Gestión documental en redes Intranet

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Gestión documental en redes Intranet
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Concepto:Es una parte del sistema de información de la empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos.

Gestión documental en redes Intranet. Una Intranet es una infraestructura de comunicación basada en herramientas Web. Lo que le distingue de Internet es que esta dirigida a clientes internos. La modalidad intermedia cliente interno/proveedor/cliente externo se denomina Extranet.

Contenido

Sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental, es una parte del sistema de información de la empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus características estructurales, y contextuales, y garantizando su autenticidad y veracidad. La relación entre estos dos conceptos es evidente, desde el momento en que las herramientas de la Intranet se están convirtiendo en el medio de creación, publicación y acceso a los documentos en las empresas y organizaciones con visión de futuro.

Sin embargo, existe una especie de nebulosa, que suele tener como origen una falta de planteamiento conceptual y metodológico del tema respecto a la gestión documental. Así como nadie confundiría la función de gestión de recursos humanos con las aplicaciones informáticas que se puedan utilizar para hacer las nóminas, en el caso de la gestión de documentos esta confusión se produce continuamente y a veces resulta difícil separar lo que es la Intranet, de lo que es la documentación que se produce en este nuevo medio. Ello acarrea no pocos problemas, ya que cuando se parte de la premisa de que tratamos la gestión de la documentación como un simple conjunto de herramientas tecnológicas que permiten trabajar, producir y acceder mejor a los documentos, se está obviando todo el componente organizativo y funcional del sistema. Este es el que permite sentar las bases para que todos esos documentos, sean un conjunto coherente que de respuesta a las necesidades de la empresa a corto, medio y largo plazo. Esta visión crea el peligro de tender a la creación de "almacenes electrónicos" con defectos similares o incluso peores a los que conocemos en los almacenes de papeles que han generado muchas organizaciones. La Intranet, hace extremadamente fácil la publicación, búsqueda y visualización de la información, pero lo que no es fácil es encontrar la información relevante que se crea en entornos organizativos cada vez más descentralizados e independientes. La tecnología Web aporta muchos elementos que permiten gestionar los documentos más eficientemente, pero no puede proporcionar la estructura organizativa y conceptual necesaria para soportar el sistema de gestión documental. ¿Puede una organización realizar una actividad efectiva y orientada a la consecución de objetivos, sin que nadie se ocupe de establecer los mismos?. Pues difícilmente podrá una organización gestionar bien sus documentos si previamente nadie se ha ocupado de establecer unos criterios de organización.

Razones que Complican la GD en las Organizaciones

La gestión documental no es algo nuevo. El conjunto de principios y técnicas para la organización de los archivos en papel se ha ido desarrollando desde hace más de 1000 años de antigüedad. La disciplina de la documentación, además ha debido evolucionar en el último siglo ante un crecimiento exponencial de la información, desarrollando nuevas técnicas para permitir el acceso a grandes masas de la información.

La introducción de las tecnologías ha permitido el desarrollo de herramientas cada vez más sofisticadas para manejar esos volúmenes de información especialmente en materia científica y técnica. Pero al mismo tiempo ha hecho mucho más compleja la gestión de la documentación producida por las empresas y organizaciones debido a diferentes factores:

El aumento del volumen de producción documental, y la multiplicación de soportes y tecnologías para explotarlos, supone manejar unas masas documentales cada vez más grandes y complejas. A pesar de que el 90% de la información de valor para las empresas se encuentra en sus documentos, y que éstos son una fuente esencial tanto para la mejora de la eficacia como para el incremento del conocimiento, la gestión documental sigue siendo una asignatura pendiente en muchas organizaciones. El problema se tiende a acentuar con el transcurso del tiempo y el incremento de los depósitos documentales (tanto en los ordenadores como en papel) pudiendo llegar a generar unos altos costes para la organización. En el mundo del papel, la función de la gestión documental englobaba dos grandes campos: la gestión de los documentos activos, denominado tradicionalmente en el ámbito anglosajón "record management" y los tradicionales archivos, encargados de la organización preservación de los documentos pasivos. Los tradicionales "record" o archivos en papel se han seguido manteniendo en paralelo a la introducción de los sistemas informáticos hasta la actualidad más reciente, siendo verdaderamente escasas las empresas que han conseguido una verdadera "paperless oficce". Sin embargo el documento electrónico es una realidad que crece vertiginosamente desde el momento en que se produce la arrasadora victoria de los PC y la utilización masiva de las herramientas ofimáticas. La tangibilidad que proporcionaba el papel como soporte documental ha cambiado drásticamente con los documentos electrónicos, sin que los responsables de la documentación hayan sabido en muchos casos capaces de adaptarse al rápido cambio del entorno. •Esta coexistencia de la documentación en papel con datos y documentos electrónicos se produce en la mayoría de las organizaciones sin que existan unas políticas claras sobre el tratamiento que se deben aplicar a los distintos soportes. Esto crea un problema tanto en el acceso (obliga a buscar a través de diferentes sistemas y soportes) como en el mantenimiento a medio y largo plazo de los documentos que deben testimoniar la actividad de la organización.

