecuada gestión de la documentación, mientras que esta última debe seguir ciertos requisitos dentro de los cuales se destaca el requisito de "''acceso y disponibilidad de los documentos, el cual obliga al sistema a que los documentos que gestiona puedan ser recuperados, presentados e interpretados cuando se requiera. Para dar cumplimiento a esto se precisa de una eficiente descripción ([[Norma ISAD(G)]]) y clasificación ([[Cuadro de clasificación]]) de dichos documentos''", teniendo entonces al [[Cuadro de clasificación]] como instrumento clave dentro del proceso de gestión de documentos.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* Cruz Mundet, José Ramón, ''Manual de archivística''. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 28027, Madrid, 2nd Edition, Julio 1996. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, ISBN 8.1-86168-94-5. Ediciones Pirámide, ISBN 83-368-0860-6.
* Mena Mugica, Mayra. ''Gestión Documental y Organización de Archivos'', volume I. Editorial Félix Varela, 1st Edition, 2005. ISBN 959-258-950-X.
* Heredia Herrera, Antonia. ''Archivística General Teoría y Práctica''. Diputación Provincial de Sevilla, 5th Edition, 1991. ISBN 84-7798-056-X.
* Sierra Escobar, Luis Fernando. ''Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificación Documental (CCD)''. Revista Códice, Universidad La Salle, Colombia, 2(002):83-96, Julio 2006. ISSN 1794-9815.[http://sisinfo.lasalle.edu.co/publicaciones/index.php/codice/article/view/30/html_23]
* Archivo General de la Nación de México. Cuadro general de clasificación archivística. Instructivo para su elaboración, 2004.
</div>
[[Category:Archivística]]

Gestor de Documentos Administrativos eXcriba

2011-11-23T16:48:48Z

Arlheyartjc: Gestor de Documentos Administrativos eXcriba trasladada a GDA eXcriba sobre una redirección

{{Ficha Software
|nombre=Gestor de Documentos Administrativos eXcriba
|familia=
|imagen=EXcriba.jpg|200px
|tamaño=222 X 141 px
|descripción=Sistema de Gestión Documental
|imagen2=
|tamaño2=
|descripción2=
|creador=[[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI)
|desarrollador=UCI
|diseñador=
|modelo de desarrollo=
|lanzamiento inicial=[[marzo]] de [[2010]]
|versiones=2.0 (última versión)
|última versión estable=eXcriba v2.0
|género=
|sistemas operativos=[[Multiplataforma]]
|idioma=Español
|licencia=
|premios=
|web=
}}<div align="justify">
'''Gestor de Documentos Administrativos eXcriba''' o GDA eXcriba, es un sistema basado en el ECM [[Alfresco]], que lleva su contenido a lo largo de su ciclo de vida, permitiendo la gestión de los múltiples documentos de trabajo, ya sean documentos de archivo o administrativos. El GDA eXcriba rige su funcionamiento por normas tales como la Norma [[ISO 15489]] y la [[Norma ISAD(G)]], así como el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos ([[MoReq]]). Es un producto informático genérico, que se ha propuesto desde su comienzo el cumplimiento cabal de normas, desde su concepción hasta la personalización y despliegue del producto mediante soluciones a la medida en distintas organizaciones.
<br/>
==Antecedentes==
<p>Desde la década del [[1990]] las empresas e instituciones, así como el hombre en el plano personal, se han preocupado por el constante incremento de la información que se maneja a diario en la sociedad sin importar su procedencia o destino. Las entidades de la administración pública son las que fundamentalmente se ven en el centro de este fenómeno que es el aumento indiscriminado de la producción documental, al cual los archiveros y profesionales de la tecnología han dado solución, en alguna medida, con el desarrollo de [[Sistemas de Gestión Documental]] que permitan un control y tratamiento uniforme de la documentación administrativa.</p>
<p>Si bien ha proliferado la producción documental, ha cobrado también un auge extraordinario el desarrollo de sistemas para la gestión de documentos, sin embargo, no todos cumplen con las exigencias de las modernas administraciones. La tendencia actual es al desarrollo de sistemas híbridos que gestionen los documentos soportados tanto en papel como en formato electrónico y que su gestión comience desde el propio acto de creación hasta su disposición final o permanente en un [[Archivo Histórico]]. Esta situación ha dado lugar al surgimiento de los llamados Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos que en la actualidad cumplen con estrictos requisitos para otorgar el grado de confiabilidad necesario que requieren los nuevos soportes documentales. La [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI), partiendo de sus objetivos, recursos humanos, tecnológicos y la importancia que le confiere a la gestión documental, se propuso el desarrollo de un software para la gestión de los documentos administrativos llamado '''eXcriba'''.</p>
<p>Hacia [[marzo]] del año [[2010]] un grupo de desarrollo del proyecto eXcriba, perteneciente al Departamento de Gestión Documental y Archivística del Centro de Desarrollo “Gestión de la Información y las Tecnologías Libres” (GEITEL) de la [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI) lanza la primera versión del producto '''eXcriba v1.0'''.</p>

==Solución de Software==
<p>El objetivo principal del producto es automatizar los procesos documentales y archivísticos que se ejecutan dentro de cualquier entidad, desde la elaboración de un documento en su fase de inicio hasta su conservación o expurgo en el [[Archivo de Gestión]], incluyendo todas las acciones sobre los documentos tales como: crear, clasificar, describir mediante la [[Norma ISAD(G)]], control de versiones, definir Tipologías Documentales, gestionar flujos documentales, almacenar documentos en diferentes formatos electrónicos, gestionar los trámites de los documentos que se generan o reciben, salvaguardar el patrimonio documental y automatizar el [[Cuadro de Clasificación]] entre otras. Este software es la propuesta que se ha optado para implantar el componente tecnológico de un Sistema de Gestión Integral de Documentos y Archivos. El mismo está compuesto por un módulo para la interfaz de usuario (Aplicación Web), el ECM [[Alfresco]] como núcleo del sistema informático y herramientas de apoyo para la administración de la solución como valor añadido. Todos estos componentes enunciados permiten poder llevar a los clientes las bondades que el [[Alfresco]] provee como repositorio documental y a la vez ofrecerles una interfaz amigable para interactuar entre el usuario y el software. Veamos a continuación algunas de las funcionalidades y usuarios potenciales a los que está dirigida la solución de software. </p>
===Definición del término "eXcriba"===
<p>La palabra '''eXcriba''' surge a partir de la palabra '''escriba''', haciendo referencia a los antiguos escribanos, quienes eran los encargados de registrar todos los sucesos de cierta relevancia para constancia de los mismos o posterior consulta y archivo. La sustitución de la '''S''' por la '''X''' se debe al número romano correspondiente al número 10 que identificaba a la antigua '''Facultad 10''' o '''Facultad X''' de la [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI), además de representar la X el uso del [[Sistema Operativo]] [[Linux]], especialidad correspondiente al perfil de formación-producción de dicha facultad.</p>
===eXcriba para la Gestión Documental===
<p>Partiendo de unas de las definiciones de la [[Gestión Documental]] “''Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación''” ([[Ferriol Marchena]], y otros, [[2008]]). Las personas naturales o jurídicas generan documentos en virtud de sus funciones y reflejan el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación. Es por ello que el software eXcriba, permite realizar la gestión de los documentos que se generan o reciben a partir de sus funciones y responsabilidades dentro de una entidad mediante una interfaz de usuario sencilla, cómoda y flexible. El sistema informático está dirigido a todos los usuarios que generan y reciben documentos.</p>

<p>Entre las funcionalidades que brinda el software para la gestión de los documentos
se pueden enunciar:
* Automatización de los flujos documentales
* Gestión de Documentos
* Gestión de Carpetas
* Control de versiones
* Control de acceso y permisos
* Notificaciones
</p>

===eXcriba para la Gestión Archivística===
<p>En el prospecto de funcionalidades que tiene incorporado el software, están incluidas las que son propias de la gestión archivística. Mediante un estudio sobre normas y metodologías internacionales para implantar Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos, eXcriba, se sustenta principalmente en las normas siguientes: Norma [[ISO 15489]], [[DIRKS]], [[MoReq]] y [[Norma ISAD(G)]] entre otros. A continuación se enuncian funcionalidades del software, propias de la Archivística:
* Seguimiento de la auditoría sobre los documentos electrónicos.
* Descripción de fondos documentales, tanto físicos como digitales.
* Gestión de los plazos de transferencias para las series documentales de manera automática.
* Capturar los metadatos de los contenidos desde el momento de su creación, hasta su conservación permanente o destrucción.
* Gestión del [[Cuadro de Clasificación]] (Funcional).
* Gestión de Expedientes.
</p>

==Del software==
===Herramientas de apoyo al software===
El GDA eXcriba posee un paquete de herramientas de apoyo para administrar y configurar el software logrando mayor portabilidad y usabilidad. Estos módulos están orientados a los administradores de la solución integral, a continuación se mencionan algunas de las herramientas:
* Asistente para la creación de modelos de contenidos (Tipologías Documentales).
* Asistente para el manejo de usuarios y grupos de usuarios.
* Asistente para la salva y restaura periódica del software.
===Características técnicas de la solución===
El sistema se compone de varios módulos, los cuales se enuncian a continuación sus características técnicas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
! Módulo
! Detalles técnicos
! Descripción
|-
| ECM Alfresco
| Desarrollado en Java. Se utilizó la liberación (release) "Community" de la versión 3.0 del Administrador de Contenidos Empresariales [[Alfresco]][http://www.alfresco.com/es/community/].
| Núcleo del producto de software eXcriba, modificado en correspondencia con las necesidades propias del GDA eXcriba.
|-
| Interfaz Web
| Aplicación web desarrollada con [[PHP]] v5.3.0. Se utilizaron los frameworks [[CodeIgniter]] v1.7.2 del lado del servidor y [[JQuery]] v1.3.2 del lado del cliente.
| Interfaz web sencilla de utilizar que permite la interacción de los usuarios correspondientes con el repositorio documental que proporciona el ECM [[Alfresco]].
|-
| Módulo para la Gestión de Usuarios y Grupos de Usuarios
| Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en [[Java]].
| Aplicación de escritorio que facilita la creación y eliminación de usuarios y grupos de usuarios al repositorio documental.
|-
| Módulo para la Gestión de Tipologías Documentales
| Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en [[Java]].
| Aplicación de escritorio que facilita la gestión de las tipologías documentales correspondientes al tipo de información que se maneja en el repositorio documental, para una mejor estructuración y clasificación de los documentos dentro del repositorio.
|}
===Servicios y bondades de eXcriba===
Conjuntamente con el avance del desarrollo del producto se ha necesitado la prestación de servicios en cuanto a Consultoría de Procesos Documentales, lo cual constituye una necesidad primordial para cada uno de los clientes de eXcriba. Para esto el grupo de proyecto se compone de un equipo de trabajo multidisciplinario, conformado por especialistas en ciencias de la información e industriales, lo que garantiza la calidad del servicio en cuestión.<br/>
A continuación se enuncian algunos de los servicios que presta el equipo de proyecto:
* Cursos de capacitación para la gestión documental y archivos.
* Diseño de procesos documentales:
:* Diagnóstico.
:* Diseño del Cuadro de Clasificación (Funcional, Orgánico, Orgánico funcional).
:* Diseño de las tablas de acceso y permiso.
:* Transferencia y retención documental.
:* Modelación de los flujos documentales y propuestas de mejoras.

El sistema eXcriba se mejora considerablemente el acceso a los documentos, archivos e información de la entidad correspondiente, así como también permite la reutilización de tales documentos y la información contenida en estos y a su vez proporciona una reducción considerable en el tiempo de comercialización.<br/>
De manera general:
* Garantiza la continuidad del negocio las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días de año.
* Permite la colaboración entre los empleados, socios, clientes y en general entre los usuarios que comparten información, de modo que esta puede ser reutilizada, por los demás usuarios.
* Garantiza el cumplimiento legal y regulatorio de los procesos; al menos de los documentos.
* Reduce los costes mediante la racionalización de procesos y la normalización.
==Clientes actuales==
* UCI (Universidad de las Ciencias Informáticas).
* MIC (Ministerio de Informática y las Comunicaciones).
* ENIA (Empresa Nacional de Investigaciones Aplicadas).
* DCH (Empresa de Diseño de Cuidad de la Habana).
* Aduana General de la República de Cuba.
* ARNAC (Archivo Nacional de la República de Cuba).
* ONEI (Oficina Nacional de Estadísticas e Información )
* AGN (Archivo General de la Nación de Venezuela) (Personalización del Producto, falta el despliegue de la solución).

==Impacto social y económico==
La implantación de un producto de software como eXcriba trae consigo una serie de ventajas como se muestra a continuación:
* Garantizar la salvaguarda del patrimonio documental presente y futuro, dado que el tratamiento de los documentos en su primera fase de vida incrementa la calidad en su conservación y posterior difusión.
* Permite optimizar sus procesos de gestión documental dentro de las entidades: Acceso, Búsqueda y Manipulación de documentos.
* Considerables resultados de eficacia y rentabilidad administrativa de todas las operaciones.
* Ahorrar y racionalizar los costes económicos en cuanto a gastos por concepto de materiales de oficina.
* Compartir y aprovechar la información como un recurso colectivo.
Un sistema como este conlleva a una serie de ahorros por conceptos de importaciones de soluciones informáticas que en algunos casos se acerca al millón de dólares.

==Equipo de Desarrollo==
El equipo de desarrollo responsable de la creación del software eXcriba se compone de un colectivo de especialistas en ciencias informáticas, ciencias de la información e industriales los cuales figuran como autores en el registro del producto '''eXcriba v1.0''' en el '''Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba''' (CENDA) con número de registro '''2868-2010'''. A continuación se listan los autores:
* Msc. Adrian Cid Almaguer
* Ing. Misael Fonseca Mata
* Ing. Dayelis Blanco Hernández
* Ing. Maxora Rorayma Castro Pérez
* Ing. Evelio Maikel Medina Manrique
* Ing. Marcel Rodolfo Sánchez Góngora
* Ing. Michel David Suarez
* Ing. Jorge Ariel Salomón Rodríguez
* Ing. Osvanys González Ríos
* Ing. Rafael Espinosa Añel
* Ing. Dianelys García Martínez
* Lic. Lizany Ungo López
* Ing. Pedro Rodriguez Samon
* Ing. Reinier Elejalde Chacón
* Ing. Yenisel Valdés Hernández
* Ing. Enrique Diaz Padrón
* Ing. Javier Martin Rojas
* Ing. Arlhey Herrera Mendoza
* Ing. Leonardo Enrique Reyna Castro
* Ing. Danilo Alberto Caballero Rodríguez
* Ing. Julio Cesar Pompa Puente
* Ing. Rolando Rodríguez Junco
* Ing. Frank Rosales Muñoz

==Fuentes==
*Universidad de las Ciencias Informáticas [http://www.uci.cu]
*Comunidades UCI [http://comunidades.uci.cu]
*Archivo Nacional de Cuba [http://www.arnac.cu/]
*Archivo General de la República (AGN) de Venezuela [http://agn.gob.ve]
*Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba (CENDA) [http://www.cenda.cult.cu]
</div>
[[Category:Software_Libre]]

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-23T16:46:24Z

Arlheyartjc:

{{Ficha_Usuario_(avanzada)
|imagen=Arlhey_03.jpg
|apellidos=Herrera Mendoza
|nombre=Arlhey
|nivel=Universitario
|título=Ingeniero en Ciencias Informáticas
|temas=[[Informática]], [[Archivística]]
|institución=Joven Club de Computación y Electrónica San Cristóbal I
|municipio=[[San Cristóbal]]
|provincia=[[Artemisa]]
|país=Cuba
}}
<br/> '''Colaborador: sancristobal1_jc'''

== Trabajando actualmente en ==
*[[Michael_Roberge|Michael Roberge]]<br/>
*[[Clasificación_Documental|Clasificación Documental]]<br/>

== Mis contribuciones ==

==Páginas Nuevas==
*[[MoReq|MoReq]]<br/>
*[[ISO_15489|ISO 15489]]<br/>
*[[GDA_eXcriba|GDA eXcriba]]<br/>
*[[Norma_ISAD(G)|Norma ISAD(G)]]<br/>
*[[Cuadro_de_clasificación|Cuadro de clasificación]]<br/>
*[[Clasificación_documental|Clasificación_documental]]<br/>

== Ayudas ==
*[[Lo que EcuRed no es|Lo que EcuRed no es‎]]
*[[Para comenzar|Para comenzar]]<br>
*[[Manual de Estilo|Ecured: Manual de estilos]]<br>

[[Category:Ayuda]]

Cuadro de clasificación

2011-11-23T16:45:13Z

Arlheyartjc: Cuadro de Clasificación trasladada a Cuadro de clasificación

{{Normalizar}}
{{Definición
|nombre=Cuadro de Clasificación
|imagen=ClasificationSchema.png
|tamaño=
|concepto='''''Representación gráfica o esquemática del accionar de una entidad u organización dada. Representa la estructura jerárquica resultante de la aplicación de un sistema de clasificación a los documentos de la institución, clasificándolos de lo general a lo concreto (desde el [[fondo documental]] a la [[serie documental]]), respetando el [[Principio de Procedencia]]. El fondo se subdivide en grupos o secciones (o clases) que representan las acciones o funciones de la entidad y a su vez se relacionan jerárquicamente entre sí.'''''
}}El '''Cuadro de Clasificación''', o Esquema de Clasificación en correspondencia con la traducción al español del término en inglés “'''''classification scheme'''''”, constituye el elemento clave de cualquier [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA). Es la agregación estructurada de expedientes, de acuerdo con buenas prácticas, que reflejan las funciones de la actividad en cuestión de una entidad u organización. Define el modo en que los documentos electrónicos de archivo se organizarán en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes.

<div align="justify">
==Definición==
[[Michael Roberge]] define el cuadro de clasificación como "'''''una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos'''''".

==Principios==
La elaboración del cuadro de clasificación se basa en cuatro principios básicos:
* '''Delimitación:''' El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica. Delimitado así el fondo, queda fuera cualquier otro de procedencia ajena.
* '''Unicidad:''' los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.
* '''Estabilidad:''' el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.
* '''Simplificación:''' la simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

==Modelos==
En correspondencia ciertos [[Sistemas de Clasificación]] bien definidos, para la elaboración de un cuadro de clasificación se pueden establecer cuatro diversos modelos, dependiendo de la necesidad preexistente en cada institución y/o archivo a tratar:
* '''Cuadro de clasificación orgánico:''' tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada organización (organigramas) en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, cambiantes estructuralmente de acuerdo con sus propias necesidades, de esta forma permite la modificación y/o actualización constante del cuadro de clasificación.
* '''Cuadro de clasificación funcional:''' este modelo se encuentra ligado con las funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico partiendo de lo misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario y terminando en las actividades propias encomendadas a cada unidad administrativa. Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos. En cuanto a su elaboración este modelo tiene una debilidad bastante clara, parte de las funciones actuales o para cada momento del desarrollo institucional de la organización, estableciendo cronologías e impidiendo la relación de la documentación activa, semi-activa e histórica y restringiendo el diseño de un modelo común o tratamiento estándar para todas las fases de archivo, dando lugar a que su aplicabilidad por lo regular sea para fondos acumulados sin querer decir que este modelo no funcione en otro tipo de fondo.
* '''Cuadro de clasificación orgánico-funcional:''' este modelo ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, como la opción más válida al interactuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y sub-series) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en dos puntos fundamentales: el primero, es que sólo registra las series que le corresponden a cada oficina de acuerdo a unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series que no se encuentren registradas en el propio cuadro y segundo, su actualización y/o modificación es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra.
* '''Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos:''' este último modelo se caracteriza por ser una variación del cuadro funcional, cuya flexibilidad permite la interacción de todas las unidades administrativas al ser un único cuadro, presenta el consolidado de series (generales y específicas). Posee una visión global (secciones y subsecciones), permite compartir información (procedimiento y trámites comunes), hablar el mismo idioma (conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar modificaciones ante la eventualidad de cambios organizacionales, garantizando estabilidad en el tiempo. Su aplicabilidad puede ser para fondos abiertos, cerrados o acumulados al integrar la totalidad de la documentación, sea esta administrativa o histórica e independiente de su fecha de producción y cronología. En cuanto a la debilidad del modelo se encuentra en su implantación la cual es un poco lenta, al requerir verificación constante y formación permanente en su aplicación para todo el personal directivo, asesor, profesional, técnico y auxiliar.

==Estructura==
El cuadro de clasificación, según [[MoReq]] se compone de tres elementos o clases y las unidades documentales en la clases más baja en la jerarquía del cuadro.
* '''Fondo:''' es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
* '''Sección:''' es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
* '''Serie:''' es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento. Se refieren a un tema específico.
* '''Unidad Documental:''' elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento (simple) o por varios que formen un expediente (compuesta).
:• '''Unidad Documental Compuesta (Expediente):''' unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
:• '''Unidad Documental Simple (Documento):''' es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.

