Caja chica
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La caja chica es un fondo que se utiliza para solventar gastos de emergencia que no están programados en el presupuesto de la compañía, empresa y otros centros de trabajo autorizados por ley, y que no pueden ser pagados con un cheque o a crédito.
Defenición
La caja chica es el conjunto de efectivo de una empresa destinado a operaciones de poca cuantía que deben resolverse rápidamente para lograr agilidad en la gestión y evitar perjuicios mayores.
Objetivo
Disponer de fondos ante gastos imprevistos, sin necesitar la aprobación de la gerencia, pero estos egresos deben justificarse y suele requerirse el respectivo comprobante de pago.
Datos
- El importe de la caja chica, es renovable cada cierto tiempo, manteniéndose un monto mínimo fijado por la organización.
- Es custodiada usualmente por un empleado (cajero) quien rendirá cuentas a la gerencia por la gestión de los fondos.
- El responsable requiere pedir siempre un recibo y anotar todas las cantidades entregadas y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea el monto.
- La caja chica lleva un registro diaro que debe tener la fecha, el nombre del responsable, la cantidad inicial y el monto total gastado, y luego una lista en que se incluya el número de la factura o recibo que respalda cada gasto, su concepto y la cantidad pagada.
- El dinero depositado en esta caja no puede ser utilizada libremente, ni por empleados ni por los gerentes de la compañía.
Ventajas
- Disponer de pequeñas cantidades de efectivo de manera inmediata.
- Enfrentar gastos imprevistos del negocio.
- Comprobar y justificar el manejo de efectivo.
- Realizar las reposiciones inmediatas del efectivo del que se haya dispuesto.
Gastos financiados con la caja chica
Principalmente se utiliza para:
- Dietas y viajes: Presupuesto que se asigna a un empleado para realizar un viaje relacionado con su actividad laboral.
- Movilidad: Gastos necesarios para cubrir el traslado de los trabajadores, a fin que puedan cumplir con la labor que les demanda la empresa.
- Materiales de oficina: Con el fondo de la caja chica podrían adquirirse artículos de escritorio (papelería, tinta para impresiones y otros).
- Botiquín: Adquisición de medicinas y otros elementos con los que la empresa debe contar para atender emergencias de salud.
- Reparaciones: Para cuando sea necesario realizar mantenimiento de las instalaciones o de alguna maquinaria necesaria para el funcionamiento de la firma.
Para mantener un saldo en caja chica sin endeudarse es necesario que la empresa genere un flujo de caja positivo.