  • En muchas empresas no están claramente delimitados los "puntos de ruptura" en el tiempo entre la información tradicional en papel y sus secuencias subsiguientes, soportadas en las distintas aplicaciones informáticas que han ido cambiando con el tiempo. Ello, de nuevo, crea un caos en los procesos de recuperación de los documentos debido a que en las migraciones producen con mucha frecuencia cambios o pérdidas de contenido, cambios de estructura y contexto, e incluso cambios de soporte que hacen "ilegible" aquella información soportada en aplicaciones ya abandonadas.
  • Los cambios organizativos producidos dentro de las empresas, rara vez han ido acompañados de su correspondiente reflejo en la estructura del sistema documental (cuando esta existía como algo explícitamente definido). En la mayoría de los casos, el impacto de estos cambios en la generación, transmisión, archivo, preservación y organización de los documentos en sus distintos soportes ni si quiera se han tenido en cuenta. Este es uno de los motivos que ha conducido a lo que se puede denominar "taifalismo" documental en el que cada individuo toma decisiones a su propio criterio, que afectan sólo a lo que él produce tanto en soporte electrónico como en papel. Esta situación se convierte en un arma peligrosa contra la filosofía de la compartición de recursos, la generación de valor añadido sobre los ya existentes, y la posible reutilización de los mismos.
  • Dentro de estos cambios, el rediseño y la reingeniería de procesos han concentrado grandes esfuerzos en la supresión de documentos en papel. Esto ha afectado en mayor o menor medida a lo que se podría denominar "documentos operativos". Al desaparecer, los contenidos de esos "antiguos" documentos, han pasado a formar parte de las bases de datos transaccionales de las empresas. Estas bases de datos se convierten en si mismas en "nuevos documentos" que reflejan y en muchos casos dan fe de las operaciones empresariales. Sin embargo, el cambio de procedimiento no ha ido acompañado de una reformulación de las políticas sobre lo que es necesario preservar por su valor jurídico e informativo y aquello que puede ser susceptible de destrucción.
  • Paralelamente a la proliferación real de los documentos electrónicos se comienza a generar una visión "tecnicista" de la gestión documental, visión que ahora se traslada también a los entornos Intranet a tenor de lo que queda plasmado en la bibliografía existente sobre el tema. La tendencia a considerar la gestión documental como un conjunto de herramientas informáticas aplicadas al almacenamiento y recuperación de los documentos hace que desaparezcan los elementos funcionales y conceptuales que permiten llevar a cabo una verdadera "gestión"
  • El desarrollo de las herramientas de búsqueda se presentan en muchas ocasiones como la panacea que soluciona los problemas documentales, lo que lleva a simplificaciones muy peligrosas según las cuales todo consiste en " escanear, ocerear e indexar full-text y tecleando cualquier cosa parecida ya se encontrará ..." Bajo estas premisas dejan de tener validez el contexto en el que se generan los documentos y las peculiaridades de los documentos compuestos (véase expedientes, documentos multimedia o dossieres) cuyo contenido otros documentos individuales- está intrínsecamente relacionado entre sí y permite ver el desarrollo de una acción y sus sucesivos pasos. Por otro lado, y por mucho que se diga, las tecnologías informáticas actuales orientadas a la recuperación de documentos no acaban de resolver el problema de la búsqueda de la información pertinente, y en la medida en que el volumen de datos es mayor, es mayor el "ruido" en los resultados de las búsquedas. (No hay mas que ver el ejemplo utilizando la mayoría de buscadores Internet, y la desolación del usuario cuando la respuesta a su búsqueda es: "hay 500.000 ítems, por favor acote"
  • Como derivación de esta visión tecnicista, muchos de los planteamientos básicos que se empiezan a formular para abordar la gestión documental en Intranet son parciales e inconsistentes. Así algunos autores parten de la categorización de los documentos según sus características formales (unformatted, formatted, self-describing). Esta visión es muy similar a plantear una organización de documentos en papel basada en si éstos están escritos a bolígrafo, en formularios a máquina o listados por el ordenador. El partir de un concepto organizativo de semejantes características, difícilmente se pueden llevar a una administración coherente de los documentos.
  • Como último elemento de confusión aparecen algunos recientes planteamientos de la gestión documental dentro de los entornos Intranet, donde se presenta como un conjunto de subsistemas integrado por las aplicaciones de correo electrónico, las bases de datos documentales, los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres, los tesauros, buscadores, conexiones a Internet, las herramientas para producción de documentos en lenguajes HTML, etc. Nuevamente no hay forma de situar la línea divisoria entre lo que es la Intranet en si misma, sus herramientas o componentes y lo que son los propios documentos. A un buen juicio es algo similar a confundir en el entorno de la documentación en papel, los documentos con las máquinas de escribir, o con los armarios archivadores.

