Gestión documental

Gestión del conocimiento y gestión documental Concepto: Fig.2Abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva

Gestión del conocimiento y gestión documental

La gestión del conocimiento y gestión documental permiten la puesta en marcha de programas de dministración de documentos o sistemas de gestión documental como un componente indispensable para asumir el enfoque gerencial de la gestión del conocimiento.

La Gestión del Conocimiento

Sin dudas el conocimiento ha sido siempre un aspecto importante para el desarrollo de las organizaciones. Sin embargo, la aparición de herramientas para su medición y las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, han posibilitado reconocer su importancia como factor determinante del desarrollo. Anteriormente las organizaciones y empresas se desarrollaban en ambientes que les permitían adoptar estrategias de cambio con posibilidades de éxito. Hoy, con entornos profundamente cambiantes, se enfrentan a una dura competencia condicionada por la velocidad de los cambios tecnológicos, de la innovación y los mercados, así como por la utilización de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones. Las organizaciones están obligadas, por tanto, a hacer un uso cada vez más eficiente de todos sus recursos, modificando sus estrategias para hacerse con nuevas ventajas competitivas que le permitan diferenciarse dentro de su entorno. El factor principal para lograr estos objetivos es la continua innovación de productos y procesos. El enfoque gerencial de la gestión del conocimiento está basado, en el hecho de reconocer al conocimiento como un recurso cuya utilización permite diferenciar a la organización, por el papel que desempeña en la capacidad innovadora de la misma, ya que esta puede considerarse como un conjunto de nuevos conocimientos, ideas y experiencias aplicados oportunamente. El conocimiento no es un recurso tangible que las organizaciones pueden manejar como lo hacen con los recursos materiales, ya que este, por su propia naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los procesos de información y comunicación Para la implantación de un sistema de gestión del conocimiento es preciso desarrollar, junto al uso de las tecnologías de información y a un eficiente manejo de los recursos humanos, una correcta gestión de la información, de forma tal que el manejo de los recursos de información - internos y externos - de las organizaciones y empresas puedan ser utilizados por estas en función de su adaptación a entornos profundamente inestables. La implantación de sistemas de gestión del conocimiento prioriza la necesidad de integrar los sistemas de gestión de la información (sistemas de gestión documental; gestores de bases de datos; intranets y extranets; herramientas de búsqueda y recuperación de la información y tecnologías para la colaboración entre grupos de trabajo), de manera tal que los usuarios puedan acceder de forma unificada a la información que necesitan, por ello, es difícil implantar un sistema de gestión del conocimiento sin la existencia de uno de los pilares de la gestión de la información: el sistema de gestión documental o archivo, en tanto factor indispensable para la organización y utilización de los recursos de información internos de las organizaciones y empresas.

Las herramientas archivística para la gestión de la documentación en las organizaciones

La evolución de la archivística, antiguamente hasta nuestros días, ha estado caracterizada por su orientación profesional. En un primer momento la antigüedad y la edad media estuvo al servicio de los grandes señores y su poder, con un marcado carácter patrimonial y administrativo. A partir de las décadas finales del siglo XVIII, durante todo el XIX y buena parte del XX se volcó al servicio de la investigación histórica. Finalmente, desde la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a prestar atención a las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, alcanzándose un cierto equilibrio, en tanto su actividad ha estado tanto al servicio de las necesidades de gestión como de la investigación, la historia y la cultura. Cada una de estas etapas, con sus características particulares fueron aportando un cuerpo teórico a la disciplina, al mismo tiempo que sus profesionales se enfrentaban a su tarea fundamental: facilitar el acceso a la información de los usuarios. Hace 50 ó 60 años los cambios que han ocurrido en la archivística han estado condicionados por un extraordinario aumento de la actividad de las administraciones, la aparición de las más disímiles técnicas de producción y reproducción de documentos y, por consiguiente, la generación de enormes volúmenes documentales que han resultado muy difíciles de manejar e imposibles de conservar permanentemente. Como hemos apuntado, este estado de cosas condicionó el desarrollo, en el mundo anglosajón fundamentalmente, de dos grandes áreas de atención, muy delimitadas, en el campo de la archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación (archives administration), y los archivos al servicio de las administraciones productoras de los documentos (records management). Esta tendencia inició su desarrollo a partir de los años 30 con la definición del concepto de ciclo de vida de los documentos. Dicho concepto, en una clara analogía con el desarrollo de un organismo biológico, considera que la información documental nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). Esta concepción se desarrolló fundamentalmente a partir de los aportes teóricos de los profesionales anglosajones y, en particular, norteamericanos, aunque ha sido ampliamente asumida en el ámbito hispanoamericano como gestión documental, definida esta como “...el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones. El concepto de ciclo de vida de los documentos, se basa la en concepción de records management, no considera al Archivo histórico en la fase final de la vida del documento, ni la hace coincidir con el esquema de la estructura orgánica del sistema archivístico. Este enfoque ha generado, en los últimos años una nueva concepción denominada archivística integrada o archivos totales que abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación definitiva, lo que implica aglutinar el ciclo de vida, el análisis de las necesidades de las administraciones, el establecimiento de un calendario de conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos esenciales, la organización y el tratamiento de los documentos, su eliminación o transferencia a los archivos definitivos. Esta concepción, que ha alcanzado fuerza en los últimos años, otorga integridad a la archivística, complementando las herramientas de la gestión documental con las del tratamiento tradicional de la documentación, propio de los archivos de documentos permanentes. En Cuba,la gestión documental ha tenido un insuficiente desarrollo. Los diferentes censos, diagnósticos e investigaciones realizados por el Archivo Nacional de Cuba, han mostrado la escasa existencia de archivos en nuestras administraciones y la acumulación de grandes volúmenes documentales sin ningún tipo de tratamiento. Por esta razón, buena parte de los archivos administrativos existentes no pasan de ser depósitos de papel, completamente ajenos a las necesidades informativas de las organizaciones y concebidos en función de la conservación de los documentos para su utilización sólo como fuentes de investigación histórica. Esta situación se hace compleja con el acelerado proceso de introducción de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, que nos enfrentará con un nuevo y delicado problema: el acceso y gestión de la información contenida en los documentos electrónicos, producidos en los más variados formatos, que puede derivar en la aparición de nuevos “almacenes”, con defectos mucho más nocivos para las organizaciones que los de papel, por su carácter virtual. La archivística cubana se ha centrado en la concepción de los archivos al servicio de la investigación, la historia y la cultura; prueba de ello es la escasa producción bibliográfica relacionada con temas tales como la gestión documental y la implantación de sistemas de gestión documental o programas de administración de documentos para las organizaciones. Los derroteros por donde hoy marcha la archivística, como hemos explicado, pueden significar una excelente oportunidad para emprender el camino de la transformación en nuestro país. Sobre todo si sabemos aprovechar las posibilidades de integración del tratamiento documental de los documentos activos, semiactivos y permanentes. Cualquier intento de implementar sistemas de gestión documental en nuestras organizaciones debe realizarse sobre bases archivísticas sólidas y en estrecha colaboración entre gestores de información, archiveros y especialistas en tecnologías de la información. Pues, según muestran diversas experiencias internacionales, en muchos casos estos programas no alcanzan una completa efectividad porque han sido diseñados por informáticos e ingenieros que han tenido en cuenta, fundamentalmente, aspectos relacionados con la disminución de los costos de almacenamiento y conservación, en un claro desbalance con su objetivo esencial: la recuperación de la información para ser utilizada por los miembros de la organización.

