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MoReq

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Concepto:Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

MoReq o Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo(del inglés Model Requirements for the Management of Electronic Records), describe y define los requisitos a tomar en consideración para una correcta gestión de documentos electrónicos de archivo, así como también incide especialmente en los requisitos funcionales para tal gestión mediante un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

Propuesta

El foro DLM (Données Lisibles par Machine en francés, en español Datos de Lectura Automática), el cual tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, de 17 de junio de 1994, sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos (94/C 235/03), abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación exhaustiva de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en 1996, en uno de los diez puntos de acción surgidos de su reunión. Con posterioridad, la DG Empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de este modelo de especificación como parte del programa de Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA).

Tras la celebración de una licitación abierta en 1999, en 2000 comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de 2001, en marzo. De su desarrollo se ocupó un pequeño equipo de consultores especialistas de la empresa Cornwell Affiliates plc, que contó con el apoyo y la orientación de un grupo de expertos de varios países, así como con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado.

Desarrollo de la especificación

La Comisión Europea encargó el desarrollo de la Especificación MoReq a Cornwell Affiliates plc, una empresa de consultoría con sede en el Reino Unido. El equipo encargado del proyecto contaba con consultores especializados, quienes fueron los autores de dicha especificación, y con un grupo de expertos en gestión de documentos de archivo procedentes de diversos países.

El proyecto comenzó con la celebración de una reunión en Londres en la que participó todo el equipo. En ella se fijaron los protocolos de trabajo y demás principios así como también se identificaron ciertas referencias clave. Ésta fue la única vez que se reunieron todos los componentes del equipo. Durante el resto del proyecto, la gestión se llevó a cabo casi exclusivamente por correo electrónico. La siguiente fase se dedicó a la investigación teórica y a la búsqueda y obtención de las correspondientes obras de referencia. Los consultores examinaron tales referencias y elaboraron la lista de las publicaciones utilizadas:

Ref. Nombre, propietario o fuente URL o datos de publicación
1 Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1: Reference Description http://purl.oclc.org/dc/documents/rec-dces-19990702.htm, http://mirrored.ukoln.ac.uk/dc/
2 Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (GB Public Record Office) http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm
3 Functional Requirements for Evidence in Record Keeping (US University of Pittsburgh) http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/
4 Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Committee on Electronic Records, International Committee On Archives, ICA Study 8) http://data1.archives.ca/ica/cer/guide_0.html
5 Code of Practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically (British Standards Institution) Publicado por la British Standards Institution (www.bsi-global.com) como BSI DISC PD 0008
6 Guidelines on best practices for using electronic information (DLM Forum) http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/guidelines.html
7 Norma ISAD(G): General International Standard Archival Description, Second Edition (Committee on Descriptive Standards, International Council on Archives) http://www.ica.org/cgi-bin/ica.pl?04_e
8 The Preservation of the Integrity of Electronic Records (UBC-MAS Project)(University of British Columbia) http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/
9 Records Management, ISO 15489 (International Organization for Standardization) Pendiente de publicación por la Organización Internacional de Normalización; durante la elaboración del informe de la especificación MoReq, la norma se encontraba en la fase de proyecto de norma internacional.
10 Records/Document/Information Management: Integrated Document Management System for the Government of Canada - Request for Proposal - Requirements (RDIM)(National Archives of Canada) En un principio publicado en 1996 en la dirección de Internet http://www.archives.ca/06/4rdims.pdf; En la actualidad puede no estar disponible. Véase también http://www.rdims.gc.ca/
11 Standard 5015.2 “Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications” (US Department of Defense) http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/

Posteriormente se efectuó el análisis de la estructura y el contenido de las referencias seleccionadas. Tras compararlas se elaboró un primer esquema basado en la estructura que se deducía de los índices de dichas referencias. A partir de ese momento, los consultores empezaron a redactar el borrador de la especificación utilizando como base ese esquema inicial. Revisaron todas las referencias, casi siempre línea por línea, cerciorándose de que todos los requisitos, implícitos o explícitos, quedaban incluidos en MoReq. Esta primera elaboración supuso una leve evolución del esquema inicial que continuó a lo largo de todo el proyecto, a medida que se descubrían criterios más lógicos de agrupación de requisitos.

