ISO 15489

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ISO 15489
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Concepto:Guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, independientemente del soporte en el que se encuentren.
ISO 15489, proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Además explica en forma completa la asignación de responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión documental, así como también resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo cual presenta aspectos a considerar, como:
  • Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la organización.
  • Considerar que los documentos sean plena prueba.
  • Optimizar su rendimiento en la organización.

Contenido

Antecedentes

La ISO 15489 fue creada en el año 2000 en Otawa (Canadá), por la Organización Internacional de Normalización ISO, tomando como punto de partida la australiana AS 4390 Records Management de 1996. Hacia el año 2001 ve la luz la norma ISO 15489 Information and documentation − Records Management, fruto del trabajo del subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la ISO.

El surgimiento de la norma ISO 15489 es el resultado de dos circunstancias. Por un lado, en el ámbito de la archivística, la confluencia del modelo norteamericano del Records Management, desarrollado a partir de los años 30 del siglo XX y que tiene como núcleo el concepto de ciclo de vida de los documentos (records lifecycle), y del modelo australiano del Recordskeeping, con su principio de la continuidad de los documentos (records continuum) formulado en los años 90 por Frank Upward. Por otro lado, en el ámbito de la organización de las empresas, la progresiva adopción de los principios de la calidad y la mejora continua que se concretan, entre otros, en el Modelo EFQM de excelencia y en la familia de normas ISO 9000. Precisamente es la Norma ISO 9001:2000, que establece como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de los motivos que incide directamente en el desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. De hecho, la norma ISO 15489 afirma que “proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001”.

La traducción castellana de esta norma, elaborada por el AEN/CTN 50 - Documentación de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), fue publicada en el año 2006. Esta no ha estado ausente de controversia, especialmente con respecto al término inglés record, pues no existe un término equivalente en castellano −como tampoco en otras lenguas− para designar los documentos que tienen valor probatorio o evidencian las actividades de una organización (records), frente a los documentos como simple información registrada en un medio de soporte (documents) y los documentos que tienen un valor patrimonial o histórico (archives).

La ISO 15489 constituye un compendio de buenas prácticas en gestión de documentos de aplicación voluntaria por parte de las organizaciones y, a día de hoy, no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificación (como lo es, por ejemplo, la Norma ISO 9001:2000). Tiene como fin regular la gestión integral de documentos y sistemas archivísticos.

Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la política y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización. La norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como compendio de buenas prácticas de gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos países, la norma ISO 15489 comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la información. Una de las cuestiones que todavía se han de explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios que la gestión de documentos, en el ámbito de la gestión de la información y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan de manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización.

Estructura y contenido

La norma se compone de 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la metodología que se ha de seguir.

Respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de gestión y se ofrece una terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre su uso e interpretación.

En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la implementación de la norma en todas las organizaciones, de acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica que instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a diversos aspectos.

Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a la gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa.

A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su implantación, como:

  • Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas (ISO 9000) o en caso de haberlo hecho.
  • Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).
  • Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma.

Partes que componen la norma

La primera parte (UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación − Gestión de documentos − Parte 1: Generalidades) es el núcleo de la norma y define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita. Así, la enumeración de los capítulos de la norma, descontando los preliminares, proporciona una idea de todos los aspectos que se han de contemplar para poner en marcha un plan de gestión de documentos:

  • Beneficios de la gestión de documentos.
  • Marco reglamentario (entorno legal y normativo).
  • Política y responsabilidades.
  • Requisitos de la gestión de documentos.
  • Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.
  • Procesos y controles de la gestión de documentos.
  • Supervisión y auditoría.
  • Formación.

La segunda parte (UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Información y documentación − Gestión de documentos − Parte 2: Directrices) es un informe técnico (Technical Report TR) que proporciona una metodología de implementación de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos (cuadro de clasificación, calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).

La parte 1, con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos; en cambio, el informe técnico tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.

