Gestión Documental en Intranet
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Gestión Documental e Internet. Los conceptos de Gestión Documental están intrínsecamente relacionados con las tecnologías informáticas y de comunicaciones empleadas para la gestión de la información, así como con los modelos organizativos existentes en la empresa. Los cambios en cualquiera de estos dos aspectos afectan de manera directa a la gestión de los documentos. Un buen sistema de gestión documental debe estar diseñado de forma flexible con el fin de poderse adaptar a la evolución del entorno en el terreno organizativo y tecnológico. Asimismo debe ser unos de los pilares en los que se fundamenta el sistema de información de la empresa y por tanto una parte importante del conocimiento de la organización.
Sumario
Trabajo Documental
La metodología del trabajo documental, se deberá establecer a tres niveles:
Diseño: El diseño del sistema se basa en la determinación de los tipos documentales de la empresa, y deberá proporcionar los elementos conceptuales y estructurales para la adecuada planificación y administración de los documentos.
Para ello se partirá de una fase analítica cuyo objetivo es identificar y categorizar la producción documental de la organización. Las tecnologías Intranet aportan una serie de ventajas para el diseño de un sistema de gestión documental en soporte electrónico derivadas de los usos del HTML/ SGML/XML en la producción de documentos:
- Su independencia de las cautividades de los productos comerciales. Al ser un estándar ISO universalmente aceptado, es mucho más fácil garantizar la perdurabilidad los documentos generados en estos lenguajes y su archivado a largo plazo.
- La unicidad de formato simplifica en gran medida muchos de los problemas de gestión de la documentación relativos a la tipología del documento electrónico.
- Los documentos HTML/SGML/XML contienen intrínsecamente toda su información contextual y estructural por lo que es más fácil el mantenimiento y la sistematización de los mismos. Los nuevos estándares XML además permiten superar las limitaciones del HTML en cuanto a la mezcla de información de formato información contextual, y a la ampliación el número de tags de identificación.
- La utilización de los estándares Web permite la gestión y recuperación de los documentos de composición múltiple, la creación de cadenas que permitan seguir la secuencialidad de los documentos, y la adscripción de un mismo documento o sus componentes a múltiples usos/contextos.
Administración del SGD: consistirá en el desempeño de una serie de funciones con respecto a los documentos en sus diferentes etapas de vigencia por parte de los distintos elementos y personas de la organización relacionadas con la producción, uso, almacenamiento y eliminación de los documentos.
El componente funcional de la administración del sistema debe ser coherente con la estructura organizativa de la empresa. En entornos que tienden a descentralizarse, el papel del administrador se orientará fundamentalmente hacia la coordinación y supervisión las actividades relacionadas con la documentación en tres niveles:
- La producción de los documentos: se deberán sentar unas bases para la estandarización de la producción, y de la descripción tanto estructural como contextual y de contenido de los documentos. Asimismo en esta etapa deberán estar claramente identificados el sistema de control de versiones, de replicación y edición de copias. Las responsabilidades en esta materia recaerán fundamentalmente en los productores y se articularán a través de los procedimientos de trabajo pertinentes. El administrador del SGD será el encargado de la adaptación e incorporación de los nuevos elementos en el sistema y de la supervisión e identificación de las disconformidades con el mismo. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que hay pocas organizaciones en las que la producción documental se origine exclusivamente en soporte electrónico o en entornos Web. Por ello el diseño del sistema documental tiene que consideran todos los elementos que afectan a la coexistencia de tipos documentales que se producen y almacenan en diferentes soportes.
- La conservación y eliminación de los documentos: una de las funciones más importantes del administrador es establecer y mantener una política clara de conservación y eliminación de los documentos. En estos tiempos de "superproducción" documental es casi tan importante saber eliminar como preservar. Pero este proceso es imposible llevarlo a cabo seleccionando objeto por objeto. Ambas operaciones hay que realizarlas sobre la base de una valoración previa de las "series de documentos" que se realiza en la fase de diseño del sistema documental. Ello permite tomar decisiones globales de pervivencia sobre bloques homogéneos de la producción documental y establecer una política racional y coherente de conservación.
La ventaja que aporta la Intranet a esta función se centra especialmente en la facilidad del repositorio universal. Esto permite que, a pesar de que los servidores estén físicamente descentralizados, sea fácilmente aplicable una regulación sobre preservación a medio plazo, o eliminación documental sin necesidad de centralizar el conjunto de la información También en este terreno será difícil que se encuentren empresas que utilicen para la gestión y almacenamiento de documentos exclusivamente servidores Web por lo que el SGD deberá contemplarla coexistencia entre las distintas aplicaciones, soportes y repositorios de información.