==Elaboración==
El cuadro de clasificación debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgánico-funcionales de los sujetos productores.

Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, se deben tomar en consideración:
* Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad.
* Los esquemas de clasificación existentes.
* Los recursos con se cuenta para ello.

Para la correcta formulación de un cuadro de clasificación, como actividad clave dentro la gestión de documentos, se divide el proceso en dos etapas:
* '''Primera etapa:''' se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.
:• '''Identificación:''' consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento debe contemplarse:
::• Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la organización en cuestión.
::• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.
:En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.
:• '''Jerarquización:''' consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación o “relación”, el cual ha de distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes, para ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.
:• '''Codificación:''' la utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.
* '''Segunda etapa:''' consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del Cuadro General de Clasificación Archivística:
:'''Validación:''' se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para el cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.
:• '''Formalización:''' atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva formalización, difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
:• '''Supervisión y asesoría:''' es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del cuadro general de clasificación archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten.
:• '''Capacitación:''' se refiere a las necesidades de especialización en la capacitación, aplicación de operaciones y procedimientos del cuadro general de clasificación archivística.

==Aplicación==
Contando con un cuadro de clasificación bien estructurado de acuerdo a las correspondientes normas descriptivas y de procedimientos, la institución tiene a su merced una poderosa herramienta que le posibilita organizar los documentos de archivo que gestiona dentro del espacio físico de conservación, temporal o definitiva, le permitirá agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio. Facilita la localización conceptual de la documentación, o lo que es lo mismo el acceso a la información contenida en el acervo documental a la vez que también facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

En los [[Sistemas de Gestión Documental]] existe cierta flexibilidad respecto a la utilización o no de un cuadro de clasificación. Tal es así que quienes desarrollan estos sistemas dejan el tema a consideración de la institución que decida utilizar sus servicios, o sea, esta posibilidad se deja “abierta” al criterio de la organización en cuestión. Es válido destacar que la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, si no son de gestión de documentos de archivo, casi nunca legan a utilizar un cuadro de clasificación.

El correcto funcionamiento de una entidad u organización determinada en gran medida depende de una adecuada gestión de la documentación, mientras que esta última debe seguir ciertos requisitos dentro de los cuales se destaca el requisito de "''acceso y disponibilidad de los documentos, el cual obliga al sistema a que los documentos que gestiona puedan ser recuperados, presentados e interpretados cuando se requiera. Para dar cumplimiento a esto se precisa de una eficiente descripción ([[Norma ISAD(G)]]) y clasificación ([[Cuadro de Clasificación]]) de dichos documentos''", teniendo entonces al [[Cuadro de Clasificación]] como instrumento clave dentro del proceso de gestión de documentos.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* Cruz Mundet, José Ramón, ''Manual de archivística''. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 28027, Madrid, 2nd Edition, Julio 1996. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, ISBN 8.1-86168-94-5. Ediciones Pirámide, ISBN 83-368-0860-6.
* Mena Mugica, Mayra. ''Gestión Documental y Organización de Archivos'', volume I. Editorial Félix Varela, 1st Edition, 2005. ISBN 959-258-950-X.
* Heredia Herrera, Antonia. ''Archivística General Teoría y Práctica''. Diputación Provincial de Sevilla, 5th Edition, 1991. ISBN 84-7798-056-X.
* Sierra Escobar, Luis Fernando. ''Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificación Documental (CCD)''. Revista Códice, Universidad La Salle, Colombia, 2(002):83-96, Julio 2006. ISSN 1794-9815.[http://sisinfo.lasalle.edu.co/publicaciones/index.php/codice/article/view/30/html_23]
* Archivo General de la Nación de México. Cuadro general de clasificación archivística. Instructivo para su elaboración, 2004.
</div>
[[Category:Archivística]]

Cuadro de Clasificación

2011-11-23T16:45:13Z

Arlheyartjc: Cuadro de Clasificación trasladada a Cuadro de clasificación

#REDIRECCIÓN [[Cuadro de clasificación]]

Clasificación documental

2011-11-23T16:44:21Z

Arlheyartjc: Página creada con '{{Definición |nombre=Clasificación documental |imagen=DocClassification.jpg |tamaño= |concepto= Labor intelectual de identificar y estructurar de manera lógica, en consecuen...'

{{Definición
|nombre=Clasificación documental
|imagen=DocClassification.jpg
|tamaño=
|concepto= Labor intelectual de identificar y estructurar de manera lógica, en consecuencia con normas y estándares, la información referente a las instituciones, a través de un sistema de clasificación
}} La '''Clasificación documental''' parte de principios y conceptos bien delimitados, facilitando la disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados al accionar de una entidad u organización dada.

<div align="justify">
==Conceptualización==
===Ordenación y clasificación===
En la bibliografía referente a la [[archivística]] se usa y en ocasiones se abusa de los conceptos de '''ordenación''' y '''clasificación''' indistintamente, sobre todo en el marco profesional. Tal ambigüedad de conceptos o confusión resulta extraña puesto que en cualquier ámbito, '''clasificación''' y '''ordenación''' no admiten igualdad de significados. Sin embargo hay razones que explican tal confusión mas no la justifican. Una razón bien puede deberse al hecho constatado de la simultaneidad de ambas operaciones en la producción documental de archivos administrativos, o quizás también al empeño de los archiveros de huir de la similitud con la terminología bibliotecaria: eluden la palabra '''''clasificación''''' sustituyéndola por la palabra '''''ordenación'''''. Pero ha habido un sector de la profesión que, distinguiendo claramente una y otra ha hecho la sustitución de '''clasificación''' por '''organización''' para contraponerla a '''ordenación'''. Otra razón esta dada por el uso de la frase '''''“orden natural”''''' de los documentos que luego se trata de concretar sólo a esa operación física, más mecánica que lógica como lo es la '''ordenación''', a diferencia de la '''clasificación''' que es una actividad profunda e intelectual.

En interés de la entidad se necesita conservar la información de tal modo que sea fácil localizar determinado documento o expediente, para lo cual la información debe estar debidamente clasificada y dentro de su clase convenientemente ordenada. Entiéndase que clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, mientras que ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la fecha, el alfabeto, el tamaño o el número. Igualmente se puede afirmar que la clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las '''''“secciones de fondo”''''', pero la ordenación ha de realizarse sobre los documentos de cada serie. Además la clasificación se hace siempre de la misma forma, sólo resultará diferente en razón de los objetos o sujetos que se clasifican. La ordenación también responde siempre al mismo planteamiento y su diversidad dependerá de la '''''“unidad de orden”''''' elegida que determinará los distintos tipos de ordenación. Quedando entonces por sentado que ambas actividades específicas y distintas son complementarias y consecutivas, donde la suma de ambas constituye lo se conoce como '''organización documental'''.

Por cuanto quedan conformadas las siguientes concepciones:
* '''Ordenación:''' dícese de la operación [[archivística]] realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.
* '''Clasificación:''' operación [[archivística]] que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.
* '''Organización:''' proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

===Clasificación===
Etimológicamente ''clasificar'' procede del latín '''''“classis facere”''''', hacer clases ([[Diccionario de la Real Academia Española]] - DRAE), pero desde el punto de vista de la [[archivística]] se entiende como ''“agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden natural”''.

De lo anterior se desprende que los agregados documentales o clases vienen dadas por aquella entidad o persona que crea o genera los documentos, como producto de su accionar o desempeño y en tal sentido la clasificación está implícita en el origen de estos. Sin embargo esto no es del todo suficiente, puesto que los entes no son estáticos en el tiempo y evolucionan su estructura así como sus funciones, niveles de competencia y procedimientos, aflorando la necesidad del establecimiento de un sistema de clasificación válido para todos los documentos de un fondo, sean cuales sean las estructuras, funciones y procedimientos de quien los crea.

Por cuanto la '''clasificación documental''' no es más que la labor intelectual de identificar y estructurar de manera lógica, en consecuencia con normas y estándares, la información referente a las instituciones, a través de un sistema de clasificación. Lo cual facilita la disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados al accionar de la entidad en cuestión.

==Principios de clasificación==
Siguiendo de cerca el análisis de Schellenberg ([[Theodore Roosevelt Schellenberg]] ([[1903]]-[[1970]]) ''“Modern archives; principles and techniques”'') se tienen los siguientes principios de notable consideración a la hora realizar una correcta clasificación documental:
* 1. La clasificación es anterior a la ordenación.
* 2. Una clasificación debe ser consistente: es muy importante que los niveles sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mismo nivel se han de incluir sólo funciones o actividades o materias. Así si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden mezclar con funciones o actividades o con Órganos que corresponderían a las secciones y subsecciones.
* 3. En un [[cuadro de clasificación]] debe huirse de encabezados como: misceláneo o varios.
* 4. Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias subdivisiones.
* 5. Los documentos se pueden clasificar por funciones:
:* a) En los archivos administrativos tal clasificación será establecida a posteriori y no a priori, es decir, la función determinará la clase y no a la inversa. Las clases se crearán según la experiencia pruebe su necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentos en el desarrollo de las funciones. A medida que la función se despliegue en actividades, la clasificación se dividirá en igual número de subclases (secciones y subsecciones funcionales).
:* b) En los archivos históricos la clasificación suele venirnos dada, pero puede rehacerse si existen defectos, después de un estudio concienzudo de las funciones de la entidad. Pero la reclasificación se adoptará en un cuadro aparte, sin alterar la ordenación numérica que de antiguo tengan las unidades de instalación.
* 6. Los documentos también pueden clasificarse con relación a los Órganos de una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones orgánicas).
* 7. Los documentos deben clasificarse sólo en casos excepcionales por materias o asuntos.

==Sistemas de clasificación==
A la hora de clasificar un [[fondo documental]] o fondo de archivo se deben tomar en consideración tres aspectos o elementos importantes a decir [[Theodore Roosevelt Schellenberg]]:
* Las '''acciones''' a las que se refieren los documentos en su contenido, en correspondencia con las atribuciones de la organización. Tales acciones pueden manifestarse de tres formas: las funciones que son las atribuciones encomendadas o señaladas a la institución para que realice y cumpla los fines para los que fue creada, el conjunto de actividades que se originan a partir de dichas funciones y cuya puesta en marcha dan paso a la realización de unos servicios en aras de cumplimentar la finalidad de las primeras y por último el conjunto de trámites o negociaciones relativas a poner en marcha la actividad correspondiente y que constituyen lo que se conoce como series documentales.

* La '''estructura orgánica''' de la institución. Los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organización. La entidad normalmente se subdivide en dependencias (secciones administrativas, negociados, oficinas) a cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la función.

* Los '''asuntos''' concretos o '''materias''' que testimonian los documentos. Este elemento no se deriva directamente de la institución, sino de la percepción que se tenga de la misma.

A partir de las aspectos previos se determinan, en correspondencia con cada uno de ellos, los siguientes sistemas de clasificación:
* '''Clasificación Funcional:''' se agrupan los documentos de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Se analizan las actividades o funciones que realiza la institución.
* '''Clasificación Orgánica:''' las series se agrupan correspondientemente con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades u otros. Se alude a las series, porque en este caso también los expedientes se agrupan según la actividad de la que son resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más amplias. Los documentos no surgen en cualquier lugar de la institución sino dentro de cada una de las estructuras organizativas en las que se distribuyen las funciones y actividades.
* '''Clasificación por materias:''' resultado del análisis del contenido o temática de los documentos.

Según la '''Norma ISO 15489-1''' los sistemas de clasificación son ''“aquellos sistemas que se encargan o posibilitan la identificación sistemática y organización de las actividades de una organización y/o de los documentos en categorías, que se representan en un sistema de clasificación de acuerdo con convenciones lógicamente estructuradas, métodos y reglas”''. Consecuentemente son sistemas que dividen un dominio de la realidad en una serie ordenada de clases y subclases, partiendo de la general a lo particular, facilitando la recuperación de información.

Para una adecuada '''Clasificación documental''' se debe seleccionar el sistema de clasificación que más se ajuste a las necesidades e intereses de la entidad u organización correspondiente. Tal selección está condicionada por la necesidad imperativa en cada institución en particular, así como también por el análisis que se realice a la documentación que se gestiona en la misma. No obstante para un correcto proceso de clasificación en la entidad antes de aplicar uno u otro sistema se deben tomar en consideración ciertos criterios que propone [[Theodore Roosevelt Schellenberg]]:
* Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo.
* Debe ser objetivo, o sea, que la clasificación no dependa tanto de la percepción que el archivero pueda tener cuanto de aspectos inequívocos.
* Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.

==Fuentes==
* Antonia Heredia Herrera. Archivística General Teoría y Práctica. Diputación Provincial de Sevilla, 5th edition, 1991. ISBN 84-7798-056-X
* Subdirección General de los Archivos Estatales de Madrid. Diccionario de Terminología Archivística. 2nd edition, 1995. ISBN 84-8181-066-5
* José Ramón Cruz Mundet. Manual de Archivística. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 28027, Madrid, 2nd edition, Julio 1996. ISBN 8.1-86168-94-5(F.G.S.R.) and 83-368-0860-6 (Pirámide)

</div>

[[Category:Archivística]]

Archivo:DocClassification.jpg

2011-11-23T16:42:03Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

ISO 15489

2011-11-21T21:51:22Z

Arlheyartjc: /* Objeto y campo de aplicación */

{{Definición
|nombre=ISO 15489
|imagen=Iso15489.jpg
|tamaño=
|concepto= Guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, independientemente del soporte en el que se encuentren.
}}La '''Norma ISO 15489''' proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Además explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental, así como también resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como:
* Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
* Considerar que los documentos sean plena prueba.
* Optimizar su rendimiento en la organización.

<div align="justify">

==Antecedentes==
La '''ISO 15489''' fue creada en el año [[2000]] en [[Otawa]] ([[Canadá]]), por la Organización Internacional de Normalización [[ISO]], tomando como punto de partida la australiana [[AS 4390 Records Management]] de [[1996]]. Hacia el año 2001 ve la luz la norma '''ISO 15489 ''Information and documentation − Records Management''''', fruto del trabajo del subcomité técnico TC 46/SC 11 ''Archives/records management'' de la [[ISO]].

El surgimiento de la norma '''ISO 15489''' es el resultado de dos circunstancias. Por un lado, en el ámbito de la [[archivística]], la confluencia del modelo norteamericano del '''''Records Management''''', desarrollado a partir de los años 30 del siglo XX y que tiene como núcleo el concepto de ciclo de vida de los documentos ('''''records lifecycle'''''), y del modelo australiano del '''''Recordskeeping''''', con su principio de la continuidad de los documentos ('''''records continuum''''') formulado en los años 90 por [[Frank Upward]]. Por otro lado, en el ámbito de la organización de las empresas, la progresiva adopción de los principios de la calidad y la mejora continua que se concretan, entre otros, en el [[Modelo EFQM]] de excelencia y en la familia de normas [[ISO 9000]]. Precisamente es la [[Norma ISO 9001:2000]], que establece como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de los motivos que incide directamente en el desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. De hecho, la norma '''ISO 15489''' afirma que “proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001”.

La traducción castellana de esta norma, elaborada por el AEN/CTN 50 - '''''Documentación''''' de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), fue publicada en el año [[2006]]. Esta no ha estado ausente de controversia, especialmente con respecto al término inglés '''record''', pues no existe un término equivalente en castellano −como tampoco en otras lenguas− para designar los documentos que tienen valor probatorio o evidencian las actividades de una organización ('''''records'''''), frente a los documentos como simple información registrada en un medio de soporte ('''''documents''''') y los documentos que tienen un valor patrimonial o histórico ('''''archives''''').

La '''ISO 15489''' constituye un compendio de buenas prácticas en gestión de documentos de aplicación voluntaria por parte de las organizaciones y, a día de hoy, no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificación (como lo es, por ejemplo, la [[Norma ISO 9001:2000]]). Tiene como fin regular la gestión integral de documentos y sistemas archivísticos.

Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la política y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización. La norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como compendio de buenas prácticas de gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos países, la norma '''ISO 15489''' comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la información. Una de las cuestiones que todavía se han de explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios que la gestión de documentos, en el ámbito de la gestión de la información y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan de manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización.

==Estructura y contenido==
La norma se compone de 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la metodología que se ha de seguir.

Respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de gestión y se ofrece una terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre su uso e interpretación.

En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la implementación de la norma en todas las organizaciones, de acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica que instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a diversos aspectos.

Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a la gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa.

A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su implantación, como:
* Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas ([[ISO 9000]]) o en caso de haberlo hecho.
* Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).
* Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma.

===Partes que componen la norma===
La primera parte ('''UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación − Gestión de documentos − Parte 1: Generalidades''') es el núcleo de la norma y define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita. Así, la enumeración de los capítulos de la norma, descontando los preliminares, proporciona una idea de todos los aspectos que se han de contemplar para poner en marcha un plan de gestión de documentos:
* Beneficios de la gestión de documentos.
* Marco reglamentario (entorno legal y normativo).
* Política y responsabilidades.
* Requisitos de la gestión de documentos.
* Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.
* Procesos y controles de la gestión de documentos.
* Supervisión y auditoría.
* Formación.

La segunda parte ('''UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación − Gestión de documentos − Parte 2: Directrices''') es un informe técnico (Technical Report TR) que proporciona una metodología de implementación de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos ([[cuadro de clasificación]], calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).

La parte 1, con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos; en cambio, el informe técnico tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.

En torno a la norma '''ISO 15489''', el subcomité TC 46/SC 11 Archives/records management de la [[ISO]] ha publicado o está elaborando otras normas ISO que afectan directamente a la gestión de documentos:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| '''UNE-ISO 23081-1:2008'''. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 1: Principios.
| Norma que cubre los principios que sostienen y regulan los metadatos para la gestión de documentos.
Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organización que sea responsable de su gestión. Es norma española (UNE).
|-
| '''UNE-ISO/TS 23081-2:2008'''. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.
| Establece un marco para definir los elementos de metadatos consistente con los principios y las consideraciones sobre su implementación esbozados en la primera parte. Es norma española (UNE).
|-
| '''ISO/CD TR 26102'''. Requirements for long-term preservation of electronic records.
| Proyecto de informe técnico que, de acuerdo con los requisitos establecidos por la norma '''ISO 15489''', especificaría la metodología para desarrollar una estrategia de conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, con independencia del hardware, el software y el entorno tecnológico original en que fueron creados.
|-
| '''ISO/TR 26122:2008'''. Work process analysis for records.
| Informe técnico que proporciona orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creación, captura y control de los documentos. Identifica dos tipos de análisis:
* 1) análisis funcional (descomposición de las funciones en procesos)
* 2) análisis secuencial (investigación del flujo de transacciones).
|}

Existen además otras normas [[ISO]] destinadas a los sistemas informáticos y las aplicaciones de gestión de documentos, las cuales deben tomarse en consideración a la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión electrónica de documentos:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| '''ISO/TR 15801:2004'''. Electronic imaging – Information stored electronically – Recomendations for trustworthiness and reliability.
| Informe técnico que describe la implementación y operación de sistemas que almacenan información electrónica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes. Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electrónicamente desde su incorporación inicial hasta su eventual destrucción. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''UNE-ISO/IEC 17799:2002'''. Tecnología de la Información – Código de buenas prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información.
| Norma que establece principios generales y directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la gestión de la seguridad de la información en una organización. Contiene buenas prácticas de control de las diversas áreas de la gestión de la seguridad de la información (política de seguridad, organización de la seguridad de la información, gestión de activos, seguridad de los recursos humanos, seguridad física y del entorno, gestión de las comunicaciones y las operaciones, control del acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de
información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, conformidad). Es norma española (UNE).
|-
| '''ISO/TR 18492:2005'''. Long-term preservation of electronic document-based information
| Informe técnico que proporciona orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y la recuperación de la información basada en documentos electrónicos cuando su periodo de conservación supera el tiempo previsto de duración de la tecnología (hardware y software) usada para crear y mantener la información. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''ISO 19005-1:2005'''. Document management – Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
| Especifica la utilización del formato PDF/A para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''ISO 32000-1:2008'''. Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7.
| Proporciona la información esencial que necesitan los desarrolladores de software destinado a crear ficheros PDF o leer ficheros PDF existentes e interpretar su contenido para su visualización e interacción.
|}

Asimismo, además de las normas [[ISO]] existen también normas o modelos de requisitos producidos por otras organizaciones que establecen un marco de trabajo sobre algún aspecto concreto de la gestión de documentos

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| [[MoReq]]. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.
| Especificación elaborada por el DLM-Forum de la Unión Europea que describe un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo; se centra en los requisitos funcionales de los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo. Existe traducción al castellano.
|-
| [[Norma ISAD(G)]]. Norma internacional general de descripción archivística.
| Norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Constituye una guía general para la
elaboración de descripciones archivísticas. Existe traducción al castellano.
|-
| [[Norma ISDF]]. Norma internacional para la descripción de funciones.
| Norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos. Existe traducción al castellano.
|-
| '''Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments'''
| Publicados por el [[Consejo Internacional de Archivos]] (ICA), su propósito es definir globalmente unos principios y requisitos funcionales armonizados para el software utilizado para crear y gestionar documentos electrónicos en entornos ofimáticos. El objetivo primordial de esta serie de directrices y requisitos es la creación y gestión de los documentos electrónicos. Se compone de tres módulos:
*1) Overview and Statement of Principles.
*2) Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems.
*3) Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems.
|}

==Objeto y campo de aplicación==
La norma '''ISO 15489''' tiene como objeto regular “la gestión de documentos que producen las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos o internos” (AENOR, 20061, 6), de forma que se aplica a la gestión de los documentos, con independencia de su formato o soporte y de las tecnologías utilizadas, creados o recibidos por una organización en el transcurso de sus actividades. Se señala explícitamente que la norma no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas.

Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para:
* llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades;
* cumplir con el marco legal y reglamentario;
* rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad...).

Por eso, el sistema de gestión de documentos tiene que garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos, identificándolos en el contexto de las actividades de la organización.

Desde este punto de vista, la norma '''ISO 15489''' parte de los principios del enfoque basado en procesos y de la mejora continua, que proponen tanto el [[Modelo EFQM]] de excelencia como la familia de normas ISO 9000, para definir la gestión de documentos en las organizaciones. Todos los elementos básicos del enfoque, el despliegue y la evaluación y revisión del sistema de gestión de documentos se recogen en la norma.

[[Image:ElementosGD.jpg|center|540px467px]]

Con respecto al diseño y puesta en funcionamiento de un sistema de gestión de documentos la norma ISO 15498 propone la metodología [[DIRKS]] ('''''Designing and Implementing Recordkeeping Systems'''''), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.

==Aportes más significativos==
En la actualidad, la gestión de los procesos y actividades de las organizaciones implica cada vez más la necesidad de documentar el intercambio de información entre las diferentes áreas y unidades de la organización, así como las transacciones con los clientes o usuarios y con otras partes interesadas. A esta realidad hay que añadir la exigencia de cumplir con el entorno legal y normativo y con los requisitos de los diversos sistemas de gestión −por ejemplo, la gestión de la calidad y del medio ambiente (ISO 9001 e ISO 14001)−, que obligan a definir adecuadamente procedimientos que garanticen un control eficaz de los documentos.

La gestión de documentos es un proceso que tiene como finalidad asegurar una atención apropiada a los documentos creados o recibidos por una organización como prueba de las actividades realizadas y preservarlos durante el tiempo que sean necesarios. Por eso, un sistema de gestión de la organización que no contemple la gestión de los documentos quedará incompleto, por cuanto deja de lado un activo fundamental para cualquier organización. Por esta razón, la publicación de la norma '''ISO 15489''' ha suscitado una enorme expectación ya que representa un esfuerzo internacional de estandarización para definir las estrategias más adecuadas para abordar la gestión de los documentos, desde una visión global de la organización.

En este sentido, hay una serie de cuestiones en las que la norma aporta planteamientos interesantes que hay que destacar o que dan lugar a nuevos enfoques en el ámbito de la gestión de documentos.

==Sobre la norma==
La '''ISO 15489''' se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La aparición de esta norma, y de otras normas complementarias, responde tanto a la evolución de los planteamientos del '''''records management''''' norteamericano y del '''''recordskeeping''''' australiano, como a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.

Asimismo sirve de guía y proporciona directrices para orientar a todas aquellas organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental y que quieren desarrollar un sistema de gestión de documentos eficaz, eficiente y de calidad. Este compendio de buenas prácticas de gestión de documentos ayuda a planificar la gestión de documentos, proporcionando una visión global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere definir una política clara al respecto y establecer directrices y prácticas de gestión de los documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organización y el resto de los sistemas de gestión. También propone una metodología de trabajo para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos, señala los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta su disposición final, y establece los instrumentos principales de la gestión de documentos. Esta norma presenta claras ventajas para las organizaciones, públicas o privadas, ya que propone un marco para sistematizar la gestión de documentos a la vez que supone un reto para los profesionales de la gestión de la información. Un aspecto que hay que destacar es su utilidad para el tratamiento específico de los documentos electrónicos. Aunque esta norma está dando sus primeros pasos en nuestro país, ya se están llevando a cabo experiencias que la utilizan como modelo. Sin embargo, sería conveniente que se hiciera más visible la particularidad de la gestión de los documentos dentro del ámbito de la gestión de la información y del conocimiento en las organizaciones. Una herramienta muy adecuada para poner de manifiesto la importancia de la gestión de documentos son los indicadores de rendimiento, que permitirían concretar el valor que los documentos aportan a las organizaciones y demostrar cómo constituyen un factor de éxito para el desarrollo de los procesos de negocio.

==Veáse además==
* [[MoReq]]
* [[Norma ISAD(G)]]
* [[Cuadro de Clasificación]]

==Fuentes==
* Norma ISO/IEC 15489 para la gestión de documentos | Custodia Documental [http://www.custodia-documental.com/2011/norma-isoiec-15489-para-la-gestion-de-documentos/]
* http://magmoreno.blogspot.com/2006/11/normalizacin-iso-15489.html
* Katia Castro, Presentación. Archivo Nacional de Costa Rica.[http://www.archivonacional.go.cr/V%20Seminario/Kathia%20Castro.ppt]
* http://gestiondocumental.cl/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=5&Itemid=2&lang=es
* http://www.sedic.es/gt_normalizacion_normaUNE-ISO15489-1-2006_resumen.asp
* http://magmoreno.blogspot.com/2006/11/normalizacin-iso-15489.html
* http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci26506.htm
* Asociación Española de Normalización y Certificación AENOR (2000). UNE-EN ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. Madrid:AENOR.
* AENOR (2006). UNE-ISO 15489-1. Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades. Madrid: AENOR.
* AENOR (2006). UNE-ISO/TR 15489-2. Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 2: Directrices. Madrid: AENOR.
* Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación (2005) [en línea]. Libro Blanco del Título de Grado en Información y Documentación. [http://www.aneca.es/activin/docs/libroblanco_jun05_documentacion.pdf]
* Alonso, José Alberto (2005) [en línea]. “Elementos claves para la implementación de la norma ISO 15489”. En: Jornada sobre “Las normas, normativa y legislación en gestión de documentos (Records Management) en España” (noviembre 2005: Madrid).[http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/jornada281105/jalonso.pdf]
</div>

[[Category:Normativas]][[Category:Archivística]]

ISO 15489

2011-11-21T21:27:23Z

Arlheyartjc: /* Objeto y campo de aplicación */

{{Definición
|nombre=ISO 15489
|imagen=Iso15489.jpg
|tamaño=
|concepto= Guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, independientemente del soporte en el que se encuentren.
}}La '''Norma ISO 15489''' proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Además explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental, así como también resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como:
* Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
* Considerar que los documentos sean plena prueba.
* Optimizar su rendimiento en la organización.

<div align="justify">

==Antecedentes==
La '''ISO 15489''' fue creada en el año [[2000]] en [[Otawa]] ([[Canadá]]), por la Organización Internacional de Normalización [[ISO]], tomando como punto de partida la australiana [[AS 4390 Records Management]] de [[1996]]. Hacia el año 2001 ve la luz la norma '''ISO 15489 ''Information and documentation − Records Management''''', fruto del trabajo del subcomité técnico TC 46/SC 11 ''Archives/records management'' de la [[ISO]].

El surgimiento de la norma '''ISO 15489''' es el resultado de dos circunstancias. Por un lado, en el ámbito de la [[archivística]], la confluencia del modelo norteamericano del '''''Records Management''''', desarrollado a partir de los años 30 del siglo XX y que tiene como núcleo el concepto de ciclo de vida de los documentos ('''''records lifecycle'''''), y del modelo australiano del '''''Recordskeeping''''', con su principio de la continuidad de los documentos ('''''records continuum''''') formulado en los años 90 por [[Frank Upward]]. Por otro lado, en el ámbito de la organización de las empresas, la progresiva adopción de los principios de la calidad y la mejora continua que se concretan, entre otros, en el [[Modelo EFQM]] de excelencia y en la familia de normas [[ISO 9000]]. Precisamente es la [[Norma ISO 9001:2000]], que establece como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de los motivos que incide directamente en el desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. De hecho, la norma '''ISO 15489''' afirma que “proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001”.

La traducción castellana de esta norma, elaborada por el AEN/CTN 50 - '''''Documentación''''' de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), fue publicada en el año [[2006]]. Esta no ha estado ausente de controversia, especialmente con respecto al término inglés '''record''', pues no existe un término equivalente en castellano −como tampoco en otras lenguas− para designar los documentos que tienen valor probatorio o evidencian las actividades de una organización ('''''records'''''), frente a los documentos como simple información registrada en un medio de soporte ('''''documents''''') y los documentos que tienen un valor patrimonial o histórico ('''''archives''''').

La '''ISO 15489''' constituye un compendio de buenas prácticas en gestión de documentos de aplicación voluntaria por parte de las organizaciones y, a día de hoy, no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificación (como lo es, por ejemplo, la [[Norma ISO 9001:2000]]). Tiene como fin regular la gestión integral de documentos y sistemas archivísticos.

Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la política y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización. La norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como compendio de buenas prácticas de gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos países, la norma '''ISO 15489''' comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la información. Una de las cuestiones que todavía se han de explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios que la gestión de documentos, en el ámbito de la gestión de la información y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan de manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización.

==Estructura y contenido==
La norma se compone de 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la metodología que se ha de seguir.

Respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de gestión y se ofrece una terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre su uso e interpretación.

En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la implementación de la norma en todas las organizaciones, de acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica que instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a diversos aspectos.

Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a la gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa.

A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su implantación, como:
* Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas ([[ISO 9000]]) o en caso de haberlo hecho.
* Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).
* Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma.

===Partes que componen la norma===
La primera parte ('''UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación − Gestión de documentos − Parte 1: Generalidades''') es el núcleo de la norma y define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita. Así, la enumeración de los capítulos de la norma, descontando los preliminares, proporciona una idea de todos los aspectos que se han de contemplar para poner en marcha un plan de gestión de documentos:
* Beneficios de la gestión de documentos.
* Marco reglamentario (entorno legal y normativo).
* Política y responsabilidades.
* Requisitos de la gestión de documentos.
* Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.
* Procesos y controles de la gestión de documentos.
* Supervisión y auditoría.
* Formación.

La segunda parte ('''UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación − Gestión de documentos − Parte 2: Directrices''') es un informe técnico (Technical Report TR) que proporciona una metodología de implementación de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos ([[cuadro de clasificación]], calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).

La parte 1, con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos; en cambio, el informe técnico tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.

En torno a la norma '''ISO 15489''', el subcomité TC 46/SC 11 Archives/records management de la [[ISO]] ha publicado o está elaborando otras normas ISO que afectan directamente a la gestión de documentos:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| '''UNE-ISO 23081-1:2008'''. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 1: Principios.
| Norma que cubre los principios que sostienen y regulan los metadatos para la gestión de documentos.
Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organización que sea responsable de su gestión. Es norma española (UNE).
|-
| '''UNE-ISO/TS 23081-2:2008'''. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.
| Establece un marco para definir los elementos de metadatos consistente con los principios y las consideraciones sobre su implementación esbozados en la primera parte. Es norma española (UNE).
|-
| '''ISO/CD TR 26102'''. Requirements for long-term preservation of electronic records.
| Proyecto de informe técnico que, de acuerdo con los requisitos establecidos por la norma '''ISO 15489''', especificaría la metodología para desarrollar una estrategia de conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, con independencia del hardware, el software y el entorno tecnológico original en que fueron creados.
|-
| '''ISO/TR 26122:2008'''. Work process analysis for records.
| Informe técnico que proporciona orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creación, captura y control de los documentos. Identifica dos tipos de análisis:
* 1) análisis funcional (descomposición de las funciones en procesos)
* 2) análisis secuencial (investigación del flujo de transacciones).
|}

Existen además otras normas [[ISO]] destinadas a los sistemas informáticos y las aplicaciones de gestión de documentos, las cuales deben tomarse en consideración a la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión electrónica de documentos:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| '''ISO/TR 15801:2004'''. Electronic imaging – Information stored electronically – Recomendations for trustworthiness and reliability.
| Informe técnico que describe la implementación y operación de sistemas que almacenan información electrónica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes. Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electrónicamente desde su incorporación inicial hasta su eventual destrucción. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''UNE-ISO/IEC 17799:2002'''. Tecnología de la Información – Código de buenas prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información.
| Norma que establece principios generales y directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la gestión de la seguridad de la información en una organización. Contiene buenas prácticas de control de las diversas áreas de la gestión de la seguridad de la información (política de seguridad, organización de la seguridad de la información, gestión de activos, seguridad de los recursos humanos, seguridad física y del entorno, gestión de las comunicaciones y las operaciones, control del acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de
información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, conformidad). Es norma española (UNE).
|-
| '''ISO/TR 18492:2005'''. Long-term preservation of electronic document-based information
| Informe técnico que proporciona orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y la recuperación de la información basada en documentos electrónicos cuando su periodo de conservación supera el tiempo previsto de duración de la tecnología (hardware y software) usada para crear y mantener la información. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''ISO 19005-1:2005'''. Document management – Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
| Especifica la utilización del formato PDF/A para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''ISO 32000-1:2008'''. Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7.
| Proporciona la información esencial que necesitan los desarrolladores de software destinado a crear ficheros PDF o leer ficheros PDF existentes e interpretar su contenido para su visualización e interacción.
|}

Asimismo, además de las normas [[ISO]] existen también normas o modelos de requisitos producidos por otras organizaciones que establecen un marco de trabajo sobre algún aspecto concreto de la gestión de documentos

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| [[MoReq]]. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.
| Especificación elaborada por el DLM-Forum de la Unión Europea que describe un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo; se centra en los requisitos funcionales de los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo. Existe traducción al castellano.
|-
| [[Norma ISAD(G)]]. Norma internacional general de descripción archivística.
| Norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Constituye una guía general para la
elaboración de descripciones archivísticas. Existe traducción al castellano.
|-
| [[Norma ISDF]]. Norma internacional para la descripción de funciones.
| Norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos. Existe traducción al castellano.
|-
| '''Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments'''
| Publicados por el [[Consejo Internacional de Archivos]] (ICA), su propósito es definir globalmente unos principios y requisitos funcionales armonizados para el software utilizado para crear y gestionar documentos electrónicos en entornos ofimáticos. El objetivo primordial de esta serie de directrices y requisitos es la creación y gestión de los documentos electrónicos. Se compone de tres módulos:
*1) Overview and Statement of Principles.
*2) Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems.
*3) Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems.
|}

==Objeto y campo de aplicación==
La norma '''ISO 15489''' tiene como objeto regular “la gestión de documentos que producen las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos o internos” (AENOR, 20061, 6), de forma que se aplica a la gestión de los documentos, con independencia de su formato o soporte y de las tecnologías utilizadas, creados o recibidos por una organización en el transcurso de sus actividades. Se señala explícitamente que la norma no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas.

Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para:
* llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades;
* cumplir con el marco legal y reglamentario;
* rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad...).

Por eso, el sistema de gestión de documentos tiene que garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos, identificándolos en el contexto de las actividades de la organización.

Desde este punto de vista, la norma '''ISO 15489''' parte de los principios del enfoque basado en procesos y de la mejora continua, que proponen tanto el [[Modelo EFQM]] de excelencia como la familia de normas ISO 9000, para definir la gestión de documentos en las organizaciones. Todos los elementos básicos del enfoque, el despliegue y la evaluación y revisión del sistema de gestión de documentos se recogen en la norma.

Con respecto al diseño y puesta en funcionamiento de un sistema de gestión de documentos la norma ISO 15498 propone la metodología [[DIRKS]] ('''''Designing and Implementing Recordkeeping Systems'''''), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.

==Aportes más significativos==
En la actualidad, la gestión de los procesos y actividades de las organizaciones implica cada vez más la necesidad de documentar el intercambio de información entre las diferentes áreas y unidades de la organización, así como las transacciones con los clientes o usuarios y con otras partes interesadas. A esta realidad hay que añadir la exigencia de cumplir con el entorno legal y normativo y con los requisitos de los diversos sistemas de gestión −por ejemplo, la gestión de la calidad y del medio ambiente (ISO 9001 e ISO 14001)−, que obligan a definir adecuadamente procedimientos que garanticen un control eficaz de los documentos.

La gestión de documentos es un proceso que tiene como finalidad asegurar una atención apropiada a los documentos creados o recibidos por una organización como prueba de las actividades realizadas y preservarlos durante el tiempo que sean necesarios. Por eso, un sistema de gestión de la organización que no contemple la gestión de los documentos quedará incompleto, por cuanto deja de lado un activo fundamental para cualquier organización. Por esta razón, la publicación de la norma '''ISO 15489''' ha suscitado una enorme expectación ya que representa un esfuerzo internacional de estandarización para definir las estrategias más adecuadas para abordar la gestión de los documentos, desde una visión global de la organización.

En este sentido, hay una serie de cuestiones en las que la norma aporta planteamientos interesantes que hay que destacar o que dan lugar a nuevos enfoques en el ámbito de la gestión de documentos.

==Sobre la norma==
La '''ISO 15489''' se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La aparición de esta norma, y de otras normas complementarias, responde tanto a la evolución de los planteamientos del '''''records management''''' norteamericano y del '''''recordskeeping''''' australiano, como a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.

Asimismo sirve de guía y proporciona directrices para orientar a todas aquellas organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental y que quieren desarrollar un sistema de gestión de documentos eficaz, eficiente y de calidad. Este compendio de buenas prácticas de gestión de documentos ayuda a planificar la gestión de documentos, proporcionando una visión global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere definir una política clara al respecto y establecer directrices y prácticas de gestión de los documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organización y el resto de los sistemas de gestión. También propone una metodología de trabajo para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos, señala los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta su disposición final, y establece los instrumentos principales de la gestión de documentos. Esta norma presenta claras ventajas para las organizaciones, públicas o privadas, ya que propone un marco para sistematizar la gestión de documentos a la vez que supone un reto para los profesionales de la gestión de la información. Un aspecto que hay que destacar es su utilidad para el tratamiento específico de los documentos electrónicos. Aunque esta norma está dando sus primeros pasos en nuestro país, ya se están llevando a cabo experiencias que la utilizan como modelo. Sin embargo, sería conveniente que se hiciera más visible la particularidad de la gestión de los documentos dentro del ámbito de la gestión de la información y del conocimiento en las organizaciones. Una herramienta muy adecuada para poner de manifiesto la importancia de la gestión de documentos son los indicadores de rendimiento, que permitirían concretar el valor que los documentos aportan a las organizaciones y demostrar cómo constituyen un factor de éxito para el desarrollo de los procesos de negocio.

==Veáse además==
* [[MoReq]]
* [[Norma ISAD(G)]]
* [[Cuadro de Clasificación]]

==Fuentes==
* Norma ISO/IEC 15489 para la gestión de documentos | Custodia Documental [http://www.custodia-documental.com/2011/norma-isoiec-15489-para-la-gestion-de-documentos/]
* http://magmoreno.blogspot.com/2006/11/normalizacin-iso-15489.html
* Katia Castro, Presentación. Archivo Nacional de Costa Rica.[http://www.archivonacional.go.cr/V%20Seminario/Kathia%20Castro.ppt]
* http://gestiondocumental.cl/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=5&Itemid=2&lang=es
* http://www.sedic.es/gt_normalizacion_normaUNE-ISO15489-1-2006_resumen.asp
* http://magmoreno.blogspot.com/2006/11/normalizacin-iso-15489.html
* http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci26506.htm
* Asociación Española de Normalización y Certificación AENOR (2000). UNE-EN ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. Madrid:AENOR.
* AENOR (2006). UNE-ISO 15489-1. Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades. Madrid: AENOR.
* AENOR (2006). UNE-ISO/TR 15489-2. Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 2: Directrices. Madrid: AENOR.
* Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación (2005) [en línea]. Libro Blanco del Título de Grado en Información y Documentación. [http://www.aneca.es/activin/docs/libroblanco_jun05_documentacion.pdf]
* Alonso, José Alberto (2005) [en línea]. “Elementos claves para la implementación de la norma ISO 15489”. En: Jornada sobre “Las normas, normativa y legislación en gestión de documentos (Records Management) en España” (noviembre 2005: Madrid).[http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/jornada281105/jalonso.pdf]
</div>

[[Category:Normativas]][[Category:Archivística]]

ISO 15489

2011-11-21T21:21:36Z

Arlheyartjc: Página creada con '{{Definición |nombre=ISO 15489 |imagen=Iso15489.jpg |tamaño= |concepto= Guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, independientemente del soporte en...'

