Versat Sarasola
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Versat Sarasola, es un sistema de gestión contable-financiero, representa un ejemplo de sustitución de importaciones en materia de aplicaciones informáticas.
Se reconoce como el primer sistema cubano de gestión contable-financiera autóctono y más versátil, pues facilita trabajar con la dualidad de moneda, manejar los presupuestos, entre otras potencialidades que lo hacen extenderse rápidamente incluso fuera de las fronteras cubanas, donde haya alguna representación de la Isla.
Este software es hoy un producto maduro, altamente configurable y de resultados comprobados, tanto en el sector empresarial como presupuestado. Su amplia generalización por todo el territorio demuestra la aceptación y confianza de los especialistas y usuarios en general, así como las fortalezas de contar con un equipo que garantiza su desarrollo y la atención cercana al cliente asegurado por una empresa de prestigio y conocimientos.
Sumario
¿Por qué se llama así?
Toma el nombre de Versat por la versatilidad y Sarasola, a partir del apellido de un experimentado contador, a quien se le deben valiosos aportes en el campo de la economía.
Sus orígenes
Su necesidad se hizo impostergable a finales de los noventa, cuando el Ministerio del Azúcar (MINAZ) inició la búsqueda de un software integrado para automatizar su actividad económica, contable y financiera. Un sistema holandés parecía colmar todas las expectativas. Se llamaba EXACT, pero solo su licencia superaba los 1,5 millones de dólares. Con los gastos de implantación y actualización, la cifra ascendía a los 2,5 millones.
Por ese entonces, la filial en Villa Clara de TEICO, la empresa del MINAZ encargada de la Informática y las Comunicaciones, aglutinó y mejoró un grupo de programas aislados (Contabilidad; Finanzas; Control de Inventarios; Control de Medios Básicos; Nómina de Salarios; Planificación). En julio de 1999 comenzó la elaboración del VERSAT Sarasola. Dos años después, el central George Washington se convertía en la primera entidad que utilizaba el sistema.
Principales característic
- Flexibilidad en la apertura de las cuentas y sus análisis en las Unidades Contables, a partir de un nivel definido en el Clasificador de Cuentas en la entidad, para garantizar el registro contable en dependencia de las necesidades objetivas de cada una.
- Contabiliza, en cada uno de los Subsistemas, las operaciones que allí se generan y almacena temporalmente los comprobantes hasta que sean asentados por la Contabilidad una vez verificada la corrección de los mismos.
- Permite trabajar con volúmenes de unidades físicas, lo cual posibilita el cálculo y ajuste de los costos de las producciones y servicios de forma automatizada.
- Permite el análisis de los resultados económico – financieros de la entidad y de cada uno de los eslabones de dirección, en forma automatizada.
- Tiene mecanismos para generar asientos patrones o recurrentes, los cuales agilizan todo el proceso de clasificación y registro de las operaciones contables y garantiza la correcta contabilización de los documentos primarios y otras operaciones, a partir de una definición previa de las cuentas, análisis y centros de costos por trabajadores de mayor conocimiento de la actividad económica.
- Están previstos dos métodos para depreciar los Activos Fijos.
- Se tiene implementada la «multimoneda», para revalorizar los fondos de caja y de banco, las obligaciones de cobro o de pago y los estados financieros en una fecha y con una tasa de cambio determinada. Además posee la «dualidad monetaria», vigente en nuestro país, pero también la posibilidad de su eliminación, cuando esta acción sea indicada.
- Proporciona reportes y mensajes que alertan sobre problemas y otros aspectos de las actividades financieras, de inventarios, de activos fijos, etc.
- Controla la recepción y emisión de créditos bancarios y los intereses que los mismos generan, efectuando su cálculo de forma automatizada.
- Permite definir las diferentes formas de pago de salarios con los impuestos salariales y empresariales que puedan utilizarse en una entidad, lo que agiliza el proceso de elaboración de las nóminas y garantiza la calidad de los cálculos efectuados.
- Garantiza trabajar en diferentes ejercicios y períodos contables a la vez y obtener resultados aún cuando no se encuentren asentados los comprobantes en la Contabilidad.
- Establece conciliaciones internas entre los distintos Subsistemas, como una de las posibilidades reales de garantizar el control interno y cuadre de la composición de los saldos de las cuentas controladas por éstos y los que muestra la Contabilidad General.
- Posibilita el proceso de planificación a partir de una concepción financiera de la misma y sobre la base de las fichas de costos de los productos y servicios fundamentales, creando las bases para el análisis de los resultados al cierre de un período o ejercicio económico.
- Permite emitir informaciones a organismos o instituciones superiores desde los niveles inferiores de dirección (Unidades Contables).
