Software contable
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Un Software contable es un programa informático destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad de una organización. El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc.
Para ello, tan solo se deben incluir los datos necesarios y el software se encarga de realizar los cálculos que sean necesarios para mostrar las cuentas de forma clara. Estos cálculos se realizan siempre dentro de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o Normas de Información Financiera, con el objetivo de la contabilidad sea válida y totalmente legal.
Sumario
Principales características de los software contables
1. Facilidad de uso: Una de las principales características de los software contables es su fácil manejo. Antes se tomaba nota de cualquier movimiento contable con papel, lápiz y calculadora en mano. Sin embargo, hoy en día con un ordenador, podemos anotar todas las transacciones de manera rápida y en cuestión de minutos. Además, hay menor probabilidad de cometer errores, puesto que todo está mucho más automatizado.
2. Flexibilidad: Es fundamental que el programa de contabilidad se adapte al plan contable de la empresa y, en definitiva, a todas sus necesidades, para poder gestionar de manera eficaz todas las operaciones y tratar de emplear la menor cantidad de recursos posibles.
3. Gestión de informes: Otra de las características de los programas de contabilidad es que genera informes de manera automática, en función de los datos y la información que hayamos incluido en él. Informes de cuentas de pérdidas y ganancias, balances y poder hacer comparativas en tiempo real, así como entre diferentes períodos. Así, podrás realizar un control exhaustivo y detallado de todas las operaciones que realices.
4. Integración: La era de la informatización y los avances tecnológicos permiten que los programas de contabilidad sean capaces de integrar la facturación con la contabilidad de la empresa. Así, si en un módulo se realiza algún movimiento que sea susceptible de ser contabilizado (tales como facturas a clientes, pedidos a proveedores, etc.), el sistema procederá a realizar los asientos pertinentes de manera automática. Un avance sin precedentes en el área contable, sin duda.
5. Portabilidad: A día de hoy, si algo prima en las compañías es la seguridad. Por ello, pese a que un software contable automatiza todas las transacciones financieras, está expuesto a muchos riesgos: robos, mal estado de los equipos, etc. Por ello, lo mejor es optar por softwares contables en la nube, pudiéndose utilizar en cualquier momento y lugar. Descubre cuáles son los beneficios de utilizar un programa de contabilidad online y valora la posibilidad de esta nueva forma de llevar la contabilidad de tu negocio.
6. Seguridad: Asimismo, el llevar la contabilidad únicamente en papel acarreaba muchos problemas de seguridad. Una de las características de los programas de contabilidad es la seguridad, dado que se accede a través de claves privadas, permite la definición de diferentes usuarios con diferentes permisos, etc.
En definitiva, las características de los programas de contabilidad son muchas y muy beneficiosas para la gestión diaria de un negocio o empresa.
Objetivos de los software de contabilidad
Los softwares de contabilidad se han convertido en una herramienta fundamental de trabajo. Un software contable es el encargado de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos que suele obtener una empresa gracias al ejercicio de su actividad económica.
Un software contable es fundamental para automatizar todo el sistema contable de tu compañía. Además, te ayudará a tener un control exhaustivo de todas las operaciones que se realicen durante el desarrollo de la actividad empresarial.
1. Seguimiento de gastos e ingresos:
Uno de los principales objetivos de los software de contabilidad es el de realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en tu empresa.
De un golpe de vista, tendrás la posibilidad de ver una comparativa entre ambos conceptos, dándote una visión muy rápida y clara de la marcha y salud de tu negocio.
No obstante, no debes focalizarte únicamente en el análisis de estos dos factores, pues hay muchas variables que debes tener en consideración para saber si tu negocio va o no va bien.
2. Informes Lejos queda ya los informes o reports en papel, que tanto tiempo llevaban, tanto para realizarlos como para sacar conclusiones posteriormente.
Los informes son necesarios para poder tomar decisiones oportunas y evitar cometer los mismos errores que vamos detectando. No obstante, los softwares contables nos dan acceso a informes en tiempo real, estando actualizados continuamente y sin errores. Además, los informes te dan información realmente valiosa sobre tu negocio y te ayudarán a decidir si debes o no pedir un préstamo, amortizaciones, vencimientos de facturas, reclamaciones de cobros, etc.
3. Workflow o flujo de trabajo.
Un software contable te ayuda a mejorar los procesos de trabajo y a tener toda la información y los procedimientos centralizados y mucho mejor controlados.
Además, gracias al uso de programas de contabilidad, todos los trabajadores usarán el mismo sistema, reduciendo tiempos y mejorando la toma de decisiones.
Todas las transacciones se mantienen en el mismo sistema; de esta manera, los empleados tienen la información siempre disponible, en tiempo real y sin errores.
4. Información fiscal.
Uno de los mayores quebraderos de cabeza de cualquier empresario es el seguimiento y control de las obligaciones tributarias. Así, un software contable permite mantener toda la información financiera en un único punto, simplificando así el proceso de impuestos.
