Microsoft Access

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Microsoft Access es un Sistema de Administración de Bases de Datos para Microsoft Windows el cual pone a su alcance la capacidad de organizar, buscar y presentar información, aprovechando al máximo la potencia gráfica de Windows ofreciendo métodos visuales de acceso a sus datos y proporcionando maneras simples y directas de presentar y trabajar con su información.

Base de datos

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular. Los registros de los empleados, las listas de posibles clientes y suministradores constituyen una base de datos.

Un sistema de Administración de Bases de Datos (DBMS) es un sistema que almacena y recupera información en una base de datos, un programa de DBMS es aquel que se puede usar para almacenar y recuperar datos en su computadora. Microsoft Access es un Sistema de Administración de Base de Datos Relacionados que almacena y recupera la información de acuerdo con relaciones que usted define en la Base de Datos relacional de Microsoft Access cada dato se almacena en un solo lugar , lo que ahorrara espacio en disco al eliminar la duplicidad de registros. La actualización de la información es mas rápida y precisa ya que los cambios se hacen en un solo lugar. Reestructurar una tabla pequeña en DBMS es más fácil que reestructurar una tabla extensa en una base de datos no relacionar y puede agregar tablas para nuevos temas de información sin cambiar las tablas existentes.

Concepto y términos básicos

Tablas

Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema particular, los datos de la tabla se representan en columnas (campos) y filas (registros) toda la información de la tabla describe el tema de esta. Por ejemplo una tabla puede almacenar datos sobre los productos que vende una empresa, otra puede contener información de los clientes y una tercera podría incluir datos de los suministradores.

En una tabla un campo es una categoría o tipo de información, pueden ser nombres de empresas, precios de productos, direcciones de clientes, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Puede ser toda la información de un producto, una transacción o un proveedor.
Cada registro de una tabla contiene el mismo registro de campos y cada campo contiene el mismo tipo de información para cada registro. Los valores de los campos pueden usarse para filtrar la información que se desee ver.

Un campo puede tener 64 caracteres como máximo (letras o números), incluyendo espacios en blanco, pero esta facilidad a pesar de ser más descriptiva puede dificultar su uso en expresiones, instrucciones SQL y Access Basic por lo que se recomienda nombres cortos y fáciles de recordar.

Al elegir el tipo de datos que almacenará el campo esta decidiendo lo siguiente:

• Los valores permitidos en el campo.
  
• La cantidad de espacio que Access reservara para el campo, por ejemplo: el tipo de moneda utiliza 8 Bytes.
  
• Los tipos de operaciones que puede realizar sobre los valores del campo.
  
• Si podrá Access indexar u ordenar los valores del campo, por ej. esto no es posible para campos memo u objeto Ole.
  
  

Tipo de datos	Almacena	Tamaño
Texto	Caracteres alfanuméricos	Hasta 255 Bytes 1 bytes x caracteres
Memo	caracteres alfanuméricos normalmente frases o párrafos	Hasta 64000 bytes
Numéricos	entornos a fraccionarios	1,2, 4,8 Bytes
Fecha/Hora	Fechas y Horas	8 Bytes
Moneda	Moneda	8 Bytes
Contador	Valor numérico automat. Que Access genera de forma única por cada registro nuevo	4 Bytes
SI/NO	Valores Booleanos	1 Bytes
Objeto OLE	Objetos OLE ,Gráficos u otros Datos Binarios	Hasta 1GB (limitado por el espacio en disco)

Propiedades de los campos

Tamaño del Campo

Establece el tamaño máximo de datos que se pueden almacenar en un campo
Para datos tipo texto hasta 255 caracteres, para numéricos puede ser Byte, entero, entero largo, simple, doble.
Nota use el tipo de datos moneda si resulta muchos en un campo de hasta 4 cifras decimales. Los campos simple y doble operan en punto flotante los de moneda en punto fijo que es más rápido y evita errores al redondear.

Formato

Presenta ficheros y números en un formato determinado como fecha larga o moneda #, ##0, - #, ##0, “cero” si el valor es cero, “desconocido”, valor nulo, valores positivo.

Lugares decimales

Determina el número de cifras decimales que Access usa para mostrar números.

Máscara de entrada

Presentar caracteres de formato en un campo para que no sea necesario escribirlos y asegurarse de que los datos entrados se ajustan a la mascara.

Titulo

Especifica el texto de las etiquetas adjuntas a los controles que se crearon arrastrando un campo de la lista de campos en los nuevos formularios e informes, también sirve como encabezado de la columna cuando la tabla o consulta asociada a una tabla esta en el modo de presentación hoja de datos. De omitirse se toma el nombre del campo.

Valor predeterminado

Rellena automáticamente un campo con un determinado valor en los nuevos registros que agregue a la tabla, no es valida a campos cuyo tipo de datos sea contador u objeto OLE.

Regla validación

Limita los datos introducidos en un campo a los valores que cumplan con una condición (expresión) determinada.

Texto de validación

Especifica el texto del mensaje que aparece si un campo de la tabla no cumple con las condiciones enumeradas en la regla de validación.

Requerido

Exigir la introducción de datos en un campo.

Indexado

Acelera la búsqueda en los campos donde se busca con mayor frecuencia.

