Banquete
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Aunque el objetivo genérico de cualquier banquete es la reunión en torno a una mesa y el deleite común de los sentidos, suelen tener un propósito particular, festivo o de celebración, vinculado a alguna ceremonia, especialmente los eventos familiares como las bodas o los banquetes funerarios. La importancia de un banquete se mide, por un lado, por la calidad o cantidad de los manjares y las bebidas y el número de los platos; y por otro por el número de invitados o comensales. La persona que convoca, organiza y corre con los gastos del banquete se denomina anfiftrión y puede o no coincidir con el homenajeado, aquél a quien el banquete se dedica, que debe ser el principal agasajado.
Sumario
- 1 Historia
- 2 Los Banquetes se clasifican
- 3 Organización adminitrativa
- 4 Recepcion y consejería
- 5 Controladuria,departamento de creditos
- 6 Compras
- 7 Carta de evaluación
- 8 Facturación
- 9 politica de reservacioes y harchivos
- 10 Archivos
- 11 Planificasión y montaje
- 12 Tipos de montajes segun los servicios
- 13 Fuentes
Historia
En la antigua Grecia se celebraban diversos banquetes con objeto puramente festivo como pueden ser las solterias y los simposios que han quedado reflejados en la literatura ("El banquete" de los diálogos de Platón) y los grabados de la época (por ejemplo en las representaciones de la necrópolis de Tarquinia). Los banquetes de la Edad Media y el Renacimiento europeo se celebraban en las clases más pudientes y en la mayoría de los casos servían a fines prácticos al poder, en ellos se cerraban pactos, alianzas y convenios.
Los Banquetes se clasifican
- Bodas -Bailes de Empresas -Desfiles de Moda
- Cenas de Gala -Homenajes -Comidas de Negocios
- Cenas de Fin de año y Reyes -Seminarios -Presentación de personajes
- Congresos -Conferencias -Cumpleaños
- Cócteles con distintos motivos -Rueda de prensa -Inauguraciones
Organización adminitrativa
Para la realización perfecta de un servicio de Banquete vamos a exponer una organización cuyo engranaje debe montarse con el fin de que, en su momento se pueda hacer frente a todo tipo de servicios o banquetes, de forma que estos se lleven a cabo sin una sola falta de organización y hagan que el cliente encuentre todo, según era su deseo.
La organización administrativa de este servicio requiere una especial atención a un sistema de archivos e impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de todo cuanto deba hacerse.
Es importante tener controlados los mas mínimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta la realización del mismo. Los impresos a utilizarse por el orden que se precisan son los siguientes:
- reserva de salones.
Se trata de un formulario con la fecha y con unos cuadros donde consta el nombre de cada salón. Finalizada la visita del [[cliente bien haya sido personal o telefónica, tentativa o definitiva, se anotará la reserva en este libro que tiene como objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningún caso puedan venderse un “Salón dos veces”, lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución.
En cada casillero del formulario se deben apuntar los siguientes conceptos:
- Salón, Fecha en que se registra la reserva.
- Nombre del cliente, domicilio y teléfono, tipo de Banquete, Hora, Número de personas, Observaciones.
Las anotaciones en este libro deberán hacerse siempre con lápiz, con el fin de poderlas borrar en caso de cancelación. Las cancelaciones deberán hacerse constar en el casillero correspondiente, con el fin de que, quede constancia de lo que se ha borrado o cancelado.
Cuando un cliente solicita un servicio una fecha determinada y los salones están todos comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deberá ponerse en contacto con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deberá hacerse con tacto, pues el cliente puede molestarse y perder ese servicio, por ésta razón no debe llamarse a un cliente cuya visita sea muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos días se tratará de solucionar la forma de darle un salón.
- Presupuesto de banquete - Orden de servicio:
La organización de servicios confirmados deberá llevarse a cabo dos (2) días antes de su realización con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar lo que les corresponda hacer.