Conceptos

Es necesario situar la gestión de los documentos en los parámetros correctos para poder entender en que medida las tecnologías Intranet pueden proveernos de herramientas efectivas para gestionar los documentos, y hasta que punto se encuentra con soluciones que aún resultan insuficientes. Para ello hay que tener muy claros una serie de conceptos básicos:

La concepción del documento: La materia de la gestión documental son los documentos. Se puede definir éstos como "información registrada en un soporte, producida o recibida por una organización o individuo como producto de la iniciación, desarrollo y conclusión de una actividad”. Esta definición implica:

  • Que el concepto del documento es independiente del medio y del soporte en el que se genera (voz, imagen, datos, textos hechos a mano o con medios ofimáticos, capturados por escáner, bajados de Internet, etc.). El secreto del éxito de un proyecto de gestión documental, consiste en gran medida en definir lo que es un documento y lo que no lo es, y si éste es simple o compuesto. Sin embargo esta es una tarea no siempre fácil que requiere la experiencia en técnicas de gestión de la documentación.
  • Que todo documento comprende un contexto, un contenido y una estructura suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. De aquí deriva una de las funciones más importantes de un sistema de gestión documental, que consiste en mantener testimonio de las actividades e informaciones de valor para la empresa, ya sea por su valor, jurídico, o probatorio, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimiento colectivo.
  • El sistema de gestión documental: La gestión documental se debe articular como un sistema (y se refiere a sistemas informáticos) con una triple vertiente:
  • un diseño y estructura conceptual que debe de dotar de un armazón lógico y racional a la documentación de la empresa. Ésta estructura debe ser convenientemente planificada, y flexible a los cambios organizativos
    • una base procedimental que debe establecer las responsabilidades y actividades por parte de todos los implicados en la producción, uso y administración de los documentos
    • unas herramientas tecnológicas que deben ser aprovechadas para obtener el mejor rendimiento de la información documental

Los objetivos de un sistema de gestión documental: la gestión de los documentos dentro de una empresa tiene que responder a unos objetivos y necesidades claras, que además deben ser acordes con los objetivos estratégicos de la organización en materia de información y conocimiento. La finalidades genéricas de un SGD son:

    • asegurar y facilitar el acceso a los documentos. Ello no significa sólo recuperar los documentos como objetos individuales, sino también encontrar los que son verídicos y fiables entre las múltiples copias y versiones, los que tienen relación entre ellos y nos permiten hacer una revisión de un tema o asunto, los que se han generado dentro de un contexto específico de un proceso, una actividad o un grupo de trabajo, etc.
    • garantizar el mantenimiento de los criterios de organización de los mismos

salvaguardar y preservar la evidencia de las actividades conocimientos y transacciones de la empresa y establecer una política racional de

Conservación y destrucción de documentos

La conservación y destrucción de documentos en función de las necesidades informativas de la empresa puede verse de la siguiente manera:

  • La función gestión documental: como conjunto de actividades relacionadas con el cumplimiento de los objetivos del sistema de gestión documental. Dichas actividades deben ser adecuadamente planificadas, diseñadas y documentadas, sin olvidar que parten esencialmente de una "concepción" intelectual del sistema.

Así pues la gestión documental se debe ver como una función orientada a la consecución de unos objetivos, referidos a una "materia prima" que son los documentos.

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