Agenda de reunión
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Agenda de reunión es un conjunto ordenado de pasos, acciones y temas que se estilan en las sesiones de organizaciones colectivas de diversa índole.
Sumario
Etimología
La palabra proviene del latín “agenda”, que significa ‘cosas que se han de hacer’. También se le denomina orden del día, plan o programa de reunión.
Importancia
La elaboración de la agenda forma parte del proceso de planificación de la reunión pero influye en todas sus etapas, ya que sirve para:
Antes
- Establecer el objetivo de la reunión
- Identificar y ordenar los temas relevantes a tratar
- Distribuir el tiempo de manera efectiva
- Abordar los intereses de los participantes
- Convocar a los participantes
- Compartir la información básica del encuentro
- Facilitar la reflexión y preparación de los temas
Durante
- Guiar la dinámica de la reunión y mantenerla enfocada
- Controlar el tiempo
Después
- Orientar el acta de la reunión
- Reducir el número de reuniones
Más resumido
- Lectura y aprobación del acta anterior
- Informes y pedidos
- Orden del día, que son los asuntos medulares de la sesión.
- Discusión y conclusiones y tareas. En las aprobaciones es importante el control de votantes y la forma de votación.
Lo anterior varía según los motivos y razones institucionales, es un patrón reajustable. En el código civil ya está especificado.
Asambleas extraordinarias
Se especifica una o dos materias, las que sirven para los debates, pulidos y conclusiones.
Consejos
Trate de usar una plantilla incluida en el procesador de textos. Muchos programas para procesar textos (como Microsoft Office, Pages para Mac, etc.) contienen plantillas para crear muchos documentos personales y profesionales, entre los cuales puedes encontrar agendas para reuniones. Estas plantillas te permiten crear un documento profesional de forma fácil y rápida.
- Si la empresa tiene un formulario especial para crear las agendas, usa dicho formulario como plantilla.
- Cíñete a la agenda, pero sé flexible. Mantente pendiente del reloj para asegurarte de que se siga la agenda durante la reunión. Cuando puedas, adelanta la reunión cortésmente diciendo algo como "Debemos pasar al siguiente tema si queremos terminar a tiempo".
