Registro del Estado Civil (Cuba)

Registro del estado civil Institución con sede en República de Cuba Una pareja asiste a un registro del estado civil para anotar a su hijo recién nacido. Utilizan como forma de identificación única del bebé las huellas dactilares de sus pies (que se pueden ver impresas en el formulario de registro). País: República de Cuba

El Registro del Estado Civil es una institución de carácter público a través de la cual el Estado cubano garantiza la inscripción de los hechos y actos relacionados con el estado civil de las personas tales como:

• nacimiento,
• matrimonio,
• defunción y
• todo hecho o acto que constituya o afecte el estado civil.

Dirección técnica, normativa y metodológica

El Ministerio de Justicia ejerce la dirección técnica, normativa y metodológica de la actividad de Registro del Estado Civil de las personas, y a tales efectos tiene las atribuciones siguientes:

• Asesorar, inspeccionar y controlar el trabajo de las direcciones de Justicia en la actividad de registro del estado civil.
• Realizar o disponer que se efectúen inspecciones técnicas a las oficinas del Registro del Estado Civil, para comprobar el cumplimiento de las disposiciones y normas jurídicas relacionadas con esta actividad.
• Establecer normas metodológicas que regulen la proyección de la red de oficinas para el Registro del Estado Civil, así como los requisitos para la creación, traslado, fusión y cierre de dichas oficinas.
• Elaborar, promover, desarrollar y, según el caso, ejecutar planes y cursos regulares y especiales de capacitación y formación técnica para el personal del Registro del Estado Civil.
• Convocar a reuniones metodológicas, seminarios y otros eventos de carácter técnico sobre dicha actividad.
• Brindar asesoramiento técnico en todas aquellas cuestiones que aseguren el cumplimiento adecuado de las normas y disposiciones establecidas y el mejor funcionamiento y desarrollo de la actividad.
• Establecer plantillas tipos para las oficinas del Registro del Estado Civil.
• Establecer los libros oficiales, modelos, formularios y demás documentos para el uso de los registradores en su actividad técnica.

El Ministerio de Justicia tiene, además las facultades siguientes:

• Crear, fusionar, trasladar o extinguir oficinas del Registro Especial del Estado Civil con competencia nacional, y nombrar o sustituir a los registradores encargados de ellas, a sus sustitutos y al resto del personal auxiliar.
• Dirimir las cuestiones de competencia que se susciten entre las oficinas del Registro del Estado Civil de diferentes provincias, y entre estas y las oficinas del Registro Especial del Estado Civil.
• Las demás que se establecen en la Ley.

Actividad administrativa y de prestación de servicios

Los órganos locales del Poder Popular son los que ejercen el control de la actividad administrativa y de prestación de servicios del Registro del Estado Civil y coadyuvarán en la inspección, asesoramiento, capacitación y superación técnica del personal de sus oficinas.

Los órganos locales del Poder Popular, en sus respectivas demarcaciones territoriales, tendrán además las facultades siguientes:

• Crear, fusionar, trasladar o extinguir oficinas del Registro del Estado Civil, de conformidad con las normas que establece el Ministerio de Justicia.
• Nombrar o sustituir a los registradores del Estado Civil, a sus sustitutos y al resto del personal auxiliar.
• Dirimir las cuestiones de competencia que se susciten entre sus oficinas del Registro del Estado Civil.

Organización

El Registro del Estado Civil está integrado por un sistema de inscripciones y notas marginales de los hechos y actos relacionados con el estado civil de las personas, que se denominarán asientos, y constarán indistintamente en:

• Las oficinas del Registro en cada municipio.
• Las oficinas de los registros provinciales.
• Las oficinas del Registro Especial.
• Las oficinas consulares de Cuba.
• Las oficinas de los palacios de los matrimonios en cada municipio.

El Registro del Estado Civil está además integrado por cuatro secciones denominadas de nacimientos, de matrimonios, de defunciones y de ciudadanía.

Registrador

Las oficinas del Registro del Estado Civil estarán a cargo de un registrador. El registrador del estado civil tendrá un sustituto que lo supla en su ausencia temporal y en los casos previstos en la Ley No. 51 del Registro del Estado Civil y su Reglamento. El sustituto tendrá los mismos deberes, atribuciones y funciones del registrador mientras dure la ausencia de este.

El registrador del estado civil tendrá, según el caso, competencia nacional, provincial o municipal, y ejercerá sus funciones dentro de la demarcación territorial de la oficina del registro que se le asigne en su nombramiento. Los funcionarios consulares o diplomáticos autorizados para ello ejercerán las atribuciones y funciones de registrador del estado civil, de conformidad con lo establecido en esta Ley y su Reglamento, y el Ministerio de Relaciones Exteriores establecerá su demarcación territorial.

Para ser nombrado registrador del estado civil o sustituto, se exige el cumplimiento de los requisitos siguientes:

• Ser ciudadano cubano.
• Ser mayor de edad.
• Poseer buenas condiciones morales y gozar de buen concepto público.
• Haber aprobado examen de suficiencia en la materia.

