Cobranza
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Cobranza es el proceso mediante el cual se hace efectiva la percepción de un pago en concepto de una compra, de la prestación de un servicio, de la cancelación de una deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago, a partir de un área dedicada especialmente a este menester, o puede encomendarse a otra institución. En el primer caso, luego de tener claros cuales son los montos que deben percibirse, una persona denominada cobrador se hace presente en los domicilios identificados para el abono del monto estipulado.
Características
Es uno de los medios de pago internacional más utilizados en las importaciones y exportaciones, la cual aplica cuando existe confianza por parte del exportador en el cumplimiento del importador. En la gestión de cobranza pueden tramitarse documentos comerciales como facturas, documentos de transporte entre otros, y documentos financieros como letras de cambio, pagarés o cheques. Es un elemento clave en el funcionamiento de una empresa en la medida en que garantiza que esta pueda seguir operando con normalidad. De nada serviría toda la inversión y el trabajo efectuado si las cuentas no se saldasen en tiempo y forma.
Se necesita que las personas dedicadas a tal tarea hayan hecho gala de cualidades referidas a la honestidad y la integridad. Además el cobrador debe llegar a tener una llegada al cliente que le permita con seguridad realizar el cobro de la forma más rápida posible.
En cuanto al departamento de cobranza, es un área que debe trabajar en forma coordinada con otros departamentos afines, como el de contabilidad, el de finanzas y el de ventas. Así, por ejemplo, recibirá un informe del departamento de contabilidad en lo que respecta a cuentas por cobrar vencidas o a punto de vencerse a efectos de poder cumplir con la cobranza en esos tiempos. Por otra parte, el sector de cobranzas deberá enviar informes al sector financiero para que se tenga noción de las entradas de efectivo que se han visto efectivizadas. Finalmente, el departamento de ventas es el que dará cuenta aproximada del volumen total a tener en cuenta para realizar el trabajo de realizar cobros.
En algunas ocasiones, el procedimiento de llevar a cabo una cobranza se encuentra tercerizado. Esto es especialmente cierto en casos de cobros difíciles de conseguir por clientes de dudoso comportamiento. En estos casos suele contratarse a otra entidad con procedimientos específicamente ideados para persuadir a personas renuentes al pago a reconsiderar su situación y cumplir con sus obligaciones.
Tipos de cobranza
La gestión de cobranzas es un factor importante para el desarrollo de toda empresa por lo que se considera adecuado realizar los análisis respectivos con el fin de establecer procesos aplicar que facilite la recuperación de valores de forma rápida y efectiva. Para mayor asertividad se determinan modelos de cobranza, los mismos que serán empleados de acuerdo al tipo de deuda, condiciones del cliente, lugar definido para realizar los cobros, también tomando en cuenta aspectos como gastos de transporte , ubicación y ejecución de la gestión de cobranza.
Se define como cobranza formal al proceso que se realiza utilizando los recursos y personal calificados propios de la compañía, o si la empresa lo requiere con la contratación de los call center empresa especializadas en el manejo de carteras. De cualquier modo la recuperación la realizan utilizando las herramientas más adecuadas y siguiendo con los procedimientos debidamente establecidos con el fin lograr el propósito planificado la recaudación de valores. La cobranza formal se la realiza utilizando los medios disponibles para el desarrollo de este tipo de gestión, estas son las llamadas telefónicas, recordatorios, mensajes, correos, visitas del personal de cobranzas, facilitando canales de pago, depósitos, transferencias, débitos, recaudación a domicilio etc. Si pese a la gestión realizada agotando todos los recursos, la empresa no tiene una respuesta positiva de pago por parte de los clientes es necesario que la empresa adopte otras medidas.
En este tipo de cobranza si la empresa desea realizar la gestión de cobranzas directamente es indispensable el contar con el personal altamente calificado, es decir disponer de los servicios de una abogado o departamento legal especializado en cobranza judicial. Según las necesidades de la empresa la otra opción es la contratación de una empresa especializadas en realizar la gestión de cobranzas judicial y extrajudicial, el procedimiento que utilizan al realizar esta actividad se adaptan a las políticas de la empresa contratante , y a disposiciones jurídicas y legales señaladas por la legislación. Es importante mencionar que la cobranza judicial puede ser muy costosa y perjudicial para la empresa dado que representa una pérdida del capital.
Este tipo de cobranza proviene de la anterior respecto al comienzo de un proceso legal, este proceso se lo realiza fuera de juicio, es decir determinan entre las partes deudor y los abogados el no llevar el caso a juicio y llegar a un acuerdo de pago extrajudicial a fin de disminuir el incremento de costos relacionados con el tiempo y molestias causadas para ambas partes. Generalmente estas negociaciones se las realiza estableciendo nuevas fechas de pago, montos con intereses mínimos adicionales etc. Todo ello de acuerdo a las políticas de la empresa y producto que distribuyan en ocasiones también se efectúa el retiro de mercadería.
