Norma ISAD(G)

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Norma ISAD(G)
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Concepto:Norma Internacional General de Descripción Archivística

Norma ISAD(G) o Norma Internacional General de Descripción Archivística, provee una guía para la preparación de la descripción archivística. Se utiliza en conjunto con otras normas y estándares de acuerdo con la entidad, institución o país en cuestión, o bien puede utilizarse como la base para el desarrollo de normas o estándares nacionales.

Esta Norma ha iniciado el camino del vacío que la archivística tenía en cuanto a normalización de procesos dado que todas las actividades pueden ser objeto de una norma cuando son repetitivos, puesto que en todo proceso que se repite múltiples veces para obtener el mismo resultado, si se desea que éstos sean idénticos hay que fijar un protocolo de actuación único.

Contenido

Surgimiento

La aparición de un cuerpo normativo no jurídico expresamente orientado a la descripción de los documentos de archivo estuvo condicionada o motivada por dos factores determinantes:

La primera versión de la Norma fue publicada en 1994, estableciéndose un periodo de revisión cíclico cada cinco años. En este sentido en el año 1998 el Comité de Normas de Descripción (ICA/CDS), coincidiendo con la primera revisión, difunde una circular dirigida a los miembros de las categorías «A» y «B» del Consejo Internacional de Archivos en la cual se establecen los criterios que deben de tenerse en cuenta a la hora de remitir las propuestas de revisión.

El ICA/CDS perseguía con los criterios de revisión la estabilidad de la propia Norma ya que había que tener en cuenta que una vez publicada y ampliamente aceptada (en muchos casos de ha procedido a su aplicación práctica) las variaciones nunca podrían ser sustanciales. Por tanto el proceso de revisión no debería de afectar a principios, conceptos y estructuras fundamentales que la sustentan, sino más bien debería de consistir en un reexamen de la claridad del lenguaje y de los ejemplos, además de la incorporación de nuevos elementos de descripción si se estimasen necesarios.

Como consecuencia de todo el proceso de revisión el Comité de Normas de Descripción (ICA/CDS) en la reunión celebrada durante los días 19-22 de septiembre de 1999 en Estocolmo, aprobó la nueva versión de ISAD (G), que fue publicada para su difusión a principios del año 2000.

Como resultado de las consideraciones remitidas al Comité de Normas de Descripción del CIA (Congreso Internacional de Archivos) la 2da versión de la Norma presenta notables diferencias con la anterior, tanto en su configuración formal (áreas y elementos que la constituyen), como en los planteamientos generales de objetivos y fines.

Características y Aplicación

La norma basa su método de descripción en el principio archivístico universalmente aceptado de respeto al origen y orden natural de los documentos, que en la descripción normalizada se concreta mediante la programación de la descripción que va de lo general a lo particular (descripción global/descripción multinivel).

La ISAD(G) contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Estas reglas forman parte de un proceso dirigido fundamentalmente a:

Para el cumplimiento de lo anterior las reglas identifican y definen 26 elementos de de descripción que pueden combinarse entre sí para constituir la descripción de una entidad archivística. la estructura y contenido de la información de cada uno de estos elementos deberá formularse de acuerdo con las normas nacionales aplicables en cada país.

Como reglas generales que son, pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a las descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de descripción. Sin embargo, esta norma no define los formatos de edición ni el modo de presentación de estos elementos, por ejemplo, inventarios, catálogos, listas, entre otros.

Estructura

La ISAD(G) está configurada en 3 partes:

la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas.
facilitar la recuperación e intercambio de información sobre la documentación de archivo.
hacer posible el compartir los encabezamientos autorizados.
posibilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos dentro de un sistema de información unificado.

Estas reglas rigen la recogida de información para cada uno de los 26 elementos de descripción que pueden combinarse para constituir una unidad de descripción.

Áreas de Descripción

En cualquier descripción puede utilizarse cualquiera de los 26 elementos de la descripción, aunque solo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. Para el intercambio internacional de la información descriptiva se consideran esenciales tan solo los siguientes elementos:

Alcance

Se dirige a lo que se denomina "descripción formal o definitiva", es decir, la que tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas , respetando el principio de lo general a lo particular.

Sobre el Comité de Normas de Descripción del ICA/CDS

La Comisión Ad hoc sobre Normas de Descripción del CIA (Congreso Internacional de Archivos), que elaboró la Norma, se transformó en un Comité Permanente en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Pekín (China) en 1996. El actual Comité de Normas de Descripción se propuso realizar la revisión de la ISAD (G) como principal tarea de su programa en el cuatrienio 1996-2000.

Miembros del Comité

Asistentes a algunas de las sesiones plenarias

El Comité agradece y reconoce el patrocinio ofrecido por diversas instituciones para la celebración de las reuniones tanto plenarias como las de los subcomités. Algunas de estas instituciones son:

Sin la contribución de las instituciones previamente enunciadas para la organización de las reuniones tanto en lo que respecta a recursos financieros como al apoyo logístico y de servicios, esta Norma no habría podido redactarse.

Fuentes