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Documento

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Concepto:Es un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo.

Documento. Es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.

Otros conceptos

La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

Documento Público

Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

Documento oficial

Documento Oficial.

El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades:

  • En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.
  • La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados.
  • Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

En relación con la incorporación de medios técnicos el art.45.1 L.R.J.A.P. y P.A.C. señala que la Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicaciones de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la C.E. y las leyes.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.

Impreso y documento

Impreso sería un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan datos específicos a cumplimentar por el interesado.
El impreso sería el soporte del documento escrito. Una vez que éste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el órgano competente adquiere la consideración de documento.
Aunque los tipos de impresos son muy variados, según la finalidad que cumplan y el organismo que los emita, éstos deben reunir unas características básicas. Entre otras, las siguientes:

  • Homogeneización en cuanto a tamaño y contenido.
  • Debe facilitar su cumplimentación por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al máximo.
  • Facilitar el análisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicación de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos.
  • La calidad del papel dependerá de su finalidad o destino; así los impresos a los que se prevé una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso. En relación con la calidad también se tendrá en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso requerirán de mayor calidad y de una presentación más estética.
  • Cuando un impreso conste de varias copias, éstas serán de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administración, etc.) y facilitar la clasificación en su caso.
  • El contenido, aunque muy diferente según la finalidad que cumpla, constará básicamente de:
  • Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definición del impreso; un número de referencia correlativo que permitirá su identificación; identificación del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogerán al dorso.
  • Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposición, declaración del I.R.P.F....)
  • Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso.

Los documentos serán objeto de normalización, para que cada serie o tipo de los mismos obedezcan a iguales características o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanización e informatización, etc.
El número de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos desde la Administración a los particulares y al contrario. En el próximo tema hablaremos y conoceremos sobre la estructura de los documentos administrativos básicos.

La ordenación

En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada con relación a los otros.

Tipos de ordenación

Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de ordenación son los siguientes:

  • Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación cronológica.
  • Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento, tendremos la ordenación alfabética.
  • Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica.

Operaciones relacionadas con la ordenación

Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de ellos, conjuntamente con la propia ordenación documental:

  • Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como mapas, planos, etc.
  • Signaturación y Sellado como medida de seguridad y control.
  • Datación indicar fecha completa.
  • Numeración y foliación se indica en lápiz en el lado superior derecho.
  • Agregación reubicación de documentos mal colocados, exige un testigo.

Fuentes