Al confeccionar esta orden se tendrá especial cuidado en que figuren bien claramente todos los detalles del servicio, añadiendo los apéndices necesarios que puedan concernir a cada departamento. A parte del día, hora, número de personas, y demás datos del evento a realizar en la orden de servicio deben figurar:
Menú Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: Coffee Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Picaderas.
Forma en que se ha de realizar cada servicio y montaje.
Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe prepararse cada plato.
Los apéndices pueden ir dirigidos como observaciones a los siguientes departamentos, que son los que usualmente colaboran de una forma mas directa con el departamento de Banquetes, y por regla general en cada servicio. Estos Departamentos son:
Recepcion y consejería
Para que informe a sus empleados y se encargue de poner los carteles o pizarra con la información básica del evento indicados, en zonas de acceso a los salones; que estén pendientes a la llegada de los invitados y puedan indicarles a su entrada por la puerta principal, al lugar a donde deben dirigirse.
== Amo de llaves ==.
Para que se encargue de la limpieza de los salones y zonas próximas, antes y después de cada servicio, con especial atención a los baños.
Servicios tecnicos - Departamento de mantenimiento
Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado, colocación de carteles o decoraciones, tarimas, pistas de bailes.
Controladuria,departamento de creditos
Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si es preciso algún cajero para el mismo.
Compras
Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los invitados que pueden asistir especialmente si son personalidades. La comunicación efectiva es imprescindible para involucrar al hotel entero en el evento de banquetes, los presupuestos u hojas de servicios deberán hacerse llegar a todos los departamentos, que en la realización de la actividad tienen responsabilidades para el desarrollo de la misma.
Carta de evaluación
Al día siguiente de haber dado el servicio, el departamento de Alimentos y Bebidas, remitirá una carta de Evaluación de servicio al Cliente o a la Empresa responsable del evento, en la cual deberán figurar todas las incidencias y pormenores que pueden haber tenido durante el servicio. Es importante conocer a través de esta carta lo bien o mal que haya salido el servicio; pues ello servirá de crítica constructiva, que ayudará en el futuro a mejorar el servicio.
Los conceptos que deben figurar en esta carta son:
- Nombre del Cliente u Organización.
- Tipo de Banquete.
- Número de Personas, contratada real y servicio.
- Fecha de su realización
- Preguntarle su opinión o evaluación de los siguientes servicios:
- Funcionamiento de servicios técnicos, luces, sonido, aire acondicionado.
- Presentación de la comida
-Prontitud del servicio
- Cortesía e Higiene del personal
- Exactitud con las horas del servicio
Los calificativos serán:
- Pobres,
- Regulares,
- bien,
- muy bien
y la contestación de esta carta la recibirá el Gerente de A y B el cual verá la evaluación y si lo estima necesario comentará sus incidencias y mandará copia al Gerente General, anexándole por su parte los comentarios que sean necesarios e inmediatamente tomar las medidas de lugar.
Facturación
Al finalizar un servicio de banquete se debe de confeccionar la factura, haciendo constar en ella el número de Invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan contratado o producido durante el servicio.
Normalmente los banquetes no se pagan al contado, ya que para el cliente resulta incómodo el venir con la cantidad de dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de cualquier forma en algunas ocasiones se suele pagar a través de un cheque autorizado por el departamento de crédito, por lo tanto, al finalizar el servicio se debe de pasar la factura al cliente para que la firme, dando su visto bueno.
El jefe de banquetes debe de supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si están correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados.
politica de reservacioes y harchivos
Regularmente las reservaciones se producen a través de llamada telefónica o por escrito (Cartas o Fax) y procedemos a asentarla en el Libro de Reservaciones de Banquetes bloqueando tentativamente una fecha y el salón. Para bloquear tentativamente una fecha y salón se requiere, que con anticipación se haya solicitado verbal y por escrito lo siguiente:
50% de anticipo del costo total solicitado.
