Funciones de la dirección

Funciones de la Dirección Concepto: Proceso de Planeación, Organización, Dirección y Control del trabajo de los miembros de una organización

Funciones de la Dirección. Se conocen también como ciclo administrativo; La Administración se define como el Proceso de Planeación, Organización, Dirección y Control del trabajo de los miembros de una organización y de usar los recursos disponibles de la misma para alcanzar metas establecidas.

Estas cuatro funciones no pueden analizarse una aislada de la otra sino que deben funcionar como un Sistema. El énfasis unilateral y prolongado en una de ellas desestabiliza el sistema. Así una inversión sobre medida en la función de control puede afectar la calidad del trabajo de dirección o el de planificación. Al enfatizar por ejemplo en esta última ello conduce a la afectación de los niveles de comunicación y motivación en las organizaciones por lo que se hace necesario cuando se presiona en la esfera de control aumentar las medidas en la esfera de la motivación y el Liderazgo.

Planeación

Consiste en el establecimiento de los objetivos, la definición de tareas y de sus responsables y el aseguramiento de los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Por tanto la planeación permite:
Que la organización consiga y dedique los recursos para alcanzar los objetivos.
Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.
Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido.

Pasos de la planeación:

• Selección de las metas de organización.
• Fijar los objetivos de las sub unidades.
• Fijar los programas para alcanzar los objetivos en forma sistemática.

Presupuestos

• Estudio del entorno organizacional, Mercados, competencia, etc.
• Análisis internos de la organización.
• Concebir estrategias y programas.
• Evaluación de escenarios.

Organización

Consiste en determinar la estructura interna del sistema, las relaciones funcionales y de subordinación del mismo, los flujos de comunicación e información entre sus subsistemas y asegurar la comunicación con el medio externo.

Entonces las ideas conceptuales desarrolladas en la planificación se deben concretar a través del proceso de organización, determinándose las formas mediante las cuales se pueden alcanzar los objetivos definidos previamente.

La organización es un proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.

Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Así una organización que pretende desarrollar Productos estandarizados como por ejemplo la producción de prendas de vestir no puede tener la misma estructura que la que produce programas de Software. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la organización. La organización genera la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

Presupuestos

• Concretar estrategias y programas.
• Asegurar la eficiencia y la calidad.
• Selección de los responsables de tareas o actividades.
• Definir autoridad y responsabilidad; establecer interrelaciones y coordinaciones entre diferentes áreas.
• Efectuar, eventualmente, reingeniería de procesos.
• Coordinar inversiones.
• Asegurar los Recursos Humanos.

Dirección

Constituye el vínculo entre los objetivos de la entidad y la ejecución de las tareas que aseguran su cumplimiento. Posee una estrecha vinculación con el factor subjetivo, pues es el directivo, en relación directa con sus subordinados, el que planifica, organiza, dirige y controla las acciones de los mismos.

Un dirigente es tal porque tiene subordinados. La conducción incorrecta de los mismos atenúa y puede reducir a la nada todas las ventajas obtenidas con las dos funciones anteriores.

Presupuestos

• La regulación de los subordinados para lograr que cumplan las tareas asignadas.
• El aseguramiento de la comunicación.
• La motivación del personal.
• Potenciar el liderazgo y la formación de equipos.
• Garantizar la integración con la función “control-evaluación”.
• Asegurar la calidad de vida en el trabajo.
• Conducir la organización con calidad en mente.

Control

El control cierra un ciclo directivo, para dar inicio a otro. Es la función mediante la cual los ejecutivos se aseguran que las actividades planeadas se correspondan con las reales.
Constituye una necesidad de cualquier proceso directivo y está asociada a cuestiones tan importantes como: evaluación de resultados, valoración del trabajo, medición, registro, diagnóstico, prevención, corrección y ajustes. El gerente debe cerciorarse de que las acciones de los miembros de la organización la lleven a la obtención de sus metas.

Presupuestos

• Establecer estándares de desempeño.
• Medir el desempeño actual y compararlo con las normas establecidas.
• Tomar medidas para corregir el desempeño que no cumpla con estas normas.
• Asegurar la retroalimentación del sistema.
• Asegurar la mejora continua.

Cambios en la dirección contemporánea

Planeación

• Planes a estrategias
• Implementación por separado a integración
• Factor estratégico “Tecnología” a “RR HH”
• Entorno como factor externo a punto de partida
• Focalización en la empresa a focalización en el entorno.

Organización

• Estructuras jerárquicas a estructuras planas
• Manuales de normas detallados a orientación, visión, motivación.
• Estabilidad a innovación y flexibilidad.

Dirección

• Autoridad a liderazgo
• Dirigir a los hombres a dirigir con los hombres
• Manipulación a participación

Control

• Autoridad a autocontrol
• Procesos a resultados

Véase también

• Dirección en el Béisbol
• El trabajo de los coachers

Fuentes

• Philip Stoner. Dirección empresarial. Tomo I