En torno a la norma ISO 15489, el subcomité TC 46/SC 11 Archives/records management de la ISO ha publicado o está elaborando otras normas ISO que afectan directamente a la gestión de documentos:

Norma Descripción
UNE-ISO 23081-1:2008. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 1: Principios. Norma que cubre los principios que sostienen y regulan los metadatos para la gestión de documentos.

Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organización que sea responsable de su gestión. Es norma española (UNE).

UNE-ISO/TS 23081-2:2008. Información y documentación – Procesos de gestión de documentos – Metadatos para la gestión de documentos – Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales. Establece un marco para definir los elementos de metadatos consistente con los principios y las consideraciones sobre su implementación esbozados en la primera parte. Es norma española (UNE).
ISO/CD TR 26102. Requirements for long-term preservation of electronic records. Proyecto de informe técnico que, de acuerdo con los requisitos establecidos por la norma ISO 15489, especificaría la metodología para desarrollar una estrategia de conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, con independencia del hardware, el software y el entorno tecnológico original en que fueron creados.
ISO/TR 26122:2008. Work process analysis for records. Informe técnico que proporciona orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creación, captura y control de los documentos. Identifica dos tipos de análisis:
  • 1) análisis funcional (descomposición de las funciones en procesos)
  • 2) análisis secuencial (investigación del flujo de transacciones).

Existen además otras normas ISO destinadas a los sistemas informáticos y las aplicaciones de gestión de documentos, las cuales deben tomarse en consideración a la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión electrónica de documentos:

Norma Descripción
ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging – Information stored electronically – Recomendations for trustworthiness and reliability. Informe técnico que describe la implementación y operación de sistemas que almacenan información electrónica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes. Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electrónicamente desde su incorporación inicial hasta su eventual destrucción. Es proyecto de norma española (PNE).
UNE-ISO/IEC 17799:2002. Tecnología de la Información – Código de buenas prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información. Norma que establece principios generales y directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la gestión de la seguridad de la información en una organización. Contiene buenas prácticas de control de las diversas áreas de la gestión de la seguridad de la información (política de seguridad, organización de la seguridad de la información, gestión de activos, seguridad de los recursos humanos, seguridad física y del entorno, gestión de las comunicaciones y las operaciones, control del acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de

información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, conformidad). Es norma española (UNE).

ISO/TR 18492:2005. Long-term preservation of electronic document-based information Informe técnico que proporciona orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y la recuperación de la información basada en documentos electrónicos cuando su periodo de conservación supera el tiempo previsto de duración de la tecnología (hardware y software) usada para crear y mantener la información. Es proyecto de norma española (PNE).
ISO 19005-1:2005. Document management – Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Especifica la utilización del formato PDF/A para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Es proyecto de norma española (PNE).
ISO 32000-1:2008. Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7. Proporciona la información esencial que necesitan los desarrolladores de software destinado a crear ficheros PDF o leer ficheros PDF existentes e interpretar su contenido para su visualización e interacción.

Asimismo, además de las normas ISO existen también normas o modelos de requisitos producidos por otras organizaciones que establecen un marco de trabajo sobre algún aspecto concreto de la gestión de documentos

Norma Descripción
MoReq. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Especificación elaborada por el DLM-Forum de la Unión Europea que describe un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo; se centra en los requisitos funcionales de los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo. Existe traducción al castellano.
Norma ISAD(G). Norma internacional general de descripción archivística. Norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Constituye una guía general para la

elaboración de descripciones archivísticas. Existe traducción al castellano.

Norma ISDF. Norma internacional para la descripción de funciones. Norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos. Existe traducción al castellano.
Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments Publicados por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), su propósito es definir globalmente unos principios y requisitos funcionales armonizados para el software utilizado para crear y gestionar documentos electrónicos en entornos ofimáticos. El objetivo primordial de esta serie de directrices y requisitos es la creación y gestión de los documentos electrónicos. Se compone de tres módulos:
  • 1) Overview and Statement of Principles.
  • 2) Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems.
  • 3) Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems.