Los registradores del estado civil no podrán desempeñar otro cargo o empleo, bien sea electivo o de nombramiento, que lleve aparejada autoridad, potestad administrativa o función ejecutiva, excepto que se trate de cargos en el Ministerio de Justicia, docentes, científicos o de delegados o diputados a los órganos del Poder Popular. En estos dos últimos casos, si ocuparan cargos ejecutivos de dichos órganos no podrán ejercer como registradores.

El registrador del estado civil, en el ejercicio de sus funciones, debe obediencia a la ley y cumplirá en sus actuaciones los principios de la sociedad cubana.

El registrador del estado civil tendrá los deberes, atribuciones y funciones siguientes:

• Tomar declaraciones, recibir solicitudes y documentos concernientes al estado civil de las personas y calificarlos y, si tuviera dudas, exigir o comprobar la veracidad o autenticidad de las declaraciones, solicitudes y documentos que se le formulen o presenten.
• Extender, o disponer que se extiendan, bajo su dirección y responsabilidad, las inscripciones y notas que deban practicarse en los asientos de las oficinas del Registro.
• Custodiar y conservar los libros, documentos, expedientes o legajos que obren en las oficinas del Registro.
• Expedir certificaciones basadas en los asientos y documentos que obren en las oficinas del Registro y las negativas que resulten de estos.
• Subsanar errores u omisiones materiales en las inscripciones.
• Tramitar y resolver el cambio, adición o modificación de nombres y apellidos.
• Autorizar la formalización de matrimonio.
• Denegar la solicitud de inscripciones cuando estas no reúnan los requisitos que se establecen en la ley.
• Dirigir, controlar y supervisar el trabajo de información estadística y otras que se deriven de las inscripciones o anotaciones practicadas en las oficinas del Registro.
• Dirigir, controlar y supervisar el trabajo de las oficinas del registro y de su personal auxiliar.
• Las demás que se establezcan en la ley y su reglamento.

Inscripciones, libros y certificaciones

Los asientos del Registro del Estado Civil constituirán la prueba del estado civil de las personas. Las inscripciones o anotaciones en el Registro del Estado Civil solo podrán anularse mediante ejecutoria de tribunal competente.

A una inscripción no se le podrá hacer rectificación, adición ni enmienda que altere sustancialmente el hecho o acto a que se contrae, sino en virtud de ejecutoria de tribunal competente.

El registrador inscribirá las rectificaciones, adiciones o enmiendas posteriores a la firma de una inscripción mediante nota marginal en el asiento de que se trate.

Los libros o asientos en que consten las inscripciones del Registro del Estado Civil no podrán ser destruidos, aunque se encuentren en mal estado, a menos que hayan sido reconstruidos total o parcialmente y su notoria inutilidad lo justifique. Para proceder a la destrucción será necesario obtener la aprobación previa del Ministerio de Justicia.

Los expedientes y legajos pertenecientes al Registro del Estado Civil se conservarán en las oficinas del Registro durante veinte años, contados a partir de la fecha de su resolución definitiva. Transcurrido dicho término, se remitirán a la sección correspondiente del Archivo Nacional de la Academia de Ciencias de Cuba.

Digitalización

En diciembre de 2025, el Ministerio de Justicia anunció que se había completado la digitalización de los archivos del Registro Civil de Cuba.

Fue un proceso que comenzó en 2008 y que incluyó trasladar al soporte digital más de 37 millones de folios. En este proceso, estuvo también la cooperación del Ilustre Colegio Oficial de Gestores Administrativos de España, que facilitó los medios para reducir considerablemente el tiempo estimado para la consecución de esta tarea, que fue considerada como una "proeza", por el MINJUS.

Otro paso importante fue el proceso de "subir a la nube" todos los folios escaneados, lo cual permite la protección de la información recogida hasta el momento solo en soporte papel, y una mejora en la calidad de los servicios prestados al contar con todos los archivos disponibles en la plataforma nacional de Gobierno "Soberanía", en vistas a eliminar en cierto grado la tramitación innecesaria y redundante.

EL MINJUS aseguró que toda la documentación fuera almacenada conforme a lo establecido por la legislación cubana, especialmente lo contemplado en la Ley 149/2022 "De Protección de Datos Personales", por lo cual dichos expedientes no se encuentran disponibles al público general y deben ser solicitados necesariamente desde cualquier unidad registral del país, sin necesidad de ser específicamente en donde fueron expedidos.

Este proceso fue considerado como el cimiento o la base para un proyecto mayor: el folio único electrónico; donde se pueda interconectar cada constancia en la vida del ciudadano, desde su nacimiento hasta la defunción.

Fuentes

• Ministerio de Justicia / Información sobre los servicios que presta el Registro Civil
• Parlamento cubano / Ley No. 51 Registro del Estado Civil
• «Registros del Estado Civil», artículo publicado en el sitio web del Ministerio de Justicia de la República de Cuba (La Habana).