Gestión documental
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Gestión documental. Engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, el mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepción en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivo
Sumario
Historia
La Archivística de la Antigüedad y la Edad Media tenía un marcado carácter patrimonial y administrativo. Por otra parte, solo consideraba la participación de los archiveros en la gestión de los documentos cuando han perdido su valor administrativo y pasan a los archivos históricos. A finales del siglo XVIII, durante todo el XIX y buena parte del XX se volcó al servicio de la investigación histórica. A fines de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del records manager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término Record Management (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura.
En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros.[1]
Por otra parte, en el mundo anglosajón se ha desarrollado fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación (archives administration), y los archivos al servicio de las administraciones productoras de los documentos (records management).
Gestión del Conocimiento y Gestión Documental
Sin dudas, desde la Antigüedad las personas han registrado sus ideas, comportamientos, actividades a través de documentos en diferentes soportes. De esta manera se han establecido diferentes medios para transmitir información. Sin embargo los soportes en que se registra esa información se han diversificado y han evolucionado hasta el presente. Cada vez se hace más necesario conservar la documentación valiosa que permita a individuos y organizaciones desempeñarse cada vez mejor y enfrentar los incesantes cambios del entorno.
El conocimiento se ha convertido entonces en un recurso intangible de gran valor para el desarrollo de las organizaciones, las que se enfrentan a una fuerte competencia condicionada por cambios tecnológicos y de la sociedad. Su gestión es un proceso que presenta paricularidades que lo distinguen de la gestión de recursos tangibles, dado por el hecho de que el conocimiento, por su naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los procesos de información y comunicación. Para la implantación de un sistema de gestión del conocimiento se requiere desarrollar una adecuada gestión de las tecnologías, de los recursos humanos y de la información registrada en soportes documentales; de manera que ese conocimiento le permita a la organización captar los cambios del entorno y adaptarse a ellos.
La implantación de sistemas de gestión del conocimiento prioriza la necesidad de integrar los sistemas de gestión de la información (sistemas de gestión documental, gestores de bases de datos, intranets y extranets, herramientas de búsqueda y recuperación de la información y tecnologías para la colaboración entre grupos de trabajo), de manera tal que los usuarios puedan acceder de forma unificada a la información que necesitan, por ello, es difícil implantar un sistema de gestión del conocimiento sin la existencia de uno de los pilares de la gestión de la información: el sistema de gestión documental o archivo, en tanto factor indispensable para la organización y utilización de los recursos de información internos de las organizaciones y empresas.
Ciclo de vida de los documentos
El concepto de ciclo de vida de los documentos, se basa en la concepción de records management, no considera al archivo histórico en la fase final de la vida del documento, ni la hace coincidir con el esquema de la estructura orgánica del sistema archivístico. Este enfoque ha generado, en los últimos años una nueva concepción denominada archivística integrada o archivos totales que abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de vida, el análisis de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un calendario de conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos esenciales, la organización y el tratamiento de los documentos, su eliminación o transferencia a los archivos definitivos.
De manera general se considera que el documento de archivo transita por tres edades:[2]
- Edad activa: documentos con vigencia administrativa y con un alto grado de uso. Se conservan en los archivos de gestión o de oficina.
- Edad semiactiva: los que continúan vigentes pero resultan de poca consulta, y se transfieren a un archivo general.
- Edad inactiva: documentos que han perdido su vigencia administrativa. Tienen dos posibles destinos: el archivo histórico para los documentos con valores permanentes y la destrucción para aquellos que no poseen ninguna valía.
Esta concepción, que ha alcanzado fuerza en los últimos años, otorga integridad a la archivística, complementando las herramientas de la gestión documental con las del tratamiento tradicional de la documentación, propio de los archivos de documentos permanentes. En Cuba,la gestión documental ha tenido un insuficiente desarrollo. Los diferentes censos, diagnósticos e investigaciones realizados por el Archivo Nacional de Cuba, han mostrado la escasa existencia de archivos en nuestras administraciones y la acumulación de grandes volúmenes documentales sin ningún tipo de tratamiento.
Por esta razón, buena parte de los archivos administrativos existentes no pasan de ser depósitos de papel, completamente ajenos a las necesidades informativas de las organizaciones y concebidos en función de la conservación de los documentos para su utilización sólo como fuentes de investigación histórica. Esta situación se hace compleja con el acelerado proceso de introducción de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, que nos enfrentará con un nuevo y delicado problema: el acceso y gestión de la información contenida en los documentos electrónicos, producidos en los más variados formatos, que puede derivar en la aparición de nuevos “almacenes”, con defectos mucho más nocivos para las organizaciones que los de papel, por su carácter virtual.
