Material de oficina
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Los materiales de Oficina son todos aquellos elementos indispensables para el funcionamiento correcto de un lugar de trabajo.
Constituye la base del trabajo diario que se lleva a cabo en las diferentes empresas y organizaciones.
Para no entorpecer el trabajo, es indispensable que siempre haya stock suficiente de material de oficina y, que el mobiliario utilizado sea de calidad para que el trabajador mantenga una salud corporal
Sumario
Antecedentes
El material de oficina es un grupo de productos particular. Por una parte, no se caracteriza por tener una elevada carga ambiental negativa, comparado con otros grupos de productos, y por otra parte, desde el punto de vista económico, tampoco representan un gasto importante dentro de una administración
Utilidad
El material de oficina constituye la base del trabajo diario que se lleva a cabo en las diferentes empresas y organizaciones.
A pesar de que puedan parecer elementos sin importancia o que son prescindibles, no podemos permitirnos el lujo de prescindir de ellos.
Principales tipos de materiales de oficina
- Mobiliario
Los escritorios, archiveros, estantes, botes de basura, repisas, libreros, mesas de trabajo, sillones, entre otros.
- Ofimática y electrónica
Todos aquellos dispositivos tecnológicos del que dispone una oficina los materiales más comunes son los ordenadores, impresoras o escáner.
- Papelería
Todo tipo de lápices, bolígrafos, tipex, celo, tijeras, ya sean estos de uso normal o especializados para dibujos y diseños.
- Archivadores y almacenaje
La forma más práctica para organizar los papeles importantes de la oficina y de los clientes, es utilizando archivadores o cajas de almacenaje.
- Estanterías
El lugar perfecto para colocar los archivadores por orden es en una estantería. Además, sirve para añadir elementos decorativos para la estancia de trabajo.
- Complementos
Estaría compuesta por todos los materiales restantes y que no pertenezcan a ninguno de los dos grupos anteriores, pero que son habituales encontrarlos en un espacio de trabajo.
- Ordenadores, Computadoras y software son el corazón de una oficina actual.
Una computadora es, casi siempre, el recurso más valioso para la producción, comunicación y gestión empresarial.
Contar con computadoras en la oficina es indispensable y aún más, proteger la información de clientes y de la propia empresa. Para ello, las múltiples ofertas de software ofrecen almacenamiento seguro y brindan movilidad para consultarla cuando sea necesario.
- Sillas
Las sillas son uno de los material de oficina estrechamente relacionado con la salud y van más allá de la mera comodidad y bienestar de los trabajadores y usuarios de una oficina.
- Mesas
Al igual que ocurre con las sillas, disponer de unas buenas mesas para el ordenador resulta algo muy recomendable.
- Escritorios
Puedes adquirir escritorios plegables y ahorras algo de dinero.
- Material de oficina consumible
Folios, bolígrafos, subrayadores, post it, clips, carpetas, etc.
Las impresoras, tinta y folios son otro de los materiales de oficina.
- Internet
Servicio de Internet que te provea de una red para que tus colaboradores trabajen eficientemente.
- Multifuncionales
La mayoría de la información se mueve digitalmente, no está de más tener una impresora multifunción para aquellos documentos que quieres registrar en papel.
Muchas veces esas impresiones deben ser fotocopiadas o escaneadas y, si te encuentras en otro lugar, tal vez debas enviarlas por fax. En ese sentido, las máquinas multifuncionales pueden significar un ahorro de tiempo y dinero considerable.
- Servicios
Tanto los básicos como el agua, la luz y el internet, el acondicionamiento de la oficina y los servicios exteriores deben ser contratados y pagados en tiempo y forma, para no detener la operación y evitar que tus colaboradores trabajen eficientemente, o por el contrario, mejorar la productividad y competitividad de tu negocio.
- Papelería
En papelería podemos considerar los pizarrones, plumones, bolígrafos, libretas, engrapadoras, post-its, cinta adhesiva, clips, tijeras, gomas, pegamento, etc. Aunque estemos en la era digital, son elementos que no pueden faltar en una mesa de trabajo para realizar anotaciones y registrar las tareas pendientes.
- Teléfonos
Cada día realizamos múltiples actividades mediante nuestro celular. Revisar correos electrónicos, hacer llamadas, enviar mensajes, pagar servicios, realizar trámites y operaciones bancarias.
Para mejorar la comunicación entre los empleados y con los clientes, es importante contar con un sistema telefónico, ya sea estático o portátil, del cual puedas disponer para que el intercambio sea más eficaz y oportuno.
- Iluminación
La iluminación en la oficina es muy importante para conseguir un mejor desempeño en el puesto de trabajo. De no cuidarla, podemos sentirnos cansados, sufrir dolores de cabeza o tener una mala postura.
Se recomienda que el espacio de trabajo cuente con fuentes de luz natural y artificial, una ventana y una lámpara en el escritorio que disminuyan la fatiga ocular y cuyo consumo eléctrico sea bajo, también.
Considera también tener
- Un sistema de alarma y seguridad. (Muchas empresas incluyen cámaras de seguridad).
- Un seguro
- Dispensador de agua.
- Café o té.
- Sanitarios
- Cuadros en las paredes.
- Y otros elementos que quieras agregar.
Aspectos ambientales y técnicos a considerar
En función del tipo de productos y materiales usados en la fabricación del material de oficina, los impactos ambientales negativos serán mayores o menores.
Por una parte, se intentarán escoger aquellos artículos libres de productos nocivos para la salud y el medio ambiente como, por ejemplo:
- Productos secos o de base acuosa en lugar de a base de disolventes orgánicos volátiles (para artículos como lápices fluorescentes, cintas correctoras o pegamentos),plásticos de polipropileno (PP), polietileno (PE) o acetato de celulosa en vez de plásticos halogenados como el PVC, o
- Productos sin lacar.
- Que los artículos contengan un porcentaje elevado de materiales
reciclados.
- También se tendrá en cuenta el proceso de producción del material de oficina, intentando que
éste tenga el menor impacto sobre el medio
- De papel totalmente libre de cloro (TCF).
- De madera procedente de explotaciones forestales sostenibles (FSC, PEFC o equiva-
lente).
- Durabilidad y recargabilidad
Los artículos deben ser de calidad, resistentes y diseñados de forma sencilla para alargar su vida útil.
- Reciclabilidad
Deben ser de materiales fácilmente reciclables (como el papel, el PP o el PE) y monomateriales, es decir, de un sólo material. Así, por ejemplo, se intentará que los archivadores o carpetas de cartón no estén forrados con plásticos o que las tijeras, grapadoras y otros artículos similares sean únicamente metálicas, sin partes plásticas.
- Embalajes
En la actualidad existe una tendencia al embalaje individual y desproporcionado del material de oficina, responsable de la generación elevada de residuos. Por tanto, se intentará que el suministro de productos sea a granel, sin embalajes individuales y lo más reducidos posible, monomateriales, con un alto porcentaje de contenido de materia reciclada y/o fácilmente se- parables para su correcta gestión y reciclaje posterior.
