Asistente virtual
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Asistente virtual. es un agente de software que ayuda a usuarios de sistemas computacionales, automatizando y realizando tareas con la mínima interacción hombre-máquina. Es un profesional independiente que presta sus servicios de forma remota, normalmente desde su hogar u oficina. Como norma general, este tipo de servicios abarcan tareas a nivel administrativo, creativo o técnico.
La interacción que se da entre un asistente virtual y una persona, debe ser natural, una persona se comunica usando la voz y el asistente virtual lo procesa, interpreta y responde de la misma manera.
Es un profesional emprendedor que trabaja a distancia de forma estructurada y organizada. Cuenta con:
• Respaldo legal: Registra una empresa o formaliza la prestación del servicio como persona natural cumpliendo con las leyes de su país.
• Espacio de trabajo: Posee un espacio con los requisitos operativos propios del servicio que presta. Como mínimo: escritorio, silla ergonómica, PC o lapto, impresora multifuncional y teléfono independiente.
• Marca personal: Se convierte en un emprendedor como una marca personal, promocionando sus servicios en línea a través de una página web.
• Industria global: Pertenece a una industria global organizada en constante crecimiento.
Fue concebida como un modelo de negocios para que profesionales puedan trabajar desde casa de forma independiente. Es un modelo de negocios rentable, sostenible y escalable.
Es rentable porque el profesional que trabaja como asistente virtual puede convertir su negocio en su principal o única fuente de ingresos.
Es sostenible porque el AV lleva a cabo una planificación previa, desarrolla una pequeña infraestructura de negocio y cuenta con el apoyo de una industria global creciente donde puede encontrar guía y estímulo al momento de presentarse dificultades de modo que pueda superarlas y continuar adelante.
Es escalable porque el asistente virtual puede trabajar con tantos clientes como su disponibilidad de horas le permita. Al expandirse al punto de contar con más clientes de los que puede manejar tiene la opción de desarrollar un equipo de asistentes virtuales, trabajando en conjunto cada quien desde su casa como contratistas.
Sumario
Surgimiento
El trabajo de asistente personal virtual surgió en Estados Unidos, donde a día de hoy se ha convertido en una de las profesiones más populares. Según todos los datos que se conocen, la primera asistenta virtual fue la visionaria Anastacie Brice.
Esta emprendedora decidió usar Internet y otras tecnologías para realizar su trabajo como asistenta ejecutiva y planificadora de viajes desde su hogar, viendo que podía desempeñar su actividad de forma mucho más eficiente.
En 1997 fundó AssistU, una organización que se dedica a dar entrenamiento, apoyo y continua formación a todas aquellas personas que quieran empezar su andadura como asistentes virtuales, dando a conocer al público todas las funciones que puede llegar a desarrollar esta profesión.
Las primeras asistentes virtuales eran mujeres y prestaban principalmente servicios secretariales y administrativos, de ahí el término “asistente”.
Tareas que realiza
La función más conocida de un asistente virtual es la de secretario/administrativo, aunque en la actualidad esto ha cambiado mucho y el abanico de posibilidades ha crecido de manera exponencial.
Como es evidente, los servicios que puede ofrecer cada persona dependerá de su formación, conocimientos y experiencia, aunque en muchas ocasiones no quedará más remedio que amoldarse a lo que exija la empresa o emprendedor que haya contratado tus servicios.
Tareas más comunes que pueden desarrollar los asistentes virtuales:
• Contactos y llamadas telefónicas.
• Edición y corrección de artículos o textos.
• Contabilidad y asesoría fiscal.
• Diseño gráfico.
• Traducciones.
• Marketing digital y gestión de redes sociales.
• Servicio de atención al cliente.
• Gestión total o parcial de páginas web.
• Administrador de sistemas.
• Gestión de correo electrónico.
• Servicio técnico (software).
• Búsquedas en Internet.
• Gestión de cuentas de correo electrónico.
• Mantenimiento y actualización de bases de datos.
• Organización de horarios, reservas, viajes y eventos.
Otras de las tareas que se realizan como asistente virtual son:
• Todo tipo de comunicación con la gestoría del cliente.
• Realización y envío de facturas.
• Recepción de facturas de colaboradores y clientes.