- La preservación de la integridad de los documentos de valor de la empresa: uno de los valores fundamentales de los documentos empresariales, es su carácter de ser soporte de evidencia. El valor probatorio ha sido siempre uno de los factores determinantes para la conservación de los archivos en papel. Pero así como el papel constituía un soporte estable y difícil de alterar o manipular, con el documento en soporte electrónico ocurre todo lo contrario. El problema del valor jurídico de estos documentos sigue sin resolver y condiciona en muchas empresas las características del sistema documental.
El administrador de documentos debe unir la política de conservación documental con el establecimiento de medidas adecuadas para preservar la integridad de los documentos de valor de la empresa y garantizar su fiabilidad. Ello significa conservar la estructura, el contenido y el contexto en el que se generaron a través de sucesivos procesos de migración de equipos, soportes o aplicaciones informáticas. Para la preservación de documentos a largo plazo se podrá establecer un procedimiento de descarga de datos a un servidor que haga las veces de archivo centralizado, en el que se garantice la custodia permanente de la documentación y los datos de interés vital para la organización. Sin embargo para llegar a este punto, es condición imprescindible que exista una adecuada identificación y estandarización de los documentos previa. Las etiquetas identificadoras y los metadatos orientados a mantener el historial de migraciones de los documentos permitirán establecer un sistema que de fe de la integridad de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Este proceso también se facilita gracias a los estándares Internet. Pero al mismo tiempo en la medida en que la Intranet facilita la reutilización y reelaboración de los documentos es mucho más complejo delimitar el concepto de "original" a preservar.
Difusión y acceso a los documentos
EL SGD intervendrá creando las segmentaciones necesarias en función de las necesidades de los clientes internos y externos de la empresa y de las características de la información (legal, científica, operativa, general, organizativa, técnica etc.) Los avances más significativos que se producen con la introducción de una Intranet radican en la recuperación y transmisión de los documentos. Estos afectan a varios aspectos:
- La integración del acceso a la información y documentación: la utilización de un cliente universal y de unas herramientas estándar para el acceso a los documentos permite una integración conceptual de cara al usuario, que soluciona los problemas de la búsqueda de documentos generados o soportados por distintas aplicaciones. Otra cuestión será integrar los distintos componentes del sistema de gestión documental (herramientas ofimáticas, bases de datos relacionales, bases de datos documentales, puestos de captura de documentos, bases de datos de imágenes, etc.). En organizaciones que superan una masa crítica de documentos, la gestión de los mismos deberá realizarse utilizando tecnologías específicas GED de tipo cliente/servidor, combinadas con tecnologías Internet y sobre puestos clientes que utilizan navegadores estándar. Es en esta línea en la que evolucionan muchas de las aplicaciones de gestión documental y workflow aparecidos en los últimos años.
- La creación de instrumentos de acceso a la información: el desarrollo de potentes herramientas de búsqueda con tecnología Inter/Intranet permite y facilita el acceso a las grandes masas de producción documental tanto estructurada como desestructurada. Pero al mismo tiempo cuando el volumen de documentos crece, la recuperación de los mismos mediante índices generados full-tex, búsquedas con incorporación de elementos de relevancia, semejanzas fonéticas etc. , se producen unas respuestas muy "ruidosas" que producen el negativo efecto de crear una carga de sobre información al usuario final. Por otro lado las herramientas de búsqueda están muy orientadas al documento como objeto/dato individual con contenido explícito, siendo muy difícil trabajar con aquellos documentos compuestos que implican la secuencialidad que permite revisar el estado de un tema o un asunto aunque éste esté compuesto de distintas unidades (documentos) cuyo contenido no figura explícitamente en el mismo. (Como ejemplo se puede tener un expediente sobre un convenio de colaboración firmado entre las empresa y una institución en el que puede haber cartas con terceras partes, ofertas, curriculum de participantes, que en ningún caso hagan referencia explícita al término de búsqueda principal que es el convenio o a otros documentos colaterales).