Los objetivos de los software de contabilidad, por tanto, son los de simplificar y controlar la información financiera de las compañías, tengan el tamaño que tengan.
Ventajas de los softwares contables
La implementación de un software contable en tu empresa te permite unificar y automatizar la operación contable y comercial, permitiéndote gestionar los recursos de manera más eficiente.
Beneficios de los software de contabilidad
1. Ahorro.
Uno de los principales beneficios de contar con un software contable supone un ahorro, pensando en dos vertientes: el tiempo, agilizando las tareas en lo que a encuadre de cuentas y búsqueda de datos se refiere; el dinero, puesto que se emplea una cantidad de recursos mucho menor (menos tiempo y menos personas). Además, el tener todo automatizado reduce la posibilidad de errores.
2. Mejora de la gestión del negocio.
El llevar la gestión de las cuentas de ingresos y gastos de empresa en un software de contabilidad supone, no solo tener todos los datos unificados y almacenados en un mismo lugar; sino que facilitan la gestión y toma de decisiones de la compañía. Igualmente, se suministrará información útil para llevar la buena marcha del negocio, llevarlo por el camino correcto.
3. Simplificación.
Llevar al día la contabilidad y hacerlo de manera adecuada ha sido un gran quebradero de cabeza para muchos trabajadores. Sin embargo, si algo permiten los softwares contables es automatizar el trabajo y agilizar el día a día, de manera simple y correcta.
4. Disponibilidad.
Disponer de la información unificada y centralizada toda en un mismo software contable, nos permite tener los datos siempre disponibles, accediendo en todo momento y sin limitación alguna. Así como antes debíamos acceder siempre desde el mismo ordenador o depender del informe en papel, hoy en día trabajamos con información almacenada en la nube, permitiéndonos gestionar la información desde cualquier momento y lugar.
5. Confidencialidad y seguridad.
Las soluciones cloud permiten tener la información más segura que nunca, almacenada en sistemas totalmente fiables y seguros, lejos de cualquier ataque informático o cualquier accidente.
Inconvenientes de los softwares contables
Al igual que te contamos algunas de las principales ventajas, es importante que tengas presentes algunos de los inconvenientes de los programas contables:
1. Dificultad.
Algunos paquetes de software de contabilidad están diseñados y pensados para personas que no tienen amplios conocimientos acerca de la contabilidad empresarial. Sin embargo, hay otros muchos paquetes en los que requiere de un alto conocimiento, tanto contable como técnico, para aprender a usar y sacarle todo el partido a la aplicación.
2. Mantenimiento.
Otro de los inconvenientes de los programas contables es que requieren de un mantenimiento y actualización del paquete contratado, para sacarle el máximo partido y que trabaje de manera óptima y eficiente.
3. Coste.
Son muchos los softwares de contabilidad disponibles en el mercado y a un precio más que razonable. Sin embargo, debes tener en cuenta otro tipo de requisitos, tales como la RAM, la velocidad del procesador y la memoria del disco duro.
Ya conoces algunas de las ventajas y desventajas de los programas de contabilidad. La era de la automatización y centralización de los datos es una realidad, pero eres tú el que decides lo necesario para tu empresa.
Softwares Contables
- Software DelSol. Incluye las aplicaciones ContaSOL, FactuSOL y NominaSOL. Es el que aprenderás a utilizar en nuestro Grado de Administración y Finanzas. Este paquete de software incluye todas las herramientas necesarias para tener el control de la contabilidad oficial, la tesorería, las nóminas, las declaraciones de impuestos, etc., de una empresa, negocio o asesoría fiscal.
- Loggro. Es un software de gestión integral en la nube, creado por la compañía PSL. Este software permite administrar la contabilidad, las ventas, los inventarios, la facturación electrónica, los clientes y los proveedores. Como funciona en cloud podrás acceder a toda la información estés donde estés y con cualquier dispositivo.
- Contalux. Interesante software para gestionar la contabilidad de tu negocio. Permite llevar a cabo exportaciones en excel de balances, libro diario y mayor, listado de cuentas, entre otros.
- Secop. Software muy útil para llevar un exhaustivo control de los inventarios. Puedes registrar tus productos, ventas, compras, añadir la lista de precios, generar un informe de existencias y mucho más.
- Alvendi. Como el anterior, sirve para gestionar inventarios. Su interfaz es amigable haciendo que sea sencillo y práctico registrar las compras, entradas de productos, ventas y salidas.
- Moyex. Con este software podrás controlar las órdenes de trabajo como la fecha, cliente, observaciones, entrega (si/no), datos del objeto del trabajo, etc.
- Cegit. Software específico para llevar el control de los ingresos y gasto de tu negocio.
- Prestacob. Otro software específico en este caso para llevar el seguimiento de los préstamos y las amortizaciones de éstos.
- Factool. Una herramienta que se ciñe a llevar el registro, imprimir y consultar las facturas emitidas por tu empresa.
- Secomat. Si tienes una bodega, este software está pensado para ti. Con él podrás gestionar los productos, artículos y materiales de tu negocio.
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