• Envío de presupuestos y seguimiento de los mismos.
• Búsqueda de proveedores y comparativas de presupuestos.
• Seguimiento de los clientes, especialmente con la intención de fidelizarlos.
• Control de existencias.
• Reclamaciones de pedidos.
• Gestión de la bandeja de correo electrónico.
• Mantenimiento y actualización de las bases de datos de clientes, proveedores y otras personas con las que se tiene contacto.
• Llevar al día los archivos.
• Encargo de tareas puntuales por teléfono, videoconferencia o chat. Esto sería como tener un secretario al dictado pero en otra ubicación.
Estas son las tareas que realiza cualquier secretario en un negocio tradicional y que también puede realizar cualquier asistente virtual desde su casa.
Además, también puede ejercer funciones que van más allá, en las que se definiría como asistente virtual personal. Estas funciones son:
• Gestión y planificación de agenda.
• Planificación de viajes, reuniones y eventos.
• Búsqueda de información para detectar a los mejores profesionales para colaborar.
Los profesionales que suelen tener asistentes virtuales son los emprendedores de negocios online, por eso también pueden requerir a sus asistentes que tengan conocimientos básicos de marketing online. Un emprendedor puede pedir a su asistente virtual la escritura de artículos para su blog, envío de newsletters y publicaciones en redes sociales.
Características de un Asistente virtual
El ser Asistente Virtual es una de las profesiones de internet más exigentes y completas que puedes encontrar. Tú haces el trabajo bajo estricta supervisión del cliente y él puede evaluar prácticamente en tiempo real tus habilidades y performance. Es lógico que, para muchos teletrabajadores, no sea la profesión ideal, pero para quienes tengan vocación de servicio, será la mejor elección.
10 características con las que deberías contar un Asistente virtual:
1. Honestidad
La honestidad es esencial, y aquí no hablamos del valor en general, sino de ser honestos con nosotros mismos. Si no puedes ser honesto y aceptar, por ejemplo, cuando no sabes hacer algo o cuando debes pedir ayuda, estarás en problemas, ya que ser asistente virtual implica saber hacer muchas tareas de distinto tipo, pero también, saber delegarlas o aprender a hacerlas correctamente.
2. Manejo del tiempo
Con este punto, no solo nos referimos a que debes ser una persona organizada y manejar tanto tu propio calendario como el de tu cliente. Es más, si no controlas este punto, directamente, olvídate de ser asistente virtual. Sino, a que debes manejar tus tiempos para realizar cada tarea. Si te contratan por 4 horas y tienes una lista de 20 ítems por hacer, debes saber calcular cuánto tiempo te tomarán para manejar correctamente las expectativas del cliente.
3. Dar lo mejor de ti
El trabajo duro es la clave para el éxito, trabajes online u offline. Además, si trabajas duro, esto será reconocido. No temas dar lo mejor de ti, aunque en un principio te hayan contratado por menos dinero del que esperabas. Si das lo mejor de ti, podrás pedir aumentos o conseguirás recomendaciones para seguir avanzando en tu carrera.
4. Trabajar inteligente
Lógicamente, trabajar de forma inteligente es mucho más importante que “trabajar duro” pero sin claros objetivos. Si eres un teletrabajador inteligente, serás mucho más exitoso que alguien que simplemente trabaja duro. ¿Cómo puedes lograrlo? Formándote constantemente, estando al tanto de nuevas herramientas que te hagan más sencillo el trabajo, organizándote correctamente e invirtiendo en tus herramientas de trabajo.
5. Siempre hacer sugerencias
Como Asistente Virtual una de las características claves que debes desarrollar es el hacer sugerencias productivas. Por ejemplo, si notas que pierdes 1 hora completa eliminando e-mails de newsletters o spam del correo de tu cliente, sugerirle una herramienta para dejar de recibirlos definitivamente, sería una buena sugerencia. O bien, si notas que un cliente importante o un pariente cumple años pronto, recuérdaselo para saber si no necesita que consigas un regalo para él.
6. Habilidades comunicativas
Otra de las características claves de un buen asistente virtual es comunicarse clara y correctamente. Si tus habilidades de comunicación no son buenas, empieza a procurar mejorarlas. Debes manejar un lenguaje pulcro, siempre, tanto al referirte a tu cliente, como al enviar e-mails o comunicarte con otras personas que requiera tu trabajo.
