DIRKS
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DIRKS. Acrónimo para Designing and Implementing Recordkeeping Systems, en español "Diseñar e Implementar Sistemas de Registros", o Sistemas de Gestión de Archivo como se puede apreciar en varias bibliografías referentes a la archivística.
La metodología DIRKS se basa en la construcción de prácticas de negocio más eficiente y responsable a través del diseño y fomento de una buena conservación de registros o archivos en una organización determinada. La misma ofrece un enfoque integral para el diseño de un sistema para el desarrollo de sistemas con una adecuada tratamiento de los archivos tanto así como su preservación, en correspondencia con las necesidades empresariales particulares.
Sumario
Surgimiento
DIRKS no es una metodología nueva. Se basa metodologías tradicionales de diseño de sistemas, pero ha sido adaptada para cumplir los objetivos de la gestión de registros o archivos. La misma proporciona una estructura para muchas de las operaciones tradicionales que las organizaciones siempre han llevado a cabo. No es un enfoque nuevo y enorme - es una metodología basada en principios tradicionales que se ha diseñado para ayudar a las instituciones a lograr resultados significativos y aplicables.
En 1996 ve la luz la primera norma nacional para la gestión de registros electrónicos en Australia (AS-4390). La norma recomienda una metodología para el diseño o rediseño de un sistema para la gestión de registros que incluya esquemas para el control de registros (registro, clasificación, indización y flujos de uso), decisiones de valoración para aquellos registros a capturar por el sistema, determinación de su valor a largo plazo para obtener programas de disposición y necesidades de almacenamiento para uso operativo y mantenimiento a largo plazo. Por parte de la ISO (International Standards Organization) se realizaron esfuerzos para desarrollar una norma internacional en este sentido. Los Australian National Archives adoptaron explícitamente la metodología recomendada por la AS-4390 (AS4390, 1996) en su política para la gestión de registros electrónicos.
Como resultado se desarrolló el manual Designing and Implementing Recordkeeping Systems, lo que se conoce como la metodología DIRKS. Esta se describe en la norma australiana AS ISO 15489-2002, Gestión de registros.
Sobre la metodología
DIRKS es un proceso en ocho pasos que pueden usar las agencias para diseñar e implementar sistemas de recordkeeping que cumplan con la norma AS 4390. Dicha metodología ayuda a las agencias a:
- comprender el contexto social, normativo y de negocio en el que operan (paso A);
- identificar sus necesidades para crear, controlar, recuperar y disponer de registros (es decir, sus necesidades de recordkeeping) mediante un análisis de sus actividades de negocio y factores medioambientales (pasos B y C);
- evaluar hasta que punto las estrategias organizativas existentes (como políticas, procedimientos y prácticas) satisfacen sus necesidades de recordkeeping (paso D);
- rediseñar las estrategias existentes o diseñar nuevas estrategias para tratar necesidades insatisfechas (pasos E y F); e
- implementar, mantener y revisar estas estrategias (pasos G y H).
La metodología da lugar a varias herramientas prácticas que sostienen una eficaz gestión:
- cuadro de clasificación de competencias;
- tesauro de funciones;
- cuadros de disposición de registros basados en las funciones (específicos y generales);
- normas metadatos para el control y la recuperación de registros; y
- productos software para la gestión de registros.
En definitiva, la metodología DIRKS permite a las agencias productoras contribuir al diseño e implementación de sistemas mediante la concreción de las necesidades funcionales a incorporar a tales sistemas a través de un conjunto metadatos regulados por la 'Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies (versión 1.0).
Pasos de DIRKS
| Paso/Etapa | Actividades |
|---|---|
| A: Investigación preliminar. | Objetivo: proporcionar la comprensión del contexto en el que la organización desarrolla su actividad, con el fin de identificar los factores que influyen en la necesidad de crear y mantener documentos (administrativos, legales, de negocio y sociales), y conocer las fortalezas y debilidades con respecto a la gestión de documentos.
Resultados: examen de la misión, visión y valores de la organización, de su política y estrategia, de sus objetivos, de su estructura organizativa, de las regulaciones específicas a las cuales están sometidas sus actividades y de los factores de éxito relacionados con la gestión de los documentos. |
| B: Análisis de las actividades de la organización. | Objetivo: desarrollar un modelo conceptual de qué hace la organización y de cómo lo hace, examinando como interactúan los documentos con los procesos y las actividades de la empresa.
