Briefing
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El briefing. Es un documento que contiene la información imprescindible para poder empezar a planificar o ejecutar un proyecto. Se trata de un documento muy habitual en el mundo de la publicidad y la comunicación, aunque también se ve en otro tipo de sectores, en el que el cliente, a través de este documento, describe sus necesidades y deseos para la realización de un proyecto a una agencia o proveedor.
Briefing es un documento escrito. Brief significa breve en el idioma inglés, así que debe ser de esta manera el documento escrito: breve, conciso, claro y resumido.
La clave de este documento no está solamente en hacerlo, sino en hacerlo bien. Si lo conseguimos, nuestros proveedores nos lo agradecerán, el trabajo con ellos será más eficaz y los resultados más rápidos y mejores. Por el contrario, las consecuencias de hacer un mal briefing pueden llevar a retrasar los tiempos de ejecución de la campaña o el proyecto, multiplicar las horas de trabajo y quemar al proveedor. Hay que tener en cuenta que el briefing sirve como documento de punto de partida para empezar a trabajar y, por tanto, si no está correctamente planteado provocará que se dediquen horas y esfuerzo en una línea de trabajo que realmente no es la adecuada.
Sumario
Tipos de briefing
Cada documento breve y conciso tiene un fin. Veamos cuáles serían esos fines de cada tipo de brief a continuación.
Briefing publicitario
Tiene como fin principal trasladar los datos necesarios y principales de una campaña: proposición de ventas, tono comunicacional, personalidad de marca, etc.
Es usada casi a diario entre una agencia y su relación con la marca o empresa cliente.
También se puede dar la situación en la que la agencia haga un contrabriefing, ya que se amplía la información o se complementa con otros datos importantes. Recuerda que la agencia es la que sabe de Marketing.
Briefing creativo
- Como mencioné en la introducción, este tipo de briefing se dirige específicamente a los creativos.
- Por creativos me refiero al diseñador, responsable de cumplir las expectativas gráficas y de diseño del cliente.
- Mediante un resumen, la información le dará una idea de cómo cumplir el objetivo.
Briefing de Marketing
Para una dirección general o guía para el equipo de Marketing, este documento conciso aportará detalles sobre la acción o proyecto de marketing que se pondrá en marcha o se lanzará próximamente.
Briefing de Negocios
Su fin es hacer un resumen enfocado a aquellos detalles acerca de las acciones o proyectos de negocios que se tiene la pretensión de lanzar o poner en marcha en un futuro cercano.
Ventajas de un Briefing
Contar con un brief es tan importante como conocer las técnicas de ventas o llevar a cabo una estrategia.
Solo trae beneficios para una compañía y te los contamos a continuación.
Organización
Un brief te dará una visión mucho más clara acerca de una compañía que, además, sea tu cliente.
Por lo tanto, al escribir un texto o producir un aviso publicitario, se tendrá un acceso mucho más rápido a datos relevantes, ya que el contenido se divide en bloques.
Un brief se puede convertir en tu gran aliado en una estrategia si la información que tiene es clara y concisa.
De lo contrario, quien tenga acceso a los documentos entrará en un laberinto y será imposible entender qué puntos merecen más atención.
Inspiración
- Producir solo con el fin de presentar un proyecto al cliente es un error que nunca se puede cometer.
- Desarrollar un contenido solo por buscar la aprobación de un cliente no es el camino al éxito.
- Con la ayuda de un briefing, podrás encontrar una verdadera inspiración mediante la lectura de las necesidades y expectativas del cliente.
Cumplir expectativas
Como mencione con anterioridad, se obtiene suficiente inspiración cuando un equipo de marketing conoce la historia de un negocio a través de un briefing, es la manera de lograr satisfacer las expectativas del cliente con mayor precisión.
De esta manera, se aumenta la productividad del equipo y también la satisfacción del consumidor.
Planificación
- Un briefing no solo te ayudará a entender el trabajo de un cliente, sino que también te facilita que se siga un horario.
- Con una buena definición del proyecto, la productividad y la disciplina aumentan.
- Esto es muy importante, ya que ayuda a mostrar a tu cliente que tu negocio está organizado y entiende lo que está haciendo.
Ítems esenciales en un briefing
Objetivos
Nuestra recomendación es que animes a tu cliente a entender sus metas en relación con la inversión que pretende hacer. Así, podrás crear buenos materiales con los objetivos del proyecto en claro.
Presupuesto
Nunca dudes en preguntar cuál es el presupuesto disponible del cliente para ejecutar el proyecto con tu agencia.
A la mayoría les desagrada dar un presupuesto ya que piensan que influirá en el valor del proyecto. Sin embargo, esto es un error muy común.
Al conocer el presupuesto del proyecto puedes ofrecer un servicio de acuerdo al capital que pretende aplicar en su empresa.