A continuación, el primer borrador se sometió a la primera de varias revisiones, como inicio de un ciclo tradicional de repaso y revisión. Dicho ciclo comprendía cinco tipos de revisiones:

  • Intercambios, de forma que cada consultor revisase el trabajo de otro.
  • Revisiones realizadas por un experto semi-independiente en gestión de documentos de archivo completamente ajeno al debate. En especial, este experto se encargó de conciliar los borradores iniciales con las publicaciones de referencia.
  • Revisiones realizadas por un grupo de expertos internacionales.
  • Revisiones realizadas por el funcionario de la Comisión responsable del proyecto.
  • Revisiones para garantía de calidad realizadas por el director del proyecto en Cornwell Affiliates plc.

Durante todo este ciclo se produjo un intercambio constante de ideas, comentarios, etc. entre los expertos y los consultores.

Una vez concluida la práctica en su totalidad, a punto de concluirse la especificación, comenzó el proceso formal de validación. Se elaboró un cuestionario que, junto con el borrador de especificación, se remitió a proveedores de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) y a responsables de la gestión de documentos de archivo de las distintas organizaciones que habían ofrecido su colaboración desinteresada. Todos ellos revisaron el producto para adaptarlo a los productos existentes y potenciar su facilidad de uso en el contexto de su organización.

Objetivos y alcance

MoReq se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), como sucede con cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la descripción que de ellos se realiza es muy somera.

También se abordan otros requisitos muy ligados a éstos, tales como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales (p. ej., expedientes en papel o microfilm), aunque en menor profundidad. Así, la especificación incluye directrices sobre los requisitos de la gestión de documentos de archivo tradicionales, pero no se ocupa con detalle de las funciones relativas al control de la localización física, los códigos de barras, etc. Otras cuestiones relacionadas, como la digitalización y otros medios de creación de documentos electrónicos de archivo, escapan al alcance de la especificación. De igual modo, tampoco se pretende abordar la implementación práctica de un SGDEA.

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDEA no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Dado que esta especificación se refiere a los requisitos «tipo», se ha concebido únicamente con un carácter genérico y no aborda ninguna cuestión específica de una plataforma o sector. Por su naturaleza modular, las comunidades de usuarios pueden reforzar su funcionalidad con características concretas que satisfagan las necesidades de su actividad.

Casos en que se aplica

MoReq se ha concebido para que la utilicen:

  • Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparación de una licitación.
  • Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
  • Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
  • Las instituciones académicas, como instrumento docente.
  • Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
  • Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
  • Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

La especificación insiste en la facilidad de uso del sistema. Así, el principio director de todo el proyecto ha sido la creación de una especificación que resulte útil en la práctica.

Puntos fuertes y limitaciones

La especificación MoReq se ha llevado a cabo teniendo siempre en mente el pragmatismo y la facilidad de uso. En principio, se ha concebido como instrumento práctico de ayuda a las organizaciones para satisfacer las necesidades propias de su actividad de gestión de documentos de archivo, tanto electrónicos como tradicionales. Aunque en su desarrollo se han tomado en consideración la archivística y las disciplinas tradicionales de gestión de documentos de archivo, éstas se han interpretado de forma acorde a los entornos electrónicos. Por consiguiente, en la elaboración del modelo de requisitos se han tenido presentes las necesidades de la gestión de documentos de archivo, tanto tradicionales como electrónicos.

Si los requisitos incluidos en esta especificación MoReq llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo. Algunos ejemplos de este enfoque pragmático comprenden la incorporación de requisitos sobre gestión de documentos, flujos de tareas, metadatos y otras tecnologías similares.

MoReq pretende abarcar una amplia gama de requisitos para distintos países, en diferentes sectores de actividad y con distintos tipos de documentos de archivo. La amplitud del enfoque es deliberada, pero conlleva una limitación importante: una única especificación no puede aportar unos requisitos que coincidan con los ya existentes de forma exacta, sin necesidad de modificación. En cada país existen tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestión de documentos de archivo. En ciertos casos, habrá que tomar estas cuestiones en consideración a la hora de aplicar esta especificación de requisitos modelo, sobre todo cuando se utilice en el desarrollo de un nuevo sistema.

