Clasificación documental

Clasificación documental Concepto: Labor intelectual de identificar y estructurar de manera lógica, en consecuencia con normas y estándares, la información referente a las instituciones, a través de un sistema de clasificación

Clasificación documental, parte de principios y conceptos bien delimitados, facilitando la disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados al accionar de una entidad u organización dada.

Conceptualización

Ordenación y clasificación

En la bibliografía referente a la archivística se usa y en ocasiones se abusa de los conceptos de ordenación y clasificación indistintamente, sobre todo en el marco profesional. Tal ambigüedad de conceptos o confusión resulta extraña puesto que en cualquier ámbito, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significados. Sin embargo hay razones que explican tal confusión mas no la justifican. Una razón bien puede deberse al hecho constatado de la simultaneidad de ambas operaciones en la producción documental de archivos administrativos, o quizás también al empeño de los archiveros de huir de la similitud con la terminología bibliotecaria: eluden la palabra clasificación sustituyéndola por la palabra ordenación. Pero ha habido un sector de la profesión que, distinguiendo claramente una y otra ha hecho la sustitución de clasificación por organización para contraponerla a ordenación. Otra razón esta dada por el uso de la frase “orden natural” de los documentos que luego se trata de concretar sólo a esa operación física, más mecánica que lógica como lo es la ordenación, a diferencia de la clasificación que es una actividad profunda e intelectual.

En interés de la entidad se necesita conservar la información de tal modo que sea fácil localizar determinado documento o expediente, para lo cual la información debe estar debidamente clasificada y dentro de su clase convenientemente ordenada. Entiéndase que clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos, mientras que ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la fecha, el alfabeto, el tamaño o el número. Igualmente se puede afirmar que la clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las “secciones de fondo”, pero la ordenación ha de realizarse sobre los documentos de cada serie. Además la clasificación se hace siempre de la misma forma, sólo resultará diferente en razón de los objetos o sujetos que se clasifican. La ordenación también responde siempre al mismo planteamiento y su diversidad dependerá de la “unidad de orden” elegida que determinará los distintos tipos de ordenación. Quedando entonces por sentado que ambas actividades específicas y distintas son complementarias y consecutivas, donde la suma de ambas constituye lo se conoce como organización documental.

Por cuanto quedan conformadas las siguientes concepciones:

• Ordenación: dícese de la operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.
• Clasificación: operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.
• Organización: proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

Clasificación

Etimológicamente clasificar procede del latín “classis facere”, hacer clases (Diccionario de la Real Academia Española - DRAE), pero desde el punto de vista de la archivística se entiende como “agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden natural”.

De lo anterior se desprende que los agregados documentales o clases vienen dadas por aquella entidad o persona que crea o genera los documentos, como producto de su accionar o desempeño y en tal sentido la clasificación está implícita en el origen de estos. Sin embargo esto no es del todo suficiente, puesto que los entes no son estáticos en el tiempo y evolucionan su estructura así como sus funciones, niveles de competencia y procedimientos, aflorando la necesidad del establecimiento de un sistema de clasificación válido para todos los documentos de un fondo, sean cuales sean las estructuras, funciones y procedimientos de quien los crea.

Por cuanto la clasificación documental no es más que la labor intelectual de identificar y estructurar de manera lógica, en consecuencia con normas y estándares, la información referente a las instituciones, a través de un sistema de clasificación. Lo cual facilita la disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados al accionar de la entidad en cuestión.

Principios de clasificación

Siguiendo de cerca el análisis de Schellenberg (Theodore Roosevelt Schellenberg (1903-1970) “Modern archives; principles and techniques”) se tienen los siguientes principios de notable consideración a la hora realizar una correcta clasificación documental:

• La clasificación es anterior a la ordenación.
• Una clasificación debe ser consistente: es muy importante que los niveles sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mismo nivel se han de incluir sólo funciones o actividades o materias. Así si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden mezclar con funciones o actividades o con Órganos que corresponderían a las secciones y subsecciones.
• En un cuadro de clasificación debe huirse de encabezados como: misceláneo o varios.
• Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias subdivisiones.
• Los documentos se pueden clasificar por funciones:

• a) En los archivos administrativos tal clasificación será establecida a posteriori y no a priori, es decir, la función determinará la clase y no a la inversa. Las clases se crearán según la experiencia pruebe su necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentos en el desarrollo de las funciones. A medida que la función se despliegue en actividades, la clasificación se dividirá en igual número de subclases (secciones y subsecciones funcionales).
• b) En los archivos históricos la clasificación suele venirnos dada, pero puede rehacerse si existen defectos, después de un estudio concienzudo de las funciones de la entidad. Pero la reclasificación se adoptará en un cuadro aparte, sin alterar la ordenación numérica que de antiguo tengan las unidades de instalación.