La archivística cubana se ha centrado en la concepción de los archivos al servicio de la investigación, la historia y la cultura; prueba de ello es la escasa producción bibliográfica relacionada con temas tales como la gestión documental y la implantación de sistemas de gestión documental o programas de administración de documentos para las organizaciones. Los derroteros por donde hoy marcha la archivística, como hemos explicado, pueden significar una excelente oportunidad para emprender el camino de la transformación en nuestro país. Sobre todo si sabemos aprovechar las posibilidades de integración del tratamiento documental de los documentos activos, semiactivos y permanentes.
Cualquier intento de implementar sistemas de gestión documental en nuestras organizaciones debe realizarse sobre bases archivísticas sólidas y en estrecha colaboración entre gestores de información, archiveros y especialistas en tecnologías de la información. Pues, según muestran diversas experiencias internacionales, en muchos casos estos programas no alcanzan una completa efectividad porque han sido diseñados por informáticos e ingenieros que han tenido en cuenta, fundamentalmente, aspectos relacionados con la disminución de los costos de almacenamiento y conservación, en un claro desbalance con su objetivo esencial: la recuperación de la información para ser utilizada por los miembros de la organización.
Particularidades informativas de los documentos de archivo
Según Antonia Heredia cuando en su definición de archivo los reconoce como conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden. Este carácter de conjuntos documentales orgánicos portadores de información y acumulados de forma natural, otorga una articularidad distintiva al documento de archivo, pues este no es el resultado de un acto espontáneo o intencional, sino que es la consecuencia de la plasmación en los documentos de la actividad propia del sujeto que los produce, se generan como reflejo de sus atribuciones, funciones y competencias, lo que los convierte en testimonio o prueba de sus propias actuaciones.
Todo ello convierte al documento de archivo en un objeto informativo con características especiales, que lo diferencia de otros tipos de documentos. Estas “particularidades informativas” son resumidas con gran precisión por Núñez Fernández cuando expone que la información de los documentos de archivos:
- Es una información sujeta a parámetros preestablecidos por normas sociales e institucionales.
- La información contenida en el documento está mediatizada por éste, es decir, es el tipo de documento (génesis, tipología, soporte, etc.) el que determina la información y no al revés.
- La información contenida en los documentos de archivos con ser única y original en cada caso sí está sometida (...) a secuencias repetitivas originadas por la forma misma en que se produce la documentación, es decir, de manera seriada.
- El documento de archivo por la forma en que se genera es irrepetible, único, en cambio la información contenida en varios documentos, incluso distintos entre sí tipológicamente sí es repetible y de hecho los procesos de valoración y selección para la eliminación así lo confirman por cuanto se trata de eliminar elementos físicos sin perder información.
- La contextualizad de la información contenida en un documento de archivo al igual que el propio documento respecto al archivo en que se conserva es incuestionable. La información contenida en un documento de archivo aislado de su conjunto orgánico natural es siempre una información incompleta y fragmentada.
- La causa o el motivo que da origen a un documento de archivo nada o poco tienen que ver con las demandas futuras de la información que contiene y que, en muchos casos, serán divergentes entre sí.
Todo documento de archivo representa un contenido, un contexto y una estructura especifica. La representación del contenido informativo de los documentos de archivo no es completa si no se ofrece, también, información relacionada con el contexto específico en que estos fueron generados, y con su tipología documental.
Por consiguiente, es imprescindible considerar estos elementos a la hora de diseñar sistemas de gestión de documentos de archivo. Estas particularidades ya habían sido identificadas por los archiveros franceses desde mediados del siglo XIX, lo que les permitió la elaboración teórica del Principio de Origen y Procedencia, según el cual "cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen". La elaboración teórica posterior entorno a este principio ha permitido definir su doble valor y, por ende, la necesidad de respetar sus dos niveles de aplicación.
El respeto a la estructura del fondo y al orden natural de los documentos en el interior del mismo es el respeto a la estructura que dicha institución dio en origen a los documentos que integran dichos fondos. Es por ello que para respetar el doble valor emanado de las características particulares de la génesis del documento de archivo, el archivero debe comenzar el tratamiento de la documentación por lo que se ha denominado fase de identificación. Esta fase consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o sea, se debe identificar con claridad tanto al sujeto productor de los documentos o formador del fondo (sus estructuras, funciones, competencias, facultades) y las categorías en las que se agrupan los documentos que conforman dicho fondo (los tipos y las series documentales)
Referencias
Fuentes
- Andreu, R.; J. Ricart y J. Valor (1996). Estrategia y sistemas de información. 2 ed. MC Graw-Hill.
- Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento
- La gestión del conocimiento: un imperativo más para la gestión documental en las organizaciones cubanas