Por otra parte, este proyecto no aborda los aspectos prácticos de la gestión de documentos de archivo. Se ha optado por que la especificación trate únicamente las capacidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante programas informáticos, eludiendo la discusión de temas como la filosofía de la gestión de documentos de archivo, las teorías archivísticas, la toma de decisiones o el control de la gestión. Por citar un ejemplo concreto, la especificación menciona en varias ocasiones que ciertas funciones se han de reservar a un administrador. Ello no significa que los administradores hayan de adoptar decisiones sobre la política de gestión, sino que deben ser los únicos usuarios a los que la organización conceda la facultad de llevarlas a la práctica por medio del SGDEA.

Por último, en un esfuerzo por centrar la especificación en el usuario, se utiliza, en la medida de lo posible, la terminología habitual entre quienes trabajan con documentos electrónicos de archivo. Así, en aras de una mejor comprensión, la especificación describe los expedientes electrónicos como «contenedores» de documentos de archivo, si bien en sentido estricto tales expedientes no contienen ningún elemento.

Uso de la especificación

Los requisitos detallados en esta especificación se han concebido para ser tomados como modelo. No son preceptivos en todas las aplicaciones posibles de SGDEA, pues en ciertos entornos algunos de ellos no resultan pertinentes. Los distintos sectores empresariales, entornos o tipos de organización, entre otros elementos, impondrán también sus requisitos específicos adicionales. Por consiguiente, antes de proceder a su uso, debe personalizarse la especificación.

Estructura de la especificación

La especificación se ha organizado en capítulos que a su vez se dividen en secciones.

En el capítulo 1 se ofrece una descripción general de algunos de los requisitos más importantes, comenzando con la terminología clave. Los capítulos del 3 al 11 estudian con detenimiento los requisitos del SGDEA. Cada uno de ellos, reúne un conjunto lógico de requisitos funcionales. No obstante, dada la naturaleza de la materia, ha sido imposible evitar cierto solapamiento entre capítulos.

En el capítulo 12 se identifican los elementos de metadatos necesarios para satisfacer tales requisitos, exponiéndolos en relación con éstos.

En el capítulo 13 se expone un modelo formal de referencia de SGDEA tal y como se concibe en la presente especificación. Dicho modelo se puede utilizar para entender cuestiones clave de la especificación, como las definiciones formales de los términos (por ejemplo, expediente, volumen, nivel) y las relaciones existentes entre ellos (por ejemplo, “¿qué puede almacenarse en un expediente electrónico?”).

En los anexos se pueden consultar detalles sobre documentos de referencia, desarrollo de la especificación y otros datos útiles.

Agradecimientos del equipo de proyecto

Autores de la especificación

  • Marc Fresko
  • Martin Waldron

Revisores y especialistas

  • Francisco Barbedo, Arquivo distrital do Porto (Portugal).
  • Keith Batchelor, consultor independiente (Reino Unido).
  • Nils Brübach, Archivschule Marburg (Alemania).
  • Miguel Camacho, SADIEL S.A. (España).
  • Luciana Duranti, School of library, archival and information studies, University of British Columbia (Canadá).
  • Mariella Guercio, Universita degli studi di Urbino, Istituto di Studi per la Tutela dei Beni Archivistici e Librari (Italia).
  • Peter Horsman, Archiefschool -Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek- (Países Bajos).
  • Jean-Pierre Teil, Archives Nationales (Francia).

De la dirección del proyecto se han encargado Keith Cornwell, Director General de Cornwell Affiliates plc, y Paul E. Murphy, funcionario de la DG Empresa, responsable del proyecto en el marco del programa IDA de la Comisión Europea. Además se agradece a Sue Wallis, Jane Burnand y Neil Grosse, de Cornwell Affiliates plc, su apoyo administrativo.


Organizaciones de validación

El equipo encargado del proyecto agradece a las siguientes organizaciones su amable colaboración en el proceso de validación:

Empresa Tipo de Organización País
Pfizer Fabricante farmacéutico Reino Unido
DERA Organismo de defensa Reino Unido
HM Treasury Gobierno central Reino Unido
Tower Technology Proveedor de SGDEA Reino Unido
Technostock Consultoría España
Ministerio de Justicia Gobierno central Italia

Marcas registradas

Todas las marcas registradas citadas en la especificación MoReq pertenecen a sus respectivos propietarios. Los productos se mencionan únicamente a título ilustrativo y su inclusión no supone recomendación alguna, del mismo modo que la exclusión de otros productos no implica crítica alguna.

Fuentes