{{Definición
|nombre=ISO 15489
|imagen=Iso15489.jpg
|tamaño=
|concepto= Guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, independientemente del soporte en el que se encuentren.
}}La '''Norma ISO 15489''' proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Además explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental, así como también resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como:
* Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
* Considerar que los documentos sean plena prueba.
* Optimizar su rendimiento en la organización.

<div align="justify">

==Antecedentes==
La '''ISO 15489''' fue creada en el año [[2000]] en [[Otawa]] ([[Canadá]]), por la Organización Internacional de Normalización [[ISO]], tomando como punto de partida la australiana [[AS 4390 Records Management]] de [[1996]]. Hacia el año 2001 ve la luz la norma '''ISO 15489 ''Information and documentation − Records Management''''', fruto del trabajo del subcomité técnico TC 46/SC 11 ''Archives/records management'' de la [[ISO]].

El surgimiento de la norma '''ISO 15489''' es el resultado de dos circunstancias. Por un lado, en el ámbito de la [[archivística]], la confluencia del modelo norteamericano del '''''Records Management''''', desarrollado a partir de los años 30 del siglo XX y que tiene como núcleo el concepto de ciclo de vida de los documentos ('''''records lifecycle'''''), y del modelo australiano del '''''Recordskeeping''''', con su principio de la continuidad de los documentos ('''''records continuum''''') formulado en los años 90 por [[Frank Upward]]. Por otro lado, en el ámbito de la organización de las empresas, la progresiva adopción de los principios de la calidad y la mejora continua que se concretan, entre otros, en el [[Modelo EFQM]] de excelencia y en la familia de normas [[ISO 9000]]. Precisamente es la [[Norma ISO 9001:2000]], que establece como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de los motivos que incide directamente en el desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. De hecho, la norma '''ISO 15489''' afirma que “proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001”.

La traducción castellana de esta norma, elaborada por el AEN/CTN 50 - '''''Documentación''''' de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), fue publicada en el año [[2006]]. Esta no ha estado ausente de controversia, especialmente con respecto al término inglés '''record''', pues no existe un término equivalente en castellano −como tampoco en otras lenguas− para designar los documentos que tienen valor probatorio o evidencian las actividades de una organización ('''''records'''''), frente a los documentos como simple información registrada en un medio de soporte ('''''documents''''') y los documentos que tienen un valor patrimonial o histórico ('''''archives''''').

La '''ISO 15489''' constituye un compendio de buenas prácticas en gestión de documentos de aplicación voluntaria por parte de las organizaciones y, a día de hoy, no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificación (como lo es, por ejemplo, la [[Norma ISO 9001:2000]]). Tiene como fin regular la gestión integral de documentos y sistemas archivísticos.

Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la política y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización. La norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como compendio de buenas prácticas de gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos países, la norma '''ISO 15489''' comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la información. Una de las cuestiones que todavía se han de explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios que la gestión de documentos, en el ámbito de la gestión de la información y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan de manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización.

==Estructura y contenido==
La norma se compone de 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la metodología que se ha de seguir.

Respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de gestión y se ofrece una terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre su uso e interpretación.

En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la implementación de la norma en todas las organizaciones, de acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica que instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a diversos aspectos.

Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a la gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa.

A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su implantación, como:
* Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas ([[ISO 9000]]) o en caso de haberlo hecho.
* Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).
* Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma.

===Partes que componen la norma===
La primera parte ('''UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación − Gestión de documentos − Parte 1: Generalidades''') es el núcleo de la norma y define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita. Así, la enumeración de los capítulos de la norma, descontando los preliminares, proporciona una idea de todos los aspectos que se han de contemplar para poner en marcha un plan de gestión de documentos:
* Beneficios de la gestión de documentos.
* Marco reglamentario (entorno legal y normativo).
* Política y responsabilidades.
* Requisitos de la gestión de documentos.
* Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.
* Procesos y controles de la gestión de documentos.
* Supervisión y auditoría.
* Formación.

La segunda parte ('''UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación − Gestión de documentos − Parte 2: Directrices''') es un informe técnico (Technical Report TR) que proporciona una metodología de implementación de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos ([[cuadro de clasificación]], calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).

La parte 1, con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos; en cambio, el informe técnico tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.

En torno a la norma '''ISO 15489''', el subcomité TC 46/SC 11 Archives/records management de la [[ISO]] ha publicado o está elaborando otras normas ISO que afectan directamente a la gestión de documentos:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| '''UNE-ISO 23081-1:2008'''. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 1: Principios.
| Norma que cubre los principios que sostienen y regulan los metadatos para la gestión de documentos.
Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organización que sea responsable de su gestión. Es norma española (UNE).
|-
| '''UNE-ISO/TS 23081-2:2008'''. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.
| Establece un marco para definir los elementos de metadatos consistente con los principios y las consideraciones sobre su implementación esbozados en la primera parte. Es norma española (UNE).
|-
| '''ISO/CD TR 26102'''. Requirements for long-term preservation of electronic records.
| Proyecto de informe técnico que, de acuerdo con los requisitos establecidos por la norma '''ISO 15489''', especificaría la metodología para desarrollar una estrategia de conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, con independencia del hardware, el software y el entorno tecnológico original en que fueron creados.
|-
| '''ISO/TR 26122:2008'''. Work process analysis for records.
| Informe técnico que proporciona orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creación, captura y control de los documentos. Identifica dos tipos de análisis:
* 1) análisis funcional (descomposición de las funciones en procesos)
* 2) análisis secuencial (investigación del flujo de transacciones).
|}

Existen además otras normas [[ISO]] destinadas a los sistemas informáticos y las aplicaciones de gestión de documentos, las cuales deben tomarse en consideración a la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión electrónica de documentos:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| '''ISO/TR 15801:2004'''. Electronic imaging – Information stored electronically – Recomendations for trustworthiness and reliability.
| Informe técnico que describe la implementación y operación de sistemas que almacenan información electrónica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes. Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electrónicamente desde su incorporación inicial hasta su eventual destrucción. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''UNE-ISO/IEC 17799:2002'''. Tecnología de la Información – Código de buenas prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información.
| Norma que establece principios generales y directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la gestión de la seguridad de la información en una organización. Contiene buenas prácticas de control de las diversas áreas de la gestión de la seguridad de la información (política de seguridad, organización de la seguridad de la información, gestión de activos, seguridad de los recursos humanos, seguridad física y del entorno, gestión de las comunicaciones y las operaciones, control del acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de
información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, conformidad). Es norma española (UNE).
|-
| '''ISO/TR 18492:2005'''. Long-term preservation of electronic document-based information
| Informe técnico que proporciona orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y la recuperación de la información basada en documentos electrónicos cuando su periodo de conservación supera el tiempo previsto de duración de la tecnología (hardware y software) usada para crear y mantener la información. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''ISO 19005-1:2005'''. Document management – Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
| Especifica la utilización del formato PDF/A para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Es proyecto de norma española (PNE).
|-
| '''ISO 32000-1:2008'''. Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7.
| Proporciona la información esencial que necesitan los desarrolladores de software destinado a crear ficheros PDF o leer ficheros PDF existentes e interpretar su contenido para su visualización e interacción.
|}

Asimismo, además de las normas [[ISO]] existen también normas o modelos de requisitos producidos por otras organizaciones que establecen un marco de trabajo sobre algún aspecto concreto de la gestión de documentos

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Norma'''
| '''Descripción'''
|-
| [[MoReq]]. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.
| Especificación elaborada por el DLM-Forum de la Unión Europea que describe un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo; se centra en los requisitos funcionales de los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo. Existe traducción al castellano.
|-
| [[Norma ISAD(G)]]. Norma internacional general de descripción archivística.
| Norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Constituye una guía general para la
elaboración de descripciones archivísticas. Existe traducción al castellano.
|-
| [[Norma ISDF]]. Norma internacional para la descripción de funciones.
| Norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos. Existe traducción al castellano.
|-
| '''Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments'''
| Publicados por el [[Consejo Internacional de Archivos]] (ICA), su propósito es definir globalmente unos principios y requisitos funcionales armonizados para el software utilizado para crear y gestionar documentos electrónicos en entornos ofimáticos. El objetivo primordial de esta serie de directrices y requisitos es la creación y gestión de los documentos electrónicos. Se compone de tres módulos:
*1) Overview and Statement of Principles.
*2) Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems.
*3) Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems.
|}

==Objeto y campo de aplicación==
La norma '''ISO 15489''' tiene como objeto regular “la gestión de documentos que producen las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos o internos” (AENOR, 20061, 6), de forma que se aplica a la gestión de los documentos, con independencia de su formato o soporte y de las tecnologías utilizadas, creados o recibidos por una organización en el transcurso de sus actividades. Se señala explícitamente que la norma no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas.

Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para:
* llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades;
* cumplir con el marco legal y reglamentario;
* rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad...).

Por eso, el sistema de gestión de documentos tiene que garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos, identificándolos en el contexto de las actividades de la organización.

Desde este punto de vista, la norma '''ISO 15489''' parte de los principios del enfoque basado en procesos y de la mejora continua, que proponen tanto el [[Modelo EFQM]] de excelencia como la familia de normas ISO 9000, para definir la gestión de documentos en las organizaciones. Todos los elementos básicos del enfoque, el despliegue y la evaluación y revisión del sistema de gestión de documentos se recogen en la norma.

[[elementosGD.jpg]]

Con respecto al diseño y puesta en funcionamiento de un sistema de gestión de documentos la norma ISO 15498 propone la metodología [[DIRKS]] ('''''Designing and Implementing Recordkeeping Systems'''''), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.

==Aportes más significativos==
En la actualidad, la gestión de los procesos y actividades de las organizaciones implica cada vez más la necesidad de documentar el intercambio de información entre las diferentes áreas y unidades de la organización, así como las transacciones con los clientes o usuarios y con otras partes interesadas. A esta realidad hay que añadir la exigencia de cumplir con el entorno legal y normativo y con los requisitos de los diversos sistemas de gestión −por ejemplo, la gestión de la calidad y del medio ambiente (ISO 9001 e ISO 14001)−, que obligan a definir adecuadamente procedimientos que garanticen un control eficaz de los documentos.

La gestión de documentos es un proceso que tiene como finalidad asegurar una atención apropiada a los documentos creados o recibidos por una organización como prueba de las actividades realizadas y preservarlos durante el tiempo que sean necesarios. Por eso, un sistema de gestión de la organización que no contemple la gestión de los documentos quedará incompleto, por cuanto deja de lado un activo fundamental para cualquier organización. Por esta razón, la publicación de la norma '''ISO 15489''' ha suscitado una enorme expectación ya que representa un esfuerzo internacional de estandarización para definir las estrategias más adecuadas para abordar la gestión de los documentos, desde una visión global de la organización.

En este sentido, hay una serie de cuestiones en las que la norma aporta planteamientos interesantes que hay que destacar o que dan lugar a nuevos enfoques en el ámbito de la gestión de documentos.

==Sobre la norma==
La '''ISO 15489''' se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La aparición de esta norma, y de otras normas complementarias, responde tanto a la evolución de los planteamientos del '''''records management''''' norteamericano y del '''''recordskeeping''''' australiano, como a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.

Asimismo sirve de guía y proporciona directrices para orientar a todas aquellas organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental y que quieren desarrollar un sistema de gestión de documentos eficaz, eficiente y de calidad. Este compendio de buenas prácticas de gestión de documentos ayuda a planificar la gestión de documentos, proporcionando una visión global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere definir una política clara al respecto y establecer directrices y prácticas de gestión de los documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organización y el resto de los sistemas de gestión. También propone una metodología de trabajo para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos, señala los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta su disposición final, y establece los instrumentos principales de la gestión de documentos. Esta norma presenta claras ventajas para las organizaciones, públicas o privadas, ya que propone un marco para sistematizar la gestión de documentos a la vez que supone un reto para los profesionales de la gestión de la información. Un aspecto que hay que destacar es su utilidad para el tratamiento específico de los documentos electrónicos. Aunque esta norma está dando sus primeros pasos en nuestro país, ya se están llevando a cabo experiencias que la utilizan como modelo. Sin embargo, sería conveniente que se hiciera más visible la particularidad de la gestión de los documentos dentro del ámbito de la gestión de la información y del conocimiento en las organizaciones. Una herramienta muy adecuada para poner de manifiesto la importancia de la gestión de documentos son los indicadores de rendimiento, que permitirían concretar el valor que los documentos aportan a las organizaciones y demostrar cómo constituyen un factor de éxito para el desarrollo de los procesos de negocio.

==Veáse además==
* [[MoReq]]
* [[Norma ISAD(G)]]
* [[Cuadro de Clasificación]]

==Fuentes==
* Norma ISO/IEC 15489 para la gestión de documentos | Custodia Documental [http://www.custodia-documental.com/2011/norma-isoiec-15489-para-la-gestion-de-documentos/]
* http://magmoreno.blogspot.com/2006/11/normalizacin-iso-15489.html
* Katia Castro, Presentación. Archivo Nacional de Costa Rica.[http://www.archivonacional.go.cr/V%20Seminario/Kathia%20Castro.ppt]
* http://gestiondocumental.cl/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=5&Itemid=2&lang=es
* http://www.sedic.es/gt_normalizacion_normaUNE-ISO15489-1-2006_resumen.asp
* http://magmoreno.blogspot.com/2006/11/normalizacin-iso-15489.html
* http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci26506.htm
* Asociación Española de Normalización y Certificación AENOR (2000). UNE-EN ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. Madrid:AENOR.
* AENOR (2006). UNE-ISO 15489-1. Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades. Madrid: AENOR.
* AENOR (2006). UNE-ISO/TR 15489-2. Información y documentación – Gestión de documentos – Parte 2: Directrices. Madrid: AENOR.
* Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación (2005) [en línea]. Libro Blanco del Título de Grado en Información y Documentación. [http://www.aneca.es/activin/docs/libroblanco_jun05_documentacion.pdf]
* Alonso, José Alberto (2005) [en línea]. “Elementos claves para la implementación de la norma ISO 15489”. En: Jornada sobre “Las normas, normativa y legislación en gestión de documentos (Records Management) en España” (noviembre 2005: Madrid).[http://www.fesabid.org/federacion/gtrabajo/aenor/jornada281105/jalonso.pdf]
</div>

[[Category:Normativas]][[Category:Archivística]]

Archivo:ElementosGD.jpg

2011-11-21T21:07:59Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-21T21:06:17Z

Arlheyartjc:

{{Ficha_Usuario_(avanzada)
|imagen=Arlhey_03.jpg
|apellidos=Herrera Mendoza
|nombre=Arlhey
|nivel=Universitario
|título=Ingeniero en Ciencias Informáticas
|temas=[[Informática]], [[Archivística]]
|institución=Joven Club de Computación y Electrónica San Cristóbal I
|municipio=[[San Cristóbal]]
|provincia=[[Artemisa]]
|país=Cuba
}}
<br/> '''Colaborador: sancristobal1_jc'''

== Trabajando actualmente en ==
*[[Michael_Roberge|Michael Roberge]]<br/>
*[[Clasificación_Documental|Clasificación Documental]]<br/>

== Mis contribuciones ==

==Páginas Nuevas==
*[[MoReq|MoReq]]<br/>
*[[ISO_15489|ISO 15489]]<br/>
*[[Norma_ISAD(G)|Norma ISAD(G)]]<br/>
*[[Cuadro_de_Clasificación|Cuadro de Clasificación]]<br/>
*[[Gestor_de_Documentos_Administrativos_eXcriba|Gestor de Documentos Administrativos eXcriba]]<br/>

== Ayudas ==
*[[Lo que EcuRed no es|Lo que EcuRed no es‎]]
*[[Para comenzar|Para comenzar]]<br>
*[[Manual de Estilo|Ecured: Manual de estilos]]<br>

[[Category:Ayuda]]

Archivo:Iso15489.jpg

2011-11-16T03:13:49Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

MoReq

2011-11-11T15:37:30Z

Arlheyartjc: /* ¿En qué casos se aplica? */

{{Definición
|nombre=MoReq
|imagen=MoReq.gif
|tamaño=
|concepto=Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
}}El '''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo''' o '''Especificación MoReq''' (del inglés '''''Model Requirements for the Management of Electronic Records'''''), describe y define los requisitos a tomar en consideración para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, así como también incide especialmente en los requisitos funcionales para tal gestión mediante un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA).

<div aling="justify">
==Propuesta==
El foro DLM ('''''Données Lisibles par Machine''''' en francés, en español '''''Datos de Lectura Automática'''''), el cual tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de [[junio]] de [[1994]], sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03), abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en [[1996]], en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Con posterioridad, la DG Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de especificación como parte del programa de [[Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA)]].

Tras la celebración de una licitación abierta en [[1999]], en [[2000]] comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de [[2001]], en [[marzo]]. De su desarrollo se ocupó un pequeño equipo de consultores especialistas de la empresa [[Cornwell Affiliates plc]], que contó con el apoyo y la orientación de un grupo de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado.

===Desarrollo de la especificación===
La [[Comisión Europea]] encargó el desarrollo de la Especificación '''MoReq''' a [[Cornwell Affiliates plc]], una empresa de consultoría con sede en el [[Reino Unido]]. El equipo encargado del proyecto contaba con consultores especializados, quienes fueron los autores de dicha especificación, y con un grupo de expertos en gestión de documentos de archivo procedentes de diversos países.

Para más información sobre los autores y los colaboradores, véase la parte 1 del Anexo 4.

El proyecto comenzó con la celebración de una reunión en [[Londres]] en la que participó todo el equipo. En ella se fijaron los protocolos de trabajo y demás principios así como también se identificaron ciertas referencias clave. Ésta fue la única vez que se reunieron todos los componentes del equipo. Durante el resto del proyecto, la gestión se llevó a cabo casi exclusivamente por correo electrónico. La siguiente fase se dedicó a la investigación teórica y a la búsqueda y obtención de las correspondientes obras de referencia. Los consultores examinaron tales referencias y elaboraron la lista de las publicaciones utilizadas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Ref.'''
| '''Nombre, propietario o fuente'''
| '''URL o datos de publicación'''
|-
| 1
| Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description
| http://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htm, http://mirrored.ukoln.ac.uk/dc/
|-
| 2
| Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (GB Public Record Office)
| http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm
|-
| 3
| Functional Requirements for Evidence in Record Keeping (US University of Pittsburgh)
| http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/
|-
| 4
| Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Committee on Electronic Records, International Committee On Archives, ICA Study 8)
| http://data1.archives.ca/ica/cer/guide_0.html
|-
| 5
| Code of Practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically (British Standards Institution)
| Publicado por la British Standards Institution (www.bsi-global.com) como BSI DISC PD 0008
|-
| 6
| Guidelines on best practices for using electronic information (DLM Forum)
| http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/guidelines.html
|-
| 7
| [[Norma ISAD(G)]]: General International Standard Archival Description, Second Edition (Committee on Descriptive Standards, International Council on Archives)
| http://www.ica.org/cgi-bin/ica.pl?04_e
|-
| 8
| The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project)(University of British Columbia)
| http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/
|-
| 9
| Records Management, [[ISO 15489]] (International Organization for Standardization)
| Pendiente de publicación por la Organización Internacional de Normalización; durante la elaboración del informe de la especificación '''MoReq''', la norma se encontraba en la fase de proyecto de norma internacional.
|-
| 10
| Records/Document/Information Management: Integrated Document Management System for the Government of Canada - Request for Proposal - Requirements (RDIM)(National Archives of Canada)
| En un principio publicado en [[1996]] en la dirección de Internet http://www.archives.ca/06/4rdims.pdf; En la actualidad puede no estar disponible. Véase también http://www.rdims.gc.ca/
|-
| 11
| Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications” (US Department of Defense)
| http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/
|}

Posteriormente se efectuó el análisis de la estructura y el contenido de las referencias seleccionadas. Tras compararlas se elaboró un primer esquema basado en la estructura que se deducía de los índices de dichas referencias. A partir de ese momento, los consultores empezaron a redactar el borrador de la especificación utilizando como base ese esquema inicial. Revisaron todas las referencias, casi siempre línea por línea, cerciorándose de que todos los requisitos, implícitos o explícitos, quedaban incluidos en '''MoReq'''. Esta primera elaboración supuso una leve evolución del esquema inicial que continuó a lo largo de todo el proyecto, a medida que se descubrían criterios más lógicos de agrupación de requisitos.

