Archivo universitario
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Archivo universitario. Como coordinador del sistema archivístico de la universidad, se configura como un servicio único integrado por los diferentes archivos que constituyen las etapas o fases del ciclo de vida del patrimonio documental. Conservan los documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes centros de Educación Superior que brindan un servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los mismos, con finalidades administrativas, docentes e investigativas.
Sumario
Datos de interés
Marco jurídico
Las actividades y funciones del Archivo Universitario tienen que enmarcarse dentro del régimen jurídico general sobre archivos y documentos del MES y de las normativas específicas de cada universidad.
Misión
La Misión de un Archivo universitario es planificar, implantar y evaluar un Sistema de Gestión de la documentación administrativa y de archivo, así como conservar, preservar, organizar, describir y hacer accesible todos los fondos documentales, administrativos e histórico de la Universidad.
Funciones y fines
- Organizar, conservar y difundir las documentaciones con valor administrativo, legal, fiscal e histórico de la Universidad.
- Seleccionar, valorar y proponer la eliminación de los documentos que no sean necesarios para el desarrollo de las actividades administrativas de la Universidad.
- Gestionar la documentación administrativa de cualquier soporte o formato.
- Facilitar la gestión, la selección y la conservación de los documentos derivados de las actividades de la investigación, la docencia y el estudio de la Universidad.
- Las Universidades de Ciencias Pedagógicas mantendrán las tres formas de archivo, el de gestión, el central y el histórico, por lo cual le son inherentes las funciones generales de los tres tipos de archivo y adicionalmente las que metodológicamente dicte el Ministerio de Educación Superior.
- En caso necesario enviará documentación solicitada por el Archivo Central del MINED.
Fines
- Garantizar la protección y conservación del patrimonio documental de la Universidad.
- Servir de memoria de la actuación universitaria.
- Contribuir a mejorar el nivel de eficacia de la gestión universitaria.
- Facilitar la información y documentación necesarias para la investigación histórica.
Organización y control
- Los archivos respetan en su organización, los principios de procedencia y orden original de los documentos en conformidad con lo establecido por las normas archivísticas, independientemente del soporte en el que han sido creados.
- El personal que labora en los archivos debe caracterizarse por su confiabilidad, discreción y compromiso profesional, en correspondencia con los principios éticos reconocidos para esta profesión.
Servicios que presta
- Recogida y custodia de la documentación producida y recibida por la Universidad. La recogida se realiza mediante las Transferencias.
- Acceso a la página web del Archivo Universitario.
- Consulta de documentos de acuerdo con lo que dispone la legislación vigente y una vez se haya acordado el régimen de acceso.
- Préstamo de documentos a las unidades administrativas de la Universidad.
- Préstamos externos de documentos, con fines investigativos, culturales y docentes con previa autorización de la dirección del Centro de documentación de la Universidad.
- Reprografía, previa petición de autorización a la dirección del Centro de documentación de la Universidad.
- Asesoramiento archivístico.
- Apoyo a la docencia y a la investigación.
Fuente
- Cuba. Ministerio de Educación, (2010). Proyecto de Reglamento de Archivo del MINED.
- Moreno, Ängela. (2005). Seminario sobre gestión de Archivos y documentos de la Universidades cubanas / Angela Moreno, Joaquín Borrás. Ciudad de La Habana: (s.n.) 29 de noviembre al 2 de diciembre.
