Protocolo
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El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía internacional. A todos aquellos que desarrollan su labor en el campo de las relaciones internacionales, le es indispensable el conocimiento de las reglas de Protocolo para poder utilizarlas como método y técnica de su trabajo y así lograr que dichas relaciones se realicen en un ambiente moral y en condiciones que no entorpezcan su desarrollo.
Sumario
Conceptos
Ceremonial es un conjunto de formalidades que reglamenta las relaciones entre altas autoridades y personalidades en las ceremonias y actos, de acuerdo a un principio de igual jurídica, dando a cada uno de los participantes el privilegio y las inmunidades a las que tienen derecho. El Ceremonial es un elemento de orden creado para evitar fricciones y resolver divergencias.
La Etiqueta comprende las reglas lógicas para manejar las relaciones con nuestros semejantes. En otras palabras son las reglas de cortesía y buenos modales indispensables para suavizar las no siempre fáciles relaciones personales. Cuanto más las apliquemos a nuestros actos diarios, tanto mejor contribuirán al éxito de cada persona.
Tan importante como hablar de forma correcta, vestir de forma adecuada, etc. Es saber cómo presentar a otras personas. Muchos de los encuentros, tanto en la calle, como en cualquier tipo de acto, suelen requerir de presentaciones previas. Hay que conocer los puntos básicos que regulan este tipo de actuaciones. Quién presenta a quien, como, cuándo, etc. Aunque, habitualmente lo hacemos y se supone que bien, no nos sobra conocer algo más sobre este tema tan importante.
Normas
La Cortesía
La cortesía es indispensable en el ámbito laboral; existen ciertas diferencias entre el comportamiento social y el que se utilizará en el lugar de trabajo, lo que no significa que el trato hacia los subordinados sea menos cortés, sino que es diferente. La cortesía se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, más que en las fórmulas clásicas; no es necesario pedir permiso para entrar o retirarnos de algún lugar o reunión.
-Dado la cantidad de mujeres que trabajan ha modificado el tratamiento social que se les imparte, para pasar a ser tratadas prácticamente con la misma cortesía con la que un señor trata a sus colegas hombres.
-Dentro de las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.
-El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa la empresa, o en la que se mueven las personas. También influirá en la actitud general de un funcionario el eventual contacto con el público y clientes, y sobre todo lo hará la política interna de la empresa. Generalmente son los directores de éstas quienes marcan el estilo de la vestimenta y, como dada empresa es un mundo diferente, lo ideal será que al incorporarnos a un nuevo trabajo observemos cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella.
-También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones imprevistas; en una palabra, que tengamos una buena dosis de sentido común.
Otro punto importante dentro de la convivencia laboral será el buen humor, el saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Será mucho más fácil lograr un mejor rendimiento de nuestros colaboradores si los tratamos gentilmente, si tenemos en consideración cada personalidad y actuamos de acuerdo con ello.
-Es la manera correcta que han de tener para dirigirse los miembros de las instituciones, tanto entre sus pares como frente a terceros. La precedencia estará encabezada por los fundadores de la organización y se regirá de acuerdo al organigrama de cada ente en especial.Entre personas que tienen la misma jerarquía, es frecuente que se produzcan roces, por lo que los individuos con fuertes personalidades deberán ser más controlados y cuidadosos, ya que aún sin intención, podrían avasallar a sus compañeros.Cuando se desee tener una reunión, lo correcto será que el que tenga la iniciativa vaya, o llame, al escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser que nos esté visitando alguien cuyo aporte sea de interés para el tema común. Si esta reunión fuera formal, un hombre deberá ponerse de pie cuando entre su colega, lo saludará y presentará a los visitantes, indicándole un asiento antes de sentarse nuevamente.De esta manera el visitante notará que quien acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma jerarquía de quién preside la reunión.No es correcto recibir a una persona y hacerla esperar frente a nosotros mientras hablamos por teléfono, acortaremos la conversación y pediremos que no nos pasen llamadas a fin de concentrarnos en nuestro visitante. En general los subordinados deben aceptar y seguir lo que indiquen y decidan los superiores. Si hay alguna discrepancia o bien alguna idea que pueda mejorar la ejecución de la tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se sobrecargue de tareas a un dependiente. Ante la existencia de subordinados, siempre deberán ser tratados con corrección, amabilidad y respeto, siendo conscientes de sus horarios de salida, evitando organizar reuniones o juntas sobre esas horas.La decisión de pasar del tratamiento de utilizar el apellido de una persona a usar su nombre de pila dependerá de quién tenga mayor jerarquía.
-En el primer contacto comercial con otra persona será incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es dar el mismo tratamiento recíprocamente, las excepciones están dadas por:
a.Cuando exista gran diferencia de edad.
b.Cuando el dependiente pida que lo llamen por su nombre de pila.
c.Cuando la relación entre jefe y subordinado sea informal.
d.Sin embargo delante de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen corporativa.
