Archivo

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Concepto:Conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

Archivo. Son los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. También son archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos. Es decir, archivos son tanto los fondos documentales (los conjuntos orgánicos de documentos) como las instituciones donde se conservan dichos fondos.

Definición

Es uno o más conjuntos orgánicos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.[1]

Finalidades básicas de los archivos respecto a la documentación

  • Reunir: Agrupan toda la documentación específica de su área en su mismo archivo, a fin de facilitar su localización.
  • Conservar: Evitan que dichos documentos se extravíen o deterioren, realizando las tareas de restauración que fuesen precisas.
  • Ordenar: Organizan la documentación de forma que se facilite su localización.
  • Difundir: Ponen a disposición de los interesados sus fondos, e incluso promueven su conocimiento.

Tipos de archivos

Archivo de Oficina
Según la titularidad de la institución:
  • Públicos (como los de las Administraciones Públicas).
  • Privados (por ejemplo, los eclesiásticos: los registros parroquiales).

Por el ámbito territorial:

  • Locales.
  • Regionales.
  • Generales o Nacionales.

Por la antigüedad de la documentación conservada:

  • De Gestión.
  • Centrales.
  • Intermedios.
  • Históricos.

Fases de conservación de los documentos

Archivos de gestión

En él se conservan los documentos que están en tramitación, en expedientes que permanecen abiertos, hasta un plazo máximo de cinco años. También se llama “archivo de oficina”, puesto que están próximos a los organismos que los necesitan para su gestión. Pasado ese plazo, o bien cuando el expediente está ya cerrado y el procedimiento terminado, pasan al archivo siguiente.

Archivos centrales

Aquí están los expedientes definitivamente cerrados, pero que aún podrían consultarse en búsqueda de antecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebas de sus derechos. En la Administración General del Estado, existe un Archivo Central en cada Departamento Ministerial. Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diez años, pasados los cuales, se transfieren al archivo siguiente.

Archivos intermedios

Aquí están los documentos cuyo valor de gestión ya es casi nulo y se van clasificando de cara a su interés histórico. En este archivo se hace el proceso de expurgo, es decir, la selección de aquellos archivos que merecen la pena conservar por su interés histórico, procediendo a la limitación del resto. Esta función de archivos intermedios lo hacen el Archivo General de la Administración para los documentos de la Administración Central, y los Archivos Histórico-Provinciales, para los documentos de las administraciones periféricas del Estado (Delegaciones de Gobierno, Direcciones Provinciales, etc.) Los archivos se conservarán por un periodo de diez a quince años. Los que sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo siguiente.

Archivos históricos

Aquí van a parar aquellos documentos que se consideran de interés permanente para las futuras generaciones. Son documentos que, si se hace la cuenta anterior, se verá que tienen como mínimo, más de veinticinco años de antigüedad y están destinados a conservarse por tiempo indefinido.

Proceso archivístico

Estas cuatro fases forman parte de un mismo proceso archivístico y, en cada una de ellas varía el valor de los documentos, el tratamiento que reciben y el servicio que prestan.

El flujo constante de documentos entre una y otra fase constituye un sistema archivístico. Los plazos de transferencia deben respetarse dentro de lo posible, con el fin de evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, a las que hay que descargar de aquellos que no son de uso frecuente por parte del gestor.

El funcionamiento de las dos primeras fases, Oficina y Central, influye en las otras dos de manera decisiva, ya que si los documentos están correctamente creados, clasificados y transferidos desde las oficinas, el trabajo de los archiveros en el resto de las fases de archivo se podrán dedicar más al análisis y valoración de series, al expurgo –en su caso- y a la conservación de los documentos.

Tratamiento archivístico en la fase de archivo de oficina

El archivo de oficina está formado por aquellos documentos que se están tramitando o bien que son de uso frecuente por parte de los gestores de la documentación. Dichos documentos poseen plena vigencia jurídica y administrativa y su permanencia en las diversas unidades administrativas no deben superar los cinco años desde su tramitación, salvo excepciones. Los documentos de esta fase sirven para dar testimonio, ofrecer información y, además, poseen un valor histórico potencial.

El archivo de oficina responde a la exigencia de encontrar la información que se busca en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es necesario conocer con precisión los documentos que se poseen, algo imposible si lo que se tiene no está organizado de manera apropiada.

En primer lugar, en cada puesto de trabajo sólo deberían estar presentes los expedientes de tramitación, individualizados por medio de capetillas que, a su vez pueden guardarse en un sistema de carpetas o en estanterías.

Tratar adecuadamente el archivo de oficina requiere el empleo de técnicas en función del volumen tratado: se trata de todo un servicio, departamento o división administrativa. Para empezar es importante realizar un esquema lógico y ordenado de los diferentes elementos que componen el servicio, considerando siempre las actividades propias del mismo, es decir, las tareas realizadas cotidianamente.

El tratamiento archivístico consiste en un conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene por objeto su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles y útiles.

Principales funciones en el tratamiento archivístico

  • Identificación, que conduce al conocimiento del órgano y las unidades administrativas que han producido los documentos, además de los tipos documentales producidos.
  • Clasificación, mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se separan, formando conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina.
  • Ordenación, que consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido. Los tipos de ordenación son: la cronológica, la alfabética y la numérica.
  • Descripción, donde se reflejan los resultados de las operaciones anteriores en los instrumentos de control e información. Conviene realizar la descripción mediante inventario, que consiste en describir la documentación mediante ciertos elementos, con la finalidad de conocer su contenido y su localización física.

Elementos que forman parte de la ficha

  • Las fechas límite del expediente (año de su inicio y año de su finalización). Una entrada descriptiva breve y concisa, que sirva para conocer el contenido de cada expediente.
  • Los dígitos correspondientes al cuadro de clasificación y denominación de la serie.
  • La signatura del archivo, es decir, el número de la caja donde se archiva el documento y el número de dicho documento dentro de la caja.

Referencia

  1. Según definición de Antonia Heredia Herrera.

Véase además

Fuente