7. Actitud positiva
“Tú puedes” debería ser una frase escrita en la frente de cada asistente virtual. Debes tomar responsabilidad de tu trabajo y tratar al negocio de tu cliente, como si fuera tu propio negocio. Si trabajas con actitud positiva y concentrado, no solo en tu tarea, sino en aliviar por completo la vida de tu cliente, irás por el buen camino y serás imprescindible en muy poco tiempo.
8. Proactividad
Siempre existe algo nuevo bajo el sol. Todo asistente virtual debe ser sumamente proactivo para no quedarse jamás sin ocupaciones. Si bien algunos clientes tienen una lista detallada de las tareas que quieren que realices, otros simplemente necesitarán tu ayuda y no tendrás tareas esquematizadas, sino, una delegación de aquellas que no pueden realizar en el momento. Tú debes buscar la sistematización, el esquema y sugerir nuevas tareas que puedes realizar si ves que tu cliente no te las asigna.
9. Ganas de aprender
Las ganas y la habilidad de aprender deben ser un fuego interno en cada asistente virtual. Nunca digas “no, no sé cómo hacerlo” a tus clientes. Busca cómo hacerlo, pregúntales si pueden enseñarte cómo necesitan que se haga la tarea, investiga y estudia. Cada nueva habilidad que aprendas a llevar adelante, será una nueva oportunidad de trabajo para ti en el futuro.
10. Paciencia
La paciencia es esencial para los asistentes virtuales. Un asistente virtual debe ser capaz de tolerar las críticas y verlas de forma positiva. Las críticas no son a tu persona, son a la forma en que realizaste determinado trabajo, y debes verlas como una forma de mejorar, sin entrar en disputas. Además, si tratarás, no solo con tu cliente sino con muchas otras personas en el camino, a tu habilidad de comunicación, adherirle una cuota de paciencia será sumamente productivo.
Ser asistente virtual es desafiante pero, es un teletrabajo muy grato y por supuesto, bien pago. Tus clientes pueden ser demandantes por momentos, pero siempre ten en mente lo siguiente: no puedes conformar a todo el mundo, todo el tiempo, así que, simplemente, debes dar lo mejor de ti.
Ser Asistente Virtual
Aunque en este tipo de trabajo no necesitas ninguna titulación académica (sobre todo porque no existe), al menos deberás tener ciertos conocimientos a nivel administrativo y organizativo, además de dominar los aspectos más básicos a nivel informático.
Así pues, cualquier persona no puede adentrarse en este sector sin tener en cuenta los siguientes factores:
1.- Formación como asistente virtual
Si tienes conocimientos y experiencia en algunas de las tareas que hemos mencionado más arriba, puedes obviar estas líneas, pero de no ser así, necesitarás formación para optar a este tipo de trabajo virtual.
En la actualidad existen muchos cursos y programas de formación para convertirte en un asistente virtual profesional de una manera rápida y eficaz. Eso sí, debes tener en cuenta que deberás realizar una inversión en ti mismo, algo que seguramente agradecerás al cabo del tiempo. Un ejemplo sería el curso de asistente virtual de Asistademy, un sistema que capacita a sus alumnos a convertirse en verdaderos profesionales del sector.
En él aprenderás (entre otras muchas cosas), a obtener ingresos, captar clientes y también a construir con ellos largas relaciones de trabajo que permitan proyectar tu carrera (y tus ingresos) a corto, mediano y largo plazo
2.- Presenta tus servicios y date a conocer
Una vez que estés preparado y tengas una correcta formación, tienes que salir al mercado y darte a conocer. La mejor forma de hacerlo es a través de un blog personal, donde debes presentarte de una forma atractiva y eficaz, aportando valor y generando confianza.
Lo más importante es que hagas una buena presentación de los servicios que vas a ofrecer, detallando exactamente qué tipo de funciones puedes cumplir y los precios que vas a cobrar por ellas.
Si ya tienes experiencia previa, también puedes añadir tu curriculum y/o algunos de los trabajos previos que hayas completado.
