Información (auditoría)

La información en auditoria Concepto: La Informática como ciencia y la información como término inherente a la misma deben ser del conocimiento del auditor.

Información (auditoría). La auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.

La información se identifica, captura, procesa y comenta, la cual debe estar debidamente almacenada en los papeles de trabajo (P/T) como parte de las evidencias de la auditoria, las cuales constituyen la única prueba de exactitud de lo informado y soporte del informe que se emita.
Pero esto solo no es suficiente, el auditor tiene que ser capaz de identificar cual información es relevante y disponer de los mecanismos oportunos que permitan su análisis con el jefe de grupo y el supervisor, determinando así, sí la información recopilada satisface los objetivos previstos.

Requisitos

Los requisitos fundamentales que deben cumplirse en la recopilación y evaluación de la información son:

• Objetivo
• Contenido apropiado
• Oportuna
• Actual
• Exacta
• Accesible
• Tiempo
• Papeles de trabajo

Es necesario recopilar y evaluar la información obtenida como evidencia de la auditoria ya que la naturaleza del trabajo del auditor gubernamental exige la elaboración, durante todo el proceso de auditoria, de una documentación completa de sus procedimientos, hallazgos, observaciones y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe, que no es más que la recopilación de toda la información recabada, ordenada correctamente en sus papeles de trabajo. Cumpliéndose esto, es fácil evaluar la información, aspecto que es sumamente importante en cualquier tipo de auditoria, teniendo en cuenta que para realizarlo hay que llevar a cabo los requisitos anteriormente expuestos.

Al evaluar la información, el auditor determina los hallazgos, deficiencias y errores, significativos, en los aspectos comprobados que afectan negativamente los resultados de la entidad auditada, y que deben ser comunicado a sus directivos oportunamente.

Hallazgo

Para considerarse realmente un hallazgo de auditoria, tienen que cumplirse los siguientes requisitos:

1.  Importancia relativa que merita ser comunicado.
2.  Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.
3. Objetivo.
4. Convincente para una persona que no ha trabajado en la auditoria.

De aquí la necesidad de evaluar minuciosamente la información captada por cualquiera de las herramientas utilizadas, este paso le permitirá al auditor encargado comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presente sus aclaraciones de ser necesarias y confeccionar un informe por escrito de auditoria, como producto final del trabajo del auditor gubernamental, el cual debe contener la expresión de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas.

Los hallazgos de auditoría no son más que el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u operación. Es toda información que a juicio del auditor permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en el control de los recursos o programas de la entidad auditada, que merecen ser comunicados en el informe a sus responsables y trabajadores.

Evidencia

El hallazgo es convertido en evidencia la cual al obtenerse debe ser suficiente y competente para poder extraer conclusiones razonables sobre la cuales basar su opinión. Para que la misma tenga calidad hay que saber que:

• La evidencia obtenida de fuentes externas es más confiable que la generada internamente.
•  La evidencia de auditoría generada internamente es más confiable cuando los sistemas de contabilidad y de control interno relacionados son efectivos.
• La evidencia de auditoría obtenida directamente por el auditor es más confiable que la obtenida por la entidad
• La evidencia de auditoría obtenida en forma de documentos y representaciones es más confiable que la obtenida por medio de declaraciones orales.

Herramientas informáticas

El auditor debe tener conocimiento de informática a la hora de auditar en una empresa o unidad. Las entidades auditadas generalmente tienen información considerable en sus sistemas de almacenamiento de datos, la cual puede ser extraída y almacenada en software con el fin de facilitar el análisis, y a la vez explotar el potencial que estos poseen. Tener acceso a los datos en cualquier momento, permite una disminución en el tiempo dedicado al acceso y estudio de éstos; de igual forma la entidad auditada también se ve beneficiada, ya que evita el acceso directo a los sistemas de la entidad o que se solicite continuamente un gran número de reportes e interrogatorios. Por eso los auditores deben:

1. Adquirir un entendimiento confiable y comprensivo, sobre las bases de datos y sistemas de soporte de la entidad a auditar, y determinar qué información se necesita.
2. Establecer un acuerdo con la entidad auditada, para extraer la información relevante de sus sistemas de información.

A la vez, se debe determinar y acordar el medio a través del cual se realizará la extracción de los datos, esto depende directamente del tamaño de los archivos a ser transferidos. Una vez que se ha realizado la transferencia de la información, es necesario verificarla con el fin de asegurar, que se transfirió la información correcta y que no se presentó algún cambio.

Fuentes

• Manual del Auditor. (Tomo II, Capitulo V Doc.1).
• Tomo I y II del Texto de Auditoria.

Enlaces externos

• Técnicas de auditores