Para lograr que la recuperación sea pertinente y efectiva para la organización, será necesario determinar lógicamente los elementos de acceso en función de las necesidades de búsqueda y utilización de los documentos por parte de los usuarios teniendo en cuenta sus contextos de creación y su composición a efectos de tipología documental. Esto significará crear unas categorizaciones de la documentación sobre la base de la procedencia funcional, la relación con los procesos de trabajo, y la actividad que reflejan. Estas categorías deberán formar parte del "etiquetado electrónico" de los documentos.
La combinación de los motores de recuperación de contenidos, con las herramientas para la creación de mapas conceptuales y el uso de la red de relaciones hipertextuales permite la multiplicación de las posibilidades de acceso y la localización pertinente de los documentos con el objeto de atender a múltiples necesidades: contextual, conceptual, estructural y tipológica.
- La difusión de la información: Una Intranet permite unas posibilidades infinitas de comunicación y diseminación de la información. La circulación y difusión de documentos así como las posibilidades de reutilización de los mismos se multiplican exponencialmente. Hasta el momento se ha visto como la estructura del sistema de gestión documental planteada estaba basada en una filosofía PULL (el usuario cuenta con unas herramientas y unos mapas que le permiten ir a buscar los documentos que necesita a través de la red). Sin embargo el SGD también debe colaborar en la aplicación de filosofías PULL orientadas a difundir selectivamente la información en función de los distintos segmentos de usuarios. Esto es relativamente fácil de planificar y automatizar con documentos con un grado alto de estructuración y homogeneidad de contenido.
La realidad documental es compleja
La realidad documental es compleja, y la situación de las empresas frente a ella puede ser muy diversa. Como se puede observar, al caos producido por la coexistencia de documentos en papel y documentos electrónicos, ficheros ofimáticos, bases de datos se han ido añadiendo aun si cabe más complicaciones con los entornos compartidos, de trabajo en grupo, la mensajería electrónica, etc.
Abordar la gestión documental en un entorno de trabajo Intranet puede ser muy diferente en función del tamaño de la empresa, el volumen de producción de documentos y la situación organizativa y tecnológica en la que se encuentra. En este contexto general se puede encontrar con situaciones de partida que requerirán abordar los proyectos de diferente manera pero siempre de forma pensada y planificada.
La Intranet
La introducción de la Intranet en la empresa puede actuar como motor de un gran cambio organizativo, ya que las herramientas permiten las creación de verdaderas redes de trabajo e información compartida, en entornos altamente descentralizados. Sin embargo, para que estas redes sean realmente eficaces se hace imprescindible una gestión de los documentos eficaz. La planificación, diseño y estructuración del SGD de acuerdo con los objetivos y necesidades de la empresa se convierte en un factor crítico del éxito en la recuperación de los documentos
El desarrollo de un modelo conceptual de Sistema de Gestión Documental será la base para la planificación de las acciones a llevar a cabo, la implementación de las herramientas necesarias y la aplicación de políticas a corto, medio y largo plazo. El Sistema Documental quedará plasmado por escrito en forma de procedimientos o instrucciones técnicas de trabajo, que asimismo deberán contener los indicadores necesarios para medir la eficiencia y calidad del sistema En la fase de implantación, las acciones de formación y motivación de los usuarios en nuevo concepto de gestión de documentos deberán completarse con una adecuada comunicación de los beneficios a obtener por el sistema. El proceso requiere una estrecha colaboración entre los responsables organizativos de la empresa, los técnicos informáticos y los expertos en documentación.
La Intranet no planificada
Ya existen empresas que comienzan a experimentar que el desarrollo de Intranet puede conllevar unos costes escondidos. En un reciente artículo se citaban por parte de una experta consultora internacional los siguientes peligros de las redes Intranet:
- El aumento exponencial de páginas o Web-sites con los correspondientes problemas de actualización.
- La carga de trabajo, que recae muchas veces directamente en los centros informáticos.
- Los problemas "políticos" de estilo o desarrollo de contenidos en la Intranet que suponen en muchas empresas grandes pérdidas de tiempo sólo en reuniones.
Las pérdidas de tiempo de las personas que buscan algo en la Intranet y no son capaces de encontrarlo porque los enlaces son obsoletos o porque simplemente no está, etc. En resumen, la Intranet es un instrumento potentísimo pero, como dice Alfons Cornella, es necesario contar con una cultura de la información dentro de la empresa, para no correr el peligro de llegar a lo que ya se empieza a denominar una "Emptynet"
Fuente
- Artículo de la web de Archivologo. Gestión documental
- Ponencias Expo Internet 98. Elisa García-Morales Huidobro. Gestión Documental en Intranet