• Los documentos también pueden clasificarse con relación a los Órganos de una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones orgánicas).
• Los documentos deben clasificarse sólo en casos excepcionales por materias o asuntos.

Sistemas de clasificación

A la hora de clasificar un fondo documental o fondo de archivo se deben tomar en consideración tres aspectos o elementos importantes a decir Theodore Roosevelt Schellenberg:

• Las acciones a las que se refieren los documentos en su contenido, en correspondencia con las atribuciones de la organización. Tales acciones pueden manifestarse de tres formas: las funciones que son las atribuciones encomendadas o señaladas a la institución para que realice y cumpla los fines para los que fue creada, el conjunto de actividades que se originan a partir de dichas funciones y cuya puesta en marcha dan paso a la realización de unos servicios en aras de cumplimentar la finalidad de las primeras y por último el conjunto de trámites o negociaciones relativas a poner en marcha la actividad correspondiente y que constituyen lo que se conoce como series documentales.

• La estructura orgánica de la institución. Los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organización. La entidad normalmente se subdivide en dependencias (secciones administrativas, negociados, oficinas) a cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la función.

• Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos. Este elemento no se deriva directamente de la institución, sino de la percepción que se tenga de la misma.

A partir de las aspectos previos se determinan, en correspondencia con cada uno de ellos, los siguientes sistemas de clasificación:

• Clasificación Funcional: se agrupan los documentos de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Se analizan las actividades o funciones que realiza la institución.
• Clasificación Orgánica: las series se agrupan correspondientemente con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades u otros. Se alude a las series, porque en este caso también los expedientes se agrupan según la actividad de la que son resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más amplias. Los documentos no surgen en cualquier lugar de la institución sino dentro de cada una de las estructuras organizativas en las que se distribuyen las funciones y actividades.
• Clasificación por materias: resultado del análisis del contenido o temática de los documentos.

Según la Norma ISO 15489-1 los sistemas de clasificación son “aquellos sistemas que se encargan o posibilitan la identificación sistemática y organización de las actividades de una organización y/o de los documentos en categorías, que se representan en un sistema de clasificación de acuerdo con convenciones lógicamente estructuradas, métodos y reglas”. Consecuentemente son sistemas que dividen un dominio de la realidad en una serie ordenada de clases y subclases, partiendo de la general a lo particular, facilitando la recuperación de información.

Para una adecuada Clasificación documental se debe seleccionar el sistema de clasificación que más se ajuste a las necesidades e intereses de la entidad u organización correspondiente. Tal selección está condicionada por la necesidad imperativa en cada institución en particular, así como también por el análisis que se realice a la documentación que se gestiona en la misma. No obstante para un correcto proceso de clasificación en la entidad antes de aplicar uno u otro sistema se deben tomar en consideración ciertos criterios que propone Theodore Roosevelt Schellenberg:

• Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo.
• Debe ser objetivo, o sea, que la clasificación no dependa tanto de la percepción que el archivero pueda tener cuanto de aspectos inequívocos.
• Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.

Fuentes

• Antonia Heredia Herrera. Archivística General Teoría y Práctica. Diputación Provincial de Sevilla, 5th edition, 1991. ISBN 84-7798-056-X
• Subdirección General de los Archivos Estatales de Madrid. Diccionario de Terminología Archivística. 2nd edition, 1995. ISBN 84-8181-066-5
• José Ramón Cruz Mundet. Manual de Archivística. Juan Ignacio Luca de Tena, 15, 28027, Madrid, 2nd edition, Julio 1996. ISBN 8.1-86168-94-5(F.G.S.R.) and 83-368-0860-6 (Pirámide)