- Posibilita obtener información financiera para proyectar los flujos de cajas y la utilización priorizada de los recursos financieros disponibles.
Estructura
El Software incluye 10 módulos:
- Contabilidad General.
- Costos y Procesos.
- Finanzas, Caja y Banco.
- Inventarios.
- Activos Fijos.
- Facturación.
- Nómina de Salarios.
- Planificación.
- Configuración.
- Complementos.
El resultado es un sistema integral, que se actualiza constantemente en función de nuevas demandas y viabiliza, sin dudas, la organización y el control en el área económica.
A los módulos puede accederse a través de un menú, desde la bandeja del sistema (como se muestra en la Imagen 1), o a través de una ventana en el escritorio (Imagen 2).
Esta ventana puede alternarse con una barra en la parte superior del escritorio (Imagen 3)
Características
Una de las principales características del VERSAT resulta su confiabilidad, indica Mesa. El programa tiene diferentes subsistemas. En el momento de configurar, la dirección de la empresa determina quién tiene acceso a cada uno. "Si voy a revisar un hecho económico, a pasar un comprobante o una factura, tengo que dar mi clave y la operación queda registrada a nombre mío", agrega. Además, una vez que se ha "cerrado" un mes, los datos son irreversibles. "Puedo consultarlo todo; nunca cambiar algo. El ser humano está sujeto a errores. Por eso el VERSAT contempla la posibilidad de hacer rectificaciones.
- Herramienta para la planificación económica, el control y el análisis de gestión.
- Diseñado para su empleo en cualquier tipo de entidad empresarial o presupuestada.
- Permite llevar el control y registro contable individual de todos los hechos económicos que se originan en las estructuras internas de las entidades, así como exponer el estado financiero y toda la información económica y contable en este universo.
- Se estructura en un grupo de subsistemas en los cuales se procesan y contabilizan los documentos primarios, donde se anotan los movimientos, los recursos materiales, laborales y financieros que se utilizan en una entidad.
- Se logra establecer un proceso de interacción usuario-sistema.
- Rapidez y fiabilidad, a partir de la configuración del proceso de contabilización de los documentos primarios y de las propias posibilidades de trabajo contenidas en cada subsistema.
Generalidades del Sistema
El proceso de desarrollo de las relaciones económicas que se establecen, tanto en el plano nacional como en el internacional, así como de las tecnologías de la producción y las comunicaciones, ha originado un incremento sustancial en el volumen y complejidad de las operaciones contables que se registran y en las relaciones financieras que se establecen como resultado del proceso de compraventa de bienes y servicios entre las entidades y entre éstas y otros sectores sociales, lo que ha obligado durante años a emplear cantidades elevadas de personal para poder realizar el trabajo que se genera con el consiguiente costo en dinero, tiempo, rapidez y calidad del resultado obtenido.
Esta situación motivó la necesidad de aprovechar el surgimiento de la computadora como el medio imprescindible para humanizar el trabajo y lograr el control de estos procesos de forma rápida y segura, pero que a la vez permita crear nuevas alternativas para el trabajo de los especialistas del área económica en cuanto a la obtención de resultados para el análisis, a partir de la información existente y las magníficas posibilidades que ofrecen los medios computarizados.
No obstante es necesario, no sólo contar con estos medios, sino también con software que den respuesta a las necesidades de procesamiento y que sean capaces de ofrecer la información que exige el desarrollo actual de las técnicas de gestión económica. El sistema económico integrado Versat-Sarasola, le ofrece al usuario la posibilidad de contar con un instrumento seguro, rápido, eficaz y de fácil manejo para la planificación, control y el análisis de la gestión económica. Ha sido diseñado para ser utilizado en cualquier entidad y permite llevar el control y el registro contable individual de todos los hechos económicos que se originan en las estructuras internas de las mismas y obtener los estados financieros y análisis económicos y financieros en estos niveles.
Se estructura en un grupo de subsistemas que procesan y contabilizan los documentos primarios donde se anotan los movimientos de los recursos materiales, financieros y laborales que se utilizan en una entidad Cada uno de estos subsistemas, con sus características, alcance y contenido para el control de los recursos, tienen su propio manual de explotación que se distribuye con la aplicación, por lo que en éste solamente se muestra una idea general para su conocimiento y posible interés en utilizarlo teniendo en cuenta lo aquí descrito.
Beneficios que aporta
Al evitarse la importación del sistema foráneo, el país se ahorró un millón 186 mil dólares que costaban las licencias, más la labor de consultoría, atenciones y otros gastos», argumenta Cabrera.
Fuentes
- Curso de Implementación del Versat Sarasola
- Teico. Manual de Implantación del Versat Sarasola.
