Manual
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Manual instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
Importancia de los manuales
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Objetivo de un manual
El objetivo de un manual es suministrar los lineamientos, reglas o normas de como utilizar algo de una forma sistemática, explícita y ordenada. Esta guía de instrucciones nos servirá también para la corrección de algún problema que esté sucediendo con un equipo, ya sea técnico, en este caso si es un electrodoméstico o aparato mecánico. El ámbito empresarial se rige por un conjunto de manuales especializados que dan referencia de cada punto característico que conforma dicha institución. Algunas de las guías escritas o manuales por lo general contienen imágenes relacionadas con el mandato de como hacer un uso adecuado del producto. El lenguaje utilizado en los manuales debe ser claro para que el usuario pueda entender sin ninguna dificultad lo que este quiere dejar dicho. Las palabras empleadas se enfocan al tipo contenido que se pretende desarrollar, y el mismo emplea un vocabulario acorde con el público objetivo o mercado meta al cual va dirigido.
Tipos de manuales
- Manuales de Bienvenida, se encarga con la brevedad posible de hacer una introducción a lo que es la institución, desde sus inicios hasta su presente. Este tipo de manual contiene también los objetivos de la empresa, su misión y visión, sus valores, etc... Por lo general contiene un manual adjunto dando referencia a los lineamientos de dicha empresa, así como también las reglas internas para dar una introducción al ámbito laboral.
- Manuales de Organización son aquellos que se encargan de forma resumida detallar en forma general el manejo de una empresa. Dan un detalle de como es estructurada y de los diferentes roles y funciones que en ella se lleva a acabo y se desempeñan en cada departamento.
- Manuales Departamental este tipo de manual contiene las informaciones de cómo es legislada una empresa y de cómo se deben de realizar las funciones de cada área.
- Manuales de Finanzas se encarga de dar detalle de la verificación de la administración de cada uno de los bienes que corresponden a la empresa.
- Manuales de Política en una empresa, este tipo de manual detalla la forma en que esta está dirigida.
- Manuales de Puesto este se encarga de marcar las funciones que se desarrollan en los diferentes puestos de la empresa, así como citar sus características y las responsabilidades a cumplir.
- Manuales de Técnica Minuciosamente este tipo de manual detalla como deben ser realizadas las tareas particulares y trata acerca de las diferentes técnicas, tal como refiere su nombre.
- Manuales de Múltiples en este tipo de manual se exponen detalles de múltiples cuestiones, como lo dice su nombre. Una de ellas son las normas con la que la empresa de rige y da explicación acerca de la organización de forma precisa y clara.
- Manuales Microadministrativo es aquel que se refiere a una sola administración y la trata de forma general. Este tipo de manual solo trata algunas de las áreas pero de una forma especifica y clara.
- Manuales Macroadministrativo este tipo de manual contiene las informaciones de mas una área de la empresa, este abarca mucho mas que el manual microadministrativo.
- Manuales Mesoadministrativo desde un mismo sector, este manual abarca las actividades de mas de una organización.
- Manuales de Identificación este tipo de manual abarca los siguientes puntos:
- Clave de la forma este contiene las siglas de dicha organización, la de la unidad administrativa, el número consecutivo del formulario y el año.
- Nombre de la Organización
- Logotipo de la Organización
- Número de Páginas
- Unidades responsables de la elaboración, revisión y aceptación
- Lugar y fecha de la elaboración
- Sustitución de páginas
- Extensión y denominación del manual, ya sea específico o general.
- Manuales de Procedimientos contiene información de la continuidad cronológica y secuencial de operaciones entrelazadas entre si. Esto ayuda a la realización de cada función, tarea y actividad específicamente de la empresa. Se conocen también como Manuales de Normas y detalla las asignaciones de rutina por medio a los procedimientos en este indicado, siguiendo una secuencia lógica y organizádamente compuesto. Tiene como objetivo final controlar y unificar cada rutina diaria en las labores y así evitar al máximo cualquier tipo de alteraciones arbitrarias.
- Manuales para Especialistas este tipo de manual contiene normas agrupadas en su contenido. Las normas están escritas de manera específica y con claridad. Dicho contiene los compendios de las secretarias y las normas del vendedor. Su principal objetivo es el de capacitar y entrenar a los empleados, también es utilizado como elemento de consulta para realizar las tareas que son asignadas.