Etiqueta
Será muy importante que al tener la entrevista definitoria en una empresa observemos cuidadosamente el grado de formalidad en el vestir, analizando sobre todo a aquellos que tienen el mismo status que el cargo que ocuparemos.
-Ante cualquier tipo de duda los hombres usarán (traje oscuro), preferentemente oscuro, o bien saco y corbata, de colores sobrios. En el primer caso me refiero a situaciones formales y en el segundo informales o menos formales.
-Las mujeres ejecutivas o empresarias estarán muy atentas a que su ropa sea de la mejor calidad posible, discreta, poco escotada y para nada provocativa; no olvidando el cuidado del peinado y de las manos para que estén en perfecto orden.
En situaciones en las que se encuentran reunidas personas de procedencia diferente, en la que puedan reflejarse distinciones en los hábitos culturales, se debe ser muy respetuoso. Los grupos presentes deben hacer un esfuerzo por comprender las normas de educación de los demás e intentar no transgredirlas. Si entre las actividades que enfrenta como empresario está la de viajar a países de hábitos diferentes a los nuestros, es su obligación documentarse debidamente sobre las normas y modales del lugar y cultura a la que se dirige.
Protocolo Empresarial
Las tendencias globalizadoras imperantes y el auge del sector empresarial dominan el ámbito de las relaciones humanas, presentando características especiales que les imprimen un ritmo acelerado, y exigen comportamientos adecuados que respondan a las nuevas condiciones. Así, al emerger las empresas como actores principales de la vida cotidiana, se requiere cada vez más de personal altamente calificado en todas sus facetas de actividad, entre las que destaca el protocolo.
Es interesante resaltar que el protocolo en las empresas debe ser objeto de especial atención y, por tanto, estar a cargo de personal especializado. En toda corporación donde los directivos deseen proyectar una imagen de seriedad y de eficiencia, así como de competitividad con cualquier homólogo nacional o extranjero, es una necesidad atender a las prácticas protocolarias en todos los aspectos de las relaciones humanas dentro y fuera de la institución.
La atención al protocolo es conveniente en todas las áreas; sin embargo, se hace indispensable en los espacios destinados a los mandos altos y medios. En la práctica, se presentan a menudo situaciones importantes que requieren de conocimientos especializados sobre funciones protocolares para enfrentar y resolver diversas situaciones con prontitud, eficiencia y buen juicio. Dentro de la organización de una empresa es menester contemplar la infraestructura necesaria que pueda responder a los diferentes retos que las relaciones, cada vez más complejas, vayan presentando.
Como se comprenderá, las vertientes de aplicación del protocolo dentro de las labores empresariales ofrecen en su práctica una gama bastante amplia de aspectos interesantes. En este trabajo, por considerarlas de mayor importancia, abordaremos las siguientes:
a) El ejecutivo, su imagen y su proyección en el mundo. empresarial;
b) La precedencia interna y externa.
c) La comunicación verbal y escrita dentro y fuera de la corporación.
d) Las citas de negocios.
e) El saludo y las presentaciones entre ejecutivos.
f) El comportamiento de los ejecutivos en la empresa.
g) El comportamiento de altas autoridades y de ejecutivos de mandos medios en los viajes de negocios.
Reuniones
Las reuniones son muy útiles siempre y cuando se tenga claro el objetivo que se quiere alcanzar. Es un acercamiento de compañeros en los que se tratan de poner puntos en común.
La sala donde se celebre también es importante, una buena luz, ventilación y equipamiento (ordenadores, calculadores o todo aquello que sea necesario) son clave para una buena predisposición a la hora de atenderse los unos a los otros. Si la reunión fuese muy larga o muy formal, es conveniente disponer de un servicio de cafetería y algún aperitivo, para reponer energías y no hacerlo pesado. Presentaciones- Las precedencias a la hora de presentar son muy importantes. La persona de inferior categoría debe ser presentada a la de mayor. Si tienen la misma categoría, se seguirá la norma de la edad: la de menor edad es presentada a la de mayor edad. Si tienen misma categoría y misma edad; el hombre será presentado a la mujer.
Toda variable adicional que ayude a potenciar nuestra imagen, es doblemente necesaria dada la crisis productiva por la que atraviesa nuestro país. El ceremonial, la etiqueta , el protocolo oficial y empresarial son los instrumentos que una organización requiere para ser eficiente y particularmente para un país que como la Argentina necesita aumentar su potencial exportador.
Véase también
Bibliografía
- Debrett - Nuevo Tratado de Etiqueta y reglas sociales - EDAF, Madrid; 1984.
- Lopez Nieto, Francisco - Manual de Protocolo - Ariel, 1995.
- Lozano, Fernando - Manual práctico de Relaciones Públicas - Edita: Revista Internacional de Comunicación y Relaciones Públicas.
- Cuadros y mapas conceptuales elaborados por el Profesor Licenciado en Relaciones Públicas Luciano E. Perrotti.