Se puede proceder a identificar y analizar los procesos y actividades de la organización y examinar los circuitos documentales que se siguen para llevar a cabo estos procesos. Es útil conocer:
Resultados: se puede elaborar una primera versión del cuadro de clasificación con el fin de mostrar las funciones, actividades y operaciones que generan documentos. También es útil efectuar un análisis secuencial que describa mediante diagramas de flujo los procesos clave de la empresa (por ejemplo, en el caso de una empresa de edificación y obra civil el proceso que se sigue desde el estudio de la oferta hasta la finalización del periodo de garantía de la obra, pasando por las fases de elaboración del proyecto constructivo, licitación, contratación y ejecución de la obra): los diagramas de proceso permiten visualizar qué documentos se producen en cada parte del proceso, como se transmite la información de una unidad a otra, y quién es responsable en cada momento del manejo y custodia de los documentos. |
| C: Identificación de los requisitos. | Objetivo: determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener documentos que evidencien las actividades de la organización. Estos requisitos se identifican mediante un análisis sistemático de las necesidades de la organización, las obligaciones legales y normativas y la rendición de cuentas, tanto con respecto a partes interesadas internas (dirección, personal) como externas (clientes, accionistas, proveedores, contratistas, administración pública).
Resultados: se puede redactar una primera versión del calendario de conservación (que determina los plazos durante los cuales se tiene que preservar la documentación) y de la tabla de acceso y seguridad (que establece las condiciones de acceso a los documentos). |
| D: Evaluación de los sistemas existentes. | Objetivo: paralelamente a la etapa A, B y C, se analizan el sistema de gestión de documentos y otros sistemas de información relacionados, con el fin de valorar si incorporan y mantienen los documentos necesarios de una manera fiable, íntegra, exhaustiva, sistemática y conforme a los requisitos identificados en la etapa anterior.
Resultados: como resultado se puede hacer un inventario de los sistemas existentes que evalúe el cumplimiento de los requisitos documentales. |
| E: Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos. | Objetivo: determinar qué políticas, normas y procedimientos se adoptarán y qué herramientas, tanto informáticas como documentales, hace falta diseñar e implementar con el fin de asegurar la creación y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la organización.
En este sentido, estas estrategias pueden incluir:
Resultados: puede ser conveniente presentar un informe, junto con un resumen ejecutivo, dirigido a la dirección en el cual se planteen las posibles estrategias de actuación y los beneficios que se esperan obtener. |
| F: Diseño del sistema de gestión de documentos | Objetivo: traducir las estrategias adoptadas en la etapa anterior en un plan de actuación que cumpla con los requisitos identificados en la etapa C y que solucione las deficiencias detectadas en la etapa D. Este plan aporta una visión de conjunto en que se integran los diferentes elementos del sistema.
Resultados: se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:
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| G: Implementación del sistema de gestión de documentos | Objetivo: aplicar el conjunto de estrategias adoptadas poniendo en marcha el plan de actuación diseñado en la etapa anterior, con una alteración mínima de las actividades diarias.
Resultados: se pueden llevar a cabo las siguientes actuaciones:
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| H: Revisión posterior a la implementación. | Objetivo: evaluar y medir la eficacia del sistema de gestión de documentos con el fin de corregir las deficiencias detectadas.
Resultados: se puede entregar a la dirección un informe de revisión en el que se detallarán las discrepancias observadas y se propondrán las acciones adecuadas para corregir las disconformidades que se hayan encontrado y adoptar las oportunidades de mejora que no se hayan previsto en las etapas anteriores. |
El manual de DIRKS
El Manual de DIRKS es un producto desarrollado por los Registros de Estado para explicar en una cantidad considerable de detalles cómo las oficinas públicas puede poner en práctica la metodología, con el fin de mejorar sus prácticas de mantenimiento de los registros. En el mismo cada uno de los ocho pasos que se indican en la metodología de DIRKS se explican en detalle, y se exploran las formas en que pueden ser empleados para mejorar la conservación de registros.
La metodología DIRKS es una declaración clara y sencilla contenida en la norma australiana sobre la gestión de registros, AS ISO 15489-2002, Records Management.
Dirigido a
DIRKS esta dirigida fundamentalmente a los responsables de información, los administradores de tecnologías de la información, los administradores de registros, los gerentes de empresas y cualquier otro personal de la organización que desean asegurarse de que los asuntos o negocios gubernamentales de los que son responsables estén debidamente documentados y conservados por tanto tiempo como sea necesario para cumplir con las necesidades del negocio.