La idea no es desarrollar un buen trabajo de acuerdo al valor que el cliente quiere invertir, sino ajustar el proyecto al presupuesto sin perder la calidad del servicio que se le ha ofrecido y prometido.
Deadline
Hay que establecer plazos de parte y parte.
Por parte del cliente, debemos tener información acerca de sus expectativas del tiempo en que desean que ciertas acciones o piezas estén listos.
Aunque increíble, es cierto que esta información es crucial. Se han visto casos en que los clientes piensan que algo se lleva a cabo en una hora cuando en la realidad se termina en un día o más.
Por parte de la agencia, debes darles plazos realistas y establecer horarios de trabajos muy precisos para no generar malos entendidos.
Público objetivo
Cada empresa tiene una audiencia con características diferentes y específicas, por lo que no debes olvidar requerir esta información. Para que un cliente esté satisfecho con el trabajo realizado por tu equipo de marketing, debes preguntarle cuál es el público objetivo de la empresa que posee.
También debes preguntar a qué grupo pertenece su público objetivo: clase A, B, C o D, la edad de sus clientes y cómo es su comportamiento durante el proceso de compra.
Por otro lado, algunas empresas no conocen su público objetivo. Si este es el caso, pregúntate quién sería el consumidor ideal, es decir, quién suele ir a esta empresa.
Alcance del proyecto
El alcance de un proyecto es muy sencillo de definir y es un «must» en un brief.
Si un cliente quiere, por ejemplo, educar a su audiencia sobre el producto que vende, necesitará un blog como una solución a su problema.
Estar claros en esto te dará como resultado clientes felices y satisfechos.
Portafolio
Debes asegurarte de que el cliente tenga materiales como logo, folleto, volante, o una galería o banco de imágenes de sus productos o servicios. Si la respuesta es sí, analiza este contenido para entender mejor lo que la empresa está buscando.
Si el cliente no tiene una buena cartera, ofrece este tipo de servicios y tendrás una nueva oportunidad de negocio.
Estos materiales son importantes para una agencia, así como para su cliente, ya que le ayudan a producir un producto final de mayor calidad.
Estilos
¿Qué estilo comunicacional y de diseño desea adoptar el cliente?
Si no sabe responder, muéstrale ejemplos y acércate, lo más posible, al estilo que se desea.
Objeciones
¿Qué es, lo que por nada del mundo, no desea el cliente en su marca o acciones de marketing?
Conocer esta información te ayudará a evitar problemas y a acercarte a lo que realmente desea el cliente.
¿Cómo desarrollar un briefing?
Ya que ahora entiendes lo que es un briefing, su importancia y ventajas para una estrategia, te explicaré cómo desarrollarlo.
Recuerda que un brief debe ser lo más breve posible, toma en cuenta sólo los datos más relevantes y obtén información relevante de tu cliente para poder hacer contenidos de calidad.
Elige las personas correctas
Debes preguntarte, ¿quién de la empresa es capaz de revelar la información sobre los productos, el mercado y los clientes? Encuentra quien tenga la capacidad de transmitir información valiosa porque de esta manera ayudará a entender el posicionamiento actual de la compañía y cuáles son los caminos que debe seguir para entrar en el plan de acción. Para ello, se debe investigar los siguientes datos:
- Investigación de mercado.
- Facturación anual.
- Número de empleados.
- Métricas de la empresa en redes sociales.
- Boleto promedio.
Organiza reuniones
Como un brief, las reuniones con los clientes deberían ser cortas y concisas.
Para preguntar cada punto necesario para completar el brief, debe haber un encargado de la reunión que lleve el tiempo.
Recordemos que es la simplicidad la principal característica de un briefing.
Centraliza la información
Revisa mil veces el documento para eliminar información innecesaria.
De nada te servirá tener miles de folios si al final no puedes encontrar una información o dato que requieres con urgencia para poder seguir adelante con las acciones de Marketing.
Sé simple
Y vuelvo a insistir que una de las principales características de un brief es la simplicidad.
No uses tantos términos técnicos, y si por obligación has de usarlos, explica brevemente de qué tratan para facilitar la lectura del documento.
Comprende el proceso
Intenta tener una participación activa en cuanto a la redacción del brief. No solo escuches la información del cliente: analiza, cuestiona y da sugerencias.
Si adoptas esa actitud, evitarás interpretaciones erróneas y pérdida de tiempo al no entender lo que el cliente quiere transmitir.
Los datos de un brief no están escritos en piedra
Si requieres de otro tipo de datos u otras respuestas de los clientes, siéntete en libertad de agregarlos. Todo es por el éxito de la estrategia.
En Resumen
El brief es un documento breve, conciso, claro y resumido que te ayudará a desarrollar tu estrategia de marca.
En el documento debes tener bien definido cuál es el proyecto que vas a desarrollar, objetivos que quieres lograr, tu público objetivo y otros elementos relevantes para tu proyecto.