A continuación, el primer borrador se sometió a la primera de varias revisiones, como inicio de un ciclo tradicional de repaso y revisión. Dicho ciclo comprendía cinco tipos de revisiones:
* Intercambios, de forma que cada consultor revisase el trabajo de otro.
* Revisiones realizadas por un experto semi-independiente en gestión de documentos de archivo completamente ajeno al debate. En especial, este experto se encargó de conciliar los borradores iniciales con las publicaciones de referencia.
* Revisiones realizadas por un grupo de expertos internacionales.
* Revisiones realizadas por el funcionario de la Comisión responsable del proyecto.
* Revisiones para garantía de calidad realizadas por el director del proyecto en [[Cornwell Affiliates plc]].

Durante todo este ciclo se produjo un intercambio constante de ideas, comentarios, etc. entre los expertos y los consultores.

Una vez concluida la práctica en su totalidad, a punto de concluirse la especificación, comenzó el proceso formal de validación. Se elaboró un cuestionario que, junto con el borrador de especificación, se remitió a proveedores de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y a responsables de la gestión de documentos de archivo de las distintas organizaciones que habían ofrecido su colaboración desinteresada. Todos ellos revisaron el producto para adaptarlo a los productos existentes y potenciar su facilidad de uso en el contexto de su organización.

==Objetivos y alcance==
'''MoReq''' se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA), como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera.

También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA.

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificación se refiere a los requisitos '''«tipo»''', se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

==Casos en que se aplica==
'''MoReq''' se ha concebido para que la utilicen:
* '''Los posibles usuarios del SGDEA''', como punto de partida en la preparación de una licitación.
* '''Los usuarios de SGDEA''', en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
* '''Las organizaciones dedicadas a la formación''', como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
* '''Las instituciones académicas''', como instrumento docente.
* '''Los proveedores y creadores de SGDEA''', como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
* '''Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo''', como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
* '''Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo''', como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

La especificación insiste en la facilidad de uso del sistema. Así, el principio director de todo el proyecto ha sido la creación de una especificación que resulte útil en la práctica.

==Puntos fuertes y limitaciones==
La especificación '''MoReq''' se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumento práctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de su actividad de gestión de documentos de archivo, tanto electrónicos como tradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la [[archivística]] y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos. Por consiguiente, en la elaboración del modelo de requisitos se han tenido presentes las necesidades de la gestión de documentos de archivo, tanto tradicionales como electrónicos.

Si los requisitos incluidos en esta especificación '''MoReq''' llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo. Algunos ejemplos de este enfoque pragmático comprenden la incorporación de requisitos sobre gestión de documentos, flujos de tareas, metadatos y otras tecnologías similares.

'''MoReq''' pretende abarcar una amplia gama de requisitos para distintos países, en diferentes sectores de actividad y con distintos tipos de documentos de archivo. La amplitud del enfoque es deliberada, pero conlleva una limitación importante: una única especificación no puede aportar unos requisitos que coincidan con los ya existentes de forma exacta, sin necesidad de modificación. En cada país existen tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestión de documentos de archivo. En ciertos casos, habrá que tomar estas cuestiones en consideración a la hora de aplicar esta especificación de requisitos modelo, sobre todo cuando se utilice en el desarrollo de un nuevo sistema.

Por otra parte, este proyecto no aborda los aspectos prácticos de la gestión de documentos de archivo. Se ha optado por que la especificación trate únicamente las capacidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante programas informáticos, eludiendo la discusión de temas como la filosofía de la gestión de documentos de archivo, las teorías archivísticas, la toma de decisiones o el control de la gestión. Por citar un ejemplo concreto, la especificación menciona en varias ocasiones que ciertas funciones se han de reservar a un administrador. Ello no significa que los administradores hayan de adoptar decisiones sobre la política de gestión, sino que deben ser los únicos usuarios a los que la organización conceda la facultad de llevarlas a la práctica por medio del SGDEA.

Por último, en un esfuerzo por centrar la especificación en el usuario, se utiliza, en la medida de lo posible, la terminología habitual entre quienes trabajan con documentos electrónicos de archivo. Así, en aras de una mejor comprensión, la especificación describe los expedientes electrónicos como '''«contenedores»''' de documentos de archivo, si bien en sentido estricto tales expedientes no contienen ningún elemento.

==Uso de la especificación==
Los requisitos detallados en esta especificación se han concebido para ser tomados como modelo. No son preceptivos en todas las aplicaciones posibles de SGDEA, pues en ciertos entornos algunos de ellos no resultan pertinentes. Los distintos sectores empresariales, entornos o tipos de organización, entre otros elementos, impondrán también sus requisitos específicos adicionales. Por consiguiente, antes de proceder a su uso, debe personalizarse la especificación.

==Estructura de la especificación==
La especificación se ha organizado en capítulos que a su vez se dividen en secciones.

En el capítulo 1 se ofrece una descripción general de algunos de los requisitos más importantes, comenzando con la terminología clave. Los capítulos del 3 al 11 estudian con detenimiento los requisitos del SGDEA. Cada uno de ellos, reúne un conjunto lógico de requisitos funcionales. No obstante, dada la naturaleza de la materia, ha sido imposible evitar cierto solapamiento entre capítulos.

En el capítulo 12 se identifican los elementos de metadatos necesarios para satisfacer tales requisitos, exponiéndolos en relación con éstos.

En el capítulo 13 se expone un modelo formal de referencia de SGDEA tal y como se concibe en la presente especificación. Dicho modelo se puede utilizar para entender cuestiones clave de la especificación, como las definiciones formales de los términos (por ejemplo, expediente, volumen, nivel) y las relaciones existentes entre ellos (por ejemplo, '''''“¿qué puede almacenarse en un expediente electrónico?”''''').

En los anexos se pueden consultar detalles sobre documentos de referencia, desarrollo de la especificación y otros datos útiles.
==Agradecimientos del equipo de proyecto==

===Autores de la especificación===
* Marc Fresko
* Martin Waldron

===Revisores y especialistas===
* Francisco Barbedo, Arquivo distrital do Porto ([[Portugal]]).
* Keith Batchelor, consultor independiente ([[Reino Unido]]).
* Nils Brübach, Archivschule Marburg ([[Alemania]]).
* Miguel Camacho, SADIEL S.A. ([[España]]).
* Luciana Duranti, School of library, archival and information studies, University of British Columbia ([[Canadá]]).
* Mariella Guercio, Universita degli studi di Urbino, Istituto di Studi per la Tutela dei Beni Archivistici e Librari ([[Italia]]).
* Peter Horsman, Archiefschool -Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek- ([[Países Bajos]]).
* Jean-Pierre Teil, Archives Nationales ([[Francia]]).

De la dirección del proyecto se han encargado Keith Cornwell, Director General de [[Cornwell Affiliates plc]], y Paul E. Murphy, funcionario de la DG Empresa, responsable del proyecto en el marco del programa IDA de la [[Comisión Europea]]. Además se agradece a Sue Wallis, Jane Burnand y Neil Grosse, de [[Cornwell Affiliates plc]], su apoyo administrativo.

===Organizaciones de validación===
El equipo encargado del proyecto agradece a las siguientes organizaciones su amable colaboración en el proceso de validación:
{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Empresa'''
| '''Tipo de Organización'''
| '''País'''
|-
| Pfizer
| Fabricante farmacéutico
| [[Reino Unido]]
|-
| DERA
| Organismo de defensa
| [[Reino Unido]]
|-
| HM Treasury
| Gobierno central
| [[Reino Unido]]
|-
| Tower Technology
| Proveedor de SGDEA
| [[Reino Unido]]
|-
| Technostock
| Consultoría
| [[España]]
|-
| Ministerio de Justicia
| Gobierno central
| [[Italia]]
|}

===Marcas registradas===
Todas las marcas registradas citadas en la especificación '''MoReq''' pertenecen a sus respectivos propietarios. Los productos se mencionan únicamente a título ilustrativo y su inclusión no supone recomendación alguna, del mismo modo que la exclusión de otros productos no implica crítica alguna.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* http://www.europa.eu.int/ispo/ida
* http://www.dlmforum.eu.org
</div>

[[Category:Archivística]]

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-11T03:05:51Z

Arlheyartjc:

{{Ficha_Usuario_(avanzada)
|imagen=Arlhey_03.jpg
|apellidos=Herrera Mendoza
|nombre=Arlhey
|nivel=Universitario
|título=Ingeniero en Ciencias Informáticas
|temas=[[Informática]], [[Archivística]]
|institución=Joven Club de Computación y Electrónica San Cristóbal I
|municipio=[[San Cristóbal]]
|provincia=[[Artemisa]]
|país=Cuba
}}
<br/> '''Colaborador: sancristobal1_jc'''

== Trabajando actualmente en ==
*[[ISO_15489|ISO 15489]]<br/>
*[[Michael_Roberge|Michael Roberge]]<br/>
*[[Sistemas_de_Clasificación|Sistemas de Clasificación]]<br/>

== Mis contribuciones ==

==Páginas Nuevas==
*[[MoReq|MoReq]]<br/>
*[[Norma_ISAD(G)|Norma ISAD(G)]]<br/>
*[[Cuadro_de_Clasificación|Cuadro de Clasificación]]<br/>
*[[Gestor_de_Documentos_Administrativos_eXcriba|Gestor de Documentos Administrativos eXcriba]]<br/>

== Ayudas ==
*[[Lo que EcuRed no es|Lo que EcuRed no es‎]]
*[[Para comenzar|Para comenzar]]<br>
*[[Manual de Estilo|Ecured: Manual de estilos]]<br>

[[Category:Ayuda]]

MoReq

2011-11-11T03:05:27Z

Arlheyartjc: /* Desarrollo de la especificación */

{{Definición
|nombre=MoReq
|imagen=MoReq.gif
|tamaño=
|concepto=Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
}}El '''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo''' o '''Especificación MoReq''' (del inglés '''''Model Requirements for the Management of Electronic Records'''''), describe y define los requisitos a tomar en consideración para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, así como también incide especialmente en los requisitos funcionales para tal gestión mediante un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA).

<div aling="justify">
==Propuesta==
El foro DLM ('''''Données Lisibles par Machine''''' en francés, en español '''''Datos de Lectura Automática'''''), el cual tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de [[junio]] de [[1994]], sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03), abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en [[1996]], en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Con posterioridad, la DG Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de especificación como parte del programa de [[Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA)]].

Tras la celebración de una licitación abierta en [[1999]], en [[2000]] comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de [[2001]], en [[marzo]]. De su desarrollo se ocupó un pequeño equipo de consultores especialistas de la empresa [[Cornwell Affiliates plc]], que contó con el apoyo y la orientación de un grupo de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado.

===Desarrollo de la especificación===
La [[Comisión Europea]] encargó el desarrollo de la Especificación '''MoReq''' a [[Cornwell Affiliates plc]], una empresa de consultoría con sede en el [[Reino Unido]]. El equipo encargado del proyecto contaba con consultores especializados, quienes fueron los autores de dicha especificación, y con un grupo de expertos en gestión de documentos de archivo procedentes de diversos países.

Para más información sobre los autores y los colaboradores, véase la parte 1 del Anexo 4.

El proyecto comenzó con la celebración de una reunión en [[Londres]] en la que participó todo el equipo. En ella se fijaron los protocolos de trabajo y demás principios así como también se identificaron ciertas referencias clave. Ésta fue la única vez que se reunieron todos los componentes del equipo. Durante el resto del proyecto, la gestión se llevó a cabo casi exclusivamente por correo electrónico. La siguiente fase se dedicó a la investigación teórica y a la búsqueda y obtención de las correspondientes obras de referencia. Los consultores examinaron tales referencias y elaboraron la lista de las publicaciones utilizadas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Ref.'''
| '''Nombre, propietario o fuente'''
| '''URL o datos de publicación'''
|-
| 1
| Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description
| http://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htm, http://mirrored.ukoln.ac.uk/dc/
|-
| 2
| Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (GB Public Record Office)
| http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm
|-
| 3
| Functional Requirements for Evidence in Record Keeping (US University of Pittsburgh)
| http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/
|-
| 4
| Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Committee on Electronic Records, International Committee On Archives, ICA Study 8)
| http://data1.archives.ca/ica/cer/guide_0.html
|-
| 5
| Code of Practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically (British Standards Institution)
| Publicado por la British Standards Institution (www.bsi-global.com) como BSI DISC PD 0008
|-
| 6
| Guidelines on best practices for using electronic information (DLM Forum)
| http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/guidelines.html
|-
| 7
| [[Norma ISAD(G)]]: General International Standard Archival Description, Second Edition (Committee on Descriptive Standards, International Council on Archives)
| http://www.ica.org/cgi-bin/ica.pl?04_e
|-
| 8
| The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project)(University of British Columbia)
| http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/
|-
| 9
| Records Management, [[ISO 15489]] (International Organization for Standardization)
| Pendiente de publicación por la Organización Internacional de Normalización; durante la elaboración del informe de la especificación '''MoReq''', la norma se encontraba en la fase de proyecto de norma internacional.
|-
| 10
| Records/Document/Information Management: Integrated Document Management System for the Government of Canada - Request for Proposal - Requirements (RDIM)(National Archives of Canada)
| En un principio publicado en [[1996]] en la dirección de Internet http://www.archives.ca/06/4rdims.pdf; En la actualidad puede no estar disponible. Véase también http://www.rdims.gc.ca/
|-
| 11
| Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications” (US Department of Defense)
| http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/
|}

Posteriormente se efectuó el análisis de la estructura y el contenido de las referencias seleccionadas. Tras compararlas se elaboró un primer esquema basado en la estructura que se deducía de los índices de dichas referencias. A partir de ese momento, los consultores empezaron a redactar el borrador de la especificación utilizando como base ese esquema inicial. Revisaron todas las referencias, casi siempre línea por línea, cerciorándose de que todos los requisitos, implícitos o explícitos, quedaban incluidos en '''MoReq'''. Esta primera elaboración supuso una leve evolución del esquema inicial que continuó a lo largo de todo el proyecto, a medida que se descubrían criterios más lógicos de agrupación de requisitos.

A continuación, el primer borrador se sometió a la primera de varias revisiones, como inicio de un ciclo tradicional de repaso y revisión. Dicho ciclo comprendía cinco tipos de revisiones:
* Intercambios, de forma que cada consultor revisase el trabajo de otro.
* Revisiones realizadas por un experto semi-independiente en gestión de documentos de archivo completamente ajeno al debate. En especial, este experto se encargó de conciliar los borradores iniciales con las publicaciones de referencia.
* Revisiones realizadas por un grupo de expertos internacionales.
* Revisiones realizadas por el funcionario de la Comisión responsable del proyecto.
* Revisiones para garantía de calidad realizadas por el director del proyecto en [[Cornwell Affiliates plc]].

Durante todo este ciclo se produjo un intercambio constante de ideas, comentarios, etc. entre los expertos y los consultores.

Una vez concluida la práctica en su totalidad, a punto de concluirse la especificación, comenzó el proceso formal de validación. Se elaboró un cuestionario que, junto con el borrador de especificación, se remitió a proveedores de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y a responsables de la gestión de documentos de archivo de las distintas organizaciones que habían ofrecido su colaboración desinteresada. Todos ellos revisaron el producto para adaptarlo a los productos existentes y potenciar su facilidad de uso en el contexto de su organización.

==Objetivos y alcance==
'''MoReq''' se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA), como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera.

También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA.

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificación se refiere a los requisitos '''«tipo»''', se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

==¿En qué casos se aplica?==
'''MoReq''' se ha concebido para que la utilicen:
* '''Los posibles usuarios del SGDEA''', como punto de partida en la preparación de una licitación.
* '''Los usuarios de SGDEA''', en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
* '''Las organizaciones dedicadas a la formación''', como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
* '''Las instituciones académicas''', como instrumento docente.
* '''Los proveedores y creadores de SGDEA''', como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
* '''Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo''', como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
* '''Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo''', como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

La especificación insiste en la facilidad de uso del sistema. Así, el principio director de todo el proyecto ha sido la creación de una especificación que resulte útil en la práctica.

==Puntos fuertes y limitaciones==
La especificación '''MoReq''' se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumento práctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de su actividad de gestión de documentos de archivo, tanto electrónicos como tradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la [[archivística]] y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos. Por consiguiente, en la elaboración del modelo de requisitos se han tenido presentes las necesidades de la gestión de documentos de archivo, tanto tradicionales como electrónicos.

Si los requisitos incluidos en esta especificación '''MoReq''' llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo. Algunos ejemplos de este enfoque pragmático comprenden la incorporación de requisitos sobre gestión de documentos, flujos de tareas, metadatos y otras tecnologías similares.

'''MoReq''' pretende abarcar una amplia gama de requisitos para distintos países, en diferentes sectores de actividad y con distintos tipos de documentos de archivo. La amplitud del enfoque es deliberada, pero conlleva una limitación importante: una única especificación no puede aportar unos requisitos que coincidan con los ya existentes de forma exacta, sin necesidad de modificación. En cada país existen tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestión de documentos de archivo. En ciertos casos, habrá que tomar estas cuestiones en consideración a la hora de aplicar esta especificación de requisitos modelo, sobre todo cuando se utilice en el desarrollo de un nuevo sistema.

Por otra parte, este proyecto no aborda los aspectos prácticos de la gestión de documentos de archivo. Se ha optado por que la especificación trate únicamente las capacidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante programas informáticos, eludiendo la discusión de temas como la filosofía de la gestión de documentos de archivo, las teorías archivísticas, la toma de decisiones o el control de la gestión. Por citar un ejemplo concreto, la especificación menciona en varias ocasiones que ciertas funciones se han de reservar a un administrador. Ello no significa que los administradores hayan de adoptar decisiones sobre la política de gestión, sino que deben ser los únicos usuarios a los que la organización conceda la facultad de llevarlas a la práctica por medio del SGDEA.

Por último, en un esfuerzo por centrar la especificación en el usuario, se utiliza, en la medida de lo posible, la terminología habitual entre quienes trabajan con documentos electrónicos de archivo. Así, en aras de una mejor comprensión, la especificación describe los expedientes electrónicos como '''«contenedores»''' de documentos de archivo, si bien en sentido estricto tales expedientes no contienen ningún elemento.

==Uso de la especificación==
Los requisitos detallados en esta especificación se han concebido para ser tomados como modelo. No son preceptivos en todas las aplicaciones posibles de SGDEA, pues en ciertos entornos algunos de ellos no resultan pertinentes. Los distintos sectores empresariales, entornos o tipos de organización, entre otros elementos, impondrán también sus requisitos específicos adicionales. Por consiguiente, antes de proceder a su uso, debe personalizarse la especificación.

==Estructura de la especificación==
La especificación se ha organizado en capítulos que a su vez se dividen en secciones.

En el capítulo 1 se ofrece una descripción general de algunos de los requisitos más importantes, comenzando con la terminología clave. Los capítulos del 3 al 11 estudian con detenimiento los requisitos del SGDEA. Cada uno de ellos, reúne un conjunto lógico de requisitos funcionales. No obstante, dada la naturaleza de la materia, ha sido imposible evitar cierto solapamiento entre capítulos.

En el capítulo 12 se identifican los elementos de metadatos necesarios para satisfacer tales requisitos, exponiéndolos en relación con éstos.

En el capítulo 13 se expone un modelo formal de referencia de SGDEA tal y como se concibe en la presente especificación. Dicho modelo se puede utilizar para entender cuestiones clave de la especificación, como las definiciones formales de los términos (por ejemplo, expediente, volumen, nivel) y las relaciones existentes entre ellos (por ejemplo, '''''“¿qué puede almacenarse en un expediente electrónico?”''''').

En los anexos se pueden consultar detalles sobre documentos de referencia, desarrollo de la especificación y otros datos útiles.
==Agradecimientos del equipo de proyecto==

===Autores de la especificación===
* Marc Fresko
* Martin Waldron

===Revisores y especialistas===
* Francisco Barbedo, Arquivo distrital do Porto ([[Portugal]]).
* Keith Batchelor, consultor independiente ([[Reino Unido]]).
* Nils Brübach, Archivschule Marburg ([[Alemania]]).
* Miguel Camacho, SADIEL S.A. ([[España]]).
* Luciana Duranti, School of library, archival and information studies, University of British Columbia ([[Canadá]]).
* Mariella Guercio, Universita degli studi di Urbino, Istituto di Studi per la Tutela dei Beni Archivistici e Librari ([[Italia]]).
* Peter Horsman, Archiefschool -Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek- ([[Países Bajos]]).
* Jean-Pierre Teil, Archives Nationales ([[Francia]]).

