Portales de una Intranet Corporativa
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Portales de una Intranet Corporativa. Un Portal Interno o Intranet es un espacio privado que facilita el flujo de información entre los miembros de una organización en un ambiente sencillo basado en tecnología de Internet.
Sumario
Portales horizontales y verticales
Una práctica que recomendamos a los diseñadores de páginas Web, es integrar los criterios centrales y secundarios en una misma y robusta Intranet. Esto lo pueden lograr si aplican la técnica de desarrollo acelerado de portales, es decir si construyen una plataforma conformada por programas esqueletos y plantillas basadas en estándares de contenido, medios y técnicos para la generación rápida de los portales de la Intranet.
El portal horizontal, lo debiera constituir la parte correspondiente a los procesos medulares del negocio, y dejar que cada uno de los criterios secundarios de la Intranet (institucional, servicios al personal, productos y servicios, flujo de documentos y contenido o de bases de conocimiento) constituya un portal vertical en particular. De manera que, aplicando un enfoque sistémico, cada portal horizontal o vertical pueda verse como una Intranet en particular, el conjunto también se verá como una Intranet pero corporativa.
Contenido estructurado y no estructurado
Las organizaciones están en la búsqueda que su gente sea la ventaja competitiva, el factor diferenciador e inigualable en su mercado y entorno. Uno de los medios para lograr esto, es la capacidad de respuesta y de actuación a través de la información que dispongan. La información de los libros, revistas, manuales, cursos; generalmente está organizada, y preparada para una fácil e inmediata comprensión y por lo general proviene de experiencias pasadas y/o de vivencias de otros. Esta información en la mayoría de las veces, ya es conocida por los trabajadores y sus competidores; por tanto no será necesariamente una fuente para tener una ventaja competitiva en el mercado.
De otro lado, la información proveniente de la experiencia y del trabajo cotidiano, y que tal vez todavía no sido totalmente registrada y puesta de manera organizada; puede decirse que está más cerca de marcar una ventaja competitiva en la decisión y acción organizacional. Este tipo de conocimiento generalmente se maneja en los foros, casos de estudio, comentarios, opiniones; etc.
En el desarrollo de las Intranets, tanto al tratar la parte de los procesos medulares del negocio como de los criterios secundarios, deberíamos tener presente estos dos tipos de información y sus principales formas de expresión.
A continuación, les presentamos algunas de las formas más frecuentes de información estructurada y no estructurada formuladas como secciones de contenido específicamente para la parte correspondiente a los procesos medulares del negocio en una Intranet. Estas secciones tal vez sean las más conocidas, pero también estamos seguros que existen otras que no se reseñan aquí.
Tomado esta parte como modelo, los lectores podrían construir las secciones de contenido para los criterios secundarios de la Intranet (institucional, servicios al personal, productos y servicios, flujo de documentos, contenido o de bases de conocimiento); en términos de secciones estructuradas y no estructuradas e información.
Intranet
Diseñar, desarrollar e implantar una Intranet Corporativa, requiere un trabajo previo de estrategia en términos de planificación y conceptualización del servicio que se ofrece atender en la organización. En la nueva economía hay sólo una razón: que la Intranet sea un sistema que apoye el desempeño de la gente.
Uno de los factores de éxito en la Intranet, es orientarla primero a los procesos medulares del negocio. La arquitectura de contenido requerida para este fin deberá permitir manejar tanto el contenido de naturaleza estructurada como el no estructurado.
Lo relativo a los procesos medulares del negocio, su cadena, insumos, sub-procesos, productos y resultados, requerimientos de información y de conocimiento; etc. son imprescindibles para el levantamiento de la arquitectura de la Intranet. Los diseñadores de páginas Web, no se asombren si esta información no está a la mano. Es el turno de los usuarios, ¡usuarios a la obra!
La participación de los usuarios en una Intranet puede ser de varias maneras no excluyentes: de manera individual, agrupados en comunidades de conocimiento o comunidades prácticas, y como expertos de contenido en las secciones de información de su competencia.
Para la construcción de una robusta Intranet, les recomendamos armar al menos dos equipos de desarrollo, uno que se encargue del portal horizontal basado en los procesos medulares del negocio y el segundo de los portales verticales basados en los criterios institucional, servicios al personal, productos y servicios, flujo de documentos y contenido o de bases de conocimiento. Ambos equipos deberán trabajar de manera coordinada, integrada y alineada.
Importante: el portal vertical de contenido deberá convertirse en una base de conocimientos para la organización, base fundamental para la implantación de la gerencia del conocimiento.
Dependiendo de la naturaleza y carga del contenido, la dotación de software deberá ir de acuerdo a la implantación de la Intranet corporativa.
Ventajas
- Fácil acceso a la información corporativa, eliminando documentos impresos, reduciendo costos de impresión y distribución.
- Es sencilla y de fácil manejo para el usuario. Funciona con la misma interfaz de navegación que Internet
- Confidencialidad al acceso de información a través del uso de códigos de usuario y claves de acceso.
- Simplifica y aumenta la colaboración entre miembros a través de canales de comunicación como foros, chats, boletines.
- Permite centralizar la información indispensable de una empresa como: manuales operativos, reglamentos internos, videos y manuales de capacitación, entre otros.
- Incrementa la productividad. Los contenidos puede consultarse desde cualquier puntoy cualquier momento.
- Es flexible, se adapta y actualiza permanentemente a un bajo costo.
- Es escalable. La estructura se puede diseñar y expandir en función de las necesidades de la organización.
