Transferencia Documental

Reseña Concepto: Transferencia Documental. Es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de su consulta

Transferencia Documental. Es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de su consulta por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.

Definición

Es el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, mediante el traslado de fracciones cronológicas de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos. Los plazos de transferencia de los documentos a los archivos centrales se establecen tomando en cuenta la vigencia administrativa y utilización de la documentación y se realizan: - De los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales - De los Archivos Centrales a los Archivos Históricos

Las transferencias permiten

• Descongestionar los archivos de documentos.
• Dar tratamiento y servicio adecuado al documento en cada fase de Archivo.
• Agilizar el servicio de consulta o préstamo en las unidades productoras.
• Garantizar y facilitar las consultas de documentos a los ciudadanos.
• Garantizar la conservación de los documentos al situarlos en lugares adecuados y estar controlados y tratados convenientemente por los especialistas

El objeto final de la transferencia

Es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquellos que no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado en el archivo correspondiente. En consecuencia, en ningún caso podrá considerarse como transferencia el traslado físico, de un archivo a otro, de documentos sin identificar ni valorar.

Elementos a tener en cuenta para la transferencia

• Tabla de retención o permanencia
• Programa anual de transferencia
• Preparación de los documentos que se van a transferir

Programa Anual de Transferencia

Es el Programa de transferencia que confecciona y emite el Archivo Central cada año, donde dispone en qué fecha le corresponde a cada archivo de gestión o periférico transferir los documentos.

Procedimientos para las transferencias

• Comprobar que los documentos estén ordenados y los expedientes completos.
• Comprobar que el file tenga todos los datos completos.
• Destruir la documentación de apoyo mezclada con los documentos de archivo.
• Eliminar elementos metálicos o de goma.
• Colocar los documentos en cajas o legajos en que estará señalado el órgano y unidad productora, el tipo documental, las fechas extremas de la documentación, y el número de orden de la caja que debe coincidir con el número correspondiente en el inventario.

Bibliografía

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• Heredia Herrera, Antonia. Manual de organización de fondos de corporaciones locales. El archivo de la Diputación Provincial de Sevilla. Prólogo

de Vicenta Cortés Alonso. Madrid. Subdirección General de Archivos. 1980. 108 p.

• Schellenberg, Theodore. Principios archivisticos de ordenación. 2da. Ed., México, ACN, I 982, I O 8 pp.