De la dirección del proyecto se han encargado Keith Cornwell, Director General de [[Cornwell Affiliates plc]], y Paul E. Murphy, funcionario de la DG Empresa, responsable del proyecto en el marco del programa IDA de la [[Comisión Europea]]. Además se agradece a Sue Wallis, Jane Burnand y Neil Grosse, de [[Cornwell Affiliates plc]], su apoyo administrativo.

===Organizaciones de validación===
El equipo encargado del proyecto agradece a las siguientes organizaciones su amable colaboración en el proceso de validación:
{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Empresa'''
| '''Tipo de Organización'''
| '''País'''
|-
| Pfizer
| Fabricante farmacéutico
| [[Reino Unido]]
|-
| DERA
| Organismo de defensa
| [[Reino Unido]]
|-
| HM Treasury
| Gobierno central
| [[Reino Unido]]
|-
| Tower Technology
| Proveedor de SGDEA
| [[Reino Unido]]
|-
| Technostock
| Consultoría
| [[España]]
|-
| Ministerio de Justicia
| Gobierno central
| [[Italia]]
|}

===Marcas registradas===
Todas las marcas registradas citadas en la especificación '''MoReq''' pertenecen a sus respectivos propietarios. Los productos se mencionan únicamente a título ilustrativo y su inclusión no supone recomendación alguna, del mismo modo que la exclusión de otros productos no implica crítica alguna.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* http://www.europa.eu.int/ispo/ida
* http://www.dlmforum.eu.org
</div>

[[Category:Archivística]]

MoReq

2011-11-11T02:59:42Z

Arlheyartjc: Página creada con '{{Definición |nombre=MoReq |imagen=MoReq.gif |tamaño= |concepto=Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. }}El '''Modelo de Requisitos para...'

{{Definición
|nombre=MoReq
|imagen=MoReq.gif
|tamaño=
|concepto=Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
}}El '''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo''' o '''Especificación MoReq''' (del inglés '''''Model Requirements for the Management of Electronic Records'''''), describe y define los requisitos a tomar en consideración para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, así como también incide especialmente en los requisitos funcionales para tal gestión mediante un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA).

<div aling="justify">
==Propuesta==
El foro DLM ('''''Données Lisibles par Machine''''' en francés, en español '''''Datos de Lectura Automática'''''), el cual tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de [[junio]] de [[1994]], sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03), abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en [[1996]], en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Con posterioridad, la DG Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de especificación como parte del programa de [[Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA)]].

Tras la celebración de una licitación abierta en [[1999]], en [[2000]] comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de [[2001]], en [[marzo]]. De su desarrollo se ocupó un pequeño equipo de consultores especialistas de la empresa [[Cornwell Affiliates plc]], que contó con el apoyo y la orientación de un grupo de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado.

===Desarrollo de la especificación===
La [[Comisión Europea]] encargó el desarrollo de la Especificación '''MoReq''' a [[Cornwell Affiliates plc]], una empresa de consultoría con sede en el [[Reino Unido]]. El equipo encargado del proyecto contaba con consultores especializados, quienes fueron los autores de dicha especificación, y con un grupo de expertos en gestión de documentos de archivo procedentes de diversos países.

Para más información sobre los autores y los colaboradores, véase la parte 1 del Anexo 4.

El proyecto comenzó con la celebración de una reunión en [[Londres]] en la que participó todo el equipo. En ella se fijaron los protocolos de trabajo y demás principios así como también se identificaron ciertas referencias clave. Ésta fue la única vez que se reunieron todos los componentes del equipo. Durante el resto del proyecto, la gestión se llevó a cabo casi exclusivamente por correo electrónico. La siguiente fase se dedicó a la investigación teórica y a la búsqueda y obtención de las correspondientes obras de referencia. Los consultores examinaron tales referencias y elaboraron la lista de las publicaciones utilizadas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Ref.'''
| '''Nombre, propietario o fuente'''
| '''URL o datos de publicación'''
|-
| 1
| Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description
| http://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htm, http://mirrored.ukoln.ac.uk/dc/
|-
| 2
| Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (GB Public Record Office)
| http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm
|-
| 3
| Functional Requirements for Evidence in Record Keeping (US University of Pittsburgh)
| http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/
|-
| 4
| Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Committee on Electronic Records, International Committee On Archives, ICA Study 8)
| http://data1.archives.ca/ica/cer/guide_0.html
|-
| 5
| Code of Practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically (British Standards Institution)
| Publicado por la British Standards Institution (www.bsi-global.com) como BSI DISC PD 0008
|-
| 6
| Guidelines on best practices for using electronic information (DLM Forum)
| http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/guidelines.html
|-
| 7
| ISAD(G): General International Standard Archival Description, Second Edition (Committee on Descriptive Standards, International Council on Archives)
| http://www.ica.org/cgi-bin/ica.pl?04_e
|-
| 8
| The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project)(University of British Columbia)
| http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/
|-
| 9
| Records Management, [[ISO 15489]] (International Organization for Standardization)
| Pendiente de publicación por la Organización Internacional de Normalización; durante la elaboración del informe de la especificación '''MoReq''', la norma se encontraba en la fase de proyecto de norma internacional.
|-
| 10
| Records/Document/Information Management: Integrated Document Management System for the Government of Canada - Request for Proposal - Requirements (RDIM)(National Archives of Canada)
| En un principio publicado en [[1996]] en la dirección de Internet http://www.archives.ca/06/4rdims.pdf; En la actualidad puede no estar disponible. Véase también http://www.rdims.gc.ca/
|-
| 11
| Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications” (US Department of Defense)
| http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/
|}

Posteriormente se efectuó el análisis de la estructura y el contenido de las referencias seleccionadas. Tras compararlas se elaboró un primer esquema basado en la estructura que se deducía de los índices de dichas referencias. A partir de ese momento, los consultores empezaron a redactar el borrador de la especificación utilizando como base ese esquema inicial. Revisaron todas las referencias, casi siempre línea por línea, cerciorándose de que todos los requisitos, implícitos o explícitos, quedaban incluidos en '''MoReq'''. Esta primera elaboración supuso una leve evolución del esquema inicial que continuó a lo largo de todo el proyecto, a medida que se descubrían criterios más lógicos de agrupación de requisitos.

A continuación, el primer borrador se sometió a la primera de varias revisiones, como inicio de un ciclo tradicional de repaso y revisión. Dicho ciclo comprendía cinco tipos de revisiones:
* Intercambios, de forma que cada consultor revisase el trabajo de otro.
* Revisiones realizadas por un experto semi-independiente en gestión de documentos de archivo completamente ajeno al debate. En especial, este experto se encargó de conciliar los borradores iniciales con las publicaciones de referencia.
* Revisiones realizadas por un grupo de expertos internacionales.
* Revisiones realizadas por el funcionario de la Comisión responsable del proyecto.
* Revisiones para garantía de calidad realizadas por el director del proyecto en [[Cornwell Affiliates plc]].

Durante todo este ciclo se produjo un intercambio constante de ideas, comentarios, etc. entre los expertos y los consultores.

Una vez concluida la práctica en su totalidad, a punto de concluirse la especificación, comenzó el proceso formal de validación. Se elaboró un cuestionario que, junto con el borrador de especificación, se remitió a proveedores de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y a responsables de la gestión de documentos de archivo de las distintas organizaciones que habían ofrecido su colaboración desinteresada. Todos ellos revisaron el producto para adaptarlo a los productos existentes y potenciar su facilidad de uso en el contexto de su organización.

==Objetivos y alcance==
'''MoReq''' se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA), como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera.

También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA.

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificación se refiere a los requisitos '''«tipo»''', se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

==¿En qué casos se aplica?==
'''MoReq''' se ha concebido para que la utilicen:
* '''Los posibles usuarios del SGDEA''', como punto de partida en la preparación de una licitación.
* '''Los usuarios de SGDEA''', en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
* '''Las organizaciones dedicadas a la formación''', como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
* '''Las instituciones académicas''', como instrumento docente.
* '''Los proveedores y creadores de SGDEA''', como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
* '''Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo''', como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
* '''Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo''', como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

La especificación insiste en la facilidad de uso del sistema. Así, el principio director de todo el proyecto ha sido la creación de una especificación que resulte útil en la práctica.

==Puntos fuertes y limitaciones==
La especificación '''MoReq''' se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumento práctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de su actividad de gestión de documentos de archivo, tanto electrónicos como tradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la [[archivística]] y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos. Por consiguiente, en la elaboración del modelo de requisitos se han tenido presentes las necesidades de la gestión de documentos de archivo, tanto tradicionales como electrónicos.

Si los requisitos incluidos en esta especificación '''MoReq''' llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo. Algunos ejemplos de este enfoque pragmático comprenden la incorporación de requisitos sobre gestión de documentos, flujos de tareas, metadatos y otras tecnologías similares.

'''MoReq''' pretende abarcar una amplia gama de requisitos para distintos países, en diferentes sectores de actividad y con distintos tipos de documentos de archivo. La amplitud del enfoque es deliberada, pero conlleva una limitación importante: una única especificación no puede aportar unos requisitos que coincidan con los ya existentes de forma exacta, sin necesidad de modificación. En cada país existen tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestión de documentos de archivo. En ciertos casos, habrá que tomar estas cuestiones en consideración a la hora de aplicar esta especificación de requisitos modelo, sobre todo cuando se utilice en el desarrollo de un nuevo sistema.

Por otra parte, este proyecto no aborda los aspectos prácticos de la gestión de documentos de archivo. Se ha optado por que la especificación trate únicamente las capacidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante programas informáticos, eludiendo la discusión de temas como la filosofía de la gestión de documentos de archivo, las teorías archivísticas, la toma de decisiones o el control de la gestión. Por citar un ejemplo concreto, la especificación menciona en varias ocasiones que ciertas funciones se han de reservar a un administrador. Ello no significa que los administradores hayan de adoptar decisiones sobre la política de gestión, sino que deben ser los únicos usuarios a los que la organización conceda la facultad de llevarlas a la práctica por medio del SGDEA.

Por último, en un esfuerzo por centrar la especificación en el usuario, se utiliza, en la medida de lo posible, la terminología habitual entre quienes trabajan con documentos electrónicos de archivo. Así, en aras de una mejor comprensión, la especificación describe los expedientes electrónicos como '''«contenedores»''' de documentos de archivo, si bien en sentido estricto tales expedientes no contienen ningún elemento.

==Uso de la especificación==
Los requisitos detallados en esta especificación se han concebido para ser tomados como modelo. No son preceptivos en todas las aplicaciones posibles de SGDEA, pues en ciertos entornos algunos de ellos no resultan pertinentes. Los distintos sectores empresariales, entornos o tipos de organización, entre otros elementos, impondrán también sus requisitos específicos adicionales. Por consiguiente, antes de proceder a su uso, debe personalizarse la especificación.

==Estructura de la especificación==
La especificación se ha organizado en capítulos que a su vez se dividen en secciones.

En el capítulo 1 se ofrece una descripción general de algunos de los requisitos más importantes, comenzando con la terminología clave. Los capítulos del 3 al 11 estudian con detenimiento los requisitos del SGDEA. Cada uno de ellos, reúne un conjunto lógico de requisitos funcionales. No obstante, dada la naturaleza de la materia, ha sido imposible evitar cierto solapamiento entre capítulos.

En el capítulo 12 se identifican los elementos de metadatos necesarios para satisfacer tales requisitos, exponiéndolos en relación con éstos.

En el capítulo 13 se expone un modelo formal de referencia de SGDEA tal y como se concibe en la presente especificación. Dicho modelo se puede utilizar para entender cuestiones clave de la especificación, como las definiciones formales de los términos (por ejemplo, expediente, volumen, nivel) y las relaciones existentes entre ellos (por ejemplo, '''''“¿qué puede almacenarse en un expediente electrónico?”''''').

En los anexos se pueden consultar detalles sobre documentos de referencia, desarrollo de la especificación y otros datos útiles.
==Agradecimientos del equipo de proyecto==

===Autores de la especificación===
* Marc Fresko
* Martin Waldron

===Revisores y especialistas===
* Francisco Barbedo, Arquivo distrital do Porto ([[Portugal]]).
* Keith Batchelor, consultor independiente ([[Reino Unido]]).
* Nils Brübach, Archivschule Marburg ([[Alemania]]).
* Miguel Camacho, SADIEL S.A. ([[España]]).
* Luciana Duranti, School of library, archival and information studies, University of British Columbia ([[Canadá]]).
* Mariella Guercio, Universita degli studi di Urbino, Istituto di Studi per la Tutela dei Beni Archivistici e Librari ([[Italia]]).
* Peter Horsman, Archiefschool -Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek- ([[Países Bajos]]).
* Jean-Pierre Teil, Archives Nationales ([[Francia]]).

De la dirección del proyecto se han encargado Keith Cornwell, Director General de [[Cornwell Affiliates plc]], y Paul E. Murphy, funcionario de la DG Empresa, responsable del proyecto en el marco del programa IDA de la [[Comisión Europea]]. Además se agradece a Sue Wallis, Jane Burnand y Neil Grosse, de [[Cornwell Affiliates plc]], su apoyo administrativo.

===Organizaciones de validación===
El equipo encargado del proyecto agradece a las siguientes organizaciones su amable colaboración en el proceso de validación:
{| class="wikitable" border="1"
|-
| '''Empresa'''
| '''Tipo de Organización'''
| '''País'''
|-
| Pfizer
| Fabricante farmacéutico
| [[Reino Unido]]
|-
| DERA
| Organismo de defensa
| [[Reino Unido]]
|-
| HM Treasury
| Gobierno central
| [[Reino Unido]]
|-
| Tower Technology
| Proveedor de SGDEA
| [[Reino Unido]]
|-
| Technostock
| Consultoría
| [[España]]
|-
| Ministerio de Justicia
| Gobierno central
| [[Italia]]
|}

===Marcas registradas===
Todas las marcas registradas citadas en la especificación '''MoReq''' pertenecen a sus respectivos propietarios. Los productos se mencionan únicamente a título ilustrativo y su inclusión no supone recomendación alguna, del mismo modo que la exclusión de otros productos no implica crítica alguna.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* http://www.europa.eu.int/ispo/ida
* http://www.dlmforum.eu.org
</div>

[[Category:Archivística]]

Archivo:MoReq.gif

2011-11-11T02:48:37Z

Arlheyartjc:

== Sumario ==

== Estado de copyright: ==

== Fuente: ==

Gestor de Documentos Administrativos eXcriba

2011-11-11T01:55:15Z

Arlheyartjc:

{{Ficha Software
|nombre=Gestor de Documentos Administrativos eXcriba
|familia=
|imagen=EXcriba.jpg|200px
|tamaño=222 X 141 px
|descripción=Sistema de Gestión Documental
|imagen2=
|tamaño2=
|descripción2=
|creador=[[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI)
|desarrollador=UCI
|diseñador=
|modelo de desarrollo=
|lanzamiento inicial=[[marzo]] de [[2010]]
|versiones=2.0 (última versión)
|última versión estable=eXcriba v2.0
|género=
|sistemas operativos=[[Multiplataforma]]
|idioma=Español
|licencia=
|premios=
|web=
}}<div align="justify">
'''Gestor de Documentos Administrativos eXcriba''' o GDA eXcriba, es un sistema basado en el ECM [[Alfresco]], que lleva su contenido a lo largo de su ciclo de vida, permitiendo la gestión de los múltiples documentos de trabajo, ya sean documentos de archivo o administrativos. El GDA eXcriba rige su funcionamiento por normas tales como la Norma [[ISO 15489]] y la [[Norma ISAD(G)]], así como el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos ([[MoReq]]). Es un producto informático genérico, que se ha propuesto desde su comienzo el cumplimiento cabal de normas, desde su concepción hasta la personalización y despliegue del producto mediante soluciones a la medida en distintas organizaciones.
<br/>
==Antecedentes==
<p>Desde la década del [[1990]] las empresas e instituciones, así como el hombre en el plano personal, se han preocupado por el constante incremento de la información que se maneja a diario en la sociedad sin importar su procedencia o destino. Las entidades de la administración pública son las que fundamentalmente se ven en el centro de este fenómeno que es el aumento indiscriminado de la producción documental, al cual los archiveros y profesionales de la tecnología han dado solución, en alguna medida, con el desarrollo de [[Sistemas de Gestión Documental]] que permitan un control y tratamiento uniforme de la documentación administrativa.</p>
<p>Si bien ha proliferado la producción documental, ha cobrado también un auge extraordinario el desarrollo de sistemas para la gestión de documentos, sin embargo, no todos cumplen con las exigencias de las modernas administraciones. La tendencia actual es al desarrollo de sistemas híbridos que gestionen los documentos soportados tanto en papel como en formato electrónico y que su gestión comience desde el propio acto de creación hasta su disposición final o permanente en un [[Archivo Histórico]]. Esta situación ha dado lugar al surgimiento de los llamados Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos que en la actualidad cumplen con estrictos requisitos para otorgar el grado de confiabilidad necesario que requieren los nuevos soportes documentales. La [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI), partiendo de sus objetivos, recursos humanos, tecnológicos y la importancia que le confiere a la gestión documental, se propuso el desarrollo de un software para la gestión de los documentos administrativos llamado '''eXcriba'''.</p>
<p>Hacia [[marzo]] del año [[2010]] un grupo de desarrollo del proyecto eXcriba, perteneciente al Departamento de Gestión Documental y Archivística del Centro de Desarrollo “Gestión de la Información y las Tecnologías Libres” (GEITEL) de la [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI) lanza la primera versión del producto '''eXcriba v1.0'''.</p>

==Solución de Software==
<p>El objetivo principal del producto es automatizar los procesos documentales y archivísticos que se ejecutan dentro de cualquier entidad, desde la elaboración de un documento en su fase de inicio hasta su conservación o expurgo en el [[Archivo de Gestión]], incluyendo todas las acciones sobre los documentos tales como: crear, clasificar, describir mediante la [[Norma ISAD(G)]], control de versiones, definir Tipologías Documentales, gestionar flujos documentales, almacenar documentos en diferentes formatos electrónicos, gestionar los trámites de los documentos que se generan o reciben, salvaguardar el patrimonio documental y automatizar el [[Cuadro de Clasificación]] entre otras. Este software es la propuesta que se ha optado para implantar el componente tecnológico de un Sistema de Gestión Integral de Documentos y Archivos. El mismo está compuesto por un módulo para la interfaz de usuario (Aplicación Web), el ECM [[Alfresco]] como núcleo del sistema informático y herramientas de apoyo para la administración de la solución como valor añadido. Todos estos componentes enunciados permiten poder llevar a los clientes las bondades que el [[Alfresco]] provee como repositorio documental y a la vez ofrecerles una interfaz amigable para interactuar entre el usuario y el software. Veamos a continuación algunas de las funcionalidades y usuarios potenciales a los que está dirigida la solución de software. </p>
===Definición del término "eXcriba"===
<p>La palabra '''eXcriba''' surge a partir de la palabra '''escriba''', haciendo referencia a los antiguos escribanos, quienes eran los encargados de registrar todos los sucesos de cierta relevancia para constancia de los mismos o posterior consulta y archivo. La sustitución de la '''S''' por la '''X''' se debe al número romano correspondiente al número 10 que identificaba a la antigua '''Facultad 10''' o '''Facultad X''' de la [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI), además de representar la X el uso del [[Sistema Operativo]] [[Linux]], especialidad correspondiente al perfil de formación-producción de dicha facultad.</p>
===eXcriba para la Gestión Documental===
<p>Partiendo de unas de las definiciones de la [[Gestión Documental]] “''Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación''” ([[Ferriol Marchena]], y otros, [[2008]]). Las personas naturales o jurídicas generan documentos en virtud de sus funciones y reflejan el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación. Es por ello que el software eXcriba, permite realizar la gestión de los documentos que se generan o reciben a partir de sus funciones y responsabilidades dentro de una entidad mediante una interfaz de usuario sencilla, cómoda y flexible. El sistema informático está dirigido a todos los usuarios que generan y reciben documentos.</p>

<p>Entre las funcionalidades que brinda el software para la gestión de los documentos
se pueden enunciar:
* Automatización de los flujos documentales
* Gestión de Documentos
* Gestión de Carpetas
* Control de versiones
* Control de acceso y permisos
* Notificaciones
</p>