Objeto y campo de aplicación

La norma ISO 15489 tiene como objeto regular “la gestión de documentos que producen las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos o internos” (AENOR, 20061, 6), de forma que se aplica a la gestión de los documentos, con independencia de su formato o soporte y de las tecnologías utilizadas, creados o recibidos por una organización en el transcurso de sus actividades. Se señala explícitamente que la norma no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas.

Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para:

  • llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades;
  • cumplir con el marco legal y reglamentario;
  • rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad...).

Por eso, el sistema de gestión de documentos tiene que garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos, identificándolos en el contexto de las actividades de la organización.

Desde este punto de vista, la norma ISO 15489 parte de los principios del enfoque basado en procesos y de la mejora continua, que proponen tanto el Modelo EFQM de excelencia como la familia de normas ISO 9000, para definir la gestión de documentos en las organizaciones. Todos los elementos básicos del enfoque, el despliegue y la evaluación y revisión del sistema de gestión de documentos se recogen en la norma.

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Con respecto al diseño y puesta en funcionamiento de un sistema de gestión de documentos la norma ISO 15498 propone la metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.

Aportes más significativos

En la actualidad, la gestión de los procesos y actividades de las organizaciones implica cada vez más la necesidad de documentar el intercambio de información entre las diferentes áreas y unidades de la organización, así como las transacciones con los clientes o usuarios y con otras partes interesadas. A esta realidad hay que añadir la exigencia de cumplir con el entorno legal y normativo y con los requisitos de los diversos sistemas de gestión −por ejemplo, la gestión de la calidad y del medio ambiente (ISO 9001 e ISO 14001)−, que obligan a definir adecuadamente procedimientos que garanticen un control eficaz de los documentos.

La gestión de documentos es un proceso que tiene como finalidad asegurar una atención apropiada a los documentos creados o recibidos por una organización como prueba de las actividades realizadas y preservarlos durante el tiempo que sean necesarios. Por eso, un sistema de gestión de la organización que no contemple la gestión de los documentos quedará incompleto, por cuanto deja de lado un activo fundamental para cualquier organización. Por esta razón, la publicación de la norma ISO 15489 ha suscitado una enorme expectación ya que representa un esfuerzo internacional de estandarización para definir las estrategias más adecuadas para abordar la gestión de los documentos, desde una visión global de la organización.

En este sentido, hay una serie de cuestiones en las que la norma aporta planteamientos interesantes que hay que destacar o que dan lugar a nuevos enfoques en el ámbito de la gestión de documentos.

Sobre la norma

La ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La aparición de esta norma, y de otras normas complementarias, responde tanto a la evolución de los planteamientos del records management norteamericano y del recordskeeping australiano, como a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.

Asimismo sirve de guía y proporciona directrices para orientar a todas aquellas organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental y que quieren desarrollar un sistema de gestión de documentos eficaz, eficiente y de calidad. Este compendio de buenas prácticas de gestión de documentos ayuda a planificar la gestión de documentos, proporcionando una visión global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere definir una política clara al respecto y establecer directrices y prácticas de gestión de los documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organización y el resto de los sistemas de gestión. También propone una metodología de trabajo para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos, señala los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta su disposición final, y establece los instrumentos principales de la gestión de documentos. Esta norma presenta claras ventajas para las organizaciones, públicas o privadas, ya que propone un marco para sistematizar la gestión de documentos a la vez que supone un reto para los profesionales de la gestión de la información. Un aspecto que hay que destacar es su utilidad para el tratamiento específico de los documentos electrónicos. Aunque esta norma está dando sus primeros pasos en nuestro país, ya se están llevando a cabo experiencias que la utilizan como modelo. Sin embargo, sería conveniente que se hiciera más visible la particularidad de la gestión de los documentos dentro del ámbito de la gestión de la información y del conocimiento en las organizaciones. Una herramienta muy adecuada para poner de manifiesto la importancia de la gestión de documentos son los indicadores de rendimiento, que permitirían concretar el valor que los documentos aportan a las organizaciones y demostrar cómo constituyen un factor de éxito para el desarrollo de los procesos de negocio.

Veáse además

Fuentes