3.- Sal a la búsqueda de tus primeros clientes
Los primeros clientes son los más difíciles de conseguir, por eso al principio hay que ir a buscarlos y fidelizarlos. Conforme vayas creciendo y haciendo bien tu trabajo, el boca a boca hará el resto.
Básicamente, hay dos formas de buscar y captar clientes: la digital y la presencial. En mi opinión, la primera es mucho más cómoda y eficiente, aunque no debes descartar la segunda si te surge la oportunidad.
Búsqueda de clientes de forma digital
Internet es la herramienta más poderosa a la hora de buscar y encontrar clientes potenciales. Aquí deberás crear y potenciar tu marca personal para posteriormente promocionarla al máximo. Las mejores formas de hacerlo son las siguientes:
• Utiliza tu blog para crear contenidos de valor que hagan llamar la atención de tus lectores.
• Crea perfiles en todas las redes sociales y comparte allí tu contenido.
• Busca perfiles de otros profesionales de tu mismo sector e interactúa con ellos.
• Si no te gusta escribir, abre un canal en Youtube y crea contenidos de forma visual.
• Si tu presupuesto te lo permite, puedes crear campañas de promoción en Facebook Ads.
Como consejo personal, te recomiendo que desde el primer momento te abras una cuenta en Linkedin, una red social específica para todo tipo de profesionales. Allí podrás descubrir y seguir a otras personas del sector e incluso entablar relaciones comerciales.
Búsqueda de clientes de forma presencial
• No te cortes, da la tabarra a todos tus amigos y conocidos diciéndoles que estás buscando trabajo y que corran la voz.
• Si hay algún evento de networking cerca de ti, no dudes en asistir y entablar relaciones de beneficio mutuo.
• Haz un recorrido diario por diferentes empresas y presenta tus servicios.
4.- Herramientas de trabajo Una de las grandes ventajas del trabajo como asistente virtual es la inversión que debes realizar, la cual es ridícula comparada con otras profesiones. Incluso puede que no tengas que hacer ninguna si ya dispones de las siguientes herramientas:
• Conexión a Internet.
• Ordenador e impresora.
• Micrófono, auriculares (o altavoces) y una webcam.
• Teléfono.
Si el trabajo de asistente virtual lo vas a desarrollar desde España, tendrás que estar dado de alta en el régimen de autónomos de la seguridad social, lo cual supone el gasto más importante. A día de hoy, la cuota mensual mínima está situada en 283 euros, un auténtico atraco a mano armada que muchos sufrimos desde hace años.
Al contrario de lo que ocurre con otro tipo de negocios por Internet, en esta profesión no puedes eludir este paso, ya que tus clientes siempre te pedirán facturas de tus servicios.
Ventajas
Las ventajas de este tipo de trabajo son las siguientes:
• Se puede hacer desde casa.
• Se puede desarrollar a tiempo parcial o acordar los horarios disponibles.
• No se requieren grandes inversiones.
Curiosidades
Por ejemplo, un tipo de asistente virtual muy demandado en la actualidad es el de administrador de sistemas, un trabajo imprescindible para la configuración, mantenimiento y seguridad de cualquier tipo de hosting y que puede realizarse a distancia sin necesidad de presencia física.
Lo más curioso de esta profesión, es que en países como España apenas tiene relevancia, cuando en otros como EE.UU se ha convertido en un empleo totalmente normal e integrado en el hogar de millones de personas. Como siempre, los países anglosajones nos llevan una ventaja sideral en todo lo referente a los negocios online.
Otro dato muy relevante, es que esta profesión tiene hasta una asociación internacional denominada IVAA, cuya página por supuesto está en inglés. Esto indica el nivel que ha alcanzado esta forma de trabajar desde casa en algunos países.
No obstante, esto está cambiando poco a poco y en los países de habla hispana la figura del asistente virtual en español está cobrando cada vez más relevancia.
Fuentes
• ¿Qué es un asistente virtual? Entérate aquí - Profesional Virtual
• Asistente Virtual - Qué es y Cómo puedes Trabajar en ello【2019】
• Asistente VIRTUAL » Trabajo online desde CASA • Guía【2019】
• Asistente virtual - Wikipedia, la enciclopedia libre
• 10 características de un Asistente Virtual altamente efectivo