Si se trata de ventas de A y B un número mínimo de personas garantizadas y que se pagaran aunque no asistan al evento. Esto deberá informarse verbal y escrito.
En todas las solicitudes se deberá cotizar por escrito, con copia a la Gerencia de Alimentos y Bebidas.
En la Carta - Cotización se deberán precisar: lugar, número de persona, Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador y responsable por parte del grupo.
No se debe dar crédito a nadie que no haya sido autorizado previamente por la oficina de gerencia de crédito.
Archivos
Es muy importante llevar un sistema de archivos, que en todo momento se pueda localizar cualquier servicio ya realizado para encontrar en el los datos que se precisen.
Planificasión y montaje
Planificasión
El Gerente de Banquetes, llegado el día de realizar el servicio deberá planificar este, supervisando en principio todos los detalles que figuran en la orden de servicio o presupuesto de banquetes. En primer lugar deberá prever, para el número de invitados que concurran al banquete, el personal que se precise para el mismo.
La necesidad de personal de servicio varia en relación al tipo de servicio que se vaya a ofrecer, ya sea comida tipo buffet o comida emplatada.
Para comida tipo buffet se necesita
- Un Camarero por cada 25 personas.
- Un Bartender hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)
- Un Supervisor para más de 50 personas.
Para comida emplatada serían
- Un Camarero y un ayudante por cada 25 personas
- Un Supervisor por mas de 40 personas
- Un Bartender hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)
El gerente de banquetes también debe de chequear que todo el material que se necesite para el montaje esté preparado, en perfectas condiciones y verificar si la cantidad que se necesita está disponible y a la mano.
Estos Materiales Son
- Sillas Limpias y en buenas condiciones.
- Mesas limpias y en buenas condiciones.
- Manteles limpios, planchados y sin huecos.
- Servilletas limpias, planchadas y sin huecos.
- Cubertería Limpias y brilladas.
- Lozas limpias y brilladas que no estén rotas.
- Saleros y pimenteros limpios y llenos.
- Ceniceros limpios.
- Cristalería Limpia y brillada
- Decoración adecuada.
- Carros transportadores de comida caliente y fría
- Jarras para servir agua
- Jarras para servir leche y café
- Bandejas de servir comidas
- Bandejas de servir bebidas
- Cubos para enfriar vino o champagne
- Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrón, rota folio, podium, pedestales, y micrófonos, equipos de transmisión simultanea).
- Utensilios de servir (hieleras y pinzas)
- Suministro de papelería (Servilletas, removedores, fósforos y otros).
Montaje
El montaje de un banquete requiere suficiente tiempo, para ir ejecutándose debidamente todos los detalles que exige la planificación que previamente se ha convenido.
La forma de efectuar el montaje dependerá de la forma del local, dimensiones, etc., así como del numero de comensales a los que haya que dar servicio y del tipo de este.
Es conveniente hacer un pequeño croquis con la distribución de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo. Las mesas que se utilizan en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con patas plegables o de roscas. Las medidas de estas mesas varían entre dos, tres y medios o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer) y (0.40) metros de ancho como apoyo de material.
Tipos de montajes segun los servicios
- Bodas (Sentados con comidas): es donde se monta una mesa presidencial para el número de personas que previamente haya indicado el cliente. Frente a la misma se montarán las mesas del resto de los invitados; estas pueden ser redondas o rectangulares. El bizcocho generalmente se debe colocar en un lugar donde se pueda tener mejor vista, si es bailable la pista se colocara en uno de los laterales.
- Cóctel: para este tipo de servicio el montaje no tiene complicaciones; pues solo se trata de montar un bar mostrador desde donde servir las bebidas y montar la mesa para las comidas. En torno al salón se colocarán ceniceros aparadores y si el cliente lo desea algunas sillas.
- Desayunos, Almuerzos, Cenas y Picaderas Sentadas: el montaje para estos servicios puede ser de varias formas de manera convencional, según el número de invitados.