===eXcriba para la Gestión Archivística===
<p>En el prospecto de funcionalidades que tiene incorporado el software, están incluidas las que son propias de la gestión archivística. Mediante un estudio sobre normas y metodologías internacionales para implantar Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos, eXcriba, se sustenta principalmente en las normas siguientes: Norma [[ISO 15489]], [[DIRKS]], [[MoReq]] y [[Norma ISAD(G)]] entre otros. A continuación se enuncian funcionalidades del software, propias de la Archivística:
* Seguimiento de la auditoría sobre los documentos electrónicos.
* Descripción de fondos documentales, tanto físicos como digitales.
* Gestión de los plazos de transferencias para las series documentales de manera automática.
* Capturar los metadatos de los contenidos desde el momento de su creación, hasta su conservación permanente o destrucción.
* Gestión del [[Cuadro de Clasificación]] (Funcional).
* Gestión de Expedientes.
</p>

==Del software==
===Herramientas de apoyo al software===
El GDA eXcriba posee un paquete de herramientas de apoyo para administrar y configurar el software logrando mayor portabilidad y usabilidad. Estos módulos están orientados a los administradores de la solución integral, a continuación se mencionan algunas de las herramientas:
* Asistente para la creación de modelos de contenidos (Tipologías Documentales).
* Asistente para el manejo de usuarios y grupos de usuarios.
* Asistente para la salva y restaura periódica del software.
===Características técnicas de la solución===
El sistema se compone de varios módulos, los cuales se enuncian a continuación sus características técnicas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
! Módulo
! Detalles técnicos
! Descripción
|-
| ECM Alfresco
| Desarrollado en Java. Se utilizó la liberación (release) "Community" de la versión 3.0 del Administrador de Contenidos Empresariales [[Alfresco]][http://www.alfresco.com/es/community/].
| Núcleo del producto de software eXcriba, modificado en correspondencia con las necesidades propias del GDA eXcriba.
|-
| Interfaz Web
| Aplicación web desarrollada con [[PHP]] v5.3.0. Se utilizaron los frameworks [[CodeIgniter]] v1.7.2 del lado del servidor y [[JQuery]] v1.3.2 del lado del cliente.
| Interfaz web sencilla de utilizar que permite la interacción de los usuarios correspondientes con el repositorio documental que proporciona el ECM [[Alfresco]].
|-
| Módulo para la Gestión de Usuarios y Grupos de Usuarios
| Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en [[Java]].
| Aplicación de escritorio que facilita la creación y eliminación de usuarios y grupos de usuarios al repositorio documental.
|-
| Módulo para la Gestión de Tipologías Documentales
| Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en [[Java]].
| Aplicación de escritorio que facilita la gestión de las tipologías documentales correspondientes al tipo de información que se maneja en el repositorio documental, para una mejor estructuración y clasificación de los documentos dentro del repositorio.
|}
===Servicios y bondades de eXcriba===
Conjuntamente con el avance del desarrollo del producto se ha necesitado la prestación de servicios en cuanto a Consultoría de Procesos Documentales, lo cual constituye una necesidad primordial para cada uno de los clientes de eXcriba. Para esto el grupo de proyecto se compone de un equipo de trabajo multidisciplinario, conformado por especialistas en ciencias de la información e industriales, lo que garantiza la calidad del servicio en cuestión.<br/>
A continuación se enuncian algunos de los servicios que presta el equipo de proyecto:
* Cursos de capacitación para la gestión documental y archivos.
* Diseño de procesos documentales:
:* Diagnóstico.
:* Diseño del Cuadro de Clasificación (Funcional, Orgánico, Orgánico funcional).
:* Diseño de las tablas de acceso y permiso.
:* Transferencia y retención documental.
:* Modelación de los flujos documentales y propuestas de mejoras.

El sistema eXcriba se mejora considerablemente el acceso a los documentos, archivos e información de la entidad correspondiente, así como también permite la reutilización de tales documentos y la información contenida en estos y a su vez proporciona una reducción considerable en el tiempo de comercialización.<br/>
De manera general:
* Garantiza la continuidad del negocio las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días de año.
* Permite la colaboración entre los empleados, socios, clientes y en general entre los usuarios que comparten información, de modo que esta puede ser reutilizada, por los demás usuarios.
* Garantiza el cumplimiento legal y regulatorio de los procesos; al menos de los documentos.
* Reduce los costes mediante la racionalización de procesos y la normalización.
==Clientes actuales==
* UCI (Universidad de las Ciencias Informáticas).
* MIC (Ministerio de Informática y las Comunicaciones).
* ENIA (Empresa Nacional de Investigaciones Aplicadas).
* DCH (Empresa de Diseño de Cuidad de la Habana).
* Aduana General de la República de Cuba.
* ARNAC (Archivo Nacional de la República de Cuba).
* ONEI (Oficina Nacional de Estadísticas e Información )
* AGN (Archivo General de la Nación de Venezuela) (Personalización del Producto, falta el despliegue de la solución).

==Impacto social y económico==
La implantación de un producto de software como eXcriba trae consigo una serie de ventajas como se muestra a continuación:
* Garantizar la salvaguarda del patrimonio documental presente y futuro, dado que el tratamiento de los documentos en su primera fase de vida incrementa la calidad en su conservación y posterior difusión.
* Permite optimizar sus procesos de gestión documental dentro de las entidades: Acceso, Búsqueda y Manipulación de documentos.
* Considerables resultados de eficacia y rentabilidad administrativa de todas las operaciones.
* Ahorrar y racionalizar los costes económicos en cuanto a gastos por concepto de materiales de oficina.
* Compartir y aprovechar la información como un recurso colectivo.
Un sistema como este conlleva a una serie de ahorros por conceptos de importaciones de soluciones informáticas que en algunos casos se acerca al millón de dólares.

==Equipo de Desarrollo==
El equipo de desarrollo responsable de la creación del software eXcriba se compone de un colectivo de especialistas en ciencias informáticas, ciencias de la información e industriales los cuales figuran como autores en el registro del producto '''eXcriba v1.0''' en el '''Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba''' (CENDA) con número de registro '''2868-2010'''. A continuación se listan los autores:
* Msc. Adrian Cid Almaguer
* Ing. Misael Fonseca Mata
* Ing. Dayelis Blanco Hernández
* Ing. Maxora Rorayma Castro Pérez
* Ing. Evelio Maikel Medina Manrique
* Ing. Marcel Rodolfo Sánchez Góngora
* Ing. Michel David Suarez
* Ing. Jorge Ariel Salomón Rodríguez
* Ing. Osvanys González Ríos
* Ing. Rafael Espinosa Añel
* Ing. Dianelys García Martínez
* Lic. Lizany Ungo López
* Ing. Pedro Rodriguez Samon
* Ing. Reinier Elejalde Chacón
* Ing. Yenisel Valdés Hernández
* Ing. Enrique Diaz Padrón
* Ing. Javier Martin Rojas
* Ing. Arlhey Herrera Mendoza
* Ing. Leonardo Enrique Reyna Castro
* Ing. Danilo Alberto Caballero Rodríguez
* Ing. Julio Cesar Pompa Puente
* Ing. Rolando Rodríguez Junco
* Ing. Frank Rosales Muñoz

==Fuentes==
*Universidad de las Ciencias Informáticas [http://www.uci.cu]
*Comunidades UCI [http://comunidades.uci.cu]
*Archivo Nacional de Cuba [http://www.arnac.cu/]
*Archivo General de la República (AGN) de Venezuela [http://agn.gob.ve]
*Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba (CENDA) [http://www.cenda.cult.cu]
</div>
[[Category:Software_Libre]]

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-09T15:04:00Z

Arlheyartjc: /* Trabajando actualmente en */

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-09T15:02:30Z

Arlheyartjc:

{{Ficha_Usuario_(avanzada)
|imagen=Arlhey_03.jpg
|apellidos=Herrera Mendoza
|nombre=Arlhey
|nivel=Universitario
|título=Ingeniero en Ciencias Informáticas
|temas=[[Informática]], [[Archivística]]
|institución=Joven Club de Computación y Electrónica San Cristóbal I
|municipio=[[San Cristóbal]]
|provincia=[[Artemisa]]
|país=Cuba
}}
<br/> '''Colaborador: sancristobal1_jc'''

== Trabajando actualmente en ==
*[[MoReq|MoReq]]<br/>
*[[ISO-15489|ISO-15489]]<br/>

== Mis contribuciones ==

==Páginas Nuevas==
*[[Norma_ISAD(G)|Norma ISAD(G)]]<br/>
*[[Cuadro_de_Clasificación|Cuadro de Clasificación]]<br/>
*[[Gestor_de_Documentos_Administrativos_eXcriba|Gestor de Documentos Administrativos eXcriba]]<br/>

== Ayudas ==
*[[Lo que EcuRed no es|Lo que EcuRed no es‎]]
*[[Para comenzar|Para comenzar]]<br>
*[[Manual de Estilo|Ecured: Manual de estilos]]<br>

[[Category:Ayuda]]

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-09T14:57:39Z

Arlheyartjc: Deshecha la edición 1135998 de Arlheyartjc (disc.)

{{Ficha_Usuario_(avanzada)
|imagen=Arlhey_03.jpg
|apellidos=Herrera Mendoza
|nombre=Arlhey
|nivel=Universitario
|título=Ingeniero en Ciencias Informáticas
|temas=[[Informática]], [[Archivística]]
|institución=Joven Club de Computación y Electrónica San Cristóbal I
|municipio=[[San Cristóbal]]
|provincia=[[Artemisa]]
|país=Cuba
}}
<br/> '''Colaborador: sancristobal1_jc'''

== Trabajando actualmente en ==
*[[MoReq|MoReq]]<br/>
*[[ISO-15489|ISO-15489]]<br/>
*[[Michael_Roberge|Michael Roberge]]<br/>
*[[Ferriol_Marchena|Ferriol Marchena]]<br/>
*[[Sistemas_de_Clasificación|Sistemas de Clasificación]]<br/>
*[[Sistemas_de_Gestión_Documental|Sistemas de Gestión Documental]]<br/>
*[[Sistema_de_Gestión_de_Documentos_Electrónicos_de_Archivo|Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]]<br/>

== Mis contribuciones ==

==Páginas Nuevas==
*[[Norma_ISAD(G)|Norma ISAD(G)]]<br/>
*[[Cuadro_de_Clasificación|Cuadro de Clasificación]]<br/>
*[[Gestor_de_Documentos_Administrativos_eXcriba|Gestor de Documentos Administrativos eXcriba]]<br/>

== Ayudas ==
*[[Lo que EcuRed no es|Lo que EcuRed no es‎]]
*[[Para comenzar|Para comenzar]]<br>
*[[Manual de Estilo|Ecured: Manual de estilos]]<br>

[[Category:Ayuda]]

Gestor de Documentos Administrativos eXcriba

2011-11-09T14:54:48Z

Arlheyartjc: /* eXcriba para la Gestión Archivística */

{{Ficha Software
|nombre=Gestor de Documentos Administrativos eXcriba
|familia=
|imagen=EXcriba.jpg|200px
|tamaño=222 X 141 px
|descripción=Sistema de Gestión Documental
|imagen2=
|tamaño2=
|descripción2=
|creador=[[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI)
|desarrollador=UCI
|diseñador=
|modelo de desarrollo=
|lanzamiento inicial=[[marzo]] de [[2010]]
|versiones=2.0 (última versión)
|última versión estable=eXcriba v2.0
|género=
|sistemas operativos=[[Multiplataforma]]
|idioma=Español
|licencia=
|premios=
|web=
}}<div align="justify">
'''Gestor de Documentos Administrativos eXcriba''' o GDA eXcriba, es un sistema basado en el ECM [[Alfresco]], que lleva su contenido a lo largo de su ciclo de vida, permitiendo la gestión de los múltiples documentos de trabajo, ya sean documentos de archivo o administrativos. El GDA eXcriba rige su funcionamiento por normas tales como la Norma [[ISO-15489]] y la [[Norma ISAD(G)]], así como el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos ([[MoReq]]). Es un producto informático genérico, que se ha propuesto desde su comienzo el cumplimiento cabal de normas, desde su concepción hasta la personalización y despliegue del producto mediante soluciones a la medida en distintas organizaciones.
<br/>
==Antecedentes==
<p>Desde la década del [[1990]] las empresas e instituciones, así como el hombre en el plano personal, se han preocupado por el constante incremento de la información que se maneja a diario en la sociedad sin importar su procedencia o destino. Las entidades de la administración pública son las que fundamentalmente se ven en el centro de este fenómeno que es el aumento indiscriminado de la producción documental, al cual los archiveros y profesionales de la tecnología han dado solución, en alguna medida, con el desarrollo de [[Sistemas de Gestión Documental]] que permitan un control y tratamiento uniforme de la documentación administrativa.</p>
<p>Si bien ha proliferado la producción documental, ha cobrado también un auge extraordinario el desarrollo de sistemas para la gestión de documentos, sin embargo, no todos cumplen con las exigencias de las modernas administraciones. La tendencia actual es al desarrollo de sistemas híbridos que gestionen los documentos soportados tanto en papel como en formato electrónico y que su gestión comience desde el propio acto de creación hasta su disposición final o permanente en un [[Archivo Histórico]]. Esta situación ha dado lugar al surgimiento de los llamados Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos que en la actualidad cumplen con estrictos requisitos para otorgar el grado de confiabilidad necesario que requieren los nuevos soportes documentales. La [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI), partiendo de sus objetivos, recursos humanos, tecnológicos y la importancia que le confiere a la gestión documental, se propuso el desarrollo de un software para la gestión de los documentos administrativos llamado '''eXcriba'''.</p>
<p>Hacia [[marzo]] del año [[2010]] un grupo de desarrollo del proyecto eXcriba, perteneciente al Departamento de Gestión Documental y Archivística del Centro de Desarrollo “Gestión de la Información y las Tecnologías Libres” (GEITEL) de la [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI) lanza la primera versión del producto '''eXcriba v1.0'''.</p>

==Solución de Software==
<p>El objetivo principal del producto es automatizar los procesos documentales y archivísticos que se ejecutan dentro de cualquier entidad, desde la elaboración de un documento en su fase de inicio hasta su conservación o expurgo en el [[Archivo de Gestión]], incluyendo todas las acciones sobre los documentos tales como: crear, clasificar, describir mediante la [[Norma ISAD(G)]], control de versiones, definir Tipologías Documentales, gestionar flujos documentales, almacenar documentos en diferentes formatos electrónicos, gestionar los trámites de los documentos que se generan o reciben, salvaguardar el patrimonio documental y automatizar el [[Cuadro de Clasificación]] entre otras. Este software es la propuesta que se ha optado para implantar el componente tecnológico de un Sistema de Gestión Integral de Documentos y Archivos. El mismo está compuesto por un módulo para la interfaz de usuario (Aplicación Web), el ECM [[Alfresco]] como núcleo del sistema informático y herramientas de apoyo para la administración de la solución como valor añadido. Todos estos componentes enunciados permiten poder llevar a los clientes las bondades que el [[Alfresco]] provee como repositorio documental y a la vez ofrecerles una interfaz amigable para interactuar entre el usuario y el software. Veamos a continuación algunas de las funcionalidades y usuarios potenciales a los que está dirigida la solución de software. </p>
===Definición del término "eXcriba"===
<p>La palabra '''eXcriba''' surge a partir de la palabra '''escriba''', haciendo referencia a los antiguos escribanos, quienes eran los encargados de registrar todos los sucesos de cierta relevancia para constancia de los mismos o posterior consulta y archivo. La sustitución de la '''S''' por la '''X''' se debe al número romano correspondiente al número 10 que identificaba a la antigua '''Facultad 10''' o '''Facultad X''' de la [[Universidad de las Ciencias Informáticas]] (UCI), además de representar la X el uso del [[Sistema Operativo]] [[Linux]], especialidad correspondiente al perfil de formación-producción de dicha facultad.</p>
===eXcriba para la Gestión Documental===
<p>Partiendo de unas de las definiciones de la [[Gestión Documental]] “''Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación''” ([[Ferriol Marchena]], y otros, [[2008]]). Las personas naturales o jurídicas generan documentos en virtud de sus funciones y reflejan el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación. Es por ello que el software eXcriba, permite realizar la gestión de los documentos que se generan o reciben a partir de sus funciones y responsabilidades dentro de una entidad mediante una interfaz de usuario sencilla, cómoda y flexible. El sistema informático está dirigido a todos los usuarios que generan y reciben documentos.</p>

<p>Entre las funcionalidades que brinda el software para la gestión de los documentos
se pueden enunciar:
* Automatización de los flujos documentales
* Gestión de Documentos
* Gestión de Carpetas
* Control de versiones
* Control de acceso y permisos
* Notificaciones
</p>

===eXcriba para la Gestión Archivística===
<p>En el prospecto de funcionalidades que tiene incorporado el software, están incluidas las que son propias de la gestión archivística. Mediante un estudio sobre normas y metodologías internacionales para implantar Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos, eXcriba, se sustenta principalmente en las normas siguientes: Norma [[ISO-15489]], [[DIRKS]], [[MoReq]] y [[Norma ISAD(G)]] entre otros. A continuación se enuncian funcionalidades del software, propias de la Archivística:
* Seguimiento de la auditoría sobre los documentos electrónicos.
* Descripción de fondos documentales, tanto físicos como digitales.
* Gestión de los plazos de transferencias para las series documentales de manera automática.
* Capturar los metadatos de los contenidos desde el momento de su creación, hasta su conservación permanente o destrucción.
* Gestión del [[Cuadro de Clasificación]] (Funcional).
* Gestión de Expedientes.
</p>

==Del software==
===Herramientas de apoyo al software===
El GDA eXcriba posee un paquete de herramientas de apoyo para administrar y configurar el software logrando mayor portabilidad y usabilidad. Estos módulos están orientados a los administradores de la solución integral, a continuación se mencionan algunas de las herramientas:
* Asistente para la creación de modelos de contenidos (Tipologías Documentales).
* Asistente para el manejo de usuarios y grupos de usuarios.
* Asistente para la salva y restaura periódica del software.
===Características técnicas de la solución===
El sistema se compone de varios módulos, los cuales se enuncian a continuación sus características técnicas:

{| class="wikitable" border="1"
|-
! Módulo
! Detalles técnicos
! Descripción
|-
| ECM Alfresco
| Desarrollado en Java. Se utilizó la liberación (release) "Community" de la versión 3.0 del Administrador de Contenidos Empresariales [[Alfresco]][http://www.alfresco.com/es/community/].
| Núcleo del producto de software eXcriba, modificado en correspondencia con las necesidades propias del GDA eXcriba.
|-
| Interfaz Web
| Aplicación web desarrollada con [[PHP]] v5.3.0. Se utilizaron los frameworks [[CodeIgniter]] v1.7.2 del lado del servidor y [[JQuery]] v1.3.2 del lado del cliente.
| Interfaz web sencilla de utilizar que permite la interacción de los usuarios correspondientes con el repositorio documental que proporciona el ECM [[Alfresco]].
|-
| Módulo para la Gestión de Usuarios y Grupos de Usuarios
| Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en [[Java]].
| Aplicación de escritorio que facilita la creación y eliminación de usuarios y grupos de usuarios al repositorio documental.
|-
| Módulo para la Gestión de Tipologías Documentales
| Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en [[Java]].
| Aplicación de escritorio que facilita la gestión de las tipologías documentales correspondientes al tipo de información que se maneja en el repositorio documental, para una mejor estructuración y clasificación de los documentos dentro del repositorio.
|}
===Servicios y bondades de eXcriba===
Conjuntamente con el avance del desarrollo del producto se ha necesitado la prestación de servicios en cuanto a Consultoría de Procesos Documentales, lo cual constituye una necesidad primordial para cada uno de los clientes de eXcriba. Para esto el grupo de proyecto se compone de un equipo de trabajo multidisciplinario, conformado por especialistas en ciencias de la información e industriales, lo que garantiza la calidad del servicio en cuestión.<br/>
A continuación se enuncian algunos de los servicios que presta el equipo de proyecto:
* Cursos de capacitación para la gestión documental y archivos.
* Diseño de procesos documentales:
:* Diagnóstico.
:* Diseño del Cuadro de Clasificación (Funcional, Orgánico, Orgánico funcional).
:* Diseño de las tablas de acceso y permiso.
:* Transferencia y retención documental.
:* Modelación de los flujos documentales y propuestas de mejoras.

El sistema eXcriba se mejora considerablemente el acceso a los documentos, archivos e información de la entidad correspondiente, así como también permite la reutilización de tales documentos y la información contenida en estos y a su vez proporciona una reducción considerable en el tiempo de comercialización.<br/>
De manera general:
* Garantiza la continuidad del negocio las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días de año.
* Permite la colaboración entre los empleados, socios, clientes y en general entre los usuarios que comparten información, de modo que esta puede ser reutilizada, por los demás usuarios.
* Garantiza el cumplimiento legal y regulatorio de los procesos; al menos de los documentos.
* Reduce los costes mediante la racionalización de procesos y la normalización.
==Clientes actuales==
* UCI (Universidad de las Ciencias Informáticas).
* MIC (Ministerio de Informática y las Comunicaciones).
* ENIA (Empresa Nacional de Investigaciones Aplicadas).
* DCH (Empresa de Diseño de Cuidad de la Habana).
* Aduana General de la República de Cuba.
* ARNAC (Archivo Nacional de la República de Cuba).
* ONEI (Oficina Nacional de Estadísticas e Información )
* AGN (Archivo General de la Nación de Venezuela) (Personalización del Producto, falta el despliegue de la solución).

