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Norma ISAD(G)

Norma ISAD(G)
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Concepto:Norma Internacional General de Descripción Archivística

Norma ISAD(G) o Norma Internacional General de Descripción Archivística, provee una guía para la preparación de la descripción archivística. Se utiliza en conjunto con otras normas y estándares de acuerdo con la entidad, institución o país en cuestión, o bien puede utilizarse como la base para el desarrollo de normas o estándares nacionales.

Esta Norma ha iniciado el camino del vacío que la archivística tenía en cuanto a normalización de procesos dado que todas las actividades pueden ser objeto de una norma cuando son repetitivos, puesto que en todo proceso que se repite múltiples veces para obtener el mismo resultado, si se desea que éstos sean idénticos hay que fijar un protocolo de actuación único.

Surgimiento

La aparición de un cuerpo normativo no jurídico expresamente orientado a la descripción de los documentos de archivo estuvo condicionada o motivada por dos factores determinantes:

  • Primero: un factor externo y globalizador, impulsado por el rápido desarrollo de las nuevas tecnologías de la comunicación, integrado además dentro de todo el vertiginoso proceso de la nueva sociedad del conocimiento. De ahí que para la intercomunicación y cooperación archivística, a nivel local, regional, nacional e internacional, se hace necesario la utilización de un protocolo archivístico, en tal caso de descripción, que sea general y universal, y que a su vez permita el control, difusión y comunicación de documentos e informaciones. Aquí es donde surge, en este marco global, la Norma ISAD(G), como instrumento para la cooperación y desarrollo de la archivística.
  • Segundo: un factor interno unido a la necesidad de trabajar dentro de los propios servicios de archivos de forma normalizada. Tal normalización implicará un valor añadido al trabajo que hasta ahora se venía realizando y debe afectar no sólo a la descripción, sino además a todos los ámbitos del trabajo archivístico.

La primera versión de la Norma fue publicada en 1994, estableciéndose un periodo de revisión cíclico cada cinco años. En este sentido en el año 1998 el Comité de Normas de Descripción (ICA/CDS), coincidiendo con la primera revisión, difunde una circular dirigida a los miembros de las categorías «A» y «B» del Consejo Internacional de Archivos en la cual se establecen los criterios que deben de tenerse en cuenta a la hora de remitir las propuestas de revisión.

El ICA/CDS perseguía con los criterios de revisión la estabilidad de la propia Norma ya que había que tener en cuenta que una vez publicada y ampliamente aceptada (en muchos casos de ha procedido a su aplicación práctica) las variaciones nunca podrían ser sustanciales. Por tanto el proceso de revisión no debería de afectar a principios, conceptos y estructuras fundamentales que la sustentan, sino más bien debería de consistir en un reexamen de la claridad del lenguaje y de los ejemplos, además de la incorporación de nuevos elementos de descripción si se estimasen necesarios.

Como consecuencia de todo el proceso de revisión el Comité de Normas de Descripción (ICA/CDS) en la reunión celebrada durante los días 19-22 de septiembre de 1999 en Estocolmo, aprobó la nueva versión de ISAD (G), que fue publicada para su difusión a principios del año 2000.

Como resultado de las consideraciones remitidas al Comité de Normas de Descripción del CIA (Congreso Internacional de Archivos) la 2da versión de la Norma presenta notables diferencias con la anterior, tanto en su configuración formal (áreas y elementos que la constituyen), como en los planteamientos generales de objetivos y fines.

Características y Aplicación

La norma basa su método de descripción en el principio archivístico universalmente aceptado de respeto al origen y orden natural de los documentos, que en la descripción normalizada se concreta mediante la programación de la descripción que va de lo general a lo particular (descripción global/descripción multinivel).

La ISAD(G) contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Estas reglas forman parte de un proceso dirigido fundamentalmente a:

  • garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas;
  • facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo;
  • compartir los datos de autoridad;
  • hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

Para el cumplimiento de lo anterior las reglas identifican y definen 26 elementos de de descripción que pueden combinarse entre sí para constituir la descripción de una entidad archivística. la estructura y contenido de la información de cada uno de estos elementos deberá formularse de acuerdo con las normas nacionales aplicables en cada país.

Como reglas generales que son, pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a las descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de descripción. Sin embargo, esta norma no define los formatos de edición ni el modo de presentación de estos elementos, por ejemplo, inventarios, catálogos, listas, entre otros.

Estructura

La ISAD(G) está configurada en 3 partes:

  • Objetivo General: busca dar respuesta al proceso de descripción archivística, mediante representaciones formales de descripciones (unidades de descripción) de agrupaciones documentales o documentos obtenidos de la correcta combinación de los elementos que constituyen la Norma, cuyo fin no es otro hacer accesible cualquier documento de archivo mediante una descripción que permita claramente identificar y entender el contexto en el cual han sido generados.
  • Reglas de Descripción: constituyen una parte más del proceso de descripción que permiten:
la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas.
facilitar la recuperación e intercambio de información sobre la documentación de archivo.
hacer posible el compartir los encabezamientos autorizados.
posibilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos dentro de un sistema de información unificado.

Estas reglas rigen la recogida de información para cada uno de los 26 elementos de descripción que pueden combinarse para constituir una unidad de descripción.

