Project Management Office
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Project Management Office (PMO): es una entidad en la organización que tiene varias responsabilidades con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la gestión de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos diariamente. La PMO es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la ejecución de proyectos.
Sumario
Importancia
La figura del PMO Manager, en efecto, tendrá una dimensión muy distinta en función del planteamiento que realice la organización a la hora de conceder una mayor importancia a los proyectos. Sin duda, la casuística repercutirá al diseñar un específico o PMO, y también al concretar el rol del PMO Manager. Desde aquellas empresas que se dedican a la realización de proyectos y enfocan su organigrama como un PMO o que, sin ser necesariamente así, las consideran una prioridad, hasta aquellas otras que los crean de forma temporal o les asignan una función secundaria, todas y cada una de ellas determinará un perfil distinto para su PMO Manager. Por lo tanto, el rol del PMO Manager dependerá del significado que tenga el departamento de proyectos que dirige para la organización. Su ubicación en el organigrama será decisiva para concederle un grado determinado de autoridad y autonomía, sin duda, pero también hay una serie de funciones más técnicas que comparten estos profesionales, sin importar tanto estas cuestiones. Como mánager de un PMO, una de sus principales funciones será definir estándares a la hora de llevar a cabo proyectos dentro de la empresa, así como velar por su cumplimento durante su desarrollo. También definirá los métodos de gestión y su implementación, en función de un análisis previo que tenga en cuenta puntos clave como riesgos, recursos, plazos y otros aspectos relacionados con su planificación y exitosa ejecución. En este punto, sus funciones pueden ser similares a las de un jefe de proyecto, en caso de responsabilizarse de uno o de varios de ellos.
Beneficios de Project Management Office PMO
- Incrementa la eficiencia en la entrega de los proyectos. La mayoría de los proyectos gestionados a través de oficinas de proyectos son entregados en los plazos de tiempo planteados y con los presupuestos establecidos.
- Ayuda a la implementación de la estrategia. La Project Management Office contribuye a alinear los proyectos con la estrategia e implementar la visión de la empresa.
- Aumenta la satisfacción de los clientes. La Oficina de Gestión de Proyectos incrementa sobre todo la satisfacción de los clientes internos, como los altos ejecutivos.
- Incrementa la agilidad de las empresas. Una Project Management Office bien estructurada y definida aumenta la agilidad que las empresas suelen perder por su complejidad. Los procesos suelen crear administración y retrasos. La PMO contribuye a que la organización encuentre el equilibrio entre sus procesos y la agilidad.
Responsabilidades
Las responsabilidades de una oficina de dirección de proyectos pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la dirección directa de un proyecto. La PMO puede ser un interesado si tiene alguna responsabilidad directa o indirecta en el resultado del proyecto. Entre sus funciones, la PMO puede proporcionar:
- Servicios de apoyo administrativo, tales como políticas, metodologías y plantillas.
- Capacitación, mentoría y asesoría a los directores del proyecto.
- Apoyo al proyecto, alineamientos y capacitación sobre la dirección de proyectos y el uso de herramientas.
- Alineación de los recursos de personal del proyecto.
- Centralización de la comunicación entre directores del proyecto, patrocinadores, directores y otros interesados.1
- Actualizar la aplicación de gestión de proyectos
¿Qué no es la PMO?
La Oficina de Gestión de Proyectos no es un rol que puede ni debe encargarse a un solo individuo, o a un equipo a la ligera. Es usual que en una empresa un profesional desempeñe el “cargo” de PMO. Es decir, una sola y única persona realizando actividades menores para generar reportes de gestión y tareas administrativas. Cualquiera de las siguientes opciones definitivamente no es una PMO:
- Una persona con el “cargo” de PMO.
- Un grupo de gerentes de proyecto gestionando un proyecto.
- Un programa o conjunto de proyectos.
- La metodología de Gestión de Proyectos de una Organización.
- Un grupo de recursos que generan informes sin contexto de realidad.