==Impacto social y económico==
La implantación de un producto de software como eXcriba trae consigo una serie de ventajas como se muestra a continuación:
* Garantizar la salvaguarda del patrimonio documental presente y futuro, dado que el tratamiento de los documentos en su primera fase de vida incrementa la calidad en su conservación y posterior difusión.
* Permite optimizar sus procesos de gestión documental dentro de las entidades: Acceso, Búsqueda y Manipulación de documentos.
* Considerables resultados de eficacia y rentabilidad administrativa de todas las operaciones.
* Ahorrar y racionalizar los costes económicos en cuanto a gastos por concepto de materiales de oficina.
* Compartir y aprovechar la información como un recurso colectivo.
Un sistema como este conlleva a una serie de ahorros por conceptos de importaciones de soluciones informáticas que en algunos casos se acerca al millón de dólares.

==Equipo de Desarrollo==
El equipo de desarrollo responsable de la creación del software eXcriba se compone de un colectivo de especialistas en ciencias informáticas, ciencias de la información e industriales los cuales figuran como autores en el registro del producto '''eXcriba v1.0''' en el '''Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba''' (CENDA) con número de registro '''2868-2010'''. A continuación se listan los autores:
* Msc. Adrian Cid Almaguer
* Ing. Misael Fonseca Mata
* Ing. Dayelis Blanco Hernández
* Ing. Maxora Rorayma Castro Pérez
* Ing. Evelio Maikel Medina Manrique
* Ing. Marcel Rodolfo Sánchez Góngora
* Ing. Michel David Suarez
* Ing. Jorge Ariel Salomón Rodríguez
* Ing. Osvanys González Ríos
* Ing. Rafael Espinosa Añel
* Ing. Dianelys García Martínez
* Lic. Lizany Ungo López
* Ing. Pedro Rodriguez Samon
* Ing. Reinier Elejalde Chacón
* Ing. Yenisel Valdés Hernández
* Ing. Enrique Diaz Padrón
* Ing. Javier Martin Rojas
* Ing. Arlhey Herrera Mendoza
* Ing. Leonardo Enrique Reyna Castro
* Ing. Danilo Alberto Caballero Rodríguez
* Ing. Julio Cesar Pompa Puente
* Ing. Rolando Rodríguez Junco
* Ing. Frank Rosales Muñoz

==Fuentes==
*Universidad de las Ciencias Informáticas [http://www.uci.cu]
*Comunidades UCI [http://comunidades.uci.cu]
*Archivo Nacional de Cuba [http://www.arnac.cu/]
*Archivo General de la República (AGN) de Venezuela [http://agn.gob.ve]
*Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba (CENDA) [http://www.cenda.cult.cu]
</div>
[[Category:Software_Libre]]

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-09T14:49:07Z

Arlheyartjc: /* Trabajando actualmente en */

Cuadro de clasificación

2011-11-09T14:28:29Z

Arlheyartjc:

{{Definición
|nombre=Cuadro de Clasificación
|imagen=ClasificationSchema.png
|tamaño=
|concepto='''''Representación gráfica o esquemática del accionar de una entidad u organización dada. Representa la estructura jerárquica resultante de la aplicación de un sistema de clasificación a los documentos de la institución, clasificándolos de lo general a lo concreto (desde el [[fondo documental]] a la [[serie documental]]), respetando el [[Principio de Procedencia]]. El fondo se subdivide en grupos o secciones (o clases) que representan las acciones o funciones de la entidad y a su vez se relacionan jerárquicamente entre sí.'''''
}}El '''Cuadro de Clasificación''', o Esquema de Clasificación en correspondencia con la traducción al español del término en inglés “'''''classification scheme'''''”, constituye el elemento clave de cualquier [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA). Es la agregación estructurada de expedientes, de acuerdo con buenas prácticas, que reflejan las funciones de la actividad en cuestión de una entidad u organización. Define el modo en que los documentos electrónicos de archivo se organizarán en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes.

<div align="justify">
==Definición==
[[Michael Roberge]] define el cuadro de clasificación como "'''''una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos'''''".

==Principios==
La elaboración del cuadro de clasificación se basa en cuatro principios básicos:
* '''Delimitación:''' El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica. Delimitado así el fondo, queda fuera cualquier otro de procedencia ajena.
* '''Unicidad:''' los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.
* '''Estabilidad:''' el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.
* '''Simplificación:''' la simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

==Modelos==
En correspondencia ciertos [[Sistemas de Clasificación]] bien definidos, para la elaboración de un cuadro de clasificación se pueden establecer cuatro diversos modelos, dependiendo de la necesidad preexistente en cada institución y/o archivo a tratar:
* '''Cuadro de clasificación orgánico:''' tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada organización (organigramas) en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, cambiantes estructuralmente de acuerdo con sus propias necesidades, de esta forma permite la modificación y/o actualización constante del cuadro de clasificación.
* '''Cuadro de clasificación funcional:''' este modelo se encuentra ligado con las funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico partiendo de lo misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario y terminando en las actividades propias encomendadas a cada unidad administrativa. Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos. En cuanto a su elaboración este modelo tiene una debilidad bastante clara, parte de las funciones actuales o para cada momento del desarrollo institucional de la organización, estableciendo cronologías e impidiendo la relación de la documentación activa, semi-activa e histórica y restringiendo el diseño de un modelo común o tratamiento estándar para todas las fases de archivo, dando lugar a que su aplicabilidad por lo regular sea para fondos acumulados sin querer decir que este modelo no funcione en otro tipo de fondo.
* '''Cuadro de clasificación orgánico-funcional:''' este modelo ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, como la opción más válida al interactuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y sub-series) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en dos puntos fundamentales: el primero, es que sólo registra las series que le corresponden a cada oficina de acuerdo a unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series que no se encuentren registradas en el propio cuadro y segundo, su actualización y/o modificación es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra.
* '''Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos:''' este último modelo se caracteriza por ser una variación del cuadro funcional, cuya flexibilidad permite la interacción de todas las unidades administrativas al ser un único cuadro, presenta el consolidado de series (generales y específicas). Posee una visión global (secciones y subsecciones), permite compartir información (procedimiento y trámites comunes), hablar el mismo idioma (conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar modificaciones ante la eventualidad de cambios organizacionales, garantizando estabilidad en el tiempo. Su aplicabilidad puede ser para fondos abiertos, cerrados o acumulados al integrar la totalidad de la documentación, sea esta administrativa o histórica e independiente de su fecha de producción y cronología. En cuanto a la debilidad del modelo se encuentra en su implantación la cual es un poco lenta, al requerir verificación constante y formación permanente en su aplicación para todo el personal directivo, asesor, profesional, técnico y auxiliar.

==Estructura==
El cuadro de clasificación, según [[MoReq]] se compone de tres elementos o clases y las unidades documentales en la clases más baja en la jerarquía del cuadro.
* '''Fondo:''' es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
* '''Sección:''' es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
* '''Serie:''' es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento. Se refieren a un tema específico.
* '''Unidad Documental:''' elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento (simple) o por varios que formen un expediente (compuesta).
:• '''Unidad Documental Compuesta (Expediente):''' unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
:• '''Unidad Documental Simple (Documento):''' es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.

==Elaboración==
El cuadro de clasificación debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgánico-funcionales de los sujetos productores.

Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, se deben tomar en consideración:
* Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad.
* Los esquemas de clasificación existentes.
* Los recursos con se cuenta para ello.

Para la correcta formulación de un cuadro de clasificación, como actividad clave dentro la gestión de documentos, se divide el proceso en dos etapas:
* '''Primera etapa:''' se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.
:• '''Identificación:''' consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento debe contemplarse:
::• Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la organización en cuestión.
::• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.
:En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.
:• '''Jerarquización:''' consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación o “relación”, el cual ha de distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes, para ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.
:• '''Codificación:''' la utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.
* '''Segunda etapa:''' consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del Cuadro General de Clasificación Archivística:
:'''Validación:''' se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para el cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.
:• '''Formalización:''' atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva formalización, difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
:• '''Supervisión y asesoría:''' es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del cuadro general de clasificación archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten.
:• '''Capacitación:''' se refiere a las necesidades de especialización en la capacitación, aplicación de operaciones y procedimientos del cuadro general de clasificación archivística.

==Aplicación==
Contando con un cuadro de clasificación bien estructurado de acuerdo a las correspondientes normas descriptivas y de procedimientos, la institución tiene a su merced una poderosa herramienta que le posibilita organizar los documentos de archivo que gestiona dentro del espacio físico de conservación, temporal o definitiva, le permitirá agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio. Facilita la localización conceptual de la documentación, o lo que es lo mismo el acceso a la información contenida en el acervo documental a la vez que también facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

En los [[Sistemas de Gestión Documental]] existe cierta flexibilidad respecto a la utilización o no de un cuadro de clasificación. Tal es así que quienes desarrollan estos sistemas dejan el tema a consideración de la institución que decida utilizar sus servicios, o sea, esta posibilidad se deja “abierta” al criterio de la organización en cuestión. Es válido destacar que la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, si no son de gestión de documentos de archivo, casi nunca legan a utilizar un cuadro de clasificación.

El correcto funcionamiento de una entidad u organización determinada en gran medida depende de una adecuada gestión de la documentación, mientras que esta última debe seguir ciertos requisitos dentro de los cuales se destaca el requisito de "''acceso y disponibilidad de los documentos, el cual obliga al sistema a que los documentos que gestiona puedan ser recuperados, presentados e interpretados cuando se requiera. Para dar cumplimiento a esto se precisa de una eficiente descripción ([[Norma ISAD(G)]]) y clasificación ([[Cuadro de Clasificación]]) de dichos documentos''", teniendo entonces al [[Cuadro de Clasificación]] como instrumento clave dentro del proceso de gestión de documentos.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* Cruz Mundet, José Ramón, ''Manual de archivística''. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 28027, Madrid, 2nd Edition, Julio 1996. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, ISBN 8.1-86168-94-5. Ediciones Pirámide, ISBN 83-368-0860-6.
* Mena Mugica, Mayra. ''Gestión Documental y Organización de Archivos'', volume I. Editorial Félix Varela, 1st Edition, 2005. ISBN 959-258-950-X.
* Heredia Herrera, Antonia. ''Archivística General Teoría y Práctica''. Diputación Provincial de Sevilla, 5th Edition, 1991. ISBN 84-7798-056-X.
* Sierra Escobar, Luis Fernando. ''Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificación Documental (CCD)''. Revista Códice, Universidad La Salle, Colombia, 2(002):83-96, Julio 2006. ISSN 1794-9815.[http://sisinfo.lasalle.edu.co/publicaciones/index.php/codice/article/view/30/html_23]
* Archivo General de la Nación de México. Cuadro general de clasificación archivística. Instructivo para su elaboración, 2004.
</div>
[[Category:Archivística]]

Cuadro de clasificación

2011-11-09T14:14:29Z

Arlheyartjc:

{{Definición
|nombre=Cuadro de Clasificación
|imagen=ClasificationSchema.png
|tamaño=
|concepto='''''Representación gráfica o esquemática del accionar de una entidad u organización dada. Representa la estructura jerárquica resultante de la aplicación de un sistema de clasificación a los documentos de la institución, clasificándolos de lo general a lo concreto (desde el [[fondo documental]] a la [[serie documental]]), respetando el [[Principio de Procedencia]]. El fondo se subdivide en grupos o secciones (o clases) que representan las acciones o funciones de la entidad y a su vez se relacionan jerárquicamente entre sí.'''''
}}El '''Cuadro de Clasificación''', o Esquema de Clasificación en correspondencia con la traducción al español del término en inglés “'''''classification scheme'''''”, constituye el elemento clave de cualquier [[Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo]] (SGDEA). Es la agregación estructurada de expedientes, de acuerdo con buenas prácticas, que reflejan las funciones de la actividad en cuestión de una entidad u organización. Define el modo en que los documentos electrónicos de archivo se organizarán en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes.

<div align="justify">
==Definición==
[[Michael Roberge]] define el cuadro de clasificación como "'''''una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de
un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información, irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos'''''".

==Principios==
La elaboración del cuadro de clasificación se basa en cuatro principios básicos:
* '''Delimitación:''' El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica. Delimitado así el fondo, queda fuera cualquier otro de procedencia ajena.
* '''Unicidad:''' los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.
* '''Estabilidad:''' el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.
* '''Simplificación:''' la simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

==Modelos==
En correspondencia ciertos [[Sistemas de Clasificación]] bien definidos, para la elaboración de un cuadro de clasificación se pueden establecer cuatro diversos modelos, dependiendo de la necesidad preexistente en cada institución y/o archivo a tratar:
* '''Cuadro de clasificación orgánico:''' tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada organización (organigramas) en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, cambiantes estructuralmente de acuerdo con sus propias necesidades, de esta forma permite la modificación y/o actualización constante del cuadro de clasificación.
* '''Cuadro de clasificación funcional:''' este modelo se encuentra ligado con las funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico partiendo de lo misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario y terminando en las actividades propias encomendadas a cada unidad administrativa. Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos. En cuanto a su elaboración este modelo tiene una debilidad bastante clara, parte de las funciones actuales o para cada momento del desarrollo institucional de la organización, estableciendo cronologías e impidiendo la relación de la documentación activa, semi-activa e histórica y restringiendo el diseño de un modelo común o tratamiento estándar para todas las fases de archivo, dando lugar a que su aplicabilidad por lo regular sea para fondos acumulados sin querer decir que este modelo no funcione en otro tipo de fondo.
* '''Cuadro de clasificación orgánico-funcional:''' este modelo ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, como la opción más válida al interactuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y sub-series) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en dos puntos fundamentales: el primero, es que sólo registra las series que le corresponden a cada oficina de acuerdo a unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series que no se encuentren registradas en el propio cuadro y segundo, su actualización y/o modificación es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra.
* '''Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos:''' este último modelo se caracteriza por ser una variación del cuadro funcional, cuya flexibilidad permite la interacción de todas las unidades administrativas al ser un único cuadro, presenta el consolidado de series (generales y específicas). Posee una visión global (secciones y subsecciones), permite compartir información (procedimiento y trámites comunes), hablar el mismo idioma (conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar modificaciones ante la eventualidad de cambios organizacionales, garantizando estabilidad en el tiempo. Su aplicabilidad puede ser para fondos abiertos, cerrados o acumulados al integrar la totalidad de la documentación, sea esta administrativa o histórica e independiente de su fecha de producción y cronología. En cuanto a la debilidad del modelo se encuentra en su implantación la cual es un poco lenta, al requerir verificación constante y formación permanente en su aplicación para todo el personal directivo, asesor, profesional, técnico y auxiliar.

==Estructura==
El cuadro de clasificación, según [[MoReq]] se compone de tres elementos o clases y las unidades documentales en la clases más baja en la jerarquía del cuadro.
* '''Fondo:''' es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
* '''Sección:''' es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
* '''Serie:''' es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento. Se refieren a un tema específico.
* '''Unidad Documental:''' elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento (simple) o por varios que formen un expediente (compuesta).
:• '''Unidad Documental Compuesta (Expediente):''' unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
:• '''Unidad Documental Simple (Documento):''' es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.

==Elaboración==
El cuadro de clasificación debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgánico-funcionales de los sujetos productores.

Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, se deben tomar en consideración:
* Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad.
* Los esquemas de clasificación existentes.
* Los recursos con se cuenta para ello.

Para la correcta formulación de un cuadro de clasificación, como actividad clave dentro la gestión de documentos, se divide el proceso en dos etapas:
* '''Primera etapa:''' se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.
:• '''Identificación:''' consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento debe contemplarse:
::• Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la organización en cuestión.
::• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una dependencia o entidad con otra.
:En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.
:• '''Jerarquización:''' consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación o “relación”, el cual ha de distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes, para ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.
:• '''Codificación:''' la utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.
* '''Segunda etapa:''' consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del Cuadro General de Clasificación Archivística:
:'''Validación:''' se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para el cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.
:• '''Formalización:''' atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva formalización, difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
:• '''Supervisión y asesoría:''' es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del cuadro general de clasificación archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten.
:• '''Capacitación:''' se refiere a las necesidades de especialización en la capacitación, aplicación de operaciones y procedimientos del cuadro general de clasificación archivística.

==Aplicación==
Contando con un cuadro de clasificación bien estructurado de acuerdo a las correspondientes normas descriptivas y de procedimientos, la institución tiene a su merced una poderosa herramienta que le posibilita organizar los documentos de archivo que gestiona dentro del espacio físico de conservación, temporal o definitiva, le permitirá agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio. Facilita la localización conceptual de la documentación, o lo que es lo mismo el acceso a la información contenida en el acervo documental a la vez que también facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

En los [[Sistemas de Gestión Documental]] existe cierta flexibilidad respecto a la utilización o no de un cuadro de clasificación. Tal es así que quienes desarrollan estos sistemas dejan el tema a consideración de la institución que decida utilizar sus servicios, o sea, esta posibilidad se deja “abierta” al criterio de la organización en cuestión. Es válido destacar que la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, si no son de gestión de documentos de archivo, casi nunca legan a utilizar un cuadro de clasificación.

El correcto funcionamiento de una entidad u organización determinada en gran medida depende de una adecuada gestión de la documentación, mientras que esta última debe seguir ciertos requisitos dentro de los cuales se destaca el requisito de "''acceso y disponibilidad de los documentos, el cual obliga al sistema a que los documentos que gestiona puedan ser recuperados, presentados e interpretados cuando se requiera. Para dar cumplimiento a esto se precisa de una eficiente descripción ([[Norma ISAD(G)]]) y clasificación ([[Cuadro de Clasificación]]) de dichos documentos''", teniendo entonces al [[Cuadro de Clasificación]] como instrumento clave dentro del proceso de gestión de documentos.

==Fuentes==
* Comunidades Europeas. ''Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq''. Cornwell Affiliates plc, 2001.[http://cornwell.co.uk/moreq]
* Cruz Mundet, José Ramón, ''Manual de archivística''. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 28027, Madrid, 2nd Edition, Julio 1996. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, ISBN 8.1-86168-94-5. Ediciones Pirámide, ISBN 83-368-0860-6.
* Mena Mugica, Mayra. ''Gestión Documental y Organización de Archivos'', volume I. Editorial Félix Varela, 1st Edition, 2005. ISBN 959-258-950-X.
* Heredia Herrera, Antonia. ''Archivística General Teoría y Práctica''. Diputación Provincial de Sevilla, 5th Edition, 1991. ISBN 84-7798-056-X.
* Sierra Escobar, Luis Fernando. ''Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificación Documental (CCD)''. Revista Códice, Universidad La Salle, Colombia, 2(002):83-96, Julio 2006. ISSN 1794-9815.[http://sisinfo.lasalle.edu.co/publicaciones/index.php/codice/article/view/30/html_23]
* Archivo General de la Nación de México. Cuadro general de clasificación archivística. Instructivo para su elaboración, 2004.
</div>
[[Category:Archivística]]

Usuario:Arlheyartjc

2011-11-09T01:51:28Z

Arlheyartjc:

{{Ficha_Usuario_(avanzada)
|imagen=Arlhey_03.jpg
|apellidos=Herrera Mendoza
|nombre=Arlhey
|nivel=Universitario
|título=Ingeniero en Ciencias Informáticas
|temas=[[Informática]], [[Archivística]]
|institución=Joven Club de Computación y Electrónica San Cristóbal I
|municipio=[[San Cristóbal]]
|provincia=[[Artemisa]]
|país=Cuba
}}

<br/> '''Colaborador: sancristobal1_jc'''

== Trabajando actualmente en ==
*[[MoReq|MoReq]]<br/>
*[[ISO-15489|ISO-15489]]<br/>

== Mis contribuciones ==

==Páginas Nuevas==
*[[Norma_ISAD(G)|Norma ISAD(G)]]<br/>
*[[Cuadro_de_Clasificación|Cuadro de Clasificación]]<br/>
*[[Gestor_de_Documentos_Administrativos_eXcriba|Gestor de Documentos Administrativos eXcriba]]<br/>

== Ayudas ==
*[[Lo que EcuRed no es|Lo que EcuRed no es‎]]
*[[Para comenzar|Para comenzar]]<br>
*[[Manual de Estilo|Ecured: Manual de estilos]]<br>

[[Category:Ayuda]]