Secretaria
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Secretaria. Trabajador que tiene las funciones de participar o realizar diversos trabajos de apoyo en una oficina, tales como recepción y atención de visitas, redacción e impresión de correspondencia y otros documentos, archivo, control de la agenda de tareas, y otras actividades similares encargadas por su jefe inmediato, generalmente un funcionario.
Generalidades
La función de secretariado puede ser realizada por un hombre o mujer, pero tradicionalmente es una actividad femenina. Por lo regular los funcionarios necesitan junto a su oficina de una persona de confianza para realizar múltiples tareas de apoyo en su trabajo. Un equivalente de más nivel que el de secretaria o secretario es el “jefe de despacho”. También existe el cargo de “secretaria ejecutiva”.
Conocimientos requeridos
Una secretaria debe estar suficientemente capacitada para operar los equipos y diversas máquinas de oficina tales como: computadoras, impresoras, reproductoras, equipos de video, teléfonos y otros medios de comunicación, archivos, etc. Debe tener los conocimientos necesarios para hacer cálculos, anotaciones y operación de documentos, así como dominar las características, exigencias y funciones del centro o unidad en que trabaja.
Es conveniente el dominio de un idioma extranjero, preferiblemente inglés. Debe dominar el uso de los principales programas de procesamiento de texto y de manejo de tablas de datos mediante computación. En épocas anteriores se impartían diversos cursos de Secretariado, que instruían a las alumnas en el dominio de la mecanografía y la taquigrafía. Actualmente el uso de la computación y otros medios ha hecho estos conocimientos menos necesarios.
Funciones de la secretaria
El Calificador de Cargos del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social establece los principales trabajos que realiza una Secretaria. A continuación se resumen estas funciones, con algunas precisiones para mayor claridad:
Asistencia a un funcionario. Asistir a su jefe inmediato en las actividades administrativas y realizar funciones destinadas a facilitar las labores de sus superiores.
Proceso de documentos. Tomar y transcribir dictados y mecanografiar cualquier tipo de documentos.
Información y registros. Seleccionar y procesar información, llevar controles y registros, y archivar en cualquier tipo de sistema.
Uso de equipos de oficina. Operar equipos de diferentes tipos para auxiliarse en el trabajo.
Atención de visiantes. Atender y orientar a visitantes, evacuar consultas relacionadas con sus funciones.
Dirección de otros empleados de oficina. Dirigir a otros empleados que laboren en su oficina en los casos que se le subordinen.
Documentación clasificada. Aplicar la metodología establecida para la documentación comprendida en el secreto estatal.
Otras tareas. Realizar otras tareas de apoyo encomendadas por su jefe inmediato.
Fuentes
- Arcadio Ríos. Manual de atribuciones y obligaciones del Instituto de Investigaciones de Ingeniería Agrícola. La Habana, 2019.
- MTSS. Calificador de cargos. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. La Habana, Versión 2018.