Las particularidades informativas de los documentos de archivo

Según Antonia Heredia cuando en su definición de archivo los reconoce como conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden. Este carácter de conjuntos documentales orgánicos portadores de información y acumulados de forma natural, otorga una articularidad distintiva al documento de archivo, pues este no es el resultado de un acto espontáneo o intencional, sino que es la consecuencia de la plasmación en los documentos de la actividad propia del sujeto que los produce, se generan como reflejo de sus atribuciones, funciones y competencias, lo que los convierte en testimonio o prueba de sus propias actuaciones. Todo ello convierte al documento de archivo en un objeto informativo con características especiales, que lo diferencia de otros tipos de documentos. Estas “particularidades informativas” son resumidas con gran precisión por Núñez Fernández cuando expone que la información de los documentos de archivos:

1. Es una información sujeta a parámetros preestablecidos por normas sociales e institucionales.
2. La información contenida en el documento está mediatizada por éste, es decir, es el tipo de documento (génesis, tipología, soporte, etc.) el que determina la información y no al revés.
3. La información contenida en los documentos de archivos con ser única y original en cada caso sí está sometida (...) a secuencias repetitivas originadas por la forma misma en que se produce la documentación, es decir, de manera seriada.
4. El documento de archivo por la forma en que se genera es irrepetible, único, en cambio la información contenida en varios documentos, incluso distintos entre sí tipológicamente sí es repetible y de hecho los procesos de valoración y selección para la eliminación así lo confirman por cuanto se trata de eliminar elementos físicos sin perder información.
5. La contextualizad de la información contenida en un documento de archivo al igual que el propio documento respecto al archivo en que se conserva es incuestionable. La información contenida en un documento de archivo aislado de su conjunto orgánico natural es siempre una información incompleta y fragmentada.
6. La causa o el motivo que da origen a un documento de archivo nada o poco tienen que ver con las demandas futuras de la información que contiene y que, en muchos casos, serán divergentes entre sí.

Todo documento de Archivo representa un contenido, un contexto y una estructura especifica. La representación del contenido informativo de los documentos de archivo no es completa si no se ofrece, también, Información relacionada con el contexto específico en que estos fueron generados, y con su tipología documental. Por consiguiente, es imprescindible considerar estos elementos a la hora de diseñar sistemas de gestión de documentos de archivo. Estas particularidades ya habían sido identificadas por los archiveros franceses desde mediados del siglo XIX, lo que les permitió la elaboración teórica del principio de origen y procedencia, “según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en ese fondo en su lugar de origen. La elaboración teórica posterior entorno a este principio ha permitido definir su doble valor y,por ende,la necesidad de respetar sus dos niveles de aplicación, a saber:

El respeto al origen de los fondos (respeto a la procedencia de los fondos generados por una única institución)

• El respeto a la estructura del fondo y al orden natural de los Documentos en el interior del mismo (respeto a la estructura que dicha institución dio en origen los documentos que integran dichos fondos). Es por ello que para respetar el doble valor emanado de las características particulares de la génesis del documento de archivo, el archivero debe comenzar el tratamiento de la documentación por lo que se ha denominado fase de identificación que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo o sea, debemos identificar con claridad tanto al sujeto productor de los documentos o formador del fondo (sus estructuras, funciones, competencias, facultades) y las categorías en las que se agrupan los documentos que conforman dicho fondo (los tipos y las series documentales)
  
• Fuente

ANDREU, R.; J. Ricart y J. Valor (1996) Estrategia y sistemas de información.

  2 ed. MC Graw-Hill.

http://www.arnac.cu/