Configuración	Descripción
NO	Sin índice (implícito)
Si (Con Duplicados)	El índice permite duplicados
Si (sin duplicados)	El índice no permite duplicados

Nota: Los campos tipo Memo, SI/NO, OLE no se pueden indexar, para crear índices de múltiples campos, utilice la ventana índices.
En las tablas adjuntas solo es posible establecer las propiedades formato, lugares decimales, máscara de entrada y titulo. Las propiedades restantes no son aplicables Sin embargo, si ha adjuntado tablas de otra Base de Datos Access, podrá establecer todas las propiedades en la Base de Datos original.

Consultas

Una consulta es una pregunta que usted plantea acerca de la información contenida en su base de datos, ejemplo: ¿Qué productos tienen suministradores AUSTRALIANOS?.

Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una sola tabla o de varias o incluso de otra consulta. La consulta reúne la información solicitada, el conjunto de registros que responde a la consulta se denomina “Hoja de Respuestas Dinámicas”. Una hoja de respuestas dinámicas es un tipo actualizable de Conjunto de Registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.

Al crear una consulta que describe el conjunto de registros que se desea obtener, se obtendrá automáticamente los datos actualizados de las tablas. Si modifica los datos mostrados en una hoja de respuesta dinámica, Access los actualiza en las tablas subyacentes en un entorno multiusuario, para ver inmediatamente en una hoja de respuesta dinámica los cambios que otras personas hacen en los registros.

Puesto que los datos de una hoja de respuestas dinámicas siempre están actualizados, puede usar consultas y sus correspondientes hojas de respuestas dinámicas con la seguridad que los datos presentados están actualizados y que los cambios que usted haga se guardan adecuadamente en cuanto al acceso de los datos, podrá comprobar que no hay mucha diferencia entre la manera en que se usan las tablas y la forma en que se usan las hojas de respuestas dinámicas. La principal diferencia entre ellas es que la información se almacena realmente en las tablas y no en las hojas dinámicas.

La potencia real de una base de datos reside en su capacidad para mostrar los datos que usted desea y en el orden en que los necesita. Con las CONSULTAS podrá plantear preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Los datos de una consulta pueden proceder de una o varias tablas o incluso consultas. Las consultas podrá utilizarlas como base para un Formulario, Informe, Gráfico u otra Consulta.

Con las Consultas se puede:

1. Elegir campos. (No es necesario incluir en una consulta todos los datos de una tabla).
2. Elegir registros. (Se pueden especificar criterios que deben cumplir los registros).
3. Ordenar registros. (Se pueden ver los registros en un orden determinado, ejemplo: ordenar alfabéticamente los nombres de los clientes. Formular preguntas sobre datos de varias tablas).
4. Responder a una pregunta sobre datos procedentes de más de una tabla y ver los datos en una sola Hoja de Datos, incluso se puede preguntar sobre los datos de otras bases de datos como Microsoft FOXPRO, PARADOX, DBASE, BTRIEVE, así como SQL SERVER de Microsoft o SYBASE.
5. Realizar cálculos. (Se pueden crear nuevos campos, llamados Campos Calculados que contengan el resultado de un cálculo).
6. Usar una consulta como origen de los datos para un Formulario, Informe y otras Consultas.
7. Para seleccionar sólo los datos que deben aparecer en un Formulario o Informe. (Se puede crear una Consulta de Selección y utilizarla como origen de los datos del Formulario o Informe que puede incluir datos de varias Tablas y establecer criterios para mostrar solo un conjunto limitado de Datos. Cada vez que abra el Formulario o imprima el Informe, la consulta recuperará, información actualizada de las Tablas).
8. Introducir nuevos datos o modificar los existentes directamente en la Hoja de Datos de la consulta o bien en un Formulario que esté basado en esta consulta.
9. Modificar los datos de las Tablas
10. Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros simultáneamente o también puede crear una nueva Tabla que contenga registros de otras tablas.
    

Tipos de consultas

CONSULTAS DE SELECCIÓN

Son las de más frecuente uso, con ellas podrá ver datos de las Tablas, analizarlos e incluso hacer cambios en ellos, Access recopila los datos solicitados en una Hoja de Respuestas Dinámica que se comporta como una tabla y tiene la misma apariencia pero no lo es, a través de estas Hojas de Respuestas Dinámica se modifican los datos que afectan a las Tablas subyacentes.

CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIA CRUZADA

Presenta los datos con títulos en las filas y columnas, como en una hoja de cálculo, este tipo de consulta puede resumir gran cantidad de información en un formato de fácil lectura.

CONSULTA DE ACCIONES

Modifica muchos registros en una sola operación. Se utiliza para crear una nueva tabla, eliminar registros, añadirlos o modificarlos en una tabla.

CONSULTA DE UNION

Combina campos coincidentes de dos o más tablas en las que las tablas que participan tienen que devolver el mismo número de campos y en el mismo orden; el resultado es una Instantánea (SNAPSHOUT), que es un tipo de conjuntos de registros no actualizables.

CONSULTA DE PASO A TRAVES

Envía comandos a una base de datos SQL, como SQL SERVER de Microsoft o SYBASE.

CONSULTA DE DEFINICION DE DATOS

Crear, modificar o eliminar tablas de una Base de Datos Access utilizando instrucciones SQL.