  • Elementos de Descripción: constituyen la base de las reglas de descripción y se agrupan en siete áreas de descripción.

Áreas de Descripción

  • Identificación: contiene la información esencial para identificar la unidad de descripción.
    • Código de referencia: Identificar unívocamente la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.
    • Título: Denominar la unidad de descripción.
    • Fecha(s): Identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad de descripción.
    • Nivel de descripción: Identificar el nivel de organización de la unidad de descripción.
    • Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones): Identificar y describir la extensión física o lógica y el soporte de la unidad de descripción.
  • Contexto: contiene la información relativa al origen y custodia de la unidad de descripción.
    • Nombre del o de los productor(es): Identificar al productor (o productores) de la unidad de descripción.
    • Historia Institucional / Reseña Biográfica: Proporcionar la historia institucional o los datos biográficos del productor (o productores) de la unidad de descripción para situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible.
    • Historia archivística: Proporcionar información sobre la historia de la unidad de descripción que sea significativa para su autenticidad, integridad e interpretación.
    • Forma de ingreso: Identificar la forma de adquisición o transferencia.
  • Contenido y Estructura: contiene la información relativa al objeto y organización de la unidad de descripción.
    • Alcance y contenido: Proporcionar a los usuarios la información necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de descripción.
    • Valoración, Selección y Eliminación: Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración, selección y eliminación efectuada.
    • Nuevos Ingresos: Informar al usuario de los ingresos complementarios previstos relativos a la unidad de descripción.
    • Organización: Información sobre la estructura interna, la ordenación y/o el sistema de clasificación de la unidad de descripción.
  • Acceso y Utilización: contiene la información relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción.
    • Condiciones de acceso: Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de descripción.
    • Condiciones de reproducción: Identificar cualquier tipo de restricción relativa a la reproducción de la unidad de descripción.
    • Lengua / escritura(s) de los documentos: Identificar la(s) lengua(s), y/o escritura(s) y sistemas de símbolos utilizados en la unidad de descripción.
    • Características físicas y requisitos técnicos: Dar información acerca de cualquier característica física importante o requisito técnico que afecte al uso de la unidad de descripción.
    • Instrumentos de descripción: Identificar cualquier tipo de instrumento de descripción relativo a la unidad de descripción.
  • Documentación Asociada: contiene la información relativa a aquellos documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción.
    • Existencia y localización de los documentos originales: En el caso de que la unidad de descripción esté formada por copias, indicar la existencia, localización, disponibilidad y/o eliminación de los originales.
    • Existencia y localización de copias: Indicar la existencia, localización y disponibilidad de copias de la unidad de descripción.
    • Unidades de descripción relacionadas Identificar las unidades de descripción relacionadas.
    • Nota de publicaciones: Identificar cualquier publicación que trate o se base en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción.
  • Notas: contiene información especial y aquella otra que no ha podido incluirse en ninguna de las demás áreas.
    • Notas: Dar información que no hay a podido ser incluida en ninguna de las otras áreas.
  • Control de la Descripción: contiene la información relativa al cómo, cuándo y quién ha elaborado la descripción archivística.
    • Nota del Archivero: Explicar quién y cómo ha preparado la descripción.
    • Reglas o normas: Identificar la normativa e en la que está basada la descripción.
    • Fecha(s) de la(s) descripción(es): Indicar cuándo fue elaborado y/o revisado la descripción.

En cualquier descripción puede utilizarse cualquiera de los 26 elementos de la descripción, aunque solo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. Para el intercambio internacional de la información descriptiva se consideran esenciales tan solo los siguientes elementos:

  • código de referencia
  • título
  • productor
  • fecha(s)
  • extensión de la unidad de descripción
  • nivel de descripción

Alcance

Se dirige a lo que se denomina "descripción formal o definitiva", es decir, la que tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas , respetando el principio de lo general a lo particular.

  • La unidad fundamental de descripción es el fondo o conjunto de documentos , orgánicamente creados y/o acumulados , respetando el principio de origen y procedencia, sin tener en cuenta la forma o el soporte, y usados por una familia, un particular o una institución en el desarrollo de sus funciones.
  • El fondo puede ser descrito como un todo en una única descripción o representado como un todo en sus partes en una organización jerárquica a varios niveles de descripción : descripción multinivel.
  • La recuperación de información se consigue por medio de la creación de "puntos de acceso" que deben reflejar el principio de procedencia.

Sobre el Comité de Normas de Descripción del ICA/CDS

La Comisión Ad hoc sobre Normas de Descripción del CIA (Congreso Internacional de Archivos), que elaboró la Norma, se transformó en un Comité Permanente en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Pekín (China) en 1996. El actual Comité de Normas de Descripción se propuso realizar la revisión de la ISAD (G) como principal tarea de su programa en el cuatrienio 1996-2000.

Miembros del Comité

Asistentes a algunas de las sesiones plenarias

El Comité agradece y reconoce el patrocinio ofrecido por diversas instituciones para la celebración de las reuniones tanto plenarias como las de los subcomités. Algunas de estas instituciones son:

Sin la contribución de las instituciones previamente enunciadas para la organización de las reuniones tanto en lo que respecta a recursos financieros como al apoyo logístico y de servicios, esta Norma no habría podido